We gebruiken vaak de uitdrukking "kennis is macht" in ons dagelijks leven. Of we het ons realiseren of niet, dit adagium is door de jaren heen steeds belangrijker geworden voor bedrijven die hun klantenbestand willen behouden en ontwikkelen. Het erkennen van deze kennis is echter slechts het halve werk. Zodra de informatie is verzameld, moet deze worden georganiseerd, gedeeld en geanalyseerd in een bruikbaar formaat. Het goede nieuws is dat er nu verschillende tools voor kennisbeheer beschikbaar zijn om u bij deze fasen te helpen. In deze blogpost wordt ingegaan op wat kennisbeheersoftware is, wat het kan doen en ook hoe opensourcebeheersoftware kan helpen. Daarnaast kijken we naar een review van de beste beheersoftware in 2023.
Laten we beginnen.
Waaruit bestaat Kennismanagementsoftware?
Software voor kennisbeheer organiseert informatie zodat werknemers en consumenten deze snel kunnen raadplegen en verspreiden. Deze technologie voegt gegevens samen tot één gemeenschappelijke bron, waardoor gegevenssilo's worden voorkomen en informatie toegankelijker wordt. Belanghebbenden weten waar ze terecht kunnen als ze vragen hebben over uw bedrijf, omdat alle kennis op één plek staat.
Kennismanagement software biedt ook functies voor het ontwikkelen van inhoud, zoals een kennisbank die toegankelijk is voor zowel klanten als werknemers. Deze zelfbedieningstools voor klanten verbeteren de klantervaring door consumenten in staat te stellen snelle en eenvoudige oplossingen te vinden zonder contact op te nemen met de ondersteuning.
Voordelen van kennisbeheersoftware
Omdat kennisbeheersoftware tal van voordelen biedt, zijn hier enkele belangrijke factoren om te onthouden.
#1. Interacties met geïndividualiseerde klantenservice
Wanneer klantgegevens gemakkelijk toegankelijk zijn, kan servicepersoneel deze gebruiken om de klantervaring op maat te maken.
Als uw team bijvoorbeeld een CRM gebruikt, kunt u informatie over eerdere ontmoetingen met klanten opslaan. De volgende keer dat een klant contact opneemt met uw bedrijf, kunt u zich die informatie herinneren. Dit bevordert langdurige relaties met uw consumenten, wat de service-ervaringen verbetert en ook het klantverloop vermindert.
#2. Verbeterde klantenservice
Het doel van kennisbeheersoftware is het centraliseren van gegevens. Wanneer dit gebeurt, kunnen zowel werknemers als consumenten problemen sneller oplossen.
Medewerkers zijn zich bewust van essentiële hulpbronnen en klanten kunnen selfservice-oplossingen gebruiken om frequente struikelblokken te omzeilen. Bovendien, als uw personeel snellere oplossingen produceert, kunt u een hogere klanttevredenheid verwachten.
#3. Servicevolume wordt verminderd
Het opnemen van een kennisbank op uw website is een enorm voordeel voor uw klantenservicepersoneel. Voor eenvoudige consumentenbelangen is de tussenkomst van een tussenpersoon niet langer nodig.
In plaats van de telefoon te pakken of een e-mail te sturen, kunnen klanten hun eigen antwoorden vinden. Wanneer u deze eenvoudige gevallen uit uw ondersteuningswachtrij verwijdert, kan uw serviceteam meer tijd besteden aan complexe en urgente problemen.
Vervolgens bespreken we wat open source kennisbeheersoftware is, wat deze vorm van kennisbank onderscheidt en waarom u er een zou willen gebruiken.
Open source kennisbeheersoftware
Een open-source kennisbank is gebaseerd op open-source software, wat betekent dat de broncode uniek, vrij beschikbaar en bewerkbaar is. Omdat je het zelf moet bouwen, is een open source kennisbank zeer configureerbaar.
Als u geen open source kennisbank wilt gebruiken, kunt u in plaats daarvan een SaaS-kennisbank gebruiken. Een SaaS-kennisbank is klaar voor gebruik zodra u deze aanschaft, maar u kunt deze mogelijk niet zo veel wijzigen als bij open source.
Laten we nu nog enkele redenen bespreken waarom u open source kennisbeheersoftware zou willen.
Waarom zou u open source kennisbeheersoftware nodig hebben?
U kunt om verschillende redenen een open-source kennisbank willen. Laten we, om te demonstreren wat ik bedoel, enkele van de voordelen en populaire gebruiksscenario's bespreken die u zult krijgen als u deze aanpak volgt.
De voordelen en algemene toepassingen van open source kennisbeheersoftware
Hier zijn enkele voordelen en veelvoorkomende gebruiksscenario's voor waarom en wanneer u open source kennisbeheersoftware zou moeten gebruiken.
- Omdat het in-house is gebouwd, kun je het je eigen maken (of laten bouwen door een ontwikkelaar die je inhuurt).
- Besteed minder geld omdat de originele, aanpasbare code voor open source kennisbanken gratis beschikbaar is.
- Vertrouw bij het gebruiken en uitbreiden van uw kennisbank op interne experts en ontwikkelaars voor hulp (in plaats van te betalen voor toegang tot a .) SaaS het ondersteuningsteam van de kennisbank).
- Verbind uw kennisbank met andere software die u al gebruikt (dit is meestal eenvoudig omdat een ontwikkelaar het zal bouwen).
- Host uw kennisbank zelf in plaats van de server van een ander product te gebruiken.
Laat een vooraf gebouwde SaaS-kennisbank uw schaalbaarheid of uitbreidingsmogelijkheden niet beperken.
Ten slotte vindt u in de onderstaande lijst voorbeelden van open source kennisbeheersoftware zoals Bitrix24 en OpenKM.
21 Beste software voor kennisbeheer
- Guru
- Hulpsap
- Kennisbank ProProfs
- 24-uurs Bitrix
- wijs
- kwinkslag
- Service nu
- Bloomvuur
- Tettra
- Inlichtingenbank
- OpenKM
- HubSpot Knowledge Base-software
- Document 360
- Twaalf
- samenvloeiing
- HulpCrunch
- HelpSite
- Eendracht
- KnowAll op WordPress
- Zendesk
#1. Goeroe
Guru is een stukje software dat alle gegevens van uw bedrijf met elkaar verbindt. Het maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om in realtime informatie aan uw vertegenwoordigers voor te stellen, zodat uw team niet meer naar informatie hoeft te zoeken tijdens een service-interactie.
Bovendien, hoe meer je Guru gebruikt, hoe beter de software wordt. De prestaties van Guru zullen in de loop van de tijd verbeteren naarmate het leert en zich aanpast aan de dagelijkse workflow van uw team, dankzij machine learning.
#2. Hulpsap
Helpjuice biedt unieke aanpassingsopties waarmee u elk gebied van uw kennisbank kunt personaliseren. Dit omvat opmaakopties die lay-outs gebruiksvriendelijker maken voor uw lezers.
Voorafgaand aan publicatie kunnen auteurs samenwerken aan nieuwe berichten en paginavoorbeelden delen. Als ze een fout maken, wordt elke revisie opgeslagen, zodat je indien nodig terug kunt gaan naar eerdere versies van je bericht.
#3. Kennisbank ProProfs
ProProfs Knowledge Base is een eenvoudig maar effectief platform waarmee u onmiddellijke zelfhulpondersteuning kunt bieden aan uw klanten en personeel. Deze applicatie, die geschikt is voor kleine organisaties en bedrijven, kan ook worden gebruikt om vanaf het begin Knowledge Base-artikelen te maken, bestaande Word-documenten of PDF-bestanden te importeren en met een enkele klik te publiceren. Om snel aan de slag te gaan, biedt de tool een aantal professioneel ontworpen sjablonen. Bovendien geeft het ingebouwde rapportagesysteem inzicht in naar welke vragen mensen zoeken en welke antwoorden ze niet vinden. U kunt deze informatie gebruiken om uw kennisbank regelmatig op te bouwen en te vernieuwen.
#4. Bitrix24
Bitrix 24 is een gratis, open-source kennisbank die het organiseren en delen van informatie eenvoudiger maakt. De software is geschikt voor alle soorten bedrijven, inclusief MKB en ondernemingen.
De Bitrix24-code is volledig aanpasbaar, zodat u uw kennisbank volledig kunt personaliseren. U kunt ook de mogelijkheden van uw kennisbank vergroten door meerdere apps te integreren.
#5. Sabio
Sabio beschouwt zichzelf als een "serviceware-oplossing" die tot doel heeft de waarde van de gegevens van uw bedrijf te maximaliseren. Het is een systeem dat voortdurend wordt bijgewerkt, waarbij regelmatig nieuwe voordelen en functies worden toegevoegd.
De "Boom"-functie, waarmee gebruikers snel via gekoppelde items in uw kennisbank kunnen verkennen, is een van de belangrijkste functies. Dit verbetert de UX door proactief informatie aan te bevelen die gerelateerd is aan de doelen van een gebruiker.
#6. Quip
Quip bevat een robuuste documententool waarmee u nieuwe Knowledge Base-artikelen kunt maken en uploaden. U kunt al uw bedrijfsgegevens op één plek opslaan door spreadsheets, diavoorstellingen, klantgesprekken en tal van andere bestandstypen te uploaden.
Quip bevat ook een interne chatfunctie, waarmee uw team kan samenwerken aan het maken van inhoud. Uw team vermijdt miscommunicatie, wat vaak resulteert in onnauwkeurige of verwarrende inhoud, door in realtime samen te werken.
#7. Service nu
ServiceNow biedt zowel interne als externe kennismanagementoplossingen. Interne opties helpen IT-teams bij het beheren en documenteren van inkomende serviceverzoeken door service-interacties op te slaan in een gecentraliseerde database. Hierdoor kunnen IT-teams kennisbankartikelen genereren op basis van typische werknemersproblemen.
# 8. Bloomfire
Bloomfire is cloudgebaseerde software voor kennisbeheer die de zelfredzaamheid van zowel werknemers als klanten ondersteunt. Het categoriseert informatie met behulp van door AI gegenereerde tags, waardoor uw veelgebruikte gegevens toegankelijker worden.
Het stelt je ook in staat om tools zoals Slack, Dropbox en Google Drive te verbinden met je centrale database. U kunt bestaande papers uploaden naar Bloomfire en ze vervolgens op deze manier omzetten in selfservice Knowledge Base-artikelen.
#9. Tettra
Tettra is een oplossing voor intern teamkennisbeheer. Het is gemakkelijk te gebruiken en te navigeren, met een intuïtieve interface. Het meest opvallende kenmerk is de Slack-integratie, waarmee gebruikers rechtstreeks vanuit de Slack-app vragen kunnen stellen. Medewerkers kunnen kennisbankantwoorden zoeken en uitwisselen zonder hun interne berichtentool te verlaten.
#10. Inlichtingenbank
IntelligenceBank is een one-stop-shop die uw serviceteam helpt bij het afstemmen op uw verkoop- en marketinginspanningen. Naast servicefuncties bevat het bijvoorbeeld: verkoop mogelijk maken functies die ervoor zorgen dat uw verkoopteam toegang heeft tot de meest actuele klantgegevens. Met deze opties kunnen verkopers voorstellen personaliseren en managers op de hoogte stellen wanneer er nieuwe items beschikbaar komen.
#11. OpenKM
OpenKM is een kennisbank en inhoud beheersysteem dat is gratis en open source. Het helpt bij het organiseren, delen en evalueren van het materiaal dat u in uw kennisbank wilt opnemen.
Met OpenKM kunt u meerdere materiaalbibliotheken maken en toegang verlenen aan zowel uw websitebezoekers als de hele organisatie (bijvoorbeeld dat u een interne directory aan het bouwen was).
#12. HubSpot Knowledge Base-software – De krachtigste Knowledge Base-software voor teams van alle groottes
Met deze Knowledge Base-software kunt u uw eigen Knowledge Base-materiaal ontwikkelen, met daarin de onderwerpen en thema's waar klanten regelmatig naar zoeken. Het is niet nodig om met sjablonen te werken om ze te leren gebruiken. Het mooie van deze applicatie is dat het SEO-functies bevat om je te helpen je bibliotheek gemakkelijk te ontdekken.
Bovendien koppelt het met andere communicatiekanalen, zoals e-mail of chat, om het klantcontact te verbeteren en iedereen te helpen de inhoud te vinden die ze het snelst nodig hebben. Bovendien is de gebruikersinterface uiterst gebruiksvriendelijk, waardoor gebruikers eenvoudig door inhoud en informatie kunnen navigeren. De tool zorgt ervoor dat toekomstige inhoud gemakkelijk te doorzoeken, bekijken, lezen of gebruiken is.
#13. KnowAll op WordPress - Een volledig uitgeruste WordPress Knowledge Management-software
KnowAll is bekend en een van de beste WordPress-software voor kennisbeheer. Het beschikt over alle capaciteiten die nodig zijn om een goed gestructureerde kennisbank op te bouwen. U kunt ook plug-ins aan uw website toevoegen om nieuwe functies en kenmerken toe te voegen, en deze ook combineren met enkele van uw favoriete apps van derden.
#14. HelpCrunch – De beste kennisbeheersoftware voor selfservice voor klanten
HelpCrunch is een unieke kennisbanksoftware die een overvloed aan geavanceerde functies bevat, zoals ticketing, chat, e-mailmarketing, kennisbank, pop-up en nog veel meer. In wezen is dit een alles-in-één oplossing voor klantenondersteuning met een superslank ontwerp om het zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.
Een kenmerk dat deze tool van andere onderscheidt, is de mogelijkheid om SEO-gegevens rechtstreeks te bewerken, wat betekent dat u zaken als metabeschrijving, metatitel en trefwoorden kunt definiëren. Het heeft ook een nieuwe toegangscontrolefunctie waarmee u met een wachtwoord beperkingen op specifieke artikelen kunt instellen.
#15. HelpSite – De meest eenvoudige kennisbeheersoftware voor kleinere bedrijven
In vergelijking met de andere opties voor kennisbeheer is deze waarschijnlijk de eenvoudigste en goedkoopste. Het biedt gebruikers een eenvoudige teksteditor die alle noodzakelijke bewerkingsfuncties heeft, maar geen van de geavanceerde. Als het gaat om maatwerk, zijn er weinig alternatieven.
U kunt ook een contactformulier opnemen in uw kennisbank, waarmee automatisch artikelen worden voorgesteld die relevant zijn voor de gebruikers die proberen contact met u op te nemen. Dit helpt u om het aantal ondersteuningsverzoeken dat uw ondersteuningsteam normaal gesproken zou moeten behandelen drastisch te verminderen, waardoor ze meer tijd hebben om zich te concentreren op de dingen die er echt toe doen.
#16. Concord — De eenvoudigste tool voor kennisbeheer voor het beheren van contracten
Concord is een kennisbeheeroplossing die zich richt op de opslag van contractuele documentatie. Het biedt ondernemingen een unieke oplossing voor het navigeren door het contractuele proces - vanaf het moment dat het contract is geschreven tot het moment dat het concept van het contract wordt geïmplementeerd.
Met deze interne kennisbanksoftware kunt u contracten genereren door gebruik te maken van vooraf gemaakte sjablonen en vooraf gemaakte documenten, en contracten met derde partijen zowel online als offline beoordelen. Met dit programma kunt u ook overeenkomsten goedkeuren en ondertekenen, en deze en andere soorten papieren opslaan en beheren.
#17. Document360 is unieke kennisbeheersoftware voor groeiende bedrijven.
Als u op zoek bent naar kennisbeheeroplossingen voor grotere teams, dan is Document360 de juiste keuze. Het levert een overvloed aan beste samenwerkingstools en een teksteditor met alle benodigde styling- en bewerkingsmogelijkheden. Het stelt u ook in staat om video's, foto's, tabellen, codevoorbeelden en call-outs op te nemen.
U kunt deze beste kennisbeheersoftware gebruiken om interne en externe kennisbanken te ontwikkelen, evenals talrijke kennisbanksites voor verschillende projecten waaraan u en uw team werken. Met deze software kunt u ook teamleden maken en hen verschillende taken toewijzen. Uw teamleden kunnen dan direct commentaar geven op artikelen en hun collega's een naam geven.
Document360 biedt twee soorten rapporten: zoekopdrachten en prestatieoverzichten. Zo kunt u zien hoe goed uw artikelen presteren en hoeveel mensen ze lezen.
#18. Confluence - Een uitstekende kennisbanksoftware voor het verbeteren van de werkruimte van uw team
Confluence is een andere optie om te overwegen bij het zoeken naar de beste kennisbeheersoftware. Atlassian heeft deze technologie uitgevonden, die de samenwerking drastisch verbetert door het voor teams gemakkelijker te maken om kennis uit te wisselen en samen te werken aan meerdere projecten. Bovendien is het gekoppeld aan verschillende Atlassian-apps, die je alle functionaliteit bieden die je nodig hebt.
Het bevat ook meer dan 15 sjablonen om u te helpen snel en efficiënt met de tool aan de slag te gaan. U kunt ook GIF's, films en foto's aan websites toevoegen om ze aantrekkelijker te maken voor gebruikers. U kunt gerelateerde pagina's ook samen rangschikken om het voor gebruikers gemakkelijker te maken om de informatie of het materiaal te vinden dat ze nodig hebben.
#19. Docebo – De beste kennisbeheersoftware voor een superieure leerervaring
Een van de beste dingen van kennisbeheeroplossingen is dat u uw gegevens kunt ordenen zoals u dat wilt, terwijl u ook snel leert onderweg. Docebo is een van deze kennisbanksystemen, waarmee u een groot aantal cursussen, multimedialessen en andere soorten instructiemateriaal op één locatie kunt ontwikkelen, opslaan en geven.
Docebo biedt kant-en-klare widgets, een eenvoudige en gebruiksvriendelijke gebruikersinterface en een onboardingproces, die de hele leerervaring vereenvoudigen en alle leerinhoud boeiender en interactiever maken. Het heeft een grote materiaalbibliotheek en verbetert het leren met de functies Ontdekken, Coachen en Delen.
#20. Zendesk – Intelligent Knowledge Management Software voor verbeterde selfservice
Het beste van Zendesk is dat het, naast kennisbanksoftware, ook een van de bekendste en oudste klantenondersteuningsoplossingen op de markt is. Het bevat communityforums en een helpcentrum. U kunt er ook artikelen mee schrijven met een krachtige teksteditor en aangepaste thema's gebruiken om uw helpcentrum te personaliseren.
Bovendien kunt u profiteren van geweldige out-of-the-box-mogelijkheden zoals herstel, inhoudsgeschiedenis, toegangscontrole en publicatiemachtigingen. Klanten hebben ook toegang tot uw kennisbank in vele talen en kunnen chat- en ticketingtools gebruiken. Over het algemeen is Zendesk Support Suite een goede keuze als u een grote organisatie bent en op zoek bent naar een oplossing om regelmatig honderden klanten te beheren.
Hoe ondersteunt software voor kennisbeheer continu leren en professionele ontwikkeling?
Software voor kennisbeheer ondersteunt professionele ontwikkeling en continu leren. Het centraliseert werknemersinformatie, kennis en toegang. Werknemers kunnen gemakkelijk de informatie vinden die ze nodig hebben om te leren en te groeien met toegang tot een schat aan kennis en middelen. Gamificatie, analyse en feedback ondersteunen doorlopend leren in software voor kennisbeheer.
Kan software voor kennisbeheer helpen bij nalevings- en regelgevingsvereisten?
Software voor kennisbeheer helpt bedrijven om aan regelgeving te voldoen. Software voor kennisbeheer organiseert en maakt kritieke informatie en documenten toegankelijk door een veilige, gecentraliseerde opslagplaats te bieden. Dit vermindert niet-naleving en verbetert de efficiëntie en nauwkeurigheid. Versiebeheer, auditsporen en gebruikersmachtigingen helpen bij het waarborgen van compliance en beveiliging in sommige software voor kennisbeheer.
Hoe ondersteunt software voor kennisbeheer samenwerking en teamwerk?
Software voor kennisbeheer maakt het gemakkelijk voor medewerkers om informatie te delen en samen te werken. Teams kunnen samenwerken, kennis delen en informatie vinden op een centraal platform. Software voor kennisbeheer bevat vaak real-time communicatietools zoals chatrooms, discussieforums en samenwerkingstools. Software voor kennisbeheer kan de teamproductiviteit verhogen door de informatie- en kennisstroom te verbeteren.
Hoe kan ik de veiligheid van de in de software opgeslagen kennis van mijn bedrijf waarborgen?
Het beschermen van de in software opgeslagen kennis van uw bedrijf is cruciaal. Gegevensversleuteling, gebruikersauthenticatie en -autorisatie, noodherstel en back-up moeten worden overwogen bij het kiezen van software voor kennisbeheer. Overweeg de fysieke en netwerkbeveiliging van de leverancier om uw gegevens te beschermen. Om gevoelige informatie te beveiligen en te beheren, is het belangrijk om te weten wie toegang heeft en beleid vast te stellen.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn team software voor kennisbeheer effectief adopteert en gebruikt?
Communicatie, training en ondersteuning zijn nodig om uw team te helpen kennisbeheersoftware te gebruiken. Begin met uit te leggen hoe de software hen zal helpen werken. Bied training en voortdurende ondersteuning om hen te helpen hun achterstand in te halen. Door informatie vindbaar te maken en medewerkers te belonen die bijdragen aan het kennismanagementsysteem, kunt u het gebruik stimuleren.
Hoe meet ik het succes van mijn implementatie van kennisbeheersoftware?
Stel doelen en statistieken om de implementatie van uw software voor kennisbeheer te evalueren. Het acceptatiepercentage, het creëren en delen van kennisactiva, zoekopdrachten en informatieverzoeken en efficiëntieverbeteringen zijn veelvoorkomende statistieken. Denk aan feedback van werknemers en softwaretevredenheid. Om de impact van de software op uw bedrijf nauwkeurig te meten, moet u uw statistieken regelmatig herzien en aanpassen.
Conclusie
We begrijpen dat het nemen van beslissingen een moeilijk en tijdrovend proces kan zijn. We hopen echter dat we u inzicht hebben gegeven in alle voordelen en tekortkomingen van de kennisbeheersoftware die we hierboven hebben beschreven en dat ze u zullen helpen bij het nemen van een beslissing.
Als uw uiteindelijke doel echter is om uw kennisbeheer te stroomlijnen en iedereen in het team toegang te geven tot alle informatie die ze nodig hebben, denken we dat Infinity de tool is die u aan uw toolkit moet toevoegen. Het biedt alle functies die u nodig hebt om de opgebouwde kennis te benutten en de productiviteit en efficiëntie van uw team op de lange termijn te verhogen.
Kennisbeheer Veelgestelde vragen over software
Heeft salesforce een kennisbank?
Uw Salesforce Knowledge base is: opgebouwd uit kennisartikelen, die informatiedocumenten zijn. … Bepaal waar en welke informatie wordt gepubliceerd of gedeeld op basis van de paginalay-outs van het artikel, gebruikersprofielen, acties en andere instellingen. U kunt Knowledge echter zowel in Salesforce Classic als Lightning Experience gebruiken.
Is SharePoint een kennisbeheersysteem?
SharePoint is het meest geschikt om een interne, collaboratieve, versiebeheerde tool voor uw Knowledge Management-strategie. In eenvoudige bewoordingen betekent dit dat u uw bedrijfsinformatie op één plek bewaart, toegankelijk houdt voor een groot, gedistribueerd team, en mensen in staat stelt om op een betere manier samen te werken
Wat zijn de vier soorten kennismanagement?
De vier beste componenten van kennismanagement zijn: mensen, proces, inhoud/IT en strategie. Ongeacht de branche, omvang of kennisbehoeften van uw organisatie, u hebt altijd mensen nodig die het delen van kennis leiden, sponsoren en ondersteunen. Je hebt gedefinieerde processen nodig om kennisstromen te beheren en te meten.
Heeft Microsoft kennisbanksoftware?
Sommige bedrijven gebruiken SharePoint (onderdeel van Microsoft Office) als een ongebruikelijke manier om een bedrijfskennisbank op te bouwen. … Microsoft SharePoint eigenlijk gebruikt als een opslagsysteem voor documentbeheer en om aan een groot aantal andere behoeften te voldoen. Het heeft versiebeheer en een gedeelde workflow – alles wat je nodig hebt voor een kennisbank
- Kennisbeheersystemen: gedetailleerde gids
- Kennisbeheer: processen, typen, voorbeelden en hulpmiddelen
- SMALL BUSINESS MANAGEMENT: beste software voor beheer van kleine bedrijven (+ beknopte handleiding en tips)
- Relatiemarketing: de AZ-gids (+ gratis tips)
- Touching Base: overzicht, definitie, e-mailvoorbeelden (+ gratis tips)
