Er is maar één kans om een goede eerste indruk te maken tijdens de onboarding. Een eenvoudige onboarding-procedure met wat papierwerk en een personeelshandboek was voor veel bedrijven voldoende om vóór de pandemie rond te komen. Veel bedrijven zijn potentiële klanten en klanten kwijtgeraakt door hun slechte onboardingproces. Daarom willen we niet dat je dezelfde fout maakt en hebben we onderzoek gedaan naar de beste onboarding-praktijken. Blijf lezen om meer te weten te komen over best practices voor het onboarden van werknemers.
Best practices voor onboarding
Een van de laatste fasen van het wervingsproces is onboarding. De onboarding-procedures van elke werkgever kunnen qua formaliteit en structuur verschillen, maar een geslaagde procedure zal voor beide partijen voordelig zijn.
Het resultaat is dat nieuwe medewerkers snel kunnen bijdragen aan uw organisatie en zich snel kunnen aanpassen aan de vaardigheden en attitudes die nodig zijn voor hun nieuwe functie.
Onze beste aanbevelingen om het correct te doen, worden hieronder weergegeven:
#1. Regelmatige communicatie
Vanaf het moment dat ze het aanbod accepteren tot het moment dat ze voor je aan de slag gaan, is het van cruciaal belang om je nieuwe medewerker geïnteresseerd te houden. Ze voelen zich misschien meer op hun gemak en worden enthousiast over uw bedrijf en afdeling.
De beste sollicitanten willen natuurlijk meteen aan de slag, dus bedenk voordat ze voor je aan de slag gaan alles wat ze zouden kunnen doen dat nuttig voor hen zou kunnen zijn in hun begindagen op de post.
#2. Denk aan online inschrijven
Het gebruik van een online aanpak heeft verschillende voordelen. Formulieren kunnen van tevoren worden ingevuld en in uw systeem worden ingevoerd, wat tijd bespaart op de eerste dag en de nieuwe werknemer en zijn manager in staat stelt zich te concentreren op meer kritieke taken. Uw onboarding-procedure kan anders zijn als u een fulltime externe medewerker in dienst heeft.
#3. Houd rekening met de aankomstdatum en het plan.
Een nieuwe medewerker wil niets liever dan op zijn eerste werkdag komen opdagen en ontdekken dat ze helemaal niet verwacht werden of dat hun management hun komst niet goed had gepland.
Dit geeft een slecht, onzorgvuldig en ongeorganiseerd beeld van het bedrijf. Zorg ervoor dat alle passen, werkstations, computersoftware, rekeningen en goedkeuringen zijn voorbereid en dat u wordt geïnformeerd over wanneer ze worden verwacht.
#4. Maak een inleiding
Op de eerste dag moeten een inleiding tot het bedrijf en een basisrolspecifieke introductie worden gegeven. Overweeg extra vereiste vaardigheden, zoals gezondheids- en veiligheidsprocedures, aangezien u wettelijk verplicht bent ervoor te zorgen dat uw personeel op deze gebieden deskundig is.
#5. Kies een mentor of buddy.
Als het nog geen onderdeel is van je onboarding-procedure, overweeg dan om een buddy of mentor aan te wijzen. De nieuwe medewerker zal zich op zijn gemak voelen bij het stellen van 'alledaagse' vragen aan de meer doorgewinterde collega, die ze misschien niet aan hun baas willen stellen.
Best practices voor onboarding van werknemers
#1. Begin met onboarding vóór de eerste werkdag van uw nieuwe medewerker
Veel bedrijven maken de fout om de oriëntatie en onboarding uit te stellen tot de eerste werkdag van de nieuwe werknemer. Maar vaak duurt het dagen, weken of zelfs maanden vanaf het ontvangen van een baanaanbieding voordat uw nieuwe medewerker aan zijn nieuwe werk begint.
#2. Stel fantastische wervings- en welkomstprocedures op
Een uitstekende eerste indruk kan worden gemaakt door een geweldige wervingservaring te bieden. Dat wervingsproces omvat echter veel meer dan je nieuwe teamleden een koffiemok of een lijst met bedrijfsvoorschriften sturen.
Overweeg om een nieuwe aanwervingschecklist te maken die een aantal van de volgende nieuwe aanwervingspraktijken bevat om uw nieuwe werknemer te helpen een snelle start te maken en hen voor te bereiden op niet alleen hun eerste dag in hun nieuwe functie, maar ook op hun eerste maand:
- Stuur een telefoontje en een e-mail om de nieuwe medewerker te begroeten.
- Stuur een welkomstpakket naar nieuwe medewerkers.
- Stel de werkuitrusting en middelen in voor de nieuwe medewerker.
- Maak een planning en programma voor een oriëntatie.
- Geef gelegenheid om collega's te begroeten
#3. Betrek senior leiders bij het vaststellen van de organisatiecultuur.
Uw personeelsafdeling is niet de enige die verantwoordelijk is voor onboarding. Bij de ontwikkeling van een onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers zijn vaak HR-specialisten betrokken, maar het uitvoeren van onboardingactiviteiten is de taak van de hele organisatie, inclusief teamleden, supervisors en senior leiders.
Door een senior leider, zoals een oprichter, erbij te betrekken, krijgt die persoon de kans om bedrijfsprincipes en acceptabel gedrag te bespreken, terwijl het nieuwe werknemers ook helpt de bedrijfscultuur en geschiedenis te begrijpen.
#4. Gebruik maken van onboarding software
Van het invullen van het papierwerk voor werving tot het uitvoeren van oriëntatie- en trainingsprogramma's voor nieuwe medewerkers, een efficiënt onboardingproces omvat een grote verscheidenheid aan banen en activiteiten.
Veel HRIS-softwarebedrijven bieden geautomatiseerde, geïntegreerde onboarding-oplossingen die de behoefte aan papieren formulieren verminderen, overbodige gegevensinvoer overbodig maken en de procedure stroomlijnen.
#5. Stel samen met uw werknemer een levenstestament op.
Of het nu tussen teamleden is of een manager en een lid van hun team, een vertrouwensovereenkomst dient als hoeksteen voor een productieve werkrelatie(s). Het moet gezamenlijk worden ontwikkeld, gedocumenteerd, geëvalueerd en regelmatig bijgewerkt als een levend document.
Best practices voor het inwerken van nieuwe medewerkers
Omdat het individuen voorbereidt op hun rol, is onboarding cruciaal voor nieuwe medewerkers. Het is jouw verantwoordelijkheid als leider om ervoor te zorgen dat hun overdracht zo soepel mogelijk verloopt. Gezonde onboarding-procedures zijn de sleutel.
U kunt uw team content en productief houden door de onboarding best practices van deze vijf medewerkers na te leven.
#1. Leer de werking van uw nieuwe werknemer kennen.
Omdat elke persoon uniek is, is het essentieel om de beste methode te begrijpen om de rekruut in het personeelsbestand te integreren. Ontdek wat ze uit hun baan hopen te halen, hoe ze het liefst worden behandeld en hoe ze werk in het algemeen benaderen.
Door de nodige verbeteringen aan te brengen die hun overdracht beter zullen ondersteunen, kunt u de onboarding vergemakkelijken nadat u deze factoren heeft begrepen.
#2. Beschrijf hen de essentiële teamleden en afdelingen.
Het introduceren van nieuw aangenomen talent bij doorgewinterde werknemers is een van de meest cruciale onderdelen van onboarding. Denk aan de mensen met wie ze vaak zullen samenwerken. Zorg ervoor dat ze essentiële personen ontmoeten, inclusief teamleiders.
#3. De intensiteit van uw training moet goed in balans zijn.
Nadenken over hoeveel training u nieuwe medewerkers geeft voordat u ze aan boord neemt, is van cruciaal belang. Elk heeft zijn nadelen en het kan eenvoudig zijn om te overtrainen of te ondertrainen.
Ze overladen het personeel met kennis wanneer er een teveel aan training is. Het menselijk brein kan niet zoveel informatie vasthouden, in tegenstelling tot wat je denkt dat hen zou helpen sneller bij te praten.
Aan de andere kant is onvoldoende training ook niet effectief. Door medewerkers te vertellen dat ze alles zelfstandig moeten doen met weinig hulp, vertel je ze dit effectief.
#4. Zorg ervoor dat je opbouwende kritiek gebruikt
Je moet geen perfectie verwachten van een nieuwe medewerker, want niemand is foutloos. Om leren door falen aan te moedigen, is het nuttig om een cultuur te creëren. Dit maakt deel uit van het geven van opmerkingen die hen voorbereiden op de lange termijn.
#5. Onderhoud je dialoog.
Tijdens het onboardingproces moet u uw nieuwe medewerkers verschillende keren opvolgen. Tenzij u het rechtstreeks vraagt, kunt u niet zeggen hoe een nieuwe medewerker zich aanpast.
Informeer naar hun vorderingen, gebieden waar hulp nodig is en eventuele vragen die ze nog hebben. Zorg ervoor dat hun mening eerlijk wordt gehoord, omdat dit hen zal inspireren om suggesties te doen die uiteindelijk uw bedrijf kunnen verbeteren.
Best practices voor onboarding van klanten
#1. Maak voor uw klanten een duidelijke routekaart.
Creëer een duidelijk pad voor uw klanten om als eerste stap naar beneden te reizen. Tijdens het onboarding-proces is er niets zo deprimerend als dat uw klant zich onduidelijk voelt over wat de volgende stap zal zijn. Creëer een doordachte ervaring voor uw klanten.
#2. Herken de behoefte van de klant
Als je klanten tijdens de onboarding een emotionele breuk hebben ervaren, kan dat zijn omdat je niet goed oplet wat ze te zeggen hebben. Bedrijven moeten op de hoogte zijn van de eisen en problemen van hun klanten. Let op de onboarding-componenten die ze niet begrijpen en welke ze onduidelijk vinden. Concentreer u vervolgens op het verbeteren van dat kenmerk van de ervaring of het eenvoudiger maken van de uitleg die daarbij hoort.
#3. Stel doelen en deadlines vast.
Het vooraf instellen van de verwachtingen van een klant is een goed idee voordat ze een product of dienst gaan gebruiken. Door dit te doen, kunt u een duidelijker beeld krijgen van wat u ze gaat geven en een goed idee krijgen van wat ze met uw aanbod willen doen.
#4. Beschikken over een probleemoplossende mentaliteit.
Tijdens het onboardingproces zal niet alles volgens plan verlopen. Zelfs als u zich houdt aan de onboarding-sjabloon voor klanten, kunnen er nog steeds enkele items zijn die u over het hoofd ziet vanwege contextuele verschillen met uw klant.
Misschien valt het adres van uw klant buiten het bereik van uw 3PL-leverancier, of is de service die ze proberen te gebruiken niet wat ze nodig hebben. Een probleemoplossende aanpak is nuttig in situaties als deze.
#5. Automatiseer routinematige handelingen
Een van de gemakkelijkste methoden om een onboardingproces te versnellen, is door een herhaalbaar onboardingframework voor klanten te ontwikkelen. Elke keer dat een onboarding on the fly is gedaan, gaat er tijd verloren voor zowel het bedrijf als de klant. Automatiseer dan wat geautomatiseerd kan worden.
Best practices voor virtuele onboarding
#1. Vroeg beginnen met het onboardingproces
Bedrijven op afstand stellen het begin van het onboardingproces vaak uit tot de eerste dag van de werknemer. Naar onze mening begint de beste manier van handelen ruim voordat uw nieuwe teamlid zich meldt.
Stuur een welkomstpakket zodra de aanwervingsprocedure voor nieuw personeel is afgerond.
#2. Maak en verspreid een onboardingschema of -agenda.
Naast het leveren van swag, raden we je aan om een agenda in je welkomstpakket op te nemen met daarin de tijdlijn voor de onboarding van je nieuwe medewerker en de eerste twee weken.
Dit kalmeert hun aanvankelijke angst door ze een voorproefje te geven van wat er gaat komen (zonder ze te overweldigen).
#3. Geef eenvoudige taken om vertrouwen en gemak te stimuleren
Bereid een paar eenvoudige activiteiten voor die uw nieuwe medewerkers in het begin kunnen uitvoeren om hen te helpen vertrouwen te winnen voordat er substantieel werk nodig is. Geef ze HR-formulieren om in te vullen, vraag ze om een korte video te bekijken, stel hun Slack- en PM-softwareprofielen in en meer.
#4. Plan virtuele training
Overweeg om een paar virtuele trainingssessies toe te voegen aan het schema van uw nieuwe medewerker. U kunt ze koppelingen geven naar internethandleidingen, interne trainingsfilms of Google Slides-presentaties voor presentaties tijdens de training. Met behulp hiervan kunnen ze hun schema inhalen.
#5. Plan online vergaderingen met individuen en groepen om het team voor te stellen
Iedereen kan zijn collega's virtueel ontmoeten in een minder angstaanjagende omgeving. Het schema moet een paar videogesprekken bevatten, te beginnen met kleinere groepen werknemers met wie ze vaak contact hebben.
Wat zijn de 5C's van onboarding?
De 5C's van onboarding zijn:
- Conformiteit
- Verduidelijking
- Culture
- Verbinding, en
- Terugchecken
Wat zijn de 3 fasen van de onboarding van werknemers?
Wanneer HR-teams de term 'onboarding' gebruiken, impliceren ze in wezen alles wat er gebeurt om een nieuwe medewerker aan het werk te krijgen nadat ze een aanbiedingsbrief hebben ondertekend. Deze verschillende activiteiten vallen vaak uiteen in drie overlappende fasen:
- Administratie
- Oriëntatie, en
- inschakelen.
Hoe ziet een goede klantonboarding eruit?
Je onderhoudt de klantbetrokkenheid met een goed onboardingproces. Hun succesvolle gebruik van uw product zal het resultaat zijn van uw hulp om hen te helpen de waarde die het biedt te begrijpen en te ervaren. Maar wat nog belangrijker is, het zal hen een motivatie geven om terug te keren en het herhaaldelijk te gebruiken. Toenemende proefconversies.
Hoe maak ik een onboarding-checklist?
Volg deze stappen om een Onboarding Checklist te maken:
- Analyseer de vereisten van de functie.
- Ze moeten de checklist in secties verdelen.
- Maak een lijst met vereisten voor het inhuren.
- Maak een lijst met taken voor de eerste dag.
- Geef ze taken die ze gedurende de eerste week moeten uitvoeren.
- Neem na de eerste maand contact met hen op.
Hoe kunt u de onboarding van klanten verbeteren?
Het onboarden van nieuwe medewerkers moet eenvoudig en flexibel zijn. De gunstige perceptie van klanten van uw merk en hun kans om klant te worden, wordt versterkt wanneer ze getuige zijn van de snelheid, het comfort, de veiligheid en het gemak dat u tijdens de onboarding tentoonspreidt.
Veelgestelde vragen over best practices voor onboarding
Welke kenmerken definiëren een succesvol onboarding-systeem?
Een succesvol onboardingproces vindt een balans tussen het overdragen van kennis, het creëren van opwinding en het koesteren van relaties. Bedrijven kunnen nieuwe medewerkers de kennis, contacten en middelen bieden die ze nodig hebben om zich op hun gemak en voldoende vertrouwen te voelen om uitstekend werk te leveren door het onboardingproces zorgvuldig te organiseren.
Wie moet het onboardingproces afhandelen?
De rekruteringsmanager is de ideale persoon om de nieuwe medewerker de nodige training te geven om te slagen in zijn functie, wat een van de meest cruciale onderdelen van onboarding is.
Conclusie
U kunt zien dat het onboardingproces essentieel is na het wervingsproces. Volg de stappen in dit artikel zodat uw medewerkers en klanten zich thuis voelen en een goede indruk van u als HR krijgen.
- Werknemer van de maand; Best practices, sjablonen en ideeën
- Contractbeheersystemen; Beste software van 2023
- De beste HR-systemen voor kleine bedrijven in 2023 ( BIJGEWERKT)
- ONBOARDING VAN WERKNEMERS: wat u moet weten over het hele onboardingproces
- Nieuwe best practices voor onboarding van nieuwe medewerkers in 2023
Referenties
