TIJDBEHEER: Vaardigheden en tips voor effectief tijdbeheer

Inhoudsopgave Verbergen

Wat is tijdmanagement?
Waarom is timemanagement belangrijk?
Voordelen van effectief tijdbeheer
Tips om het tijdbeheer op de werkplek te verbeteren
Gevolgen van slecht tijdbeheer
Conclusie
1. Gerelateerde artikelen
2. Referenties

We horen de term 'time management' veel in ons dagelijks leven, maar weinig mensen begrijpen wat het betekent of hoe ze hun tijd goed kunnen beheren.
We besteden elke dag minstens zes tot negen uur aan slapen en nog een paar uur aan het bereiden en eten van maaltijden. Voeg drie tot vier uur reistijd, verkeersvertragingen en andere kleine verrassingen toe. We hebben maar 10 tot 12 uur per dag, vaak minder, om ons werk af te maken, te studeren, een hobby te beheren, voor onszelf te zorgen, te socializen en tijd door te brengen met ons gezin. Evenementen en speciale evenementen zijn een heel andere zaak.
Als we een hectisch schema in korte tijd willen afhandelen zonder onnodig overweldigd te raken, moeten we effectieve tijdmanagementvaardigheden ontwikkelen. In deze post leer je wat timemanagement is en hoe je het kunt gebruiken om het meeste uit je dag te halen.

Wat is tijdmanagement?

Tijdmanagement is het proces van plannen en beheren hoeveel tijd u besteedt aan specifieke activiteiten, taken of projecten om de productiviteit, efficiëntie en succes te verbeteren. Het is een cruciaal vermogen dat mensen in staat stelt om het meeste uit hun dag te halen en hun doelen te bereiken in de beperkte tijd die ze hebben.

Timemanagement gaat niet alleen over het proppen van zoveel mogelijk activiteiten in een dag of het optimaal benutten van elke minuut van uw tijd. Het gaat er ook niet om dat u te rigoureus of onbuigzaam bent met uw schema, of uw gezondheid en welzijn in gevaar brengt om meer te bereiken.
Er is geen eenduidig antwoord op timemanagement. Wat voor de ene persoon werkt, werkt misschien niet voor een andere persoon, daarom is het essentieel om een tijdmanagementtechniek te ontwikkelen die aan uw individuele eisen en omstandigheden voldoet.

Onthoud bovendien dat er onderbrekingen en onverwachte gebeurtenissen kunnen optreden en dat u flexibel en aanpasbaar moet zijn om met deze veranderingen om te gaan.
"We hebben niets anders onder controle, tenzij we tijd kunnen beheren." – Peter F Drucker
Deze opmerking van Peter Drucker, de grondlegger van het timemanagementdenken, onderstreept het belang van timemanagement als een kernvaardigheid voor succes in alle aspecten van het leven. Als we onze tijd niet efficiënt beheren, zal het moeilijk voor ons zijn om onze doelen te bereiken en andere belangrijke elementen van ons leven te beheren, zoals ons werk, onze relaties en onze gezondheid.

Waarom is timemanagement belangrijk?

Goed tijdmanagement is om verschillende redenen van cruciaal belang.
Goed tijdbeheer kan u helpen betere beslissingen te nemen over hoe u uw tijd besteedt, welke taken u prioriteit geeft en wanneer u ze moet afronden.

De mogelijkheid om tijd efficiënt te beheren kan u ook helpen de productiviteit te verhogen doordat u meer kunt bereiken in minder tijd. U kunt uw stress verminderen door uw tijd goed te beheren en uitstelgedrag, gemiste deadlines en haast op het laatste moment te voorkomen. Volgens een TimeWatch-enquête[2] was 91% van de respondenten van mening dat beter tijdmanagement de stress op de werkplek zou verminderen en de productiviteit zou verhogen, terwijl 86% dacht dat het de taakfocus zou verbeteren.

Bovendien helpt efficiënt tijdmanagement bij het bereiken van uw doelen door voldoende tijd vrij te maken om er regelmatig aan te werken. Door duidelijke prioriteiten vast te stellen en u te concentreren op de meest kritieke taken, kunt u vooruitgang boeken in de richting van uw doelen en deze op tijd vervullen.

Een ander belangrijk kenmerk van tijdmanagement is dat het u helpt een betere balans tussen werk en privéleven te vinden. Door prioriteiten te stellen en uw tijd goed te beheren, kunt u uw persoonlijke en professionele verplichtingen in evenwicht brengen en een betere balans tussen werk en privéleven creëren.
Als gevolg hiervan kan het leren van tijdmanagementvaardigheden u helpen uw effectiviteit te vergroten, uw kwaliteit van leven te verbeteren en meer succes te behalen op alle gebieden van uw leven.

Voordelen van effectief tijdbeheer

Effectief tijdmanagement is cruciaal. Effectief tijdmanagement leidt tot meer efficiëntie en productie, minder stress en meer succes in het leven. Hier zijn enkele voordelen van uitstekend tijdmanagement:

#1. Stressvermindering

Het creëren en vasthouden aan een takenschema helpt angst te verminderen. U kunt zien dat u zichtbare vooruitgang boekt terwijl u taken van uw "to-do" -lijst afstreept. Dit voorkomt dat je gestrest raakt of je dingen wel of niet voor elkaar krijgt.

#2. Meer tijd

Door goed timemanagement houdt u meer tijd over voor uw reguliere bezigheden. Individuen die hun tijd efficiënt kunnen indelen, willen graag meer tijd besteden aan hobby's of ander persoonlijk tijdverdrijf.

#3. Extra mogelijkheden

Time management resulteert in meer kansen en minder tijd verspild aan kleine activiteiten. Werkgevers waarderen kandidaten met sterke tijdmanagementvaardigheden. Elk bedrijf zou veel baat hebben bij het vermogen om prioriteiten te stellen en werk te plannen.

#4. Capaciteit om doelen te bereiken

Mensen die sterk tijdmanagement beoefenen, zijn beter uitgerust om doelen en doelstellingen in minder tijd te bereiken.

Tips om het tijdbeheer op de werkplek te verbeteren

Timemanagement is het bewust gebruiken en beheersen van iemands tijd om de output te verbeteren. Kortom, doe meer in minder tijd. Hier zijn tips voor effectief tijdbeheer op de werkplek:

#1. Begrijp hoe u uw tijd besteedt.

Als uw productiviteit wordt gemeten aan de hand van productie over een bepaalde periode, kan gemiste tijd gelijk staan aan verloren geld. Net zoals het maken van een budget, moet u bijhouden waar u uw tijd daadwerkelijk aan besteedt om gebieden of gewoonten te identificeren die u ervan weerhouden uw doelen te bereiken.
Begin met een tijdcontrole. Tijdregistratietools zoals RescueTime kunnen u, op basis van de categorieën die u instelt, vertellen hoeveel uur u per dag productief bent versus hoeveel tijd u besteedt aan niet-werkgerelateerde activiteiten zoals sociale netwerken of winkelen.

#2. Houd een dagschema aan

Ga verder dan "Ik heb acht uur om XYZ te voltooien." Stel een dagschema in met tijdblokken voor verschillende klusjes. De sleutel tot succes is consistentie.
Maak realistische tijdlijnen. Mensen overschatten hun vermogen om taken uit te voeren, een neiging die bekend staat als de 'planningsfout', die meestal leidt tot te optimistische leveringsprognoses. Creëer tijdbuffers tussen taken, zodat zelfs als één taak de toegewezen tijd overschrijdt, de algehele planning intact blijft.

#3. Geef je volledige aandacht.

Ga tijdens werkuren niet naar niet-werkgerelateerde websites (of doe niet wat u eigenlijk niet hoort te doen). Sluit alle browsertabbladen die zijn gemarkeerd als 'voor later'. Zet je telefoon uit of leg hem op een veilige plek tot het tijd is voor een geplande pauze. Nogmaals, zelfdiscipline is je grootste vriend in deze situatie.

#4. Prioriteiten stellen

Takenlijsten kunnen uw productiviteit redden. Niettemin, als je niet oppast, kunnen ze zo groot en overweldigend worden dat je niet weet waar je moet beginnen. De Eisenhower-matrix is een techniek die u kan helpen bij het selecteren van prioriteiten op basis van belangrijkheid en urgentie. Met deze keuzematrix kunt u uw lijst verdelen in:

Doe meteen het volgende: Kritieke taken met vaste deadlines, of taken die u zo lang hebt uitgesteld dat ze nu achterstallig zijn
Vooruit plannen: Kritieke projecten zonder vast tijdschema
Delegeren: Activiteiten die door iemand anders kunnen worden gedaan, moeten worden gedelegeerd.
Verwijderen: Taken die kunnen worden verwijderd omdat ze niet essentieel zijn voor uw doelen of missie.

#5. Begin met de moeilijkste taak.

Afleiding overkomt iedereen, of het nu gaat om een telefoontje, een gunst van een collega of die berg vuile vaat. De dag is voorbij voordat je het weet. Het is tijd om "die kikker op te eten".
De Eat That Frog-productiviteitsstrategie, ontwikkeld door leiderschapsgoeroe Brian Tracy, is effectief voor mensen die afleiding uitstellen of moeite hebben met het negeren ervan. Het stelt voor om te beginnen met de grootste, moeilijkste en belangrijkste taak - degene die je het meest geneigd bent uit te stellen tot later. Als je eenmaal die kikker hebt opgegeten, kun je verder gaan met andere dingen.

#6. Voer vergelijkbare bewerkingen in batches uit

Batchverwerking, ook wel batchverwerking genoemd, is het groeperen van vergelijkbare taken zodat ze tegelijkertijd kunnen worden voltooid. Sorteer ze op doel of doel.
Als een illustratie:

Dinsdag en donderdag zijn gereserveerd voor klantbijeenkomsten.
Beantwoord e-mails uitsluitend tussen 10 en 11 uur
Maak en verspreid rapporten als eerste in de ochtend.

#7. Stel passende tijdslimieten vast

Volgens de wet van Parkinson "breidt het werk zich uit om de tijd in beslag te nemen die wordt gegeven om het af te maken."
Als je een hele dag de tijd hebt om twee klusjes te doen die niet langer dan drie uur zouden duren, dan ben je hoogstwaarschijnlijk de hele dag bezig met die twee klusjes. Als je jezelf een kort tijdsbestek geeft, haal je vrijwel zeker de vroege deadline.

#8. Leer nee zeggen

We hebben maar zoveel energie op een dag, en het neemt af naarmate het uur verstrijkt. Ken je grenzen en wees bereid om nee te zeggen om middelmatige inspanningen te vermijden. Begrijp uw eigen voor- en nadelen. Concentreer u op datgene waar u sterk in bent en delegeer, indien mogelijk, wat anderen beter en sneller kunnen.

#9. Blijf uit de buurt van multitasken

Het bewijs voor multitasking is duidelijk: het vermindert de productiviteit en kan zelfs dodelijk zijn. De American Psychological Association definieert mentaal jongleren als "overstapkosten" die de productiviteit verminderen. Hoewel het wisselen van taak slechts een paar seconden duurt voor elke omschakeling, telt het op als je vaak multitaskt. Je kans op het maken van een fout neemt ook toe.

#10. Organisatie onderhouden

Als een van de volgende zaken bij u is opgekomen, heeft u mogelijk een organisatorische make-over nodig:

Je komt te laat voor een vergadering die je leidt.
Je bent vergeten een rapport af te drukken dat je baas nodig had voor een presentatie.
U moest IT meer dan eens om uw gebruikersnaam of wachtwoord vragen.

Het goede nieuws is dat organiseren een talent is dat je kunt beheersen. Begin met de basis.
Zorg voor een opgeruimde werkplek. Volgens National Geographic hebben psychologen en neurowetenschappers de gevolgen van rommel in verband gebracht met cognitie, geestelijke gezondheid en gedrag. Visuele rommel kan spanning en angst verhogen, waardoor een vecht-of-vluchtreactie ontstaat. Om de besluitvorming te verbeteren, gooit u alle papieren weg die kunnen worden gerecycled of versnipperd. Verwijder onnodige items en plaats dagelijks gereedschap binnen handbereik.

#11. Organiseer uw pc-bestanden en gedeelde schijven.

Het belang van bestandsnaamgeving in de organisatie van digitale middelen kan niet genoeg worden benadrukt. Bouw een systeem waarmee jij en je collega's snel en gemakkelijk dingen kunnen vinden.

#12. Maak gebruik van een kalender.

Rangschik uw schema volgens levenscategorieën zoals 'persoonlijk', 'professioneel' en 'toewijding'. Kleurcodering kan u helpen gemakkelijk onderscheid te maken tussen categorieën of tussen urgente en niet-urgente items.

#13. Gebruikmaken van tijdmanagementtools

Gebruik deze productiviteit en automatiseringstools om de productiviteit te verhogen:

Slack voor het centraliseren van teamcommunicatie en het organiseren ervan per kanaal. U hoeft niet langer talloze e-mailthreads te doorzoeken op projectdetails.
Dropbox of OneDrive voor het opslaan, delen en back-uppen van bestanden. Gekwalificeerde teamleden hebben 24/7 toegang tot cloudgebaseerde bestanden.
Gebruik voor het bijhouden van dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse schema's Google Agenda en Microsoft Agenda. Verbind ze met Slack om automatische waarschuwingen en herinneringen te ontvangen in relevante kanalen.
Gebruik voor ontwerpen en diagrammen Canva of Lucidchart. Ze helpen zelfs de meest onervaren ontwerpers bij het maken van professioneel ogende sjablonen.

Gevolgen van slecht tijdbeheer

Overweeg ook de gevolgen van slecht tijdmanagement.

#1. Ineffectieve werkstroom

Slechte efficiëntie is het gevolg van een onvermogen om vooruit te plannen en zich aan doelen te houden. Als er bijvoorbeeld meerdere belangrijke activiteiten moeten worden uitgevoerd, zou een effectief plan zijn om gerelateerde taken tegelijkertijd of opeenvolgend uit te voeren. Maar als u niet vooruit plant, kan het zijn dat u heen en weer moet stuiteren of achteruit moet gaan in uw taak. Dit staat gelijk aan verminderde efficiëntie en output.

#2. Tijdverspillend

Onvoldoende tijdmanagement resulteert in verspilde tijd. Chatten met vrienden op sociale media tijdens het werken aan een opdracht is bijvoorbeeld een afleiding en tijdverspilling.

#3. Controle mislukt

Je verliest de controle over je leven als je niet weet wat de volgende taak is. Dit kan leiden tot meer stress en zorgen.

#4. Lage werkkwaliteit

Slecht tijdmanagement resulteert vaak in output van mindere kwaliteit. Als u zich bijvoorbeeld op het laatste moment haast om dingen te doen, gaat de kwaliteit vaak achteruit.

#5. Een slechte reputatie

Als klanten of uw werkgever er niet op kunnen vertrouwen dat u dingen op tijd afrondt, lijden hun verwachtingen en percepties van u eronder. Als een klant er niet op kan vertrouwen dat u een taak op tijd voltooit, zullen ze hoogstwaarschijnlijk hun bedrijf ergens anders naartoe brengen.

Conclusie

Tijdmanagement is een cruciaal vermogen dat kan worden geleerd om de productiviteit te verhogen en doelen te bereiken.
U kunt uw tijd effectiever besteden, uw verantwoordelijkheden prioriteren en uiteindelijk meer bereiken in minder tijd als u de hierboven beschreven tijdmanagementvaardigheden ontwikkelt. Ten slotte kunt u stress minimaliseren, uw werk-privébalans verbeteren en een bevredigender bestaan leiden.