Salarisadministratie is een vereiste voor elk bedrijf. En hoewel het misschien niet de meest glamoureuze baan is, is het wel een noodzakelijke. Door de salarisadministratie van uw bedrijf bij te houden, zorgt u ervoor dat iedereen in uw team op tijd wordt betaald. Het loonadministratieproces kan echter vervelend, tijdrovend en repetitief zijn. Wanneer u een groot aantal werknemers heeft, kan het salarisproces ingewikkeld worden. Met een salarisadministratie kunt u de salarisadministratie snel en efficiënt uitvoeren. U kunt zich concentreren op andere, dringender zakelijke behoeften door minder tijd en moeite te besteden aan de loonlijst. In dit artikel leggen we uit wat payroll-systeembeheer is, hoe payroll wordt uitgevoerd en hoe een payroll-proces uw bedrijf ten goede kan komen. Lees verder voor meer informatie over de verschillende soorten geautomatiseerde salarissysteemsoftware voor een klein bedrijf.
Wat is een salarissysteem?
Een salarissysteem is elke methode om werknemers te betalen, loonheffingen te storten en transacties bij te houden. Deze taken kunnen handmatig of geautomatiseerd worden uitgevoerd met software om tijd te besparen en het risico op fouten te verkleinen.
Salarissysteem Beheer
Simpel gezegd, een salarisadministratiesysteem is een proces waarbij werkgevers het loon van hun werknemers betalen. Het is ook hoe ze hun toewijding aan hun werknemers tonen, hun verplichtingen jegens overheidsinstanties nakomen en de financiële administratie op orde houden.
Waarom is Payroll Systeembeheer belangrijk?
Het beheer van het salarissysteem is een belangrijk onderdeel van elk bedrijf, omdat het de betrokkenheid van medewerkers en de naleving van wet- en regelgeving helpt verbeteren. Werkgevers kunnen te maken krijgen met loonclaims en dure boetes als ze geen efficiënte en nauwkeurige methode hebben om werknemers te betalen, belastingen te storten en in te dienen en administratie bij te houden.
Wat zijn de fasen van het beheerproces van het salarissysteem?
Ongeacht hoe werkgevers ervoor kiezen om de salarisadministratie te beheren, het proces bestaat doorgaans uit drie fasen:
#1. Pre-payroll
Werkgevers verzamelen relevante gegevens voor de loonperiode op basis van gedefinieerd bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten, zoals niet-vrijgestelde gewerkte uren van werknemers, uitzonderingstijd (vakantie, ziekte, juryplicht, enz.) en aanpassingen van werknemers, zoals nieuwe aanwervingen, scheidingen , salarisverhogingen of wijzigingen in inhoudingen op uitkeringen en belastinginhoudingen. Deze gegevens worden vervolgens gevalideerd en gebruikt om de salarisadministratie te verwerken.
#2. Berekeningen
Werkgevers berekenen het nettoloon door het totale brutoloon van elke werknemer tijdens de loonperiode te nemen en belastingen en aftrekposten af te trekken. Over dezelfde periode bouwen ze ook hun belastingschuld op.
#3. Na de salarisadministratie
De salarisadministratie wordt afgestemd, belastingen worden betaald op de vervaldatum en eventuele gerelateerde betalingen, zoals bevelen tot inhouding van loon, worden verwerkt. Ze betalen hun werknemers ook en verstrekken hen een loonstrookje of loonstaat, wat in de meeste rechtsgebieden vereist is.
Wat zijn enkele methoden van Payroll System Management?
Werkgevers hebben verschillende opties voor salarisbeheer, afhankelijk van hun budget en gewenste mate van betrokkenheid, waaronder:
#1. Handmatig salarisbeheer met behulp van spreadsheets
Werkgevers met een paar werknemers geven er misschien de voorkeur aan om de salarisadministratie handmatig te beheren met behulp van spreadsheets. De potentiële kostenbesparingen wegen echter meestal niet op tegen de nadelen. Handmatige doe-het-zelfprocessen verhogen de kans op kostbare fouten en leiden tijd af van activiteiten die de groei van het bedrijf bevorderen.
#2. Software voor salarisadministratie
Door tijdrovende taken te automatiseren, vermindert hoogwaardige salarissoftware de administratieve werkdruk. Werkgevers kunnen erop vertrouwen om brutolonen, inhoudingen en nettolonen nauwkeurig te berekenen, terwijl ze enige controle over het proces behouden.
#3. Uitbesteding
Werkgevers die de payroll volledig willen ontzorgen, schakelen vaak een administratieve dienstverlener in of sluiten een samenwerkingsovereenkomst met een professionele werkgeversorganisatie (PEO). In dergelijke gevallen kan de aanbieder of PEO alle aspecten van de loonadministratie afhandelen, inclusief belastingaangiften, rapportage en naleving.
Soorten software voor salarisbeheer
Salarissysteembeheersoftware kan worden gecategoriseerd door een paar hoofdclassificaties; cloud vs. enterprise, algemeen vs. branchespecifiek, evenals op bedrijfsgrootte. Er is echter een andere manier om salarisbeheersystemen te categoriseren: een die zich richt op de fundamenten van het platform en de impact die het kan hebben op de workflows van het bedrijf.
#1. Speciale software voor salarisadministratie
Toegewijde softwareoplossingen voor salarisbeheer worden vaak standalone systemen genoemd. Ze doen er alles aan om robuuste functies en mogelijkheden te bieden die de kernprocessen van de salarisadministratie en andere HR-beheerfuncties aanpakken.
De meeste speciale systemen voor salarisbeheer bevatten gespecialiseerde functies die HR-teams en -afdelingen ten goede komen. Deze functies omvatten tijdregistratie en aanwezigheid van werknemers, aangepaste rapportage en belasting- en uitkeringsbeheer.
#2. Geïntegreerde oplossing voor salarisadministratie
Geïntegreerde oplossingen voor salarisbeheer worden vaak opgenomen in andere HR-beheerplatforms met uitgebreide functies en mogelijkheden voor een breed scala aan functies.
Boekhouding, personeelsbeheer en salarisadministratie zijn belangrijke bedrijfsprocessen die elkaar doorgaans overlappen. Dientengevolge bieden diensten en softwareproducten die geschikt zijn voor dergelijke processen klanten vaak de mogelijkheid om een verscheidenheid aan modules te integreren die zijn ontworpen om te voldoen aan de specifieke vereisten van elke organisatie.
#3. Software voor salarisadministratie
Salarissysteembeheersoftware is een uitgebreide en functierijke tool die is ontworpen om de salarisadministratie en andere belangrijke HR-beheerprocessen te vergemakkelijken, van het organiseren van relevante HR-gegevens tot het automatiseren van de cruciale dagelijkse processen die betrokken zijn bij de berekening en betaling van personeel/werknemer salarissen.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van software voor salarisadministratie?
Salarissysteemsoftware faciliteert elk bedrijf of elke organisatie door middel van procesautomatisering, gegevenscentralisatie en -beveiliging, workflow-efficiëntie, HR-productiviteit, kostenbesparingen, maatwerk en integratie.
Bedrijven die de juiste payroll-oplossing gebruiken, kunnen tijd en geld besparen en tegelijkertijd menselijke fouten vermijden. Het systeem zorgt ervoor dat het juiste bedrag aan de juiste werknemer wordt betaald, dat organisaties hun belastingen correct betalen en dat gevoelige bedrijfs- en werknemersgegevens worden beschermd.
Softwareoplossingen voor salarisbeheer helpen ook om de transparantie binnen de organisatie te vergroten door gemakkelijke toegang te bieden tot overeenkomsten, personeelsbeloningen, urenstaten en andere soortgelijke gegevens, waardoor geschillen snel kunnen worden opgelost. Bovendien kunnen gebruikers, met zo'n gevarieerde set functies en tools tot hun beschikking, rapporten op maat maken voor belanghebbenden en geautoriseerd personeel.
Hoe u salarissysteemsoftware kiest
Er moeten enkele belangrijke overwegingen worden gemaakt voordat een softwareoplossing voor een salarissysteem wordt geïmplementeerd. Deze platforms zijn er in veel verschillende pakketten, zodat sommige beschikbaar zijn als een extra functie in ERP-, HRM- en boekhoudsystemen, terwijl andere beschikbaar zijn als een onafhankelijke stand-alone oplossing, zoals eerder vermeld.
Voordat u zich vastlegt op een specifieke service, leverancier of abonnement, moet u rekening houden met de volgende factoren om ervoor te zorgen dat u de beste waarde voor uw geld krijgt:
#1. Eigendomskosten
Organisaties (ongeacht de grootte of branche) moeten voortdurend de operationele kosten, eigendomskosten en andere bedrijfskosten in evenwicht houden. U kunt geld uitgeven om geld te verdienen, maar u kunt niet zoveel uitgeven dat uw bedrijfsresultaten eronder lijden.
Als het gaat om software voor salarisbeheer (of andere softwareoplossingen), zijn er een paar opties beschikbaar om ze te krijgen: een eenmalige licentievergoeding of een maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks of halfjaarlijks abonnement. Niet alle leveranciers bieden dergelijke opties, maar als u rondkijkt naar softwareprijzen, zijn dit de betalingsopties die u doorgaans zult vinden.
#2. Cloudgebaseerde service of implementatie op locatie
Hoe het in uw kleine bedrijf zal worden gebruikt, is iets anders om over na te denken bij de aanschaf van software voor salarisadministratie. Terwijl andere worden aangeboden als een cloudgebaseerde service, worden sommige softwaresystemen on-premises geïnstalleerd. Er zijn voor- en nadelen aan deze twee verschillende implementatiemethoden.
#3. De belangrijkste kenmerken die het product biedt
U moet ook rekening houden met de belangrijkste kenmerken van de softwareoplossing en of uw bedrijf deze al dan niet nodig heeft. Sommige salarisbeheersystemen bieden een overvloed aan functies en tools, maar dit betekent niet altijd dat ze de beste optie zijn voor uw bedrijf. Het feit dat een product veel functies heeft, betekent niet dat u ze allemaal zult gebruiken.
#4. Integratie en schaalbaarheid
Schaalbaarheid is van cruciaal belang, vooral voor een groeiend bedrijf. Naarmate uw bedrijf groeit en uw personeelsbestand groeit, moet u kunnen vertrouwen op de softwareoplossing om u te helpen bij het loonbeheer. Het salarisbeheersysteem dat u kiest, moet de tand des tijds kunnen doorstaan en het groeitempo van uw organisatie kunnen bijhouden.
Salarissysteem Kleine Bedrijven
Werken met salarisadministratiesoftware is een eenvoudig proces dat u tijd en moeite bespaart bij het beheren van uw salariskalender, zelfs als u geen technisch onderlegde ondernemer bent. De salarissysteemsoftware van uw kleine onderneming moet eerst worden geconfigureerd. Hoewel dit meestal een eenvoudig proces is, bieden veel payroll-providers hulp of zetten ze zelfs uw account voor u op.
Tijdens het opzetten van uw account voorziet u of een medewerker van de klantenservice de software van bankgegevens voor zowel uw bedrijf als uw werknemers. Met de verstrekte informatie kan de salarisadministratiesoftware de lonen rechtstreeks op de bankrekeningen van uw personeel storten, uw loonheffingen berekenen en de lonen, PTO, persoonlijke gegevens en meer van werknemers bijhouden. Vervolgens maakt u uw salariskalender en bepaalt u welke dagen van de week en hoe vaak uw werknemers worden betaald.
Uw salarisadministratiesoftware kan worden geïntegreerd met boekhoud-, tijdregistratie- en HR-software die wordt geleverd door uw salarisadministratie of een externe leverancier zodra uw salariskalender is ingesteld. Integraties vereenvoudigen het salarisproces door uw salarisadministratie te synchroniseren met de werktijden van uw werknemers. Dit vereenvoudigt het automatiseren van uw salariskalender. Maar ook als u besluit uw salarisadministratie te automatiseren, wilt u toch alles controleren.
Als uw account is ingesteld, kunt u de salarisadministratie snel verwerken terwijl u onderweg bent. Veel payroll providers hebben mobiele apps of mobielvriendelijke websites. En op dit moment zijn er maar een paar snelle klikken op uw mobiele telefoon nodig om uw loonlijst te beheren.
Geautomatiseerd salarissysteem
Simpel gezegd betalen werkgevers hun werknemers via een salarissysteem. Evenzo stelt een geautomatiseerd salarissysteem een werkgever in staat om de salarisadministratie online te verwerken.
Algemene functies van het geautomatiseerde salarissysteem
De meeste payroll-providers hebben een overvloed aan geautomatiseerde mogelijkheden, maar hier zijn zes veelvoorkomende en kritieke functies om naar te zoeken.
- Salarisverwerking
- Payroll Administration
- Elektronische overboeking
- Belastingbeheer
- Rapportage
- Record Houden
Top 3 geautomatiseerd salarissysteem
Het kan een uitdaging zijn om een aanbieder van een geautomatiseerd salarissysteem te kiezen die aan uw behoeften voldoet, dus hier zijn onze top drie aanbevelingen.
#1. enthousiasme
Gusto is een goedkope optie die ook een grootschalig pakket biedt. Het uitgebreide aanbod aan HR-tools en -functies die door deze payrollservice worden aangeboden, is een van de meest opvallende kenmerken.
#2. ADP
Automatic Data Processing, of ADP, is een toonaangevende salarisverwerker. De naam is waarschijnlijk de meest bekende voor u op deze lijst, en niet zonder reden: ze zijn een grote naam in de wereld van zakelijke software. ADP biedt een eenvoudig dashboard en een verscheidenheid aan abonnementen voor bedrijven van elke omvang.
#3. Paychex
Paychex biedt drie plannen met een verscheidenheid aan add-on-services waarmee bedrijven het plan eenvoudig kunnen opschalen en aanpassen aan hun behoeften. Ze kunnen ook worden beschouwd als het meest aanpasbare geautomatiseerde salarissysteem voor bedrijven.
Wat is een voorbeeld van een salarissysteem?
Voorbeelden van salarissystemen zijn Sumopayroll, sumHR, Keka, PeopleWorks en Accent HRP.
Wat zijn 2 verschillende soorten salarissystemen?
De drie belangrijkste vormen van payroll zijn handmatig, software en outsourcing.
Wat is een HR- en salarissysteem?
HR (human resources) en salarisadministratie zijn twee afdelingen binnen een bedrijf. Payroll is een lijst van werknemers en de hoeveelheid geld die ze krijgen, terwijl HR een verscheidenheid aan taken afhandelt met betrekking tot het beheer van werknemers en administratie, zoals aannemen, ontslaan, secundaire arbeidsvoorwaarden, aanwezigheid en meer.
Lees ook: WAT ZIJN COLLECTIES? Agentschap, schulden en hoe het af te betalen
Wat is de meest gebruikte salarissoftware?
De beste salarissoftwaresystemen:
- QuickBooks-loonlijst.
- loonstrookje.
- Gust.
- loon.
- Kabbelend.
- OnPay.
- Karretje.
- Xero.
Welke vier soorten payroll zijn er?
De vier soorten payroll zijn als volgt:
- Intern beheerde salarissystemen
- Professioneel beheerde salarissystemen
- Payroll Services beheerd door Payroll System Agencies
- Software beheerde salarissystemen
Is SAP een salarissysteem?
Ja, SAP HR-software omvat salarisadministratie, administratie en verwerking via SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Andere bedrijfs- en personeelsprocessen kunnen met de cloudoplossing worden geïntegreerd.
Conclusie
Het kiezen van de beste salarissoftware voor uw bedrijf is een belangrijke beslissing. Gelukkig bieden meerdere online softwareoplossingen voor salarisadministratie robuuste functies, integraties en gebruikersinterfaces voor ondernemers zonder veel ervaring met het verwerken van salarisadministratie.
Gerelateerde artikelen
- Salarisadministratie voor kleine bedrijven: de beste service voor salarisadministratie in het VK
- HR-SERVICES VOOR KLEINE BEDRIJVEN: functies en voorbeelden van HR-services
- 17 BESTE LOONSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN 2023, bijgewerkt!!!
- KOSTEN VAN SALONDIENSTEN EN BELASTINGEN
- BESTE SALONSOFTWARE VOOR KLEINE BEDRIJVEN 2023
Referenties
