Het is geen geheim dat organisaties verschillende beheertools gebruiken om hun documenten overzichtelijk te houden, en een van de tools die in bedrijven voor documenten worden gebruikt, zijn bestandsbeheersystemen. De meeste bestandsbeheersystemen bieden veel voordelen die nuttig zijn voor zowel grote als kleine bedrijven. Dit is een belangrijk hulpmiddel dat kan helpen bij het beheren van de algemene functies van een bedrijf. Het helpt ook om gegevens en bestanden op unieke wijze te ordenen en te ordenen. In dit artikel geven we inzicht in bestandsbeheersysteemvensters, documentbestandsbeheer en wat een bestandsbeheersysteem inhoudt.
Een bestandsbeheersysteem biedt toegang aan gebruikers, zoals machtigingen voor de bestanden en de mogelijkheid om limieten op de bestanden in te stellen. Een bestandsbeheersysteem is essentieel voor alle soorten bedrijfsorganisaties, maar wat is een bestandsbeheersysteem? In dit artikel geven we inzicht in wat een bestandsbeheersysteem is, de definities, typen, voorbeelden en meer.
Wat is bestandsbeheersysteem
Een bestandsbeheersysteem (FMS) kan ook een bestandsbeheerder worden genoemd. Het is een apparaat dat kan helpen bij het opslaan, organiseren en benoemen van bestanden in een systeem. Dit proces biedt gebruikers gemakkelijke toegang tot documenten door ze gemakkelijk te vinden. Een bestandsbeheersysteem is een voordeel voor iedereen. Het maakt het gewoon makkelijker in gebruik. In tegenstelling tot fysiek bestandsbeheer, kan een bestandsbeheersysteem overal werken. Het biedt ook een diepere en betere beveiliging van gegevens en de bijbehorende informatie.
Uniek voor het digitaal ordenen van documenten is een bestandsbeheersysteem. Terwijl het digitaal opslaan van bestanden ze veel gemakkelijker te lokaliseren maakt. Met een zoekopdracht op trefwoord vindt u de bestanden die u nodig heeft en kunt u er ook wijzigingen in aanbrengen of anderen de toegang tot deze bestanden ontzeggen.
Bestandsbeheersystemen kunnen niet worden vergeleken met fysiek bestandsbeheer, omdat u en uw medewerkers met bestandsbeheersystemen toegang hebben tot de gegevens, ongeacht uw locatie en tijd. Ze lopen geen groter risico om vernietigd of vermist te worden. In plaats daarvan kunt u uw bestanden versleutelen en voor een paar mensen toegankelijk maken. Bestandsbeheersystemen helpen organisaties documenten en gegevens te ordenen en ze op elk moment gemakkelijker toegankelijk te maken.
Het functioneert als een bestandsonderhoudsapparaat voor computersystemen (windows). Het helpt bij het beheren van bestanden voor organisaties en is ook geschikt voor persoonlijk gebruik. De meeste organisaties slaan hun gegevens op in een goed gedetailleerd hiërarchisch systeem met behulp van samengestelde mappen (secundaire mappen) en submappen (submappen).
Bestanden worden meestal beheerd met deze mappen/mappen. Onder de samengestelde mappen kunt u verschillende submappen hebben, en dit zal ze goed georganiseerd houden.
Wat zijn de soorten bestandsbeheer?
Er zijn hoofdzakelijk drie soorten Bestandsbeheer. Elk van deze soorten bestandsbeheer heeft verschillende manieren om bestanden te beheren voor welk doel dan ook.
Dit zijn de soorten bestandsbeheer:
#1. Relationeel bestandsbeheer:
Dit is een type bestandsbeheer dat documenten/gegevens regelt en beheert over de bestaande relatie tussen de opgeslagen gegevens in elk bestand. Het is een eenvoudigere methode om gegevens te ordenen.
Veel organisaties gebruiken relationeel bestandsbeheer voor het beheren, ophalen, herstellen en zoeken naar bestanden die op een computersysteem zijn opgeslagen.
#2. Netwerkbestandsbeheer:
Dit is een type bestandsbeheer dat werkt als een client voor een protocol voor externe bestandstoegang. Met netwerkbestandsbeheer heeft u toegang tot bestanden op een server. Het is ook het beste om bestanden te ordenen op basis van waar ze zich op het computersysteem bevinden.
#3. Hiërarchisch bestandsbeheer:
Hiërarchisch bestandsbeheer is ideaal voor het beheren en organiseren van bestanden, hoewel het ook op Macintosh-computers kan worden gebruikt. Dit type bestandsbeheer ordent bestanden door gebruik te maken van samengestelde mappen en hun submappen. Door één hoofdmap te maken en verschillende submappen te hebben, kunnen bestanden beter doorzoekbaar worden georganiseerd.
Wat is het beste bestandsbeheersysteem?
Het zoeken naar het beste bestandsbeheersysteem kan tijdrovend zijn, omdat de meeste van deze software de beste diensten biedt, zoals een flexibele prijs, eenvoudige interface, beveiliging en nog veel meer. In dit overzicht zullen we echter enkele van de beste bestandsbeheersystemen voor u bespreken.
#1. Microsoft SharePoint:
Bezoek Microsoft sharepoint
Microsoft SharePoint blijft het beste bestandsbeheersysteem. Het heeft unieke kenmerken waardoor het opvalt als een applicatie. Het wordt geleverd met samenwerkingstools waarmee twee of meer gebruikers tegelijkertijd zakelijk aan een document kunnen werken.
De meeste organisaties gebruiken Microsoft SharePoint om aangepaste metagegevensvelden te maken voor alle bestanden die in het systeem zijn opgeslagen. Om van alle functies te kunnen genieten, moet u mogelijk een training volgen. Het heeft echter een gemakkelijke interface.
#2. Rubex door eFileCabinet:
Bezoek archiefkast
eFileCabinet is een van de beste bestandsbeheersystemen die geschikt is voor alle gebruikers. Het is goedkoop en biedt enkele van de beste functies waarmee u uw documenten probleemloos kunt ordenen.
eFileCabinet heeft een intuïtieve interface die het gemakkelijk maakt voor nieuwe gebruikers. Het is cloudgebaseerde software die op afstand toegankelijk is.
Dit is goed omdat u uw documenten overal gemakkelijk kunt beheren.
#3. M-bestanden:
M-file biedt enkele van de beste functies voor bestandsbeheer. m-file beschermt niet alleen uw bestanden, maar biedt ook beveiliging voor uw documenten. Het is betrouwbaar en helpt bij het digitaliseren van meerdere fysieke documenten.
M-files heeft een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface die documenten overzichtelijk houdt. Met dit platform beheert u moeiteloos uw documenten. Het wordt ook geleverd met functies zoals het retrieverproces, versiebeheer, metadatabeschrijving en geautomatiseerde workflows.
Wat is het 3 belang van bestandsbeheer?
Of het nu klein of groot is, bestandsbeheer is essentieel voor elke bedrijfsorganisatie. Bestandsbeheer maakt kantoorwerk veel gemakkelijker.
Hier is het belang van bestandsbeheer:
#1. Goed gestructureerde bestanden:
Bestandsbeheer gaat meestal over het organiseren van bestanden op een manier die gemakkelijk toegankelijk is. Een van de belangrijkste aspecten van het gebruik van bestandsbeheer is het maken van goed gestructureerde bestanden. Bestandsbeheer verbetert systematisch en maakt het document overzichtelijk.
Met bestandsbeheersystemen kunt u uw documenten eenvoudig en zonder veel moeite digitaliseren. En vind ze ook sneller met zoeken op trefwoord.
U kunt ook bestanden maken, verwijderen, ophalen, opslaan of bewerken met hulpprogramma's voor bestandsbeheer.
#2. Beveiliging:
Veel bedrijven maken zich zorgen over de beveiliging van hun belangrijke documenten. Met een bestandssysteembeheersysteem kunt u uw elektronische bestanden echter beschermen.
U kunt eenvoudig onbevoegde toegang tot uw bestanden beperken of uw documenten versleutelen. Als u dit doet, worden uw documenten beschermd tegen beschadiging of verwijdering.
#3. Toegenomen productiviteit:
Niet alleen zal bestandsbeheer de productiviteit in een organisatie verhogen, maar het zal ook de middelen verhogen en de kosten verlagen. Bestandsbeheersystemen vergemakkelijken het werken en helpen bij het beheren van de tijd. Met bestandsbeheer is digitaal bestandsbeheer eenvoudiger en sneller.
Een van de voordelen van bestandsbeheer is de mogelijkheid om onze productiviteit te verhogen.
Wat zijn de 5 basisstappen voor archivering?
Het is essentieel om de stappen van het indienen te volgen. Hier zijn echter de 5 basisstappen voor archivering:
- Indienen op onderwerp of categorie
- Alfabetische volgorde invullen
- Indienen in numerieke volgorde
- Vullen op plaats/geografische volgorde
- Vullen op datum/chronisch
Wat zijn de belangrijkste onderdelen van bestandsbeheer?
Bestandsbeheer helpt de productiviteit van een organisatie te verhogen. Om goed georganiseerde bestanden te krijgen, is het echter cruciaal om de component van bestandsbeheer te begrijpen. Dit zijn de belangrijkste onderdelen van bestandsbeheer:
#1. Correcte bestands- en mapnamen:
Voor indrukwekkend bestandsbeheer moet u de juiste bestanden en hun mapnamen op een overzichtelijke manier invoeren. Door nauwkeurige namen op te geven, kunt u ze veel gemakkelijker en sneller vinden. Bestands- en mapnamen zijn cruciaal als het gaat om archiefbeheer.
#2. Directory's/mappen:
Directory's zijn een cruciaal onderdeel van bestandsbeheer. Hoewel het belangrijk kan zijn om mapnamen correct in te voeren, is het ook belangrijk dat u een duidelijk beeld heeft van het totale aantal mappen dat uw organisatie nodig heeft.
U kunt de bestanden en mappen ook in een hiërarchische indeling ordenen.
U moet ook meer mappen hebben die al uw bestanden in samengestelde mappen (secundaire map) en submappen (submappen) kunnen dekken. Dit zal het zeker gemakkelijker maken om ze te vinden.
#3. Bestandsopslag:
Bestandsopslag is een belangrijk onderdeel van bestandsbeheer. U kunt uw bestanden eenvoudig in verschillende mappen organiseren en ze opslaan op het opslagsysteem of met bestandsbeheersystemen. U kunt ook verloren bestanden herstellen vanaf het bestandsopslagsysteem.
Voorbeelden van bestandsbeheersysteem
Hier zijn voorbeelden van bestandsbeheersystemen:
- Apple iCloud
- dropbox
- eFileCabinet
- Bestandsbeheer met Canto
- Google Drive
- M-bestanden
- Microsoft Microsoft Onedrive
- Microsoft SharePoint
- WENEN Voordeelgemeenschap
Documentbestandsbeheersysteem
Een documentbestandsbeheersysteem is een cloudgebaseerd opslagsysteem. Het is een geautomatiseerde softwareoplossing die geschikt is voor het digitaliseren, herstellen, goedkeuren, taggen, voltooien, beveiligen en organiseren van projecten met het bestandssysteem.
Documentbestandsbeheersysteem werkt sneller en ze kunnen uw documenten volledig dekken. De meeste DMS-software helpt u middelen, tijd, kosten en arbeid te besparen en helpt u ook bij het ordenen van uw documenten op een overzichtelijke manier.
Documentbestandsbeheersysteem biedt verschillende manieren voor bestandsindexering. Het is niet alleen ideaal voor het identificeren van verschillende bestandsindelingen, maar maakt het ook gemakkelijker om documenten te vinden, te delen en te bewerken. Het kan worden gebruikt om documenten en bestanden te automatiseren.
Er zijn zoveel voordelen verbonden aan het gebruik van een documentbestandsbeheersysteem, dat veilige gegevens omvat, zoals geavanceerde coderingsnormen, eersteklas beveiliging van documenten, grote back-upopslag voor documenten, veilige gegevensopslag en meer.
Bestandsbeheersysteem Windows
Windows-bestandsbeheersystemen zijn services die in het besturingssysteem zijn ingebouwd en die het beheer van computerbestanden vergemakkelijken.
Bestandsbeheersysteemsoftware of Windows helpt bij het organiseren, vinden van documenten, ordenen, bladeren en het verstrekken van meer informatie over de bestanden. Ze werken ook aan grote groepen bestanden en helpen het besturingssysteem op verschillende manieren om ze goed georganiseerd te houden.
Window-systemen is een standaardapparaat voor bestandsbeheer dat altijd op het systeem aanwezig is. Het bestandsbeheersysteem is een bestandsbeheerder in Windows. Deze standaard bestandsbeheerder heeft een beperkte capaciteit voor bestanden en wordt daarom vaak ondersteund met hulpprogramma's voor documentbeheersystemen. Andere hulpprogramma's voor het beheren van vensterbestanden zijn dubbele commandant, SharePoint, Excel, Google Desktop, mappen en andere. Op Mac-systemen vindt u echter een apparaat als 'finder'.
Desalniettemin kunnen geavanceerde systeemtools voor documentbeheer u helpen uw belangrijke bestanden op goed gestructureerde manieren te ordenen, waardoor ze sneller en gemakkelijker toegankelijk zijn voor u en uw medewerkers. Omdat DMS een grotere capaciteit heeft dan de standaard bestandsbeheerder en ook meer geavanceerde opties biedt, zoals het onderhouden en organiseren van bestanden in mappen.
Conclusie
Bestandsbeheersystemen zijn essentiële toolsets voor het soepel organiseren van bestanden. Het is niet alleen voorbehouden aan ondernemers, het kan ook voor persoonlijk gebruik zijn.
Door het beste bestandsbeheersysteem te vinden, kunt u uw bestanden ordenen en ordenen op een manier die toegankelijk is voor iedereen aan wie u toegang geeft. Ze zijn ook kosteneffectief en gemakkelijk te gebruiken. We hopen dat dit overzicht nuttig is voor uw zoektocht.
Veelgestelde vragen over bestandsbeheersystemen
Kunnen kleine bedrijven een bestandsbeheersysteem gebruiken?
Ja, kleine bedrijven kunnen bestandsbeheersystemen gebruiken voor hun bestanden.
Zijn bestandsbeheersystemen nodig met een standaard bestandsbeheerder?
Ja, ze helpen je om jezelf op een laagdrempelige manier te organiseren en bieden meer geavanceerde functies.
{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
"hoofdentiteit": [
{
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Kunnen kleinschalige bedrijven een bestandsbeheersysteem gebruiken?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Ja, kleine bedrijven kunnen bestandsbeheersystemen gebruiken voor hun bestanden.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“name”: “Zijn bestandsbeheersystemen nodig met een standaard bestandsbeheerder?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Ja, ze helpen je om jezelf op een laagdrempelige manier te organiseren en bieden meer geavanceerde functies.
"
}
}
] }
