Ongeacht uw positie in het team, het verbeteren van uw projectmanagementvaardigheden kan een directe invloed hebben op het vermogen van het team om een opdracht uit te voeren. Dus, wat zijn de vaardigheden van een projectmanager? Hoeveel gewicht ondersteunen ze echt? En hoe kun je die vaardigheden aanscherpen en jezelf positioneren voor succes? In deze uitgebreide bron beantwoorden we die vragen over projectmanagementvaardigheden – en nog veel meer.
Wat zijn projectmanagementvaardigheden?
Projectmanagementvaardigheden zijn de attributen en kenmerken die u in staat stellen om winnende projecten van begin tot einde te begeleiden. Dit omvat projectplanning, beoordeling van risico's en kansen, budgetcreatie, communicatie met belanghebbenden, probleemoplossing en meer.
Natuurlijk zijn de vaardigheden die nodig zijn om projecten te voltooien vooral belangrijk voor personen die hun carrière als projectmanager willen beginnen of vooruit willen helpen.
Maar deze kenmerken hebben een veel bredere aantrekkingskracht. Iedereen, ongeacht de titel van projectmanagement, is op een bepaald moment verantwoordelijk voor het coördineren en leiden van een project. Wanneer ze dat doen, zullen ze vertrouwen op hun projectmanagementvaardigheden om de taak te voltooien.
Projectmanagement zachte vaardigheden
Zachte vaardigheden, of 'niet-technische vaardigheden', zijn vaardigheden die u kunnen helpen uw werkkwaliteit te verbeteren zonder een specifiek hulpmiddel of technische vereiste. Ze staan vaak bekend als "menselijke vaardigheden" of "interpersoonlijke vaardigheden", omdat ze u vaak helpen bij het werken met en omgaan met anderen op uw werkplek. De volgende tien soft skills zijn cruciaal voor projectmanagement:
#1. Samenwerking
Partnerschap is de basis van alle projectmanagementvaardigheden. Door samen te werken in projectbeheer kunt u taken sneller en efficiënter uitvoeren. Wanneer u tussen teams kunt samenwerken, krijgt u essentiële inzichten over uw project die u misschien niet binnen uw eigen team vindt. Projecten zijn intrinsiek innovatiever en beter ontwikkeld als er meer geesten bij betrokken zijn.
Oefen het voeren van gesprekken om uw samenwerkingsvaardigheden te verbeteren. Gebruik actieve luistervaardigheden om geïnteresseerd en aandachtig te blijven wanneer anderen tegen u praten. Het klinkt misschien eenvoudig, maar begrijpen hoe open te communiceren, barrières te verminderen en samen te creëren, zijn essentiële vaardigheden voor een collaboratieve werkplek.
#2. Teamwerk
Iedereen in uw team heeft iets bij te dragen en samenwerken is effectiever dan alleen werken. Samenwerking garandeert dat iedereen wordt verwelkomd, gewaardeerd en aangemoedigd om bij te dragen.
Hoe kun je een beter teamlid zijn als je je samenwerkingsvaardigheden wilt verbeteren? Duik dieper in teambrainstorms, 1:1 gesprekken en vraag om feedback van je team. Wees op uw hoede voor iemand die al een tijdje niet heeft gesproken en wees bemoedigend wanneer een ander teamlid een nieuwe suggestie heeft.
#3. Communicatie
Bij het werken met een groep individuen komen miscommunicaties vaak voor. Weten hoe je effectief communiceert en deze vermijdt, zal het project soepeler en prettiger laten verlopen.
Oefen open en eerlijk te zijn met uw collega's om uw communicatieve vaardigheden te verbeteren. Dit vereist een hoge mate van vertrouwen tussen u en uw teamleden. Om dit vertrouwen te bevorderen, moedigt u uw teamleden aan om hun ideeën te delen, zelfs als u het er niet mee eens bent.
#4. Tijdsbeheer
Tijdmanagement en organisatorische vaardigheden gaan hand in hand. Naarmate u uw taakorganisatie verbetert, krijgt u een beter begrip van wat er op uw bord ligt en hoe lang uw volgende klusjes zullen duren.
Toch kan het moeilijk zijn om je te concentreren en prioriteiten te stellen voor je taken. Probeer taken te prioriteren om uw tijdmanagementvaardigheden te verbeteren en uitstelgedrag te elimineren. Als u weet welke taken belangrijker zijn, kunt u deze misschien eerst aanpakken om ervoor te zorgen dat er niets achterblijft of tussen de gaten valt.
#5. Leiderschap
Zelfs als je jezelf niet als een leider beschouwt of geen rol hebt in teammanagement, rekent je projectteam op jou voor leiderschap, advies en ondersteuning bij het managen van een project.
Ontwikkel uw leiderschapsvaardigheden door situaties met empathie en begrip te benaderen. Om samenwerking en samenwerking te ontwikkelen, brengen goede leiders iedereen bij elkaar en zorgen ervoor dat ze zich gesteund voelen.
# 6. Organisatie
Voor veel projectmanagers is organiseren de engste soft skill. Je gelooft misschien dat organisatie iets is dat je 'hebt' of 'niet hebt', maar net als elke andere projectmanagementvaardigheid die in dit artikel wordt besproken, kun je je organisatievaardigheden verbeteren en je eigen Marie Kondo worden.
De beste methode om een betere organisator te worden, is door één enkele bron van waarheid te creëren (en te behouden) voor uw werk en het werk van uw team. We raken vaak gedesoriënteerd omdat onze banen onsamenhangend zijn: de gemiddelde werknemer wisselt elke dag tussen 10 tools. In plaats van uw tijd te verdelen over tien tools, kunt u overwegen een digitale organisatietool te gebruiken om als enige bron van waarheid voor uw team te dienen.
#7. Probleemoplossing
Probleemoplossende vaardigheden zijn samenwerkende, iteratieve vaardigheden die u in staat stellen een uitdaging aan te gaan en uiteindelijk op te lossen. Het ontwikkelen van probleemoplossende vaardigheden gaat niet over altijd het "juiste" antwoord hebben op elk probleem; in plaats daarvan oefenen mensen met sterke probleemoplossende vaardigheden om uitdagingen vanuit nieuwe invalshoeken te benaderen en methodisch naar een oplossing toe te werken.
Gebruik datagestuurde besluitvormingskaders of routinematige analyses om een betere probleemoplosser te worden. Gebruik die kennis om het probleem van minder verkopen aan te pakken. In deze situatie kunt u in samenwerking met het verkoopteam een nieuw marketingplan maken.
#8. Kritisch denken
Kritisch denken heeft, net als het oplossen van problemen, geen 'oplossing'. Je kunt niet 'winnen' met kritisch denken, maar je kunt oefenen om situaties logisch aan te pakken in plaats van emotioneel. Uitstekende kritische denkers oefenen met het beoordelen van het materiaal dat voor hen ligt en het trekken van hun eigen conclusies op basis van het bewijs, net zoals Sherlock Holmes doet bij het oplossen van een mysterie.
Stap terug en vraag jezelf af: "Hoe ben ik tot deze conclusie gekomen?" kritisch denken te oefenen. Is er nog een mogelijkheid? Beïnvloedt iets anders dan feiten mijn beslissing? Emotionele beslissingen zijn niet altijd slecht; in feite zijn sommige van de beste beslissingen die waar we gepassioneerd over zijn. Maar kritisch denken kan u helpen ervoor te zorgen dat u een situatie vanuit de juiste hoek benadert.
#9. Aanpassingsvermogen
Aspecten van uw projectplan zullen soms veranderen, of het nu dit project is of het volgende. Misschien veranderen uw deadline of prioriteiten en moet u uw workflow dienovereenkomstig aanpassen. Uitzonderlijke projectmanagers kunnen draaien en zich aanpassen aan veranderende situaties om hun projectteam op het goede spoor te houden.
Begrijpen wanneer en hoe u moet schakelen, is de sleutel om veelzijdiger te worden. Om dit te doen, moet je eerst jezelf begrijpen. Het cultiveren van andere zachte vaardigheden, zoals zelfbewustzijn en mindfulness, kan je helpen meer in contact te komen met je emoties en deze te reguleren, die vaak in beweging zijn in tijden van verandering.
#10. Conflictoplossing
Conflicten zullen onvermijdelijk ontstaan tijdens de taken die u overziet. Het kan zijn dat een belanghebbende de reikwijdte van het project wil wijzigen. Of misschien heb je je budget of tijdlijn gemist. Conflictoplossing houdt in dat beide kanten van een geschil worden aangesproken, zodat iedereen zich gehoord en gesteund voelt. Als er gedupeerde partijen zijn, luister dan naar hen en probeer een oplossing te vinden die voor iedereen werkt. Zelfs als het niet mogelijk is, kan het benaderen van het gesprek met geduld en empathie helpen om een potentieel moeilijke situatie onschadelijk te maken en tot een beter resultaat te leiden.
Projectmanagement harde vaardigheden
Harde vaardigheden zijn meetbare vaardigheden, in tegenstelling tot zachte vaardigheden. Hoewel de hierboven genoemde soft skills op veel functies van toepassing zijn, zijn deze zeven hard skills voor projectmanagement exclusief voor projectmanagement. Door deze te ontwikkelen, wordt u een completere en efficiëntere projectmanager.
#11. Project planning
Een projectplan (ook wel projectcharter genoemd) is in wezen een blauwdruk van de belangrijkste onderdelen die nodig zijn om uw project te laten slagen. Een typisch projectplan bevat de volgende zeven items:
- Projectdoelstellingen en -doelen
- Successtatistieken
- Belanghebbenden en hun rollen
- Budget en reikwijdte
- Mijlpalen, deliverables en projectafhankelijkheden
- Tijdschema en tijdschema
- Communicatie strategie
Sommige van deze details, zoals uw doelstellingen of mijlpalen, zijn mogelijk al gespecificeerd in uw projectroutekaart of -briefing. Niettemin, uw projectplan is waar al deze projectaspecten samenkomen om een uniform beeld te vormen van uw geplande werk.
#12. Het definiëren van het project
De omvang, doelstellingen en beperkingen (dwz datums en middelen) van uw project staan bekend als de projectomvang. Uw projectomvang zal specificeren wat u kunt doen binnen een bepaalde tijdlijn en budget. Het definiëren en definiëren van uw projectbereik is van cruciaal belang om scope creep te voorkomen, wat optreedt wanneer uw projectresultaten uw beoogde projectbereik overschrijden.
Oefen het vroeg en vaak instellen van de projectomvang om uw vaardigheden op het gebied van projectomvang te verbeteren. Zodra u de reikwijdte van uw project hebt vastgesteld, bespreekt u deze met belanghebbenden en komt u er vaak op terug om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit over de doelen en beperkingen van het project. U kunt het gebruiken als leidraad om u te helpen beslissen wanneer u nieuwe verzoeken afwijst.
#13. De totstandkoming van de projectopdracht
Uw projectopdracht definieert uw algemene projectdoelen en hoe u deze wilt bereiken. Dit kan dienen als een nuttige Poolster voor het begeleiden van planningssessies.
Het belangrijkste om te onthouden over uw projectopdracht is dat het een levend document is. U kunt uw projectbeschrijving aanpassen en bijwerken terwijl u uw projectstrategie maakt en feedback van belanghebbenden verzamelt. Over het algemeen moet uw projectbeschrijving een link naar uw projectroutekaart bevatten, als u die heeft opgesteld, een lijst van uw projectstakeholders en hun taken (ook bekend als een RACI-kaart), alle andere relevante documentatie of bestanden en andere belangrijke informatie. niveau-informatie die uw team mogelijk nodig heeft.
#14. Organiseren van een startbijeenkomst voor projecten
Een startbijeenkomst is een gelegenheid om op één lijn te komen met de stakeholders van uw project. Dit is uw kans om uw projectdoelen en reikwijdte te verduidelijken, evenals alle documenten die u al heeft gemaakt, zoals uw projectplan, projectoverzicht of aanvullende documentatie, zoals een stuklijst voor een marketingcampagne of een creatieve opdracht. opdracht voor een ontwerpteam.
Plan om de documenten die u hebt samengesteld te verspreiden onder de belanghebbenden van het project om een succesvolle startbijeenkomst te hebben. Organiseer ten slotte een brainstorm- of vraag-en-antwoordsessie om overeenstemming te bereiken over eventuele extra variabelen, zoals geld, middelen of eindresultaten.
#15. Een tijdlijn maken voor uw project
De volgorde en duur van activiteiten binnen uw projectlevenscyclus worden bepaald door uw projecttijdlijn. Inzicht in de tijdlijn van uw project helpt uw team bij het volgen van het projectsucces en het op tijd leveren van de juiste middelen.
Verduidelijk de start- en einddatum van uw project, evenals eventuele kritieke mijlpalen, om een geweldige projecttijdlijn te creëren. Stel afhankelijkheden tussen activiteiten in en specificeer de start- en einddatum van elk werkstuk terwijl u doorgaat met het opbouwen van individuele taken en deliverables.
#16. Taak beheer
Zodra uw project aan de gang is, heeft taakbeheer betrekking op hoe succesvol u en uw team uw tijd beheren. De beste projectmanagers hebben real-time inzicht in waar hun team aan werkt, waardoor ze efficiënt prioriteiten kunnen stellen en projecten kunnen uitvoeren.
Maar u hoeft niet alles te weten wat er in uw project gebeurt; gebruik in plaats daarvan software voor taakbeheer. Taakbeheersoftware is meer dan alleen een takenlijst; het is een methode om het grote geheel te zien van alles wat er in uw project gebeurt. U kunt uw team productiever, efficiënter en effectiever laten werken met uitstekend taakbeheer.
Projectmanagement Technische Vaardigheden
Controleer op zachte vaardigheden. Begrepen, harde vaardigheden. Technische vaardigheden zijn het enige dat je nog moet perfectioneren!
Uw begrip van bepaalde tools en software die bij projectbeheer worden gebruikt, wordt uw technische vaardigheden genoemd. Deze tools zijn niet moeilijk te leren - zoals eerder gezegd, modern projectbeheer is ontworpen om veelzijdig en eenvoudig te gebruiken te zijn. Deze acht vaardigheden maken deel uit van projectmanagementtaken waarmee u vertrouwd moet raken, zodat u weet wanneer en hoe u ze moet gebruiken.
#17. Softwarevaardigheden voor projectbeheer
Software voor projectbeheer heeft een lange weg afgelegd van verouderde technologieën die moeilijk te gebruiken waren en waarvoor een projectbeheerspecialist nodig was om te implementeren. Maar zoals met elke tool, zelfs de meest eenvoudige, zal de software die u kiest tijd nodig hebben om te begrijpen en volledig onder de knie te krijgen. Zorg ervoor dat de tool die u kiest een geschreven handleiding en instructievideo's heeft om u te leren hoe u deze moet gebruiken.
#18. Gantt-diagrammen
Gantt-diagrammen zijn een techniek om uw project te visualiseren als een horizontaal staafdiagram, waarbij elke staaf een stuk werk vertegenwoordigt en de lengte van elke staaf de hoeveelheid tijd die de taak in beslag zal nemen.
- Projectmijlpalen
- afhankelijkheden
- Realtime projectvoortgang
- Start- en einddata
Conventionele Gantt-diagramtechnologie kan moeilijk te gebruiken zijn en beperkt in reikwijdte. Daarom hebben we bij Asana het beste van de Gantt-diagramtechnologie gecombineerd om Timeline te creëren, een Gantt-diagramachtige tool die laat zien hoe alle stukjes in elkaar passen.
#19. Kanban-borden
Kanban-borden zijn een andere veel voorkomende vorm van visueel projectmanagement. Elke kolom op een Kanban-bord symboliseert een werkfase, zoals Nieuw, In uitvoering of Gereed. Individuele taken worden weergegeven door kaarten die door de kolommen gaan totdat ze zijn voltooid.
Kanban-borden zijn een veelgebruikte visuele tool voor projectmanagement voor lean projectmanagementteams, met name product-, engineering- en softwareontwikkelingsteams. Ze zijn een Agile-benadering die is ontworpen om aanpasbaar en flexibel te zijn om in realtime te reageren op ontwikkelingsbehoeften.
#20. Agile beheer
Agile projectmanagement is een gestroomlijnde projectmanagementstijl die vooral populair is bij product-, engineering- en softwareontwikkelingsteams. Dit is een strategie van continue verbetering en incrementele evolutie die tal van lean-benaderingen omvat, zoals lean portfoliomanagement, Scrum en Kanban.
De projectmanager moet afstemmen met teamleden en flexibel blijven om een Agile team te leiden. Dit kan inhouden dat het tijdschema van het project moet worden gewijzigd, moet worden samengewerkt met teams die aan een ander project werken, of gewoon in contact blijven door middel van uitstekende communicatie.
#21. Beheer van de werklast
Als u ooit een project heeft geleid, weet u hoe moeilijk het is om te bepalen wie aan wat werkt, maar dat hoeft niet zo te zijn. Met werklastbeheer kunt u de bandbreedte van uw team beoordelen en ervoor zorgen dat ze niet overwerkt of onderwerkt zijn. Het is een interactief proces zonder begin- of eindpunt; in plaats daarvan zal een bekwame projectmanager continu de werklast van hun team controleren om ervoor te zorgen dat niemand opbrandt.
Software voor werklastbeheer kan in twee stappen worden gebruikt. Bepaal om te beginnen de capaciteiten, competenties en huidige werklast van uw team. Wijs van daaruit resources toe op basis van bepaalde werklasten of herschik de werklasten indien nodig.
#22. Kostenbeheer
Kostenbeheer in projectbeheer houdt rekening met de invloed van elke activiteit op uw budget in elke fase van het project. Dit is een cruciaal aspect van projectmanagement en zal bepalen of uw project al dan niet succesvol is. Binnen het budget blijven is net zo cruciaal als het halen van de deadline van uw project, en kostenbeheer kan u daarbij helpen.
Om de kosten effectief te beheersen, stellen bekwame projectmanagers hun kosten en budget vast aan het begin van het project. Zorg ervoor dat alle projectbetrokkenen en teamleden op de hoogte zijn van het budget. Houd vervolgens tijdens het project rekening met kosten en budget.
#23. Portefeuille projectmanagement
Met behulp van projectportfoliobeheer (PMM) kunt u een overzicht krijgen van de activiteiten van uw team in tal van projecten. In tegenstelling tot typisch projectmanagement, houdt PMM in dat je tegelijkertijd aan veel projecten of grootschalige initiatieven werkt. Om strategie en uitvoering met elkaar te verbinden, bieden projectportfoliobeheersystemen een real-time, holistisch beeld van alle activiteiten van uw team.
#24. Wijzigingsbeheer
Als u ooit een ingrijpende organisatieverandering heeft doorgevoerd, heeft u hoogstwaarschijnlijk gebruik gemaakt van verandermanagement, ook al was u zich daar niet van bewust. Veranderingsbeheer is de praktijk van het implementeren van organisatieveranderingen, zoals nieuwe processen of tools, in de loop van de tijd, zodat ze gemakkelijker kunnen worden aangepast.
Hoe kan ik mijn projectmanagementvaardigheden verbeteren?
Toen je alle vaardigheden van een projectmanager evalueerde, zag je er ongetwijfeld een paar waarvan je al weet dat je erin uitblinkt. Maar misschien heb je nog verschillende anderen opgemerkt waarvan je weet dat je ze moet leren of verbeteren.
Gelukkig kun je de vaardigheden ontwikkelen die je nodig hebt om een succesvolle projectmanager te worden. Begrijpen welke vaardigheden je al bezit en welke verbetering behoeven, is de eerste stap om dit te doen.
Dit niveau van zelfbewustzijn kan een uitdaging zijn, daarom kun je een beter begrip krijgen van je bestaande vaardigheden door:
- Eerdere rollen en projecten beoordelen om te bepalen waar u uitblonk en waar u haperde. Dit kan u helpen bepaalde sterke punten en beperkingen te identificeren.
- Feedback vragen aan vorige of huidige leidinggevenden of teamleden. Andere mensen kunnen soms nuttig inzicht geven in wat u aan tafel aanbiedt.
- Doe een formele evaluatie (Gallup's CliftonStrengths is een populaire) om uw grootste capaciteiten te vinden.
Als je eenmaal hebt bepaald waar je moet verbeteren, zijn er tal van strategieën om je vaardigheden te verbeteren:
# 1. Lezing
Er zijn tal van materialen beschikbaar om u te helpen uw horizon te verbreden en uw vaardigheden te verbeteren. U kunt het zelf leren door een projectmanagementboek aan te schaffen. Aanvullende bronnen, zoals onze blog, eBooks en zelfs deze gids voor projectbeheer, helpen u bij het leggen van een sterke basis.
#2. Een opleiding volgen
Er zijn veel competente projectmanagementcursussen beschikbaar van gerespecteerde bedrijven die u kunnen helpen uw vaardigheden te ontwikkelen. Het Project Management Institute biedt acht verschillende referenties en professionele organisaties over de hele wereld bieden aanvullende certificeringen om u te helpen uw projectmanagementvaardigheden te versterken.
#3. Op zoek naar een mentor
Kent u iemand die deskundig is op een gebied waarin u tekortschiet? Neem contact met hen op om te ontdekken of ze bereid zijn om advies en aanbevelingen op maat te geven. Wees ook hier niet bang om out of the box te denken. U hoeft niet per se op zoek te gaan naar andere projectmanagers om van te leren, want projectmanagement haalt vaardigheden uit een breed scala aan disciplines. Uw juridische kennis kan u wellicht uitstekende onderhandelingsadviezen geven, maar uw buurman met gegevensanalist kan u mogelijk helpen bij het verbeteren van uw kritische denk- of rapportagevaardigheden.
#4. Maak uzelf vertrouwd met een tool voor projectbeheer
Maar liefst 77% van de goed presterende projecten maakt gebruik van projectbeheersoftware, dus je hebt er enige ervaring mee nodig. U kunt dat opbouwen door ervaring op te doen, en de meeste projectbeheersoftware biedt gratis proefversies, zodat u kunt verkennen en leren.
Welke strategie je ook gebruikt, houd er rekening mee dat het verwerven van een nieuw talent tijd kost. Wees geduldig en volhardend, en je zult geleidelijk aan je vaardigheden en kennis op het gebied van projectmanagement verbeteren.
Zijn projectmanagementvaardigheden echt nodig op de werkplek?
Het korte antwoord is ja. En de vaardigheden die nodig zijn voor een projectmanager op de arbeidsmarkt zijn van vitaal belang, niet alleen als u een baan wilt met een formele projectmanagementtitel.
Wat je functie ook is, de kans is groot dat je de leiding hebt over een project, of het nu gaat om een teaminitiatief of een baan, of om een verplichting op je eigen takenlijst. Om uw werk te plannen, uit te voeren en af te leveren, moet u verschillende projectmanagementvaardigheden gebruiken.
Met dat in gedachten spreekt het voor zich dat projectmanagementvaardigheden zeer gewild zijn bij bedrijven.
Projectmanagementvaardigheden om op te nemen in uw CV
Terwijl u uw cv samenstelt, laat u uw projectmanagementvaardigheden zien door de reikwijdte van het project, de grootte van uw team en de positieve resultaten van uw werk te vermelden. Bijvoorbeeld: "Heeft een team van vier ontwikkelaars geleid om een betalingsplatform opnieuw te ontwerpen met een budget van $ 2 miljoen om het project op tijd af te ronden."
U kunt uw projectmanagementvaardigheden onder de aandacht brengen door ze op te sommen in het gedeelte 'vaardigheden' van uw cv. Als je nog niet eerder een project hebt geleid, benadruk dan je eerdere ervaringen waarbij je betrokken was bij de planning of implementatie van een nieuw initiatief.
Conclusie
Hoewel er verschillende wegen zijn om projectmanager te worden, heb je een paar projectmanagementcompetenties nodig om te slagen. Deze vaardigheden variëren van technische vaardigheden zoals projectmanagementsoftware, budgettering en planningsbenaderingen tot zachte vaardigheden zoals communicatie, teamwerk, aanpassing en leiderschap.
De vaardigheden die u nodig heeft verschillen per projectmanager, maar het is van cruciaal belang om de tijd te nemen om de vaardigheden te identificeren die voor u het belangrijkst zijn. Als je eenmaal weet welke vaardigheden je moet verbeteren, kun je gaan werken aan het verbeteren van jezelf en je baan als projectmanager.
- SOFT VAARDIGHEDEN: definitie en voorbeelden
- PROJECT SCOPE: Definitie, Hoe het te schrijven, Belang, Verklaring & Beheer
- Vier fasen van succesvol bouwprojectmanagement
- TAAKBEHEER: wat is het, software, vaardigheden en beste apps.
- BEHEER VAN PROJECTMIJLPALEN: Gedetailleerde gids met voorbeelden
Referenties
