Een nieuwe CEO of een digitale revolutie zijn voorbeelden van organisatieverandering. Wanneer er een grote transitie plaatsvindt - of het nu gaat om tools, processen of mensen - moeten bedrijven ervoor zorgen dat de operaties soepel verlopen en dat werknemers de verandering accepteren. Organisatieveranderingsdoelen worden mogelijk niet bereikt als bedrijven niet voorbereid zijn op mogelijke verstoringen in het proces.
Wanneer technieken voor het beheer van organisatieveranderingen worden gebruikt, kunnen bedrijven gemakkelijker door complexe overgangen navigeren. Als werknemers zich bijvoorbeeld verzetten tegen verandering, kunnen bedrijven duidelijke, consistente richtlijnen geven om hen te helpen zich aan te passen aan nieuwe processen en tools. Bedrijven kunnen de voortgang beoordelen en onderweg feedback verzamelen met een solide transformatieplan om ervoor te zorgen dat de mijlpalen worden gehaald. Hier is een inleiding over het beheer van organisatieveranderingen en enkele tips om er doorheen te navigeren.
Wat is organisatieveranderingsmanagement?
Organisatieverandering verwijst naar acties die door een bedrijf of bedrijf worden ondernomen om een belangrijk onderdeel van zijn organisatie te veranderen, zoals zijn cultuur, onderliggende technologieën of infrastructuur, of zijn interne processen. Organisatieveranderingsmanagement is het proces van het begeleiden van organisatieveranderingen naar een succesvolle oplossing. Het bestaat meestal uit drie hoofdfasen: voorbereiding, implementatie en follow-up.
Wat zijn de redenen voor organisatieveranderingsmanagement?
Om vele redenen is een organisatieverandering nodig. Managers lopen vaak tegen de volgende problemen aan:
- Nieuw leiderschap aan de top van het bedrijf of binnen zijn afdelingen
- Teamstructuur verandert binnen een organisatie
- De toepassing van moderne technologie
- Adoptie van nieuwe bedrijfsmodellen
- Om een soepele overgang te garanderen, is het van cruciaal belang om een organisatieveranderingsproces te hebben dat op verschillende soorten veranderingen kan worden toegepast.
Soorten organisatieverandering
Adaptieve veranderingen zijn kleine, incrementele veranderingen die organisaties doorvoeren om tegemoet te komen aan behoeften die in de loop van de tijd veranderen. Doorgaans zijn deze veranderingen kleine tweaks en aanpassingen die managers verfijnen en implementeren om bedrijfsstrategieën uit te voeren. Leiderschap kan gedurende het hele proces processen toevoegen, verwijderen of wijzigen.
Een organisatie die haar computerbesturingssystemen upgradet van Windows 8 naar Windows 10 is een voorbeeld van een adaptieve verandering.
Transformationele verandering is groter in schaal en reikwijdte dan adaptieve verandering. Ze houden vaak een gelijktijdige verschuiving in missie en strategie, bedrijfs- of teamstructuur, mensen en organisatieprestaties of bedrijfsprocessen in. Vanwege hun omvang vergen deze veranderingen vaak veel tijd en moeite om te implementeren. Hoewel dit niet altijd het geval is, wordt transformationele verandering vaak nagestreefd als reactie op externe krachten, zoals de opkomst van een ontwrichtende nieuwe concurrent of problemen die van invloed zijn op de toeleveringsketen van een bedrijf.
De acceptatie van software voor klantrelatiebeheer (CRM), waarvan wordt verwacht dat alle afdelingen deze leren en gebruiken, is een voorbeeld van een transformationele verandering.
Veel veranderingen zullen ergens tussen adaptief en transformationeel in het spectrum liggen. Dientengevolge moeten managers begrijpen dat het veranderingsproces moet worden afgestemd op de unieke uitdagingen en eisen van elke situatie.
Hoe belangrijk is organisatieveranderingsmanagement?
Om bedrijven te laten slagen en groeien, is een organisatieverandering noodzakelijk. De succesvolle adoptie en toepassing van verandering binnen de organisatie wordt gedreven door verandermanagement. Het stelt medewerkers in staat om de dienst te begrijpen en zich eraan te binden en effectief te werken tijdens de dienst.
Zonder effectief organisatieveranderingsmanagement kunnen bedrijfsovergangen onvoorspelbaar en duur zijn, zowel qua tijd als qua middelen. Ze kunnen ook leiden tot een lager moreel en de ontwikkeling van vaardigheden bij werknemers.
De reactie van een bedrijf op en aanpassing aan verandering is ook een kritische overweging voor belangrijke belanghebbenden zoals investeerders, leveranciers en potentiële werknemers bij de beslissing om met of voor een bedrijf te werken. Als gevolg hiervan kan een gebrek aan effectief verandermanagement resulteren in het falen van een organisatie.
Wat is de rol van een manager bij organisatieveranderingsmanagement?
Elke medewerker in een organisatie speelt een andere rol bij het begeleiden van verandering. Hoewel veel personeelsleden zeer gedetailleerd werk kunnen doen, kunnen leidinggevenden op hoger niveau met een langere ambtstermijn andere doelen hebben. Zelfs binnen het management hebben managers en leiders verschillende verantwoordelijkheden.
Leiders moeten bijvoorbeeld moedig zijn in het nemen van risico's. Ze moeten naar het grote geheel kijken en veranderingen op hoog niveau aan het bedrijf onder woorden brengen, uitleggen waarom ze plaatsvinden en mensen motiveren om de overgang te ondersteunen. Om een succesvolle leider te zijn, moet je inzicht hebben en weten hoe je de verantwoordelijkheid voor het implementeren van veranderingsprocessen kunt delegeren.
Managers zijn meer gericht op het succes van bedrijfstransities. Ze concentreren zich op het implementeren van verandering door de afzonderlijke stappen te identificeren die moeten plaatsvinden en hun volgorde. Managers zijn doorgaans ook verantwoordelijk voor het toewijzen van middelen, zoals personeel, en het bepalen hoe succes wordt gemeten. Leiders zouden idealiter ook managers moeten zijn, maar het is de primaire verantwoordelijkheid van een manager om te weten hoe hij veranderingsprocessen moet ontwerpen, sturen en vormgeven.
Om dit te bereiken, moet u beschikken over een gevarieerde set managementvaardigheden, zoals:
- Effectieve communicatie omvat actief luisteren naar uw team en collega's.
- Een hoog ontwikkeld niveau van emotionele intelligentie
- Sterk organisatorisch vermogen
- Goed opletten
- Vermogen om problemen op te lossen en beslissingen te nemen
- Delegeren zonder micromanagen
Voorbereiding organisatieveranderingsmanagement
Om u voor te bereiden op organisatieverandering, is het van cruciaal belang om eerst de organisatieverandering te definiëren, te begrijpen waarom deze cruciaal is en steun te krijgen van uw collega's.
Ontwikkel vervolgens een routekaart die het succes duidelijk verwoordt en meet, terwijl ook wordt uitgelegd hoe het bedrijf - en zijn werknemers, klanten en achterban - zullen worden beïnvloed.
Zorg ervoor dat het procesplan aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen en schetst de implementatie en duurzaamheid van de organisatieverandering. Wees flexibel genoeg om dienovereenkomstig aan te passen en kennis te nemen van mogelijke uitdagingen. Zorg ervoor dat je onderweg kleine overwinningen viert.
Als een organisatietransitie eenmaal is voltooid, houdt verandermanagement niet op. Zowel tijdens als na het proces moet u continu de resultaten beoordelen, de prestaties afstemmen op de doelen, werknemers trainen in nieuwe methodologieën en bedrijfspraktijken, en doelen zo nodig bijstellen om de kans op succes te vergroten.
Strategieën voor verandermanagement van organisaties
Organisatorische verandering kan moeilijk zijn en vereist een zorgvuldige planning en gevestigde procedures om acceptatie en medewerking van werknemers te krijgen. Tijdens een transitie kan het zijn dat een organisatie de filosofieën en doelen meerdere keren moet wijzigen, waardoor een sterke, flexibele set richtlijnen essentieel is voor succes.
Change Management
Een organisatie moet verschillende planningsfasen doorlopen om zich voor te bereiden op aanstaande veranderingen.
#1. Stel een veranderteam samen:
Bedrijven moeten de leden van het management identificeren die direct betrokken moeten zijn bij de planningsfasen van het transitieplan. Topmanagers, HR-professionals en managers van belangrijke afdelingen zijn meestal inbegrepen. Leidinggevenden moeten bepalen hoe het team zal functioneren, inclusief het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden aan bepaalde leden, het plannen van vergaderingen en het schetsen van communicatiemethoden. Dit team stelt de visie en doelen vast die tijdens de verandering door de hele organisatie worden gecommuniceerd.
#2. Evalueer de impact:
Hoe ingrijpend is de wijziging? Hoeveel afdelingen zullen worden getroffen, en hoeveel? Welke functies moeten worden geüpdatet? Welke kosten zullen er zijn? Bedrijven moeten hun huidige organisatiestructuur onder de loep nemen om te zien hoe deze het zal doen bij verandering. Werknemers met nuttige eigenschappen moeten mogelijk worden toegewezen aan relevantere rollen, en werknemers en managers met nieuwe vaardigheden moeten mogelijk worden aangeworven.
#3. Maak een schema:
Het veranderteam moet een tijdlijn ontwikkelen voor hoe de transformatie zal worden geïmplementeerd met managers en medewerkers. Sommige grotere overgangen moeten mogelijk in fasen worden geïmplementeerd. Het team moet ook successtatistieken vaststellen en mogelijke wegversperringen identificeren.
#4. Identificeer mogelijke problemen met de mensen:
Leiders moeten anticiperen op hoe werknemers zullen reageren op veranderingen in cultuur of werk, vooral als de werkdruk toeneemt. De acceptatie van nieuwe tools en processen kan buitengewoon frustrerend zijn en vereist uitgebreide managementondersteuning. Collega-ontslagen kunnen ook een negatief effect hebben op de resterende werknemers. Om de gereedheid van het personeel te bepalen, moet een bedrijf mogelijk beoordelingsinstrumenten gebruiken, zoals zelfevaluaties. Mogelijk moeten ze ook hulpmiddelen voor coaching of counseling opzetten om ervoor te zorgen dat werknemers de psychologische ondersteuning krijgen die ze nodig hebben om door de verandering te navigeren.
#5. Breng belangrijke werknemers op de hoogte:
Nadat de strategieën zijn vastgesteld, moet het veranderteam ervoor zorgen dat alle leiders en managers van de organisatie aan boord zijn voordat de verandering wordt doorgevoerd. Deze managers zullen verantwoordelijk zijn voor het opleiden van teamleden over de visie en verwachtingen die horen bij het transitieplan en moeten bereid zijn om aanvullende training en morele ondersteuning te bieden.
Strategieën voor verandering
Goed ontwikkelde strategieën voor het beheer van organisatieveranderingen kunnen resulteren in verhoogde efficiëntie, sterker teamwerk en verbeterde financiële resultaten. Bedrijven moeten de tijd nemen om de juiste strategieën te ontwikkelen om negatieve resultaten te voorkomen.
#1. Communiceer eerlijk.
Leiders moeten ervoor zorgen dat de redenen voor verandering eenvoudig te begrijpen zijn. Er moet een gevoel van urgentie worden gecreëerd rond de reden waarom het bedrijf moet transformeren, of het nu gaat om het bestrijden van concurrentie-uitdagingen, het voldoen aan veranderende klantbehoeften of het upgraden naar moderne technologieën die het bedrijf zullen verbeteren. Communicatielijnen moeten open worden gehouden zodat werknemers kunnen bijdragen. Het verbloemen van de redenen voor een verandering en de uitdagingen die daarmee gepaard gaan, vervreemdt werknemers alleen maar en kweekt wantrouwen.
#2. Personeel inschakelen.
Medewerkers moeten geloven dat de verandering het bedrijf zal verbeteren en dat zij zullen profiteren van de transitie. Bedrijven kunnen coachingprogramma's, hulpmiddelen voor persoonlijke ontwikkeling en beloningssystemen aanbieden om het moreel positief te houden. Tijdens het hele proces moet om feedback van medewerkers worden gevraagd om te bepalen of strategieën of tijdschema's moeten worden aangepast.
#3. Wees opgewekt.
Leiders van veranderingsinitiatieven kunnen een beroep doen op de emoties van werknemers door enthousiasme op te wekken rond het realiseren van de nieuwe bedrijfsvisie. Managers kunnen empathie tonen door te erkennen hoe angst en vermoeidheid de prestaties kunnen beïnvloeden, volgens het artikel "10 Principles of Workforce Transformation" van Strategy+Business. Wanneer werknemers worstelen met verandering, hebben ze positieve aanmoediging en inspiratie nodig van hun managers. Leiders moeten vermijden om negativiteit op te leggen aan werknemers door hun eigen woede of twijfels te uiten.
#4. Implementeer revolutionaire verandering.
Hoewel organisatorische verandering vaak gelijk staat aan vooruitgang, profiteren werknemers van een gevoel van stabiliteit en vastberadenheid. Leiders moeten de nieuwe, transformationele visie verbinden met de langetermijnstrategie van het bedrijf, terwijl ze de geschiedenis van de organisatie en de successen uit het verleden eren. Wanneer werknemers een duidelijk beeld hebben van waar het bedrijf is geweest en waar het naartoe gaat, zijn ze meer betrokken bij de transformatie.
#5. Ga ermee door.
Organisatorische transformaties worden niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. De meeste succesvolle overgangen worden geleidelijk geïmplementeerd om de operatie soepel te laten verlopen. Leiders moeten volhardend zijn in het monitoren van verandering en bijsturen wanneer deze afwijkt van de doelen. Het transitieteam moet tijdens de transitie doelen en tijdlijnen opnieuw bekijken om te bepalen of aanpassingen nodig zijn.
Frequente enquêtes kunnen leiders helpen de betrokkenheid van medewerkers te meten, en interventies kunnen nodig zijn voor groepen of individuen die moeite hebben om de verandering te accepteren, volgens deze gids voor organisatietransformatie van CIO-medewerker Bart Perkins. Leiders moeten niet alleen volhardend zijn in het uitvoeren van deze stappen, maar ook geduld hebben om werknemers de tijd te geven die ze nodig hebben om zich aan te passen aan verandering.
#6. Gebruik online tools en bronnen.
Een aantal tools kan worden gebruikt om organisatieverandering te plannen en te implementeren.
- Prosci ADKAR-model — een model voor het plannen van verandermanagementprogramma's
- Creately — een online tool voor het maken van stroomschema's en andere wijzigingsdiagrammen
- Gantt-diagram — een tijdlijnvolgschema voor veranderingsprogramma's
- Het veranderkompas — een cloudgebaseerd platform voor veranderanalyse en -planning
- De Veranderwinkel — een softwareplatform voor het volgen van taken op het gebied van wijzigingsbeheer
- Het 8-stappenproces van John Kotter voor het leiden van verandering — een gids voor het leiden van organisatieveranderingen
Gemeenschappelijke organisatieveranderingen
Faillissementen en personeelsreducties tot overnames en producttransformaties zijn slechts enkele voorbeelden van organisatieveranderingen. Deze aanpassingen zijn nodig voor zowel grote bedrijven als kleine bedrijven, aangezien alle organisaties voortdurend hun strategieën moeten wijzigen om gelijke tred te houden met concurrentietrends en klantverwachtingen.
Volgens de Society for Human Resource Management zijn enkele van de meest voorkomende organisatorische veranderingen onder meer veranderingen in processen, veranderingen in leiderschap en herstructureringen van bedrijven. Ze bevatten;
#1. Nieuwe processen of programma's, inclusief digitale transformatie.
Wanneer bedrijven nieuwe technologieën toepassen, zoals de overstap naar de cloud of de implementatie van een nieuw CRM-systeem (Customer Relationship Management), worden vaak programma's voor het beheer van organisatieveranderingen geïmplementeerd. Nu kantoren overgaan op werken op afstand en retailers overgaan op online bestellen en bezorgen, komt digitale transformatie steeds vaker voor. Bedrijven kunnen ook een belangrijk proces veranderen, zoals de manier waarop nieuwe klanten aan boord komen.
#2. Nieuwe taakverantwoordelijkheden.
Werknemers kunnen worden gevraagd om van rol te veranderen wanneer bedrijven overstappen op nieuwere producten of werken om de efficiëntie te verbeteren. Sommige herschikkingen van banen zijn het resultaat van kostenbesparingen, ontslagen, outsourcing of procesautomatisering, waardoor het moeilijker wordt om de tevredenheid van werknemers te behouden.
#3. Nieuw leiderschap.
Wanneer een bedrijf het moeilijk heeft, wordt de hogere managementstructuur regelmatig door elkaar geschud. Wanneer de bedrijfsvoering stagneert, kan het aantrekken van een nieuwe CEO, president, verkoopleider of marketingmanager een effectieve manier zijn om nieuwe visies te ontwikkelen en de status quo te doorbreken.
#4. Reorganisatie van afdelingen of business units.
Bedrijven herstructureren vaak bedrijfseenheden om de efficiëntie te verhogen. Een grote onderneming kan bijvoorbeeld de marketingafdeling dichter bij verkoopvertegenwoordigers plaatsen om de berichtgeving aan klanten te verbeteren. Bedrijven kunnen ook worden geherstructureerd als gevolg van wijzigingen in de regelgeving die de manier wijzigen waarop bedrijfsprocessen kunnen plaatsvinden.
#5. Evenementen voor bedrijfsfusies en -overnames.
Bedrijven doen overnames om hun activiteiten uit te breiden of om bepaalde financiële doelen te bereiken. Wanneer twee bedrijfsculturen samensmelten, moeten strategieën en processen worden aangepast om de nieuwe bedrijfsdoelen te bereiken.
#6. Voorbeelden van organisatieveranderingen
Bedrijven hebben wisselend succes bij het doorvoeren van organisatieveranderingen. Volgens een recent onderzoek van McKinsey & Company ondervond meer dan 70% van de bedrijven die een digitale transformatie doormaakten tijdens de overgang een vertraagde of vastgelopen vooruitgang. Problemen met middelen, onduidelijke digitale strategieën, onvoldoende inzet, niet op elkaar afgestemde culturen en een gebrek aan kerncompetenties waren enkele van de redenen voor de ontsporing. Nadat de uitdagingen waren aangepakt, kon 36% van de organisaties het momentum herwinnen.
Succesverhalen over verandermanagement in organisaties
De volgende artikelen geven voorbeelden van succesvolle organisatieveranderingen:
#1. Amazon-ontwikkeling.
In slechts een paar decennia is Amazon uitgegroeid van een kleine online boekwinkel tot een wereldwijde online retailkrachtpatser. Amazon heeft altijd zwaar geïnvesteerd in technologie en bleef de concurrentie van grotere boekverkopers voor door klantvriendelijke online verkooptools aan te bieden. Het breidde geleidelijk zijn online aanbod uit, breidde zich internationaal uit en vertakte zich naar webhosting, elektronica, robotica en andere gebieden. Amazon is nu goed voor bijna de helft van alle online detailhandelsverkopen in de Verenigde Staten.
#2. De Apple-revolutie.
In 1997 stond Apple op de rand van faillissement toen het een geldinjectie ontving van Microsoft en een ingrijpende herstructurering onderging onder leiding van mede-oprichter Steve Jobs. Apple herzag geleidelijk zijn productassortiment en creëerde moderne, begeerlijke producten zoals de iMac en iBook. Het bedrijf ontwikkelde een behendige, out-of-the-box ontwerpstrategie waarmee het aan de behoeften van de klant kon voldoen, en Jobs leidde het bedrijf naar enorm succes met de lancering van de Apple Store, iPod, iTunes en iPhone.
#3. Het fabricageproces van Toyota.
Toyota's ontwikkeling van wat nu bekend staat als de lean manufacturing-filosofie is een van de meest bekende transformatieverhalen. De strategie was gericht op het verminderen van afval in productieprocessen, het opslaan van zo min mogelijk producten en snel schakelen wanneer verbeteringen nodig waren. Als gevolg van deze filosofie werd Toyota een van de beste autofabrikanten ter wereld en duizenden bedrijven over de hele wereld hebben gestroomlijnde werkwijzen toegepast.
Mislukte cases voor organisatieveranderingsbeheer
Er zijn ook veel voorbeelden van organisatieveranderingen die niet zijn gelukt. Deze bedrijven hielden doorgaans geen rekening met de wensen van klanten, innovaties van concurrenten en de inbreng van werknemers bij het ontwikkelen van hun bedrijfsontwikkelingsplannen, wat resulteerde in een ineffectieve visie en strategie.
#1. De opkomst en ondergang van Blockbuster.
De ondergang van Blockbuster is een klassiek voorbeeld van een bedrijf dat de concurrentie niet bij kan houden. Het bedrijf creëerde een innovatief bedrijfsmodel voor snelle groei in de filmverhuurbranche, maar het was te gefocust op het uitbreiden van zijn fysieke keten en kon niet concurreren met Netflix op de postorder- en digitale filmmarkt.
#2. Falen van Motorola.
Ondanks Motorola's geschiedenis van innovatie en het nemen van risico's, zorgde de komst van de smartphone voor aanzienlijke organisatorische uitdagingen. Het bedrijf zag een culturele verschuiving niet in de manier waarop consumenten hun mobiele telefoons wilden gebruiken, en interne onenigheid onder het management leidde tot een scherpe daling van het aantal innovatieve productlanceringen.
#3. De ondergang van Sears.
Net als veel andere fysieke retailers had Sears moeite om de online concurrentie bij te houden. Na het sluiten van honderden winkels werd het bedrijf failliet verklaard. De ondergang werd grotendeels toegeschreven aan de onwil van het topmanagement om te investeren in het moderniseren van winkels of het introduceren van nieuwe productaanbiedingen, in plaats daarvan zich te concentreren op kostenbesparingen in het licht van afnemende verkopen.
- DIGITALE STRATEGIE: Betekenistypes en transformatie
- VERANDERINGSBEHEER: stappen naar de wijzigingsbeheerprocessen
- CHANGE AGENTS: hoe u change agents in elke organisatie kunt identificeren
- CHANGE MANAGEMENT TOOLS: technieken en alles wat u moet weten
- Innovatieve ideeën voor bedrijven om te groeien in de New Normal
Referenties
