Een matrixbeheerorganisatie stelt medewerkers in staat te rapporteren aan meerdere leidinggevenden. Sommige bedrijven gebruiken matrixbeheer om hun activiteiten te stroomlijnen. Hoewel dit type organisatie misschien niet voor iedereen geschikt is, is het van cruciaal belang om de voordelen en toepassing ervan te begrijpen om te beoordelen of het het beste past bij u en het bedrijf waarvoor u werkt. In dit bericht gaan we in op de matrixbeheerstructuur, de voor- en nadelen ervan en hoe u deze het beste kunt implementeren op uw werkplek.
Wat is matrixbeheer?
Matrixbeheer is de organisatiestructuur die door bedrijven wordt gebruikt om de taken van werknemers te verdelen en hen te laten rapporteren aan tal van supervisors. De projectmanager en de functionele manager zijn de twee basiscommando's in matrixbeheer.
Vanwege de talrijke matrixmanagementstijlen is het van cruciaal belang om te begrijpen wat ze proberen te bereiken om te beoordelen of dit type management geschikt is voor u en uw bedrijf.
Soorten matrixbeheer
Matrixmanagementstijlen kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën:
#1. Zwakke Matrix
De projectmanager heeft weinig zeggenschap in deze matrixsystemen. Dit zou kunnen betekenen dat ze niet worden gerapporteerd. In een zwakke matrix verschuift de macht naar de functioneel beheerder, terwijl projectmanagers meer de rol van projectcoördinator op zich nemen.
#2. Evenwichtige matrix
Projectmanagers en functioneel beheerders hebben gelijke bevoegdheden en macht in een evenwichtige matrix. Projectmanagers identificeren de capaciteiten die nodig zijn voor een project, en functionele managers wijzen personeel toe om aan die behoeften te voldoen. Leden van het team houden beide managers op de hoogte van hun voortgang en prioriteiten.
#3. Sterke matrix
Projectmanagers hebben de meeste autoriteit in een sterke matrix en teamleden rapporteren aan hen. Dit houdt in dat projectmanagers ook middelen moeten verdelen en verantwoordelijkheden moeten toekennen aan elk teamlid. Een krachtige matrix heeft vaak één professional met de meeste invloed op een project, waardoor teamleden hun communicatie naar dit ene management kunnen sturen.
Verantwoordelijkheden en rollen in een matrixmanagementstructuur
Hoewel een matrixbeheerstructuur verschillende functies heeft, zijn de volgende de belangrijkste.
#1. Matrix-medewerkers
Individuele medewerkers in een op matrix gebaseerde organisatie worden matrixmedewerkers genoemd. Zoals eerder gezegd, worden matrixmedewerkers en hun vaardigheden door meerdere afdelingen gebruikt om verschillende projecten uit te voeren. Dit betekent dat zij zowel aan hun functioneel beheerder als aan hun lijnmanagers moeten rapporteren. Het is ook vereist dat ze hun vaardigheden op regelmatige basis verbeteren en relevant blijven voor hun huidige functie, zodat ze gemakkelijk kunnen worden ingezet bij andere initiatieven.
#2. Functionele Beheerders
Functionele managers (een ander woord voor projectmanagers) hebben de leiding over een bepaalde functie of project. Ze zullen verschillende soorten middelen nodig hebben om hun leveringsverplichtingen gedurende de levenscyclus van het project na te komen. Als gevolg hiervan nemen ze periodiek contact op met de overeenkomstige resourcemanagers om beoefenaars aan boord te nemen of te ontslaan. Zodra middelen zijn toegewezen aan een functionele eenheid, is het de rol van de functioneel beheerder om toezicht te houden op hun dagelijkse activiteiten. Terwijl ze in dat project worden ingezet, hebben de resources een gestippelde rapportagelijn naar de functioneel beheerder.
#3. Lijnmanagers
Binnen de matrixorganisatie rapporteert elke resource direct aan een lijnmanager of afdelingsmanager. Deze managers zijn verantwoordelijk voor taken zoals functioneringsgesprekken, compensatieaanpassingen, opleidings- en ontwikkelingsplannen, enzovoort. Ze zijn niet verantwoordelijk voor de dagelijkse acties van hun directe ondergeschikten (DR's), maar ze gebruiken wel prestatiefeedback van de relevante functionele managers om belangrijke beslissingen te nemen. Ze worden ook wel personeelsmanagers genoemd en de rapportagelijn tussen een manager en een DR wordt niet vaak gewijzigd. Ook in een matrixorganisatie kan een medewerker zowel functioneel beheerder als lijnmanager zijn.
Hoe de matrixbeheerstructuur te implementeren
Overweeg de volgende stappen om een matrixbeheerstructuur correct in te zetten op uw werkplek:
#1. Bepaal aan wie de medewerkers rapporteren.
Het verzamelen van een lijst van al het personeel en lopende projecten is de eerste fase bij het implementeren van een matrixbeheersysteem in het bedrijf. Als je eenmaal hebt bepaald welke talenten nodig zijn voor een bepaald project, wijs dan individuele medewerkers of teams toe aan die projecten en identificeer aan wie ze rapporteren.
Dit kan werknemers helpen hun superieuren te identificeren en efficiëntere communicatie te bevorderen. Hierdoor blijven u en uw personeel ook georganiseerd en blijven de operaties soepel verlopen.
#2. Zorg voor heldere communicatie
Het is van cruciaal belang voor managers om contact op te nemen met hun personeel. Kijk of je iets voor ze kunt doen of vragen hebt die je kunt beantwoorden.
Door goed te communiceren en actief te luisteren, laat u uw personeel zien dat u om hen geeft en betrouwbaar bent. Neem regelmatig contact met hen op, vooral wanneer zich problemen voordoen.
Houd een open lijn van contact met uw verschillende managers als u een werknemer bent. Het is van cruciaal belang om hen op de hoogte te houden van eventuele problemen en de status van uw project. Het is ook van cruciaal belang om de gedachten van uw teamleden te waarderen.
Zelfs als je het niet met ze eens bent, wees dan een aandachtige luisteraar en sta open voor wat ze te zeggen hebben. Goede relaties met uw management, maar ook met uw teamleden, kunnen helpen het project sneller te laten verlopen.
#3. Let op wat werkt en wat niet.
Besteed veel aandacht aan het succes en de problemen van elk project. Dit kan zijn of iedereen succesvol communiceert, of teamleden een bepaalde vaardigheid op een nieuwe manier kunnen gebruiken, of dat het project baat zou hebben bij minder management.
Let op wat niet werkt, zodat u soortgelijke situaties in de toekomst kunt voorkomen. Onthoud op dezelfde manier wat het team succesvol maakt en pas die informatie toe op het volgende project.
Voordelen van een matrixbeheerstructuur
Hoewel de matrixbeheerstructuur complexer is dan de hiërarchische structuur, heeft deze tal van voordelen. Het matrixontwerp heeft verschillende voordelen, waaronder duidelijke projectdoelstellingen, effectief gebruik van middelen, vrij stromende informatie en training voor projectmanagers.
#1. Specificeer projectdoelen
Het organisatieontwerp van de matrix kan helpen om projectdoelstellingen te verduidelijken. Wanneer uw team hun voortgang rapporteert aan zowel de projectmanager als het afdelingshoofd, is het essentieel om projectdoelen vast te stellen. Projectorganisatie wordt een prioriteit wanneer de projectmanager zich gesteund voelt door andere leden van het senior management.
Stel dat uw team werkt aan een app-ontwikkelingsproject. Omdat je een matrixstructuur hebt, rapporteren de IT-developers aan jou als projectmanager en directeur van de IT-afdeling. Het doel van het project is om software voor het zoeken naar mobiele zoekwoorden voor marketeers te ontwikkelen. De app komt sneller tot stand wanneer het IT-afdelingshoofd en de projectmanager een duidelijke projectdoelstelling communiceren naar de IT-ontwikkelaars.
#2. Middelengebruik dat efficiënt is
Omdat teams professionals van vele afdelingen bevatten, zorgt de matrixstructuur voor het meest efficiënte gebruik van middelen. Dit verlaagt de overheadkosten en de tijd die nodig is om een taak uit te voeren. Er zijn minder managers per team in een hiërarchische structuur waarbij elk team rapporteert aan slechts één manager. Omdat ze personeel met verschillende specialiteiten missen, kan het langer duren voor deze teams om een enkel projectresultaat te voltooien.
Scenario: Het team dat de app voor zoekwoordonderzoek ontwikkelt, kan bestaan uit specialisten van de IT-, financiële en marketingafdelingen. Wanneer deze teamleden met succes rapporteren aan hun afdelingshoofden en projectmanagers, verhogen ze de teamproductiviteit, besparen ze tijd en voltooien ze het project sneller.
Het matrixteam bespaart geld omdat bedrijven teams zouden moeten herschikken en misschien nieuwe teamleden zouden moeten inhuren telkens wanneer een nieuw product of nieuwe dienst wordt ontwikkeld zonder een gecombineerde groep specialisten.
#3. Vrije stroom van informatie
Door in een matrixstructuur te werken, kan informatie vrijelijk tussen teams stromen, omdat elk team aan veel leiders rapporteert. In een hiërarchische structuur moeten teamleden onthouden om informatie door te geven, maar de matrix vereist een informatiestroom. Het rapporteren van informatie aan meerdere leiders lijkt misschien tijdrovend, maar met het juiste projectmanagementsysteem hoeven teamleden weinig of geen werk meer te doen.
Scenario: Als het ontwikkelingsteam van de app voor zoekwoordenonderzoek eenvoudig rapporteerde aan de projectmanager, zou informatie over een bug-patch verloren kunnen gaan. Als het echter deel uitmaakt van het matrixproces, is het verzenden van informatie naar het hoofd van de IT-afdeling eenvoudig.
#4. Projectmanagement opleiding
De aparte structuur van de matrixorganisatie geeft projectmanagers veel zeggenschap. Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het begeleiden van hun teams door de levenscyclus van het project. Deze structuur test projectmanagers en bereidt hen voor om crossfunctionele managers op andere gebieden te worden.
Scenario: Uw team stuit tijdens het werken aan dit project op verschillende bugfixes en een vertraging in de projectplanning. Het is uw plicht als projectmanager om samen te werken met het hoofd van de IT-afdeling om alle problemen met succes op te lossen. Als resultaat ontdek je een persoonlijke passie voor IT, evenals een potentiële toekomstige professionele kans.
#5. Teambehoud
Doordat specialisten bij elkaar zijn gepositioneerd, blijft het productteam sterk in de matrixorganisatie. Deze teamleden worden toegewezen aan projectmanagers nadat ze onder functionele afdelingshoofden hebben gewerkt. Het werken met specialisten is meestal leuk en het kan de projectprestaties verbeteren.
Scenario: Tijdens het app-project voor zoekwoordonderzoek bestaat het projectteam uit tal van IT-, marketing- en financiële specialisten die de fijne kneepjes begrijpen van het ontwikkelen van een app voor telefoongebruikers. Deze groep specialisten zal in de toekomst naar alle waarschijnlijkheid aan tal van projecten blijven samenwerken.
Nadelen van de Matrix-organisatiestructuur
De matrixorganisatie heeft, net als de hiërarchische rapportagestructuur, nadelen. De meeste nadelen komen voort uit de complexiteit van deze structuur. Hoewel ingewikkelde ontwerpen nuttig kunnen zijn als ze functioneren, kunnen ze ook leiden tot onenigheid en dingen ingewikkelder maken.
#1. Complexe stijl van rapporteren
De complexiteit van de matrixorganisatie kan negatief zijn omdat teams moeite kunnen hebben om te bepalen aan wie ze wanneer moeten rapporteren. Hoewel het doel van de matrix is om teams te helpen, heeft het de potentie om projecten te compliceren en het hele proces te verwarren.
Oplossing: De beste methode om een meldingsfout te voorkomen, is ervoor te zorgen dat elk lid van de matrix begrijpt aan wie en hoe te rapporteren. De matrixstructuur kan worden vereenvoudigd door gebruik te maken van intuïtieve projectbeheersoftware die teamoverschrijdende samenwerking ondersteunt.
#2. Trage responstijd
De ingewikkeldheid van de matrix kan vertraagde responstijden veroorzaken, wat projectvertragingen kan veroorzaken. De noodzaak om informatie aan meerdere personen te melden zorgt voor trage reactietijden. Meer mensen laten deelnemen is positief, maar het kost tijd om informatie aan meer mensen door te geven.
Oplossing: Het gebruik van een projectbeheersysteem zal het probleem van de slechte responstijden van de matrixstructuur oplossen. Als enige bron van waarheid kan Asana dubbel werk verminderen en de zichtbaarheid onder teams en leiders vergroten.
#3. Tegenstrijdige ideeën
Wanneer de projectmanager en het afdelingshoofd niet op dezelfde golflengte zitten, ontstaat er tegenstrijdige begeleiding. Hoewel de matrixstructuur bedoeld is om teamwerk te bevorderen, kan het, afhankelijk van de betrokken persoonlijkheden, het tegenovergestelde effect hebben.
Implementeer een mechanisme waarmee managers direct met elkaar in contact kunnen komen om tegenstrijdige richtlijnen te voorkomen. Managers die op één lijn zitten met projectdoelen en op één lijn blijven, kunnen ervoor zorgen dat teamleden zich niet in het midden voelen verstrikt raken.
#4. Potentieel conflict
Het belangrijkste onderscheid tussen een matrix- en een hiërarchische structuur is dat teamleden in een matrixstructuur rapporteren aan twee managers. Dit bemoeilijkt de matrixorganisatie en legt meer verantwoordelijkheden bij teamleden. Het hebben van twee managers geeft misschien meer feedback en hulp aan teamleden, maar het kan ook conflicten veroorzaken.
Oplossing: Het is van cruciaal belang dat het afdelingshoofd en de projectmanager met elkaar communiceren om mogelijke conflicten te voorkomen. Als er een conflict is tussen managers, zou het niet de verantwoordelijkheid van het team moeten zijn om tussen hen te kiezen. Managers kunnen conflicten vermijden door vanaf het begin duidelijke projectdoelstellingen vast te stellen en samen te werken om een succesvol resultaat te genereren, zowel persoonlijk als via virtuele platforms.
#5. Prioriteiten beheren
Als supervisors niet samenwerken, kan het voor teamleden een uitdaging zijn om met prioriteiten in een matrixstructuur te jongleren. Als het afdelingshoofd denkt dat hun taken het belangrijkst zijn en de projectmanager is het daarmee eens, kan het team moeite hebben om te beslissen aan welk advies van de manager prioriteit moet worden gegeven.
Wanneer teamleden moeite hebben met het prioriteren van taken als gevolg van miscommunicatie tussen supervisors, is het aan de managers om de taken van het team te bespreken en te kiezen wat er als eerste moet gebeuren. De meeste uitdagingen die kunnen ontstaan als gevolg van de matrixstructuur kunnen worden opgelost met goede teamparticipatie, communicatie en duidelijkheid.
Vaardigheden die nodig zijn om een effectieve MatrixLeader te worden
Een projectmanager of lijnmanager begeleidt het team naar succes. Als gevolg hiervan moeten ze zachte vaardigheden ontwikkelen om de goede werking van het team te garanderen.
De volgende zijn enkele van de meest opvallende:
#1. Geschillenbeslechting
Wanneer medewerkers van verschillende afdelingen samenwerken aan een project, brengen ze meerdere perspectieven naar de tafel, wat vaak leidt tot meningsverschillen en discrepanties. Om deze verschillen op te lossen en teamharmonie te behouden, moet elke manager praktische conflictoplossingsvaardigheden beheersen.
#2. Communicatie en samenwerking
Een project- of functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het communiceren van rollen en plichten naar alle teamleden met behoud van transparantie. Als gevolg hiervan moeten ze sterke communicatieve vaardigheden hebben. Bovendien vereist een matrixstructuur een naadloze uitwisseling van kennis, bestanden, enzovoort tussen afdelingen, waardoor samenwerking een essentiële vaardigheden voor managers wordt.
#3. Analytische vaardigheden die zijn verfijnd
Een projectmanager en een resourcemanager in een matrixorganisatie kunnen verschillende problemen tegenkomen die van invloed kunnen zijn op een project. Ongelijke werklastverdeling, terugtrekking, verminderde productiviteit, toerekenbare verliezen, overschrijdingen van planning/budget, enzovoort, zijn er enkele van. Managers moeten hun analytische vaardigheden verbeteren om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen, het best passende project- en resourceplan op te stellen en dergelijke problemen aan te pakken.
#4. Invloedrijke status
Een goed overtuigingsvermogen is vereist om iedereen op één lijn te krijgen, het grote geheel te zien en iedereen aan te sporen naar een gemeenschappelijk doel te streven.
Om anderen aan te sporen dit voorbeeld te volgen, moet een effectieve manager het goede voorbeeld geven en blijk geven van goede ethiek.
#5. Probleemoplossend vermogen
Een probleemoplossende mentaliteit is essentieel om uitdagingen het hoofd te bieden en ze sneller en efficiënter op te lossen. Als gevolg hiervan moet elke functionele en lijnmanager zowel een positieve instelling als een probleemoplossende strategie hebben.
Conclusie
Een matrixorganisatie is een hiërarchisch organisatiemodel dat bewezen effectief is in termen van productiviteit en organisatie op de werkvloer. Het regelen van de organisatie per project is echter niet het geheim van succes. De bijbehorende beheerstrategie is even belangrijk. Om op de lange termijn de echte voordelen van dit soort organisatiestructuren te plukken, is het van cruciaal belang om te garanderen dat managers begrijpen hoe ze moeten communiceren, hun emoties kunnen beheersen en toekomstige beslissingen kunnen nemen in het beste belang van het bedrijf. Agile projectmanagement, maar ook andere initiatieven zoals diversiteitsmanagement en sobere innovatie, worden dan ook sterk aangeraden.
- BESLISSINGSMATRIX: Betekenis, gebruik en gids
- BCG MATRIX: definitie, toepassing en belang
- Ansoff-matrix uitgelegd: praktische voorbeelden, theorie en strategie
- HOE EEN BEDRIJFSANALYST TE WORDEN: Hoe u een bedrijfsanalist zonder ervaring kunt worden (2023 Guide)
- Gids voor planning van projectkwaliteitsbeheer (tools en software)
Referenties
