HR-managers worden dagelijks geconfronteerd met verschillende problemen, maar geen enkele is intensiever dan rekrutering en onboarding van werknemers. De vraag is niet te stillen, maar de talentenpool slinkt geleidelijk. Ondanks het tekort aan talent is het vinden van de juiste kandidaat belangrijker dan ooit geworden. Maar zodra de juiste persoon is gevonden, komt er een nog grotere taak naar boven. Daarom zullen we in dit stuk meer praten over het onboarden van werknemers, de checklist, het proces en de training.
Na talloze uren te hebben besteed aan het zoeken naar, vinden, interviewen en rekruteren van de perfecte mensen, als de nieuwe medewerker vertrekt naar een groenere weide, zullen al je inspanningen voor niets zijn en ben je weer terug bij af.
Wat is onboarding?
Onboarding is een term uit de human resources-industrie die verwijst naar het proces van het introduceren van een nieuw aangenomen persoon bij een bedrijf. Onboarding, ook wel socialisatie van de organisatie genoemd, is een cruciaal aspect om werknemers te helpen bij het begrijpen van hun nieuwe rollen en werkbehoeften. Het is het proces dat hen in staat stelt te integreren met de rest van het bedrijf. Er zijn verschillende acties die deel uitmaken van het onboardingproces, van de vacature tot teamtraining.
Hoe lang duurt het onboarden?
Onboarding kan enkele weken tot een jaar duren, hoewel de meest effectieve onboarding meestal minstens een paar maanden duurt. Wanneer het onboardingproces is voltooid, moeten werknemers zich zelfverzekerd en capabel voelen.
Hoewel er geen vaste regel is over hoe lang het onboardingproces voor een nieuwe werknemer moet duren, is het belangrijk om grondig te zijn. Veel bedrijven hebben een onboarding-proces dat ongeveer een maand of een paar weken duurt, waardoor nieuwe werknemers het risico lopen overweldigd te raken door hun nieuwe taken en geen verbinding te maken met de rest van het bedrijf.
Veel HR-professionals raden aan dat een onboarding-proces 90 dagen duurt, hoewel sommige specialisten voorstellen dat het proces tot een jaar duurt. Dit zorgt ervoor dat werknemers de middelen krijgen die ze nodig hebben om kennis te maken met de organisatie, hun opleiding te assimileren en met vertrouwen hun taken uit te voeren zoals verwacht.
Onboarding van medewerkers
Onboarding van medewerkers wordt door elke organisatie anders gedefinieerd. Hoewel het proces vrijwel identiek is, maken de tijdspanne en de betrokken taken elk onboardingprogramma uniek.
Sommige HR-managers lijken te denken dat het onboardingproces slechts het invullen van papierwerk voor nieuwe medewerkers is. Slimmere en meer gemotiveerde teamleden hebben echter een andere kijk op wat onboarding inhoudt. Ze beschouwen de gehele periode vanaf het moment dat een aanbieding wordt uitgebracht tot het moment dat een medewerker een waardevolle bijdrage aan de organisatie levert, als onderdeel van de onboarding van medewerkers.
Vanaf het moment dat je een aanbod doet totdat de persoon daadwerkelijk begint te produceren in een rol, vindt on boarding plaats. De tijd die hiervoor nodig is, kan echter per bedrijf verschillen. Sommige bedrijven beschouwen onboarding als een eendaags evenement, terwijl anderen het beschouwen als een proces van 18 maanden. Desalniettemin beginnen bijna alle bedrijven met het onboarding-proces van werknemers onmiddellijk nadat een aanbiedingsbrief aan een potentiële werknemer is bezorgd.
On boarding zijn alle dingen die in deze tijd gebeuren, zoals het oriëntatieprogramma, het trainingsplan, het opstellen van prestatie-indicatoren en het maken van een feedbackloop.
Wat is de workflow voor onboarding van werknemers?
Een workflow voor het aan boord gaan van een werknemer is een reeks vooraf gedefinieerde fasen die een nieuwe werknemer blootstellen aan de omgeving en cultuur van het bedrijf. Een vlekkeloos onboardingproces is essentieel voor bedrijven om vroegtijdig met hun werknemers in contact te komen en hen een positieve onboarding-ervaring te bieden. Het onboardingproces bestaat uit een verscheidenheid aan activiteiten, zoals oriëntatie van nieuwe werknemers, training, socialisatie, enzovoort.
Waarom is een efficiënte onboarding van werknemers belangrijk?
Onboarding van medewerkers is de eerste interactie die een medewerker heeft met het bedrijf na het lange sollicitatieproces.
- Als de ervaring niet aan de verwachtingen voldoet, kan uw werknemer spijt krijgen van het accepteren van de baanaanbieding.
- Een slecht onboardingproces kan hun perspectief veranderen. Het geeft hen vooroordelen over het bedrijf en dwingt werknemers uiteindelijk om vroegtijdig ontslag te nemen.
- Een robuust onboardingproces voor werknemers is nodig om uw nieuwe medewerkers te helpen zich te vestigen in hun baan, de organisatie te leren kennen, duidelijkheid te krijgen over hun functiedoelstellingen en een positieve relatie met andere werknemers te ontwikkelen.
- Een opmerkelijke onboarding-ervaring zorgt er niet alleen voor dat medewerkers zich welkom voelen, maar helpt hen ook sneller aan te sluiten bij de huidige organisatiefamilie.
- HR-managers zijn nu al overbelast. Alleen al het vooruitzicht om de enorme hoeveelheid papierwerk aan te pakken die nodig is bij het aan boord gaan, is genoeg om nachtmerries te veroorzaken.
Het verkorten van het onboardingproces maakt dus niet alleen indruk op nieuwe medewerkers, maar vermindert ook de werkdruk van het HR-team.
Onboarding proces
Wanneer een potentiële werknemer een aanbiedingsbrief accepteert, wordt deze een officieel lid van de organisatie. Het onboarding proces bestaat uit de volgende stappen.
#1. Werknemers informeren over het bedrijfsbeleid en de voordelen.
Geef gedetailleerde informatie over beleid en personeelsbeloningen op de eerste dag van de werknemer in de organisatie. Alles, van naleving tot verzekeringen tot fiscale verantwoordelijkheden tot bedrijfsbeleid inzake verlof en diversiteit en inclusie, moet in de trainingssessie of materialen worden behandeld. Laat de werknemer op dit punt alle nalevingspapieren ondertekenen die formeel hun lidmaatschap van de organisatie bevestigen.
Als digitale handtekeningenOpent een nieuw venster zijn toegestaan op staats-/federale nalevingsdocumenten in uw land, kunt u software voor het aan boord gaan van werknemers gebruiken om de juiste documentatie door te geven aan nieuwe werknemers vóór hun eerste werkdag bij het bedrijf. Dit betekent dat ze vooraf alle nalevingsverplichtingen kunnen vervullen en vanaf de eerste dag bijdragende leden van het team kunnen worden.
#2. Geef uitleg over de rol
Wat moet een werknemer precies doen in het kader van zijn functie? Een uitsplitsing van al hun dagelijkse taken is nodig om mensen te helpen hun functie te begrijpen. Wie communiceert deze informatie? De manager is het best gepositioneerd om een duidelijk beeld te geven van wat de rol van een medewerker op dit punt in het onboardingproces inhoudt.
Deze informatie moet gedurende de eerste 30 dagen op de baan worden verstrekt, naarmate de nieuwe werknemer leert en langzaamaan eigenaar wordt van zijn functie. In dit proces is het ook nodig om de werknemer te vertellen met wie ze moeten samenwerken om hun werk gedaan te krijgen, zowel leden van hun eigen teams als leden van andere teams, samen met de rapportagematrix voor dergelijke partnerschappen.
#3. Faciliteren van trainingen
De directe manager is de beste persoon om training te faciliteren als onderdeel van het onboardingproces op lange termijn. Zelfs de meest doorgewinterde werknemer moet een trainingssessie krijgen om te begrijpen hoe de processen in hun nieuwe bedrijf of nieuw team lopen.
Bedrijven kunnen al beginnen met het geven van deze training nog voor de eerste werkdag van de werknemer bij de organisatie. Basistrainingsmateriaal kan per e-mail worden verzonden en werknemers kunnen een samenvatting krijgen van de taken die ze moeten uitvoeren via software voor het aan boord gaan van werknemers.
#4. Integreren in organisatiecultuur
Assimilatie in de organisatiecultuur is een continu proces. Maar als een medewerker bij de organisatie komt, moeten HR-managers en teammanagers hem een breed beeld van de cultuur geven. Hoe kunnen ze dit doen? Eén methode is ervoor te zorgen dat de visie en de missieverklaring van het bedrijf de cultuur weerspiegelen.
#5. Help sociale banden aan te gaan met collega's
Hoewel dit niet volledig de verantwoordelijkheid van de manager/HR is, is het hun taak om communicatie tussen medewerkers mogelijk te maken, ook al staan sommige medewerkers niet erg open voor integratie. Dit houdt in het bevorderen van een omgeving waarin vriendschappen tussen collega's worden bevorderd.
Verschillende bedrijven gebruiken het new-hire buddy-systeem, waarbij één medewerker wordt toegewezen om de nieuwe medewerker te helpen navigeren op de werkplek, van werkgerelateerde activiteiten tot administratieve vragen en alles daartussenin.
Onboarding-checklist
Een onboarding-checklist is een techniek voor rekruteringsmanagers om de stappen te organiseren die nodig zijn om nieuwe medewerkers te helpen tijdens hun eerste dagen en maanden bij een bedrijf. De checklist garandeert dat elke belangrijke fase van het onboardingproces voor nieuwe medewerkers wordt voltooid. Het dient als startpunt voor functiespecifieke procedures.
Maar u moet weten dat het invullen van een onboarding-checklist niet noodzakelijkerwijs leidt tot een succesvolle onboarding. Het grootste onboardingproces vindt een balans tussen de behoeften van de werknemer, zoals hen helpen bij het belichamen van de bedrijfscultuur, en onverwachte praktische gebeurtenissen.
Wat moet er in een onboarding-checklist staan?
Dit zijn een paar dingen die elke onboarding-checklist zou moeten hebben:
- Wervingsproces
- Rol van de medewerker
- Doelen stellen
- Jobtraining
- Inleiding tot de bedrijfscultuur
- Datums voor inchecken
- Ontmoeting met andere werknemers of leidinggevenden
- Documentatie
- Het product leren kennen
Instaptraining
Een succesvol training- en onboardingprogramma kan ervoor zorgen dat nieuwe werknemers zich welkom voelen, zich aanpassen aan uw bedrijfscultuur en sneller productief worden. Training voor nieuwe medewerkers en mogelijkheden voor permanente educatie kunnen u ook helpen bekwame teamleden te behouden.
Hier zijn zes uitstekende praktijken om u te helpen nieuwe werknemers drastisch te beïnvloeden tijdens training en onboarding.
#1. Stel in een vroeg stadium kerncompetenties vast.
Bereid uw nieuwe medewerkers voor op hun verantwoordelijkheden door hen tijdens hun eerste 30 dagen te helpen bij het ontwikkelen van bepaalde kerncompetenties. Dit kan alles omvatten wat ze zouden moeten leren om te floreren in hun rol, zoals productkennis en messaging, tools, soft skills en cross-functionele teaminteracties.
#2. Benadruk de sterke punten van uw teamleden.
Het grootste deel van de tijd is training gericht op het identificeren van de groeigebieden van een werknemer en het verbeteren van hun zwakkere vaardigheden. Toch is het cruciaal om ook de sterke punten van uw teamleden te cultiveren. Op sterke punten gebaseerd leren kan de betrokkenheid van werknemers met wel 23% vergroten en het verloop met 73% verminderen.
#3. Verleng de onboardingduur van 90 naar 365 dagen.
Gemiddeld behalen nieuwe rekruten een productiviteitspercentage van 25% in hun eerste maand, een productiviteitspercentage van 50% in hun tweede maand en een productiviteitspercentage van 75% in hun derde maand. Toch kan het een jaar duren voordat een nieuwe rekruut zijn topprestatiepotentieel bereikt.
#4. Aan boord in kleine groepen
Het onboarden van nieuwe werknemers in groepen kan samenwerkend leren stimuleren en tegelijkertijd een onmiddellijk gevoel van kameraadschap creëren en een sterke cultuur bevorderen. Uit onderzoek blijkt dat wanneer werknemers zich verbonden voelen met het bedrijf en de bedrijfscultuur, hun prestaties met wel 22 procent verbeteren.
#5. Erken de vroege prestaties van uw teamleden
Het erkennen van teamleden voor hun prestaties tijdens het aan boord gaan laat zien hoeveel waarde uw bedrijf hecht aan training, leren en ontwikkeling van nieuwe medewerkers. Het moedigt teamleden ook aan om deel te nemen aan toekomstige leeractiviteiten, aangezien erkenning 85 procent van de werknemers inspireert om meer te presteren.
#6. Ontwikkel strategieën voor de ontwikkeling van werknemers op de lange termijn.
Bespreek tijdens het onboardingproces carrièredoelen voor de lange termijn met uw nieuwe teamleden en maak bijpassende groeiplannen zodat ze kunnen deelnemen aan doorlopend leren. Dit geeft nieuwe werknemers een idee van hun toekomst bij uw organisatie, wat leidt tot vroege betrokkenheid en tevredenheid van werknemers.
Wat zijn de 4 fasen van onboarding?
4 fasen van onboarding van werknemers:
- Preboarden.
- Inwerken en verwelkomen van nieuwe medewerkers.
- Training.
- Overgang naar de nieuwe rol.
Wat is het doel van onboarding?
Onboarding helpt nieuwe medewerkers zich aan te passen aan de sociale en prestatieaspecten van hun werk, waardoor ze snel effectieve, bijdragende leden van de organisatie kunnen worden. Dit rapport, Onboarding New Employees: Optimizing Success, biedt u de middelen die u nodig hebt om een efficiënt onboardingproces in uw bedrijf te ontwikkelen.
Wat is het verschil tussen deelnemen en onboarden?
Oriëntatie is het proces dat plaatsvindt kort nadat een medewerker begint om hem bewust te maken van de bedrijfscultuur en het werk dat gedaan moet worden. Het kan een week of een maand duren. Onboarding daarentegen is een langdurig proces dat tot drie maanden of een jaar kan duren.
Wat is een voorbeeld van onboarding?
De nieuwe medewerker rondleiden op kantoor en hem of haar voorstellen aan andere medewerkers. De nieuwe medewerker mee uit eten nemen op hun eerste dag. Regelmatig inchecken bij de nieuwe medewerker.
Wat zijn de 5 C's van onboarding?
De 5c's staan voor naleving, verduidelijking, cultuur, verbindingen en controle.
Betekent onboarding ingehuurd?
Ja. Het proces van het integreren van nieuwe medewerkers in de organisatie wordt 'onboarding' genoemd.
Wie heeft er baat bij onboarding?
Onboarding is belangrijk omdat het werknemers vertrouwd maakt met hun rol, de waarden van het bedrijf en het aanbod van het bedrijf. Het betrekt ook werknemers, produceert werknemers die toegewijd zijn aan het succes van het bedrijf en helpt bij het behouden van nieuwe medewerkers door ze het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het team.
Welke vaardigheden heb je nodig voor onboarding?
Laten we eens kijken naar de vaardigheden die worden vermeld in een typische taakomschrijving van een onboarding-expert:
- Communicatieve vaardigheden.
- Capaciteit voor effectief teamwerk.
- Ervaring met Microsoft Office en HRIS systemen.
- Kennis van het arbeidsrecht.
- Goede tijdmanagementvaardigheden.
Conclusie
Een sterke onboarding tool moet nieuwe medewerkers motiveren om zonder aarzelen het nieuwe bedrijfsterrein te verkennen. Met een geautomatiseerd onboardingproces kunnen nieuwe rekruten minder tijd besteden aan het invullen van papierwerk en meer tijd besteden aan het leren over de principes van het bedrijf, het verkennen van de werkplek en het maken van nieuwe vrienden.
Gerelateerde artikelen
Nieuwe best practices voor onboarding van nieuwe medewerkers in 2023
ONBOARDING VAN WERKNEMERS: wat u moet weten over het hele onboardingproces
ONBOARDING BEST PRACTICES: voor werknemers en klanten.
Werknemers inhuren voor kleine bedrijven en startups: een gedetailleerde gids
15 beste strategieën voor klantbehoud die de winst verhogen (gids)
Referenties
