Strategische personeelsplanning is een van de krachtigste tools die bedrijven kunnen gebruiken om hun internationaliseringsdoelen te bereiken in een steeds competitievere markt.
De drijvende kracht en fundamentele schakel tussen personeels- en talentmanagement is planning. Een solide beheerteam voor menselijk kapitaal is opgebouwd rond een grondig personeelsplan.
Hoewel veel organisaties het belang van een betere planning erkennen, ontbreekt het de meeste aan de tools en capaciteiten om de strategische initiatieven die nodig zijn om zinvolle commerciële resultaten te creëren, met succes te beheren en uit te voeren.
Laten we beginnen met het definiëren van personeelsplanning en waarom het essentieel is.
Wat is personeelsplanning?
Personeelsplanning wordt door de Society for Human Resource Management (SHRM) gedefinieerd als het proces waarbij een organisatie haar personeelsbestand analyseert en de procedures bepaalt die nodig zijn om aan de huidige en toekomstige personeelsbehoeften te voldoen. Het omvat ook het bepalen van de meest effectieve en kosteneffectieve strategieën voor het aantrekken en behouden van talent.
Wat is het belang van personeelsplanning?
Wanneer je je met intentie gedraagt, bouw je aan je toekomst. De werknemerservaring wordt aanzienlijk beïnvloed door flexibele personeelsplanning. Het helpt bedrijven ook bij het vormen van samenhangende teams die langetermijnresultaten opleveren, de relaties met investeerders verbeteren en de mogelijkheden voor talentbeheer versterken.
Personeelsplanning stelt bedrijven in staat om:
#1. Financiële doelstellingen halen
Financiën en personeelszaken zijn ideale partners voor bedrijfsplanning. De productieve samenwerking van deze twee teams verbetert de samenwerking door mensen, processen en technologie met elkaar te verbinden.
Financiën en human resources zijn, net als elke andere effectieve samenwerking, afhankelijk van elkaar, omdat het personeel een primaire bron van inkomsten en kosten is.
Om te beoordelen hoe het personeelsbestand bijdraagt aan het bedrijf, moet de financiële afdeling de gegevens van mensen onderzoeken. Met deze gegevens kan HR middelen strategisch beheren, de juiste mensen op het juiste moment in dienst nemen, initiatieven voor talentontwikkeling lanceren en een ideale personeelsmix tot stand brengen die overeenkomt met financiële doelstellingen.
#2. Verbeter de werknemerservaring
Mensen vormen de kern van een goede personeelsplanning. Wanneer een bedrijf plant met zijn werknemers voorop, geeft het prioriteit aan en zorgt het voor hun welzijn, waardoor de werknemerservaring wordt verbeterd.
Personeelsplanning kan uw bedrijf helpen bij het verkrijgen van zakelijke flexibiliteit door gebruik te maken van de inspanningen van betrokken mensen en hun specifieke, individuele capaciteiten. Dit begint met het hebben van flexibele personeelsstrategieën die zijn afgestemd op hun ervaringen en vereisten.
Door uw personeelsbestand te analyseren, kunt u manieren vinden om de productiviteit en winstgevendheid te verhogen. Dit garandeert dat uw wervingsmethoden in overeenstemming zijn met de behoeften van het bedrijf en dat uw personeelsplannen in overeenstemming zijn met uw bedrijfsstrategie.
#3. Stimuleer samenwerking.
Personeelsplanning is een samenwerkingsproces dat organisatiebrede participatie van leden bevordert. Het begrijpen van de effecten van specifieke activiteiten op andere delen van de organisatie vereist een reeks cross-functionele inzichten die alleen door samenwerking kunnen worden verkregen. Bovendien vergroten informatie en samenwerking perspectieven.
Een geconcentreerde strategie is vereist om het maximale uit uw medewerkers te halen. Maar waar begin je? Er zijn vier belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden bij het ontwikkelen van uw personeelsplanningsmodel.
4 Basisprincipes voor personeelsplanning
#1. Geschikte individuen
Sommige bedrijven zijn grotendeels afhankelijk van de werving van nieuwe teamleden om hun doelstellingen te bereiken. In deze gevallen zouden ze hun personeelsbestand moeten uitbreiden om hun werklast te verwerken.
Wereldwijde grenzen zijn gesmolten in de nieuwe zakelijke omgeving op afstand, waardoor het haalbaar is om de beste persoon te vinden, ongeacht waar deze woont. Om de beste mensen voor uw bedrijf te vinden, moet u uw talentwervingsplan uitbreiden tot buiten uw lokale gebied.
Overweeg het volgende:
- Een wereldwijde jacht op talent
- Factoren die van invloed zijn op de personeelsbehoefte
- Verhoogde Productiviteit
#2. Passende vaardigheden
Het kennen van de capaciteiten die uw organisatie van haar werknemers verlangt, is cruciaal om toekomstige problemen het hoofd te bieden en lacunes in vaardigheden efficiënt op te vullen. Het is van cruciaal belang om de ervaringsniveaus te identificeren die strategische vaardigheden ondersteunen bij het vertalen van werving in strategie en het omzetten van bedrijfsmodellen in langetermijnresultaten.
Overweeg het volgende:
- Kritische vaardigheden vereist door het hele bedrijf
- Hoe vaardigheden uw strategie en bedrijfsmodel beïnvloeden
#3. Juiste plek en het juiste moment
Voortdurende expansie vereist dat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats worden gezet, en dat ze de juiste rollen krijgen. Om dit te bereiken, moet het personeel optimaal over de organisatie worden verdeeld.
Het houdt ook in dat bedrijven duidelijke zakelijke doelen moeten ontwikkelen om teamleden aan te nemen die in staat zijn de organisatie te helpen bij het behalen van huidige en toekomstige doelstellingen.
Overweeg het volgende:
- De verdeling van talent en de eisen van het bedrijf moeten op elkaar zijn afgestemd.
- De wervingsaanpak aanpassen aan de bedrijfsdoelstellingen
#4. Correcte prijs
Plan voor de directe en indirecte uitgaven die u kunt verwachten tijdens het aannemen, zoals kosten voor vacatures, uren besteed aan sollicitatiegesprekken, salaris van nieuwe werknemers, secundaire arbeidsvoorwaarden, verzekeringen, enzovoort.
Als u deze uitgaven begrijpt, kan uw team binnen het budget blijven. Het zorgt er ook voor dat u de kosten optimaliseert door de juiste mensen aan te nemen op het moment dat ze nodig zijn.
Overweeg het volgende:
- Concentreer u op talentgerelateerde kostenbesparende strategieën.
- Budgettering voor directe en indirecte wervingskosten
- Budgettering alleen voor het talent en de vaardigheden die uw bedrijf nodig heeft
Deze concepten zouden de leidraad moeten zijn voor uw strategische personeelsplanning.
Wat houdt strategische personeelsplanning in?
Strategische personeelsplanning wordt binnen uw bedrijf tot stand gebracht door een proces op te zetten dat anticipeert op de huidige en toekomstige werkgelegenheidsbehoeften. Dit zorgt ervoor dat uw bedrijf over de middelen beschikt die het nodig heeft om zijn zakelijke doelstellingen te bereiken.
U kunt een strategisch personeelsplan ontwerpen dat voldoet aan uw beoogde langetermijndoelen en de winstgevendheid van uw bedrijf op lange termijn behoudt door gebruik te maken van bedrijfsanalyses, financiën en input van HR- en inkoopteamgegevens.
Strategische personeelsplanning helpt u bij het ontwikkelen van een organisatie met een stabiel werkgelegenheidsniveau in alle afdelingen, de nodige vaardigheden op de juiste posities en een hoger investeringsrendement (ROI).
Vragen en acties voor strategische personeelsplanning
Als gevolg hiervan roept strategische personeelsplanning de volgende problemen op:
- Welk nieuw werk is vereist voor toekomstig succes en hoe zal onze huidige baan veranderen?
- Welke competenties zijn nodig om de bedrijfsstrategie uit te voeren?
- Welke interne middelen hebben we?
- Hoe ziet de externe arbeidsmarkt eruit?
- Wat is de kloof?
- Hoe vullen we de lege plekken in?
- Waar bevinden zich de kritieke risico's?
- Hoe beoordelen we de effectiviteit van het plan?
Evenzo omvatten acties die voortvloeien uit strategische personeelsplanning:
- Aankoop van nieuw talent of het ontwikkelen van interne talentpijplijnen en learning roadmaps
- Mogelijkheden creëren voor mensen om zich om te scholen en opnieuw in te zetten in gebieden waar de vraag afneemt
- Verbeterde retentie en betrokkenheid.
Wanneer aan deze omstandigheden wordt voldaan, zal uw personeel beter gepositioneerd zijn om uw langetermijndoelstellingen van het bedrijf te verwezenlijken.
Gezien het belang van strategische personeelsplanning voor de gezondheid van een organisatie op de lange termijn, laten we eens kijken naar de maatregelen die u kunt nemen om uw personeelsplanningsproces op te zetten.
Stappen voor strategische personeelsplanning - een doe-het-zelf-sjabloon
In dit gedeelte bespreken we een sjabloon voor personeelsplanning en de vele fasen die daarbij komen kijken.
Personeelsplanning bestaat uit drie grote stappen. De eerste stap is het uitvoeren van een personeelsonderzoek. De tweede is een projectie van de toekomst. Het derde onderdeel is een toekomstige personeelsanalyse. Laten we ze een voor een overlopen.
#1. Een onderzoek naar de huidige samenstelling van het personeelsbestand
Personeelsplanning begint met het huidige personeelsbestand. Het geeft antwoord op de vraag over welke mensen en capaciteiten een organisatie op dit moment beschikt.
Bij het beoordelen van de huidige samenstelling van het personeelsbestand zijn er twee aspecten waarmee rekening moet worden gehouden. Dit zijn de kwaliteit van het personeel en de kwantiteit van het personeel.
1. De kwaliteit van het personeel
De kwaliteit van het personeel wordt bepaald door zowel de huidige prestaties als het toekomstige potentieel. We hebben allemaal de termen 'high performer' en 'high potential' gehoord. Dit zijn personen die het nu erg goed doen of naar verwachting uitzonderlijk goed gaan presteren in de (nabije) toekomst.
Het beoordelen van de kwaliteit van het personeelsbestand creëert het kader voor effectief talentmanagement. Het doel van talentmanagement is om het volledige potentieel van medewerkers te maximaliseren. Bedrijven besteden tijd en geld om hun medewerkers goed te laten presteren.
De kwaliteit van het personeelsbestand wordt geanalyseerd in de eerste stap van de analyse van de huidige personeelsformatie. Medewerkers worden beoordeeld op basis van hun huidige prestaties en hun toekomstige potentieel.
Het 9-box grid framework is daar een mooie illustratie van. Het helpt bij het in kaart brengen van het personeelsbestand. Deze kaart is handig omdat HR hierdoor het personeel effectiever kan aansturen.
Een deel van de verantwoordelijkheid van de strategische personeelsplanner is om zich de toekomst voor te stellen, waarbij rekening wordt gehouden met markttrends en groeiende vaardigheden. Als een bedrijf bijvoorbeeld zijn mogelijkheden voor machinaal leren wil verbeteren, zijn de huidige prestaties en mogelijkheden mogelijk niet gelijk aan toekomstige prestaties en mogelijkheden. Het is veel moeilijker om het potentieel van werknemers af te zetten tegen een afwijkend pad.
Verschillende mensen hebben een ander talentmanagementbeleid nodig.
- Coaching en training zijn vereist voor high potential.
- High-potential managers hebben managementtraining nodig.
- Hoge presteerders met weinig potentieel mogen geen verhogingen of promoties krijgen omdat ze niet veel verder kunnen groeien. Dit zou resulteren in een topzware organisatie. Bovendien, als werknemers niet meer effectief werken, is er weinig motivatie voor hen om te vertrekken omdat ze goed betaald worden. Dit soort problemen komen veel voor in de bancaire sector.
- Werknemers met een laag potentieel mogen geen loonsverhogingen of promoties krijgen. Dit zijn de mensen die je moet laten gaan omdat ze gelukkiger zullen zijn in een andere baan.
Op basis van deze eenvoudige kwaliteitskaart met 9 vakjes zouden we een boek kunnen schrijven over verschillende talentmanagementtactieken. Het doel van dit voorbeeld is om aan te tonen hoe effectief een elementaire personeelsplanningoefening kan zijn bij het structureren van een ingewikkeld proces zoals talentmanagement.
2. De omvang van het personeelsbestand
De volgende fase is het beoordelen van de omvang van het personeelsbestand met behulp van een personeelsstroommatrix. Deze matrix houdt rekening met nieuwe aanwervingen, personeelsverloop en interne promoties.
Deze matrix verdeelt het personeel in vier categorieën:
- topmanagement
- middenmanagement
- productiemedewerkers
- ondersteunend personeel.
De matrix toont het aantal werknemers in elke categorie op 1 januari 2018. Het hogere management (categorie A) heeft bijvoorbeeld 45 werknemers. 28 van hen bleven tot 1 januari 2019, 15 vertrokken en twee degradeerden naar het middenkader.
Dit model geeft de risicofactoren van de organisatie weer. In dit geval is het verloop van het topmanagement schrikbarend hoog. Ook wordt de interne en externe mobiliteit in beeld gebracht, evenals een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen in de organisatie.
Dit model is vrij eenvoudig. Aanvullende informatie (zoals het totale aantal interne vervangingen) kan worden toegevoegd, categorieën kunnen naar verschillende afdelingen worden verplaatst en gegevens kunnen worden gefilterd op basis van personen met bepaalde eigenschappen of vaardigheden. Als je dit overzicht voor beide geslachten vergelijkt, zou het een uitstekend overzicht geven wat betreft diversiteit in interne mobiliteit.
De gegevens kunnen ook worden gefilterd op basis van het functietype. Niet elke medewerker in het bedrijf is missiekritisch. Het zou bijvoorbeeld zinvol zijn om u te concentreren op belangrijke functies. Dit is de 20% van de organisatie die verantwoordelijk is voor 80% van haar resultaten.!
#2. Voorspel de toekomst: Gebruik scenario-analyse om potentiële toekomsten te creëren.
Het is handig om te weten waar je nu staat. Om voorbereid te zijn op de toekomst, moet u eerst begrijpen wat er kan gebeuren.
De toekomst is onmogelijk te voorspellen, maar er kunnen scenario's van waarschijnlijke toekomstige uitkomsten worden gecreëerd. Deze kunnen u helpen bij het maken van actieplannen van tevoren.
#3. Een onderzoek naar de toekomstige personeelsformatie
In de laatste fase wordt gekeken naar de toekomstige samenstelling van het personeelsbestand. Er is een onderscheid tussen de verwachte en beoogde formaties.
1. Verwachte toekomstige vorming
De beoogde formatie is de formatie over 3-5 jaar als het bedrijf blijft doen wat het nu doet. De personeelsstroommatrix die we eerder hebben gepresenteerd, is in dit geval nuttig, omdat we deze statistieken over een langere periode kunnen extrapoleren.
De vraag is of de toekomstige verwachte formatie overeenkomt met de gewenste formatie.
2. Gewenste toekomstige vorming
De transportsector is daar een voorbeeld van. Volgens een recente beoordeling van het International Transport Forum zal de vraag naar chauffeurs in de Verenigde Staten en Europa tegen 50 met 70-2030% zijn afgenomen.
In een recent gesprek met een vriend die bij een spoorwegtechnisch adviesbureau werkt, zei hij dat treinen zichzelf kunnen besturen en dat de functie van de treinbestuurder is teruggebracht tot iemand die aanwezig moet zijn in geval van nood. Binnen twee tot drie jaar is de operator niet meer nodig.
Dit soort veranderingen zijn moeilijk voor het personeel. De verwachte formatie geeft aan dat het personeelsbestand van uw treinoperator 2-3 jaar aanzienlijk zal blijven. Op dat moment zal hun werk echter geautomatiseerd zijn, dus de beoogde opleiding zou wezenlijk anders zijn.
Als u op de hoogte bent van deze kloof, kunt u deze dichten. Het zal lang duren om deze banen te schrappen, vooral in landen met een vakbond. Slimme personeelsplanning helpt u deze uitdagingen te voorzien en op het juiste moment de nodige actie te ondernemen.
Wat zijn de voordelen van strategische personeelsplanning?
Zodra u een strategisch personeelsplan heeft geïmplementeerd en alle aanwezige en benodigde werknemers effectief heeft geïdentificeerd, kunt u de beste mensen in uw vakgebied aannemen en bent u uw concurrentie altijd een stap voor.
Het ontwikkelen en implementeren van een strategisch personeelsplan kan uw bedrijf tal van voordelen opleveren. Enkele van de belangrijkste worden hieronder gegeven:
- De huidige personeelstekorten aanpakken – Het analyseren van de competenties van uw huidige werknemers kan inzicht geven in de lacunes in vaardigheden of middelen die uw bedrijf momenteel heeft. Door middel van deze beoordeling zult u in staat zijn om de hiaten te bepalen tussen de competenties van uw huidige werknemers en wat u in de toekomst nodig zult hebben om uw doelen te bereiken. Met behulp van die gegevens kunt u ervoor zorgen dat u topmedewerkers in dienst neemt met de nodige capaciteiten voor het succes van uw bedrijf.
- Verbetering van Key Performance Indicators (KPI's) – Bij zakendoen draait alles om het consequent ontwikkelen en verbeteren van die key performance indicators (KPI's). U kunt de gegevens van uw strategische personeelsstrategie gebruiken om uw bedrijf vooruit te helpen en ervoor te zorgen dat prestatie-indicatoren altijd worden verbeterd en nieuwe doelen worden bereikt.
- Bereid je voor op het onverwachte – Door een strategisch plan te ontwikkelen dat rekening houdt met zowel de huidige als de toekomstige zakelijke behoeften, voorkomt uw organisatie potentiële en onvoorziene problemen in de toekomst. Voorbereiding op deze uitdagingen zal uw bedrijf op de lange termijn veel tijd en geld besparen.
Hoe personeelsplanning de personeelsprocedures beïnvloedt
#1. Ontwikkeling en werving van medewerkers
Personeelsplanning legt de wervings- en personeelsontwikkelingsstrategie van uw bedrijf vast.
Met een grondige kennis van uw huidige personeelsbestand en toekomstige doelstellingen, kunt u de vaardigheden, ervaring en kennis profileren die nodig zijn om aan uw behoeften te voldoen en passende wervings- en opleidingsprocessen opzetten.
Bedrijven strijden altijd om hetzelfde toptalent. Met een goede personeelsplanning kunt u potentiële topmedewerkers voor uw bedrijf beter identificeren en tactieken ontwikkelen om talent aan te trekken.
Bovendien kan onderzoek naar personeelsplanning bedrijven helpen bij het ontwikkelen van geschikte training en personeelsontwikkeling om hiaten in talent te overbruggen, terwijl het ook individuen identificeert die in staat zijn om uit te blinken met de juiste professionele ontwikkeling.
#2. Overgangsplanning
Dit brengt ons bij opvolgingsplanning en ervoor zorgen dat u succesvol leiderschap behoudt in uw hele organisatie.
Bedrijven kunnen bestaande werknemers beoordelen voor promotie of zich richten op externe medewerkers met de juiste balans tussen talent en ervaring door de leidinggevende posities te erkennen die momenteel openstaan of binnenkort beschikbaar zullen zijn.
Personeelsplanning, in combinatie met opvolgingsplanning, zorgt voor een soepele overgang voor belangrijke functies in uw organisatie, zodat u uw klanten een ononderbroken, naadloze service of product kunt bieden.
#3. Prestatiebeheer
Het managen van de prestaties van uw medewerkers om de productiviteit en efficiëntie te verhogen, is een cruciaal effect van personeelsplanning.
U kunt methoden voor personeelsplanning begrijpen en ontwikkelen om het meeste uit uw personeel te halen om de productiviteit te verhogen en een hoger investeringsrendement uit uw personeelsuitgaven te halen.
Conclusie
Het doel van personeelsplanning is om de juiste mensen op het juiste moment in de juiste banen te krijgen. Dit wordt bereikt door het huidige personeelsbestand te begrijpen, toekomstscenario's te plannen, het gewenste personeelsbestand te identificeren en inspanningen te leveren om het toekomstige personeelsbestand af te stemmen op het gewenste personeelsbestand.
Personeelsplanning is niet iets dat u op een regenachtige middag op kantoor kunt uitvoeren. Het is een moeilijke taak die grondige gegevensverzameling en planning vereist. Als het echter correct wordt uitgevoerd, is personeelsplanning een geweldige en zeer waardevolle tool die uw bedrijf kan helpen een concurrentievoordeel te ontwikkelen.
De toekomst is onbekend. Hierdoor is strategische personeelsplanning in de praktijk erg iteratief. Wat nog belangrijker is, is dat zodra gesprekken over strategische personeelsplanning beginnen, het perspectief van de organisatie zal verschuiven.
Deze discussies vormen de basis voor managers om zorgvuldig en methodisch na te denken over het personeelsbestand en wat er nodig is om de organisatie vooruit te helpen.
Gerelateerde artikelen
- WORKFORCE MANAGEMENT SOFTWARE: hoe het werkt [+Top 10 keuzes]
- Workforce Management-systeem: soorten, functies en voordelen
- WORKFORCE MANAGEMENT TOOLS: Beste Workforce Management Tools
- WORKFORCE ANALYTICS: definitie, voorbeelden en voordelen
- WORKFORCE MANAGEMENT (WFM): definitie en hoe het werkt
Referenties
