Om het source-to-settle-proces te stroomlijnen en te automatiseren, investeren bedrijven in inkoopbeheeroplossingen. Software voor inkoopbeheer speelt een belangrijke rol bij kostenbeheersing door besparingen te genereren via onderhandelde inkoopovereenkomsten met leveranciers. In dit artikel staan dus alle antwoorden die je nodig hebt over inkoopmanagement.
Wat is inkoopmanagement
Inkoopbeheer is het beheer van alle procedures die betrokken zijn bij de aankoop van de goederen, diensten en materialen die nodig zijn voor effectieve bedrijfsvoering die onder de bevoegdheid van inkoop vallen. De termen "sourcing", "inkoop" en "inkoop" kunnen door elkaar worden gebruikt, afhankelijk van het bedrijf en de sector, om te verwijzen naar de functie van het inkopen van voorraden en het beheren van het proces, waarbij sourcing als meer strategisch wordt beschouwd en inkoop en inkoop worden gebruikt om verwijzen naar de daadwerkelijke operationele functie.
Essentiële kenmerken van een cloudgebaseerd inkoopbeheersysteem
Bedrijven hebben flexibele technologieën nodig om hen te helpen bij het verbeteren van hun inkoopprocedures in een markt die steeds complexer en dynamischer wordt. Strategische inkoopgroepen maken steeds vaker gebruik van geïntegreerde, cloudgebaseerde softwaresuites, waaronder leveranciersbeheer, sourcing, contractbeheer, proactief risicobeheer en transactionele procure-to-pay-mogelijkheden.
Bedrijven kunnen weloverwogen beslissingen nemen en lopende taken proactief beheren gedurende de source-to-settle-cyclus door gebruik te maken van een uitgebreide inkoopoplossing. Het volgende is een lijst met componenten van een geïntegreerde cloudgebaseerde oplossing voor inkoopbeheer:
#1. Beheer inkoop
Voordat de gesprekken beginnen, identificeert en kwalificeert strategische inkoop eerst potentiële leveranciers. Het omvat het verzamelen, analyseren en volgen van leveranciersgegevens om ervoor te zorgen dat leveranciers zich houden aan de bedrijfsvoorschriften. Met behulp van zelfbedieningsprofielen en interne en externe vragenlijsten kunt u cruciale kwalificatiegegevens van leveranciers verzamelen met software voor inkoopbeheer. Kies de beste leveranciers door leverancierskwalificaties, risicooverwegingen en naleving van het beleid te evalueren.
Belangrijkste kenmerken in inkoopoplossingen omvatten robuust uitgavenbeheer, waaronder budgettering, het bijhouden van uitgaven en kostenoptimalisatie. Geavanceerde sourcingmogelijkheden vergemakkelijken efficiënte leveranciersidentificatie, onderhandeling en contractbeheer. Effectieve leverancierstools beheren databases, houden prestaties bij en bevorderen samenwerking. Naadloze integratie met ERP-, boekhoud-, inventaris- en e-commercesystemen zorgt voor een soepele gegevensstroom.
Analytics bieden inzicht in processen, leveranciersprestaties en uitgaven. Functies op het gebied van compliance en risicobeheer zorgen ervoor dat de regelgeving wordt nageleefd en beperken de risico's voor leveranciers. Mobiele toegankelijkheid maakt toegang onderweg mogelijk, terwijl samenwerkingstools het indienen van biedingen en het volgen van bestellingen mogelijk maken. Schaalbaarheid, flexibiliteit, gebruiksvriendelijke interfaces en uitgebreide ondersteuning bevorderen adoptie en succesvolle implementatie.
#2. Inkoop
Het handmatig definiëren van specificaties en het verzamelen en analyseren van offertes van leveranciers kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Het kan zelfs grote aankopen uitstellen.
Gebruik best practices voor onderhandeling om betere resultaten te behalen, slimmere documentcreatie, onderhandelingsafspraken en leveranciersselectie. Het is eenvoudig om inspanningen te combineren en effectievere ontkenningsdocumenten te produceren vanwege ingebedde sociale samenwerking. Met behulp van tools voor prijsanalyse kunt u offertes van leveranciers snel beoordelen op basis van gespecificeerde criteria, zoals prijs, kwaliteit en waarde, zodat u de optimale prijskeuze kunt maken op basis van uw specifieke zakelijke behoeften.
#3. Contract administratie
Een goed beheer van inkoopcontracten is essentieel. Het handmatig beheren van het proces kan tijdrovend zijn. Maar met een eigentijds inkoopbeheersysteem kan geassisteerd auteurschap dat gebruik maakt van vooraf goedgekeurde clausulebibliotheken, gestandaardiseerde sjablonen en ingebedde sociale samenwerking het maken van contracten stroomlijnen.
Het implementeren van robuuste mechanismen voor het volgen en monitoren van contracten is van cruciaal belang om op de hoogte te blijven van belangrijke mijlpalen, deadlines en resultaten. Door gebruik te maken van geautomatiseerde waarschuwingen en herinneringen kunnen potentiële problemen op basis van de overeengekomen voorwaarden proactief worden aangepakt. Voer bovendien periodieke contractbeoordelingen en audits uit om verbeterpunten te identificeren en te voldoen aan wettelijke en regelgevende normen nalevingsbeheer.
#4. Opvragen
Wanneer aankopen niet adequaat worden afgehandeld tijdens de procure-to-pay-cyclus, gaan onderhandelde besparingen snel verloren. Door middel van bedrijfsbeleid, controles en goedkeuringen zorgt moderne inkoopbeheersoftware ervoor dat de overeengekomen besparingen worden geïmplementeerd.
Medewerkers kunnen snel en gemakkelijk goederen en diensten zoeken en kopen met een gebruiksvriendelijke ervaring. Er is weinig tot geen training nodig. Ervoor zorgen dat onderhandelde prijzen en voorwaarden automatisch worden afgedwongen via leverancierscatalogi en aanpasbare goedkeuringsworkflows die zijn ontworpen om uitgaven te beperken en kosten te besparen, wordt mogelijk gemaakt door robuuste zoekmogelijkheden, slimme formulieren, boodschappenlijstjes en op maat gemaakte koopervaringen.
#5. Inkoop
Door veelvoorkomende procure-to-pay-processen, zoals het opstellen van inkooporders, te automatiseren, heeft u meer tijd om te zoeken naar verdere mogelijkheden voor kostenbesparingen. U kunt de procedure versnellen terwijl u onderhandelde prijzen afdwingt en naleving van het beleid garandeert met behulp van een cloudgebaseerde oplossing voor inkoopbeheer. Maak automatisch inkooporders op basis van geaccepteerde aanvragen. Geef uw inkoopteams informatie over uitzonderingen, status en noodzakelijke acties. Gebruik de ingebouwde sociale functies om met uw leveranciers te communiceren.
#6. Op te maken ontvangsten
Het handmatig verwerken van leveranciersfacturen kost veel tijd en is foutgevoelig. Door gebruik te maken van een geïntegreerd inkoopbeheersysteem kunt u geld besparen op arbeid en profiteren van kortingen op vroegtijdige betalingen. Dit omvat een effectief betalingsbeheersysteem waarmee leveranciers facturen elektronisch kunnen verzenden en dat snellere verwerking mogelijk maakt met behulp van optische scanning, machine learning en geautomatiseerde inkoopordermatching.
Uit welke stappen bestaat het inkoopbeheerproces
Deze essentiële fasen zijn vaak opgenomen in het basisproces van 'procure-to-pay', de algemene aankoopprocedure die een bedrijf volgt bij het doen van een aankoop:
#1. Plannen en specificeren
Stel de product- of servicevereiste vast, stel de specificaties van het product vast en plan of voorspel vervolgens wanneer en hoe het product zal worden besteld of opnieuw besteld op basis van de huidige feiten en voorspellingen.
#2. Leveranciers zoeken en kiezen
Kies een leverancier om aan uw productbehoeften te voldoen, hetzij uit een lijst met goedgekeurde leveranciers of aanbevolen leveranciers waarmee u al samenwerkt, of door nieuwe leveranciers op te zoeken en een RFx of verzoek om informatie, voorstel of offerte uit te brengen.
#3. Contracteren en onderhandelen
Stel verwachtingen vast en maak duidelijke eisen aan leveranciers voordat u rechtstreekse onderhandelingen aangaat om overeenstemming te bereiken over de beste prijs en voorwaarden voor de goederen. Zodra alle voorwaarden zijn overeengekomen, vult u de leveranciersovereenkomst in en ondertekent u deze.
Inkoopmanagementproject
Om projecten in een reeks van industrieën met succes hun doelen te laten bereiken, zijn externe materialen en middelen nodig. Inkoopbeheerproject, waarbij de selectie, coördinatie en onderhoud van deze producten en diensten betrokken zijn, is cruciaal voor de effectieve uitvoering van het project. U kunt de doelstellingen van uw project met meer succes bereiken als u op de hoogte bent van de procedures, voordelen en toepassingen van projectinkoopbeheer.
Wat is een inkoopmanagementproject?
Een inkoopmanagementproject is het ontwikkelen en onderhouden van verbindingen met externe bronnen die nodig zijn om een project te realiseren. Een projectinkoopmanager communiceert met leveranciers om de goederen en diensten te kopen, leasen of huren die nodig zijn om de doelstellingen van het project te bereiken. Meestal worden leveranciers gekozen nadat ze offertes hebben ingediend om samen te werken met bedrijven die op zoek zijn naar hun goederen of diensten.
Het beheer van productinkoop omvat vier cruciale procedures:
#1. Inkoop en planning
Een reeks procedures, inkoopplanning genoemd, helpt organisaties bij het bepalen van de middelen die ze nodig hebben om een project te voltooien en de omvang van hun budget. Projectinkoopmanagers houden bij het maken van inkoopplannen vaak rekening met de volgende factoren:
- De benodigde materialen en middelen van het project,
- Degenen die ze al hebben en degenen die moeten worden aangeschaft
- De contractvereisten voor externe aankopen
- De vereisten voor de leveringsdatum
- De deadlines voor de belangrijkste mijlpalen van het project
- De wettelijke voorwaarden
- De industriële veiligheidsnormen voor de materialen en middelen
#2. Uitvoeren van een aankoop
Projectinkoopmanagers evalueren biedingen van leveranciers en kiezen partnerschappen op basis van hun projectbehoeften na voorbereiding op inkoop. Tijdens deze fase van het inkoopproces vinden er regelmatig leveranciersgesprekken plaats en ondertekenen alle partijen de contracten die zijn gesloten. In dit stadium kunnen projectinkoopmanagers ook betalingen doen voor goederen en diensten.
#3. Aansturen inkoop
Zodra contracten van kracht zijn, zijn inkoopbeheer en -controle cruciaal om leveranciersrelaties te behouden en te garanderen dat diensten en goederen presteren zoals gepland voor de duur van het project. Het beheersen van inkoop omvat vaak de volgende activiteiten:
- Evalueren van routinematige interne statusrapporten
- Onderzoeken van contracten met aannemers
- Onderzoeken van voortgangs- en prestatierapporten van leveranciers
- Uitvoeren van inspecties en audits
- Evalueren van werkorders Indien nodig aanvullende betaling verrichten
#4. Voltooi de inkoop
Alle relevante procedures voor het beëindigen van een samenwerking of contract zijn opgenomen in het sluiten van de aanbesteding. Dit houdt vaak in dat het geleverde werk of de geleverde diensten worden beoordeeld, dat er opnieuw wordt onderhandeld over eventuele wijzigingen in de voorwaarden van het oorspronkelijke contract en dat de gedane en ontvangen betalingen worden geverifieerd. Na afronding van de aankoop kunnen organisaties ook een formele vrijwaring van aansprakelijkheid indienen. Deze overeenkomst getuigt van de naleving door de verkoper van de bepalingen van de oorspronkelijke overeenkomst en ontheft hem van verdere verplichtingen met betrekking tot het project.
Voordelen van projectinkoopbeheer
Projecten van elke omvang en mate van complexiteit kunnen om een aantal redenen baat hebben bij het toevoegen van inkoopbeheer, waaronder:
#1. Hogere kwaliteit
Projectinkoopbeheer stelt bedrijven in staat om diepgaande serviceovereenkomsten te sluiten die het best aan hun eisen voldoen. Het kan de kans vergroten dat de producten en diensten van hoog kaliber zijn. Een grotere mate van kwaliteitsborging kan toekomstige financiering en investeringen stimuleren door belanghebbenden meer zekerheid te geven over de prestaties van een project.
#2. Verminderd risico
Door prijzen, procedures en servicekwaliteit te specificeren, kan het proces van het maken en onderhandelen van servicecontracten organisaties helpen om hun leveranciersopties beter te begrijpen. Dit kan helpen om de kans te verkleinen dat contractvoorwaarden worden geschonden, wat vertragingen kan veroorzaken of het succes van een project negatief kan beïnvloeden.
#3. Beheerde kosten
Zorgvuldig onderhandelde inkoopvoorwaarden zijn een prachtige methode om kosten te besparen en uitgaven te beheersen. Organisaties kunnen baat hebben bij inkoopbeheer als ze beter inzicht willen krijgen in de kosten die gemoeid zijn met het voltooien van een project en goederen en diensten willen kiezen van leveranciers die aan hun eisen kunnen voldoen zonder hun budget te overschrijden.
De taken van het inkoopbeheerproject
Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor een verscheidenheid aan taken tijdens de projectinkoop. Projectinkoopmanagers voeren vaak de volgende vijf taken uit, hoewel ze kunnen verschillen op basis van het project en de doelstellingen ervan:
#1. Projectlancering
Tijdens de projectinitiatie kan een projectinkoopmanager het inkoopproces starten. Om over projectdoelen en deadlines te praten, communiceren ze vaak met management, leidinggevenden en teamleden. Ook het bespreken van budget, interne middelen en hoge verwachtingen kan hier onderdeel van uitmaken.
#2. Coördinatie van deelnemers
Bij projecten zijn vaak een aantal belanghebbenden betrokken, waaronder consultants, leidinggevenden, aansprakelijkheidsexperts, projectteams en bedrijfseigenaren. Om ervoor te zorgen dat alle bij het project betrokken partijen op één lijn zitten met betrekking tot de doelen en doelstellingen, moet de inkoopmanager van het project verschillende groepen en individuen coördineren. Ze moeten dit bereiken door alle belangrijke belanghebbenden te identificeren en ze gedurende het hele project te betrekken waar nodig.
#3. Coördinatie van leveranciers
Vaak werken meerdere leveranciers aan hetzelfde project. Projectinkoopmanagers moeten het werk van verschillende aannemers efficiënt afhandelen. Een projectmanager kan op dit moment groepsbijeenkomsten of demo's voor leveranciers plannen en, indien nodig, aannemers helpen met elkaar te communiceren.
#4. Aankoopstrategie
Een inkoopplan is cruciaal voor het afstemmen van verwachtingen en het opzetten van workflows. Projectmanagers maken tijdens de inkoopplanningsfase vaak lijsten en documenten met daarin de benodigde materialen en middelen, de planningen en mijlpalen, en waarschijnlijke manieren om in contact te komen met leveranciers. Bovendien kunnen ze internetnetwerksites, rubrieksadvertenties en hun professionele netwerken gebruiken om hun vraag naar aannemers op de markt te brengen.
Inkoop Management Plan
Documenten die inkoopbeheerplannen worden genoemd, specificeren de planningsbehoeften van een project en schetsen de acties die nodig zijn om het definitieve contract in te voeren.
De strategie schetst de methoden waarmee de inkooporganisatie de producten en diensten zal verkrijgen die zij nodig heeft, waaronder:
- In kaart brengen wat er gekocht moet worden
- Het berekenen van de aankoopprijs
- Opstellen van een planning voor nabestellingen
Gebruik inkoopsoftware om sourcing, leveranciersselectie en contractbeheer te stroomlijnen. Stel duidelijke inkoopdoelstellingen vast, beoordeel de capaciteiten van leveranciers en onderhandel over gunstige voorwaarden. Implementeer robuuste trackingmechanismen om leveringen, kwaliteit en kosten te monitoren. Controleer regelmatig de prestatiestatistieken en pas de strategieën indien nodig aan voor continue verbetering. Integreer data-analyse voor geïnformeerde besluitvorming en risicobeperking.
Hoe belangrijk is een inkoopbeheerplan
Een proces dat inkoopbeheer wordt genoemd, helpt bedrijven bij het kosten- en tijdbesparend inkopen van goederen en diensten.
De richting van de inkoopactiviteiten van de organisatie wordt bepaald door een efficiënt inkoopbeheerplan, dat ook garandeert dat ze in lijn zijn met de algemene bedrijfsstrategie van het bedrijf. Het hebben van een inkoopmanagementplan heeft verschillende voordelen. De mogelijkheid om geld te besparen voor bedrijven is misschien wel het belangrijkste voordeel. Organisaties kunnen voorkomen dat ze geld uitgeven aan onnodige dingen of meer betalen dan nodig is voor de items die ze wel nodig hebben door een goede inkoopstrategie te hebben.
Onderdelen van een inkoopbeheerplan
#1. Verklaring van werk
Het document dat het product of de dienst die moet worden gekocht schetst, evenals de doelen en specificaties voor dat product of die dienst, staat bekend als de werkverklaring.
#2. Basislijn voor inkoop
Het overeengekomen tijdsbestek, de kosten en prestatiecriteria voor de inkoop worden in detail beschreven in de inkoopbaseline.
#3. Selectiecriteria voor bronnen
Om mogelijke geprekwalificeerde leveranciers te onderzoeken en de beste te kiezen voor de projectplanning, zijn de bronselectiecriteria de leveranciersbeheerelementen die zullen worden toegepast.
Salaris inkoopmanagement
Het gemiddelde salaris van een inkoopmanager in de Verenigde Staten is $123,400; het normale salarisbereik ligt echter tussen $ 110,100 en $ 139,300. Salarisbereiken kunnen aanzienlijk variëren, afhankelijk van een aantal cruciale aspecten, waaronder scholing, referenties, aanvullende talenten en de tijd dat u in een bepaald vakgebied werkt. Salary.com helpt u bij het bepalen van uw precieze loondoel door meer online, realtime compensatiegegevens te verstrekken dan welke andere website dan ook.
Wat is inkoopmanagement?
De methode waarmee een bedrijf zijn uitgaven voor goederen en diensten uitvoert, goedkeurt, bewaakt en maximaliseert, staat bekend als inkoopbeheer. Het primaire doel van een inkoopteam is om de totale inkoopkosten te verlagen en de aanschaf van de leveringen en diensten te versnellen die een bedrijf nodig heeft om producten te genereren.
Wat is een inkoopbeheersysteem?
Een andere naam voor inkoopmanagement is het source-to-settle-proces. Het omvat het beheer van de lopende leveranciersverbindingen voor het bedrijf, evenals de beoordeling, keuze en opstelling van formele contractuele overeenkomsten.
Wat is het belangrijkste doel van inkoopbeheer?
Om projecten en procedures succesvol te laten verlopen, zorgt inkoopbeheer ervoor dat alle goederen en diensten correct worden ingekocht. Indien geoptimaliseerd om geld, tijd en middelen te besparen, kan inkoop worden gebruikt als een concurrentievoordeel in plaats van alleen maar als een bedrijfsbehoefte.
Wat zijn de zeven stadia van inkoopbeheer?
- Behoeften herkennen
- Purchase Request
- Aanvraag beoordelen
- Sollicitatieproces
- Evaluatie en contract
- Orderbeheer
- Goedkeuringen en betwistingen voor facturen
Wat zijn de vier hoofdrollen van inkoopbeheer?
Sourcing, onderhandelen, contracten beheren en leveranciersrelaties beheren zijn de vier primaire functies van inkoop. Om succesvol te zijn, hebben deze initiatieven een goed begrip nodig van de doelstellingen van de organisatie, markttrends en capaciteiten van leveranciers.
Conclusie
Chief Procurement Officer (CPO) en andere functies op uitvoerend niveau in inkoop komen vaker voor vanwege de impact van inkoopbeheer op de bedrijfsresultaten, de toepassing van nieuwe methoden en het strategische potentieel ervan. Volgens LinkedIn Economic Graph Research heeft de functie een groeipercentage van 15% (als percentage van alle C-suite-aanwervingen vorig jaar) en staat deze momenteel op de 11e plaats op de lijst van snelstgroeiende C-suite-posities.
Gerelateerde artikelen
- INKOOPSOFTWARE: Top Vrije Software & Bedrijven in 2023
- Projectinkoopbeheer: gedetailleerde gids voor de inkoopprocessen
- WAT ZIJN MANAGED SERVICES: definitie, typen, voorbeelden en voordelen
- RELEASE MANAGER: Definitie, functieomschrijving, salaris en hoe je er een wordt
- CLOUD ENGINEER: definitie, taken, banen, salaris en hoe je er een wordt
- INKOOPBEHEERSYSTEEM: typen en lijst met beste softwareopties
- Hoe inkoopadviseurs bedrijven helpen geld te besparen en waarde te vergroten
- LEVERANCIERSMANAGEMENTSYSTEMEN: Proces en beste tools
Referenties
