De onboarding van medewerkers is net zo belangrijk als het wervingsproces zelf. Je hebt de juiste mensen voor de baan, ja, maar je moet moeite doen om ze te behouden. Weet u niet zeker hoe u dit moet aanpakken? We hebben in dit artikel een checklist opgenomen om u te helpen begrijpen wat het hele onboardingproces van medewerkers inhoudt en hoe u dit kunt aanpakken. We hebben ook een lijst toegevoegd met de beste onboarding-software voor medewerkers om het proces naadloos te laten verlopen.
Wat is onboarding van medewerkers?
Onboarding van medewerkers wordt door elke organisatie anders gedefinieerd. Hoewel het proces bijna hetzelfde is, onderscheiden het tijdsbestek en de betrokken taken elk onboarding-programma.
Terwijl sommige HR-managers het onboardingproces van werknemers lijken te zien als niets meer dan papierwerk voor nieuwe medewerkers, hebben meer slimme en gemotiveerde teamleden een andere kijk op wat onboarding van werknemers inhoudt. Als onderdeel van de onboarding van medewerkers houden ze rekening met de hele periode vanaf het moment dat een aanbieding wordt uitgebracht tot het moment dat een medewerker een productieve bijdrage aan het bedrijf levert.
Onboarding omvat alle processen die plaatsvinden vanaf het moment dat je een aanbieding doet en de tijd dat de persoon echt begint te produceren in een rol, inclusief het oriëntatieprogramma, het trainingsplan, het opstellen van prestatiebenchmarks en het opzetten van een feedbacklus.
Het onboardingproces van medewerkers
Onboarding van medewerkers is de systematische en opzettelijke transformatie van potentiële prospects in goed presterende werknemers.
Bedrijven bieden nieuwe werknemers de informatie, relaties en middelen die ze nodig hebben om zich op hun gemak en zelfverzekerd genoeg te voelen om uitstekend werk uit te voeren door zorgvuldig de onboarding-stappen te regelen.
Het proces begint al tijdens de werving wanneer prospects zich voor jouw organisatie zien werken. Het versnelt wanneer een kandidaat een aanbod accepteert en voor het eerst in dienst treedt. Het culmineert in de cruciale eerste dagen en weken van de werknemer op het werk, wanneer ze (hopelijk) een sterke band vormen met hun nieuwe collega's.
Het belangrijkste is dat de onboarding-ervaring van een werknemer gedurende de hele periode bij uw organisatie weergalmt en mogelijk de toon zet voor hun hele carrière.
Slechte klantenservice kan leiden tot vroegtijdig vertrek en een hoog personeelsverloop. Een positieve ontmoeting kan de weg vrijmaken voor langdurige tevredenheid.
Wat is het doel van onboarding?
Onboarding van medewerkers is de eerste interactie die een medewerker heeft met het bedrijf na het lange sollicitatieproces.
Als de ontmoeting niet aan de verwachtingen voldoet, kan uw werknemer spijt krijgen van het accepteren van de baan.
Een gebrekkig onboardingproces kan hun perspectieven veranderen, hen vooroordelen over het bedrijf geven en hen uiteindelijk dwingen om vroegtijdig ontslag te nemen.
Een solide onboardingproces voor medewerkers is vereist om uw nieuwe medewerkers te helpen zich te settelen, de organisatie te leren kennen, duidelijkheid te krijgen over hun taakdoelstellingen en positieve relaties met andere werknemers te smeden.
Een opmerkelijke onboarding-ervaring zorgt er niet alleen voor dat werknemers zich welkom voelen, maar het helpt hen ook om sneller te integreren in de bestaande organisatiefamilie.
Het optimaliseren van het onboardingproces van medewerkers maakt dus niet alleen indruk op nieuwe medewerkers, maar minimaliseert ook de werkdruk van het HR-team.
Stappen in het onboardingproces van medewerkers
#1. Het bod openbaar maken
Het onboardingproces van de medewerker begint direct na de wervingsfase. Wanneer een medewerker wordt aangenomen, stuurt een HR-manager een mooie welkomstmail met een paar belangrijke papieren, zoals de aanbiedingsbrief, links naar digitale onboarding-formulieren en beleidsdocumenten. Door de aanpak transparant te houden, maakt de medewerker kennis met de cultuur van de organisatie en weet hij wat hij kan verwachten.
#2. Aanvaarding van een aanbod
Wanneer een werknemer een aanbod accepteert, plannen de beste bedrijven een snel telefoontje om de papieren, voordelen en beleid door te nemen, en om verwachtingen te stellen. Door nieuwe medewerkers betrokken te houden, wordt hun beslissing om het aanbod te accepteren bevestigd en een sterke emotionele band met de organisatie gevormd. Dit is het moment om te beginnen met het plannen van de personeelsoriëntatieagenda.
#3. Wachttijd
Het feit dat een medewerker het aanbod heeft geaccepteerd, garandeert niet dat hij op de startdatum zal verschijnen. Tijdens de wachttijd kan de werknemer ook openstaan voor voorstellen van andere mogelijke werkgevers. Daarom is het belangrijk om een goede verstandhouding met de medewerker op te bouwen. Laat de medewerker weten hoeveel je hem waardeert. Overweeg bij het ontwikkelen van uw onboardingproces voor medewerkers een wachttijd op te nemen.
#4. De datum van inschrijving
De meeste nieuwe medewerkers ervaren tegenstrijdige emoties op hun eerste dag. Tegelijkertijd zijn ze ongerust, opgetogen, opgewonden en nerveus. Als gevolg hiervan is het de primaire verantwoordelijkheid van HR-managers om nieuwe medewerkers zich welkom en op hun gemak te laten voelen. Door nieuwe medewerkers een gevoel van verbondenheid te geven, zullen hun betrokkenheid en focus op hun werk toenemen.
Een handige checklist voor onboarding van medewerkers verlicht de stress van HR-personeel. Hier zijn een paar dingen die je moet doen voor de grote dag:
- Bereid het oriëntatieschema voor.
- Wijs IT-resources toe (werkstation, e-mailtoegang, enz.)
- Koop alle benodigde kantoormaterialen (meubels, sleutels, toegangskaart, etc.)
- Maak een salarisrekening aan.
- Wijs een mentor of contactpersoon aan om de werknemer te helpen zich te settelen.
#5. Samenwerking met andere afdelingen
Het is van cruciaal belang om samen te werken met de belangrijkste belanghebbenden (collega's en managers) en hen te informeren over de startdatum van de nieuwe medewerker. HR-personeel kan de hulp van collega's inroepen om het hokje van de nieuwe werknemer in te richten, een-op-een welkomstbijeenkomsten te organiseren en een oriëntatiesessie te plannen.
#6. Instructie en oriëntatie
Oriëntatieseminars bieden nieuwe medewerkers een overzicht van de cultuur van de organisatie en inzicht in de doelstellingen van het bedrijf. Deze fase biedt nieuwe medewerkers relevante kennis over de teams, de teamactiviteiten en het bedrijfsbeleid van de organisatie. Het stellen van op rollen gebaseerde doelen en doelstellingen voor de komende 30/60/90 dagen is een goed moment om nieuwe medewerkers te laten zien waar ze zich op moeten concentreren.
Aangezien een grote meerderheid van de werknemers enige essentiële training nodig heeft om aan de slag te gaan, organiseren de meeste bedrijven het trainingsprogramma om hun personeel snel op de hoogte te brengen. Een beoordeling van vaardigheden zal bedrijven helpen bij het bepalen van de kennis en vaardigheden van de nieuwe medewerker en bij het ontwikkelen van een gepersonaliseerd, rolspecifiek trainingsplan dat is afgestemd op hun vaardigheden.
#7. De eerste drie maanden
Het belangrijkste doel van deze periode is om te beoordelen en ervoor te zorgen dat de verwachtingen van de organisatie en de medewerker samenvallen. Deze fase moet worden gevuld met actieve discussies over het succes van de nieuwe medewerker en voortdurende inspanningen om een integraal onderdeel van het bedrijf te worden.
Checklist voor onboarding van werknemers
Hier is een checklist voor de onboarding van medewerkers met taken die HR-professionals en managers moeten voltooien om nieuwe werknemers voor een lange tijd te behouden:
- Onderzoek de ervaring van de werknemer om te zien of deze aan hun verwachtingen voldoet.
- Onderzoek hun prestaties en geef kritiek
- Controleer of de medewerker zorgen of problemen heeft.
- Bespreek professionele vooruitgang en strategie.
- Vraag feedback over onboarding en eventuele suggesties.
- Bepaal of ze extra training nodig hebben.
Onboardingsoftware voor medewerkers
De meest effectieve onboarding-software voor medewerkers omvat:
- Trainual: voor het maken van een online playbook-bibliotheek
- Sapling: voor het vergemakkelijken van het onboardingproces
- Enboarder: voor het stroomlijnen van uw onboardingproces voor ondersteuning
- Coassembleren: voor het ontwikkelen van een boeiendere onboarding-ervaring
- Innform: staat bekend om het bieden van plezierige, hybride onboarding-ervaringen.
Wat maakt een goede onboarding-software voor werknemers?
Er zijn tal van tools en apps beschikbaar die een onboarding-functie voor medewerkers bevatten. Het is standaard in de meeste HR-platforms, hoewel het vaak diepgang en interesse mist. Hier zijn enkele van de functies die een goede onboarding-software voor werknemers zou moeten hebben:
- Eenvoudig te gebruiken. Of je nu één of honderden nieuwe medewerkers in dienst neemt, de onboarding-software moet gebruiksvriendelijk zijn. Het zou moeten helpen om uw proces te stroomlijnen en te vereenvoudigen in plaats van ingewikkelde procedures, ongemakkelijke navigatie of moeilijke processen te introduceren.
- Geautomatiseerde workflows en processen. Door sommige (of alle) onboardingprocessen van uw medewerkers te automatiseren, bespaart u tijd en zorgt u ervoor dat iedereen dezelfde hoogwaardige ervaring krijgt. Ik heb gezocht naar onboarding-systemen die je kunnen helpen bij het creëren van een systeem of routine die je opnieuw kunt gebruiken.
- Opties voor maatwerk Processen zijn prachtig, maar je moet ook zoeken naar methoden om de ervaring uniek te laten lijken. Deze apps bieden een aantal prachtige methoden om impact te creëren door middel van maatwerk, van het uploaden van foto's tot het personaliseren van uw dashboard.
- Selfservice-opties Uw nieuwe medewerkers moeten documenten snel en gemakkelijk kunnen vinden en uploaden, zonder gedoe. Ik heb prioriteit gegeven aan apps met zelfbedieningsfuncties om hen te helpen om moeiteloos meer te weten te komen over uw organisatie en door het onboardingproces.
- Cultuur en participatie zijn hoogtepunten. Het doorlopen van het digitale onboardingproces kan isolerend zijn. Ik zocht apps met functies waarmee je tijdens mijn tests een aantal van je bedrijfsculturen tot leven kunt brengen door middel van presentaties, quizzen en updates.
Sommige van deze apps spreken meer aan op een van de bovengenoemde criteria dan andere. Er zijn apps die levendig, opwindend en boeiend zijn - en andere die u helpen bij het perfectioneren van uw onboarding-routines, zodat ze een genot zijn om te gebruiken.
Nadat we deze functies hebben gezien, gaan we dieper in op de software-opties die we eerder hebben genoemd:
#1. Trainen
Trainual bevat een trainingshandleiding voor het maken van uw zakelijke draaiboek. Het is een goede manier om een idee te krijgen van wat de app kan doen en om u te begeleiden bij het maken van uw eigen playbooks. Deze handige aanpak is overal in de software terug te vinden, met tooltips voor elk onderdeel die een snel overzicht geven van het doel ervan. Dit is erg handig als u net als ik nieuw bent in het opzetten van software voor het inwerken van werknemers.
Trainual past de benadering van online leren aan op het soort onboarding-ervaring die uw gebruikers zouden verwachten. U maakt in feite minicursussen (of draaiboeken) over welk onderwerp u maar wilt, zoals de geschiedenis, cultuur, team en baan van uw bedrijf. U kunt hetzelfde doen voor regels en processen om uw eigen interne bronnenbibliotheek te bouwen. Deze playbooks leven binnen onderwerpgebieden en kunnen als favorieten worden vastgezet op de dashboards van uw gebruikers.
#2. Jonge boom
Het is eenvoudig om één nieuwe medewerker in dienst te nemen zonder een solide strategie, maar hoe zit het met honderden? Sapling maakt het onboarden van teamleden op schaal eenvoudig, zelfs op veel locaties, afdelingen en rollen.
De benadering van onboarding door Sapling is gebaseerd op workflows, processen en activiteiten. Creëer een proces, voeg taken toe en wijs ze toe aan iemand: de nieuwe rekruut, hun manager of een collega. Om u te helpen uw workflow te structureren, wijst u einddatums, beschrijvingen en subtaken toe aan elke taak. Wat ik waardeer aan de workflow-aanpak van Sapling, is dat je datums kunt instellen ten opzichte van mijlpalen of andere datums, zodat je vijf dagen voordat ze beginnen een welkomstmail voor je nieuwe rekruut kunt regelen. Dit vergemakkelijkt de herhaling en automatisering van workflows.
#3. Instapper
Onboarding-apps zijn vaak ontworpen om inhoud aan nieuwe medewerkers te bieden, terwijl Enboarder zich tijdens deze overgangsperiode richt op het creëren van procedures waar iedereen baat bij heeft.
Enboarder bereikt dit door het gebruik van een nieuwe, zeer visuele workflow-builder. In plaats van een taak in een venster toe te voegen, maakt u een reis met verschillende taken, activiteiten en opdrachten. U kunt taken en verantwoordelijkheden delegeren aan nieuwe werknemers en managers, evenals een ingebouwde buddy-positie die u kunt toewijzen.
#4. Coassembleren
Online leren kan vervelend en moeilijk te voltooien zijn. Coassemble is daar niet een van. Deze software voor training en onboarding voor werknemers blazen nieuw leven in het creëren en distribueren van onboardingprogramma's voor uw teamleden.
De capaciteit om online cursussen te creëren die dienen als uw onboarding-programma, vormt de kern van Coassemble. Het is vergelijkbaar met een online playbook, maar met veel meer interactieve aspecten. Popquizzen, wielen, stroomdiagrammen, flashcards, tijdlijnen en meer functies zijn beschikbaar.
#5. Informeren
Hoewel veel bedrijven overschakelen op werken op afstand, wilt u misschien persoonlijke vergaderingen of trainingssessies opnemen in uw onboardingproces. Dit is iets waar Innform op meesterlijke wijze rekening mee houdt, terwijl het ook een gevoel van plezier en gamification toevoegt aan de ervaring.
Hoe kies je de beste onboarding-software voor medewerkers?
Elke uitstekende onboarding-software voor medewerkers moet eenvoudig te gebruiken zijn, snel te automatiseren en u meer van uw meest waardevolle bron te bieden: tijd. Daarnaast hebben we allemaal andere eisen. Sommige HR-afdelingen willen meer cultuur en betrokkenheid toevoegen aan de ervaring, terwijl andere een krachtig onboarding-platform nodig hebben om hen te helpen bij het wereldwijd onboarden van nieuwe rekruten. Overweeg welke functies voor u het belangrijkst zijn en gebruik vervolgens deze gids om u te helpen de beste oplossingen voor u te vinden. Probeer een paar apps uit voordat u kiest voor degene die het beste werkt voor uw team.
Wat willen nieuwe medewerkers van onboarding?
Nieuwe medewerkers willen weten hoe ze de middelen kunnen krijgen die ze nodig hebben om te slagen in hun nieuwe functie tijdens het onboardingproces. Ongeacht op welk niveau ze zich bevinden, nieuwe medewerkers zullen vragen hebben over protocollen en werkwijzen. Uw organisatie heeft een eigen cultuur.
Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het onboardingproces van medewerkers?
Het onboardingproces voor werknemers wordt meestal geleid door de directe supervisor of manager van de nieuwe werknemer, met ondersteuning van de personeelsafdeling.
Welke soorten informatie worden doorgaans behandeld tijdens het onboardingproces?
Tijdens het onboarding-proces ontvangen nieuwe werknemers meestal informatie over het bedrijfsbeleid, de procedures, de voordelen en de verwachtingen. Ze kunnen ook training krijgen over specifieke taken en vaardigheden.
Zijn er wettelijke vereisten voor het onboarden van werknemers?
Er zijn geen federale wetten die het onboarden van werknemers specifiek verplicht stellen, maar bepaalde staten en gemeenten kunnen hun eigen wet- en regelgeving hebben met betrekking tot onboarding, met name met betrekking tot het verstrekken van informatie aan nieuwe medewerkers over rechten en verantwoordelijkheden onder nationale en lokale wetten.
Hoe kan technologie worden gebruikt om het onboardingproces van werknemers te ondersteunen?
Technologie kan op verschillende manieren worden gebruikt om het onboardingproces van werknemers te ondersteunen, bijvoorbeeld via online trainingsprogramma's, digitale onboardingplatforms en elektronische formulieren en documenten.
Hoe kan onboarding van werknemers worden gebruikt om het behoud van werknemers te verbeteren?
Effectieve onboarding van werknemers kan het behoud van werknemers helpen verbeteren door nieuwe medewerkers zich welkom en gewaardeerd te laten voelen, hen de informatie en middelen te bieden die ze nodig hebben om succesvol te zijn in hun nieuwe rol, en hen te helpen snel productieve leden van het team te worden.
Kan een onboarding-proces voor medewerkers ook worden gebruikt voor het re-boarden van werknemers die voor een bepaalde tijd niet bij het bedrijf zijn geweest?
Ja, dezelfde principes van een onboarding-proces voor werknemers kunnen worden toegepast op het opnieuw in dienst nemen van werknemers die na een periode van afwezigheid terugkeren naar het bedrijf. Dit kan helpen om ervoor te zorgen dat ze snel op de hoogte worden gebracht van eventuele wijzigingen of updates die tijdens hun afwezigheid hebben plaatsgevonden en om hen te helpen opnieuw te integreren in het team.
In Conclusie
Onboarding van medewerkers is erg belangrijk voor elk bedrijf, en met een geautomatiseerd onboardingsysteem kunnen nieuwe rekruten minder tijd besteden aan het invullen van papierwerk en meer tijd besteden aan het leren over de principes van het bedrijf, het verkennen van de werkplek en het maken van nieuwe vrienden.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat zijn de 5 C's van onboarding?
De vijf C's van onboarding zijn compliance, classificatie, vertrouwen, verbinding en cultuur.
Wie is verantwoordelijk voor de onboarding?
De wervingssupervisor is meestal verantwoordelijk voor de onboarding.
Wat is het verschil tussen oriëntatie en onboarding?
Onboarding verwijst naar een reeks gebeurtenissen die nieuwe werknemers leren wat ze moeten weten om de verantwoordelijkheden van hun nieuwe rollen te vervullen. Oriëntatie daarentegen verwijst naar het eerste welkom dat een bedrijf aan een nieuwe medewerker biedt.
Gerelateerde artikelen
- NIEUWE WERKNEMERSORINTATIE: Gedetailleerde checklist, sjabloon en voorbeelden
- DRIP CAMPAGNE: een gids voor druppelcampagnemarketing
- HUMAN CAPITAL MANAGEMENT (HCM): typen, voorbeelden en softwareoplossingen
- Bedrijfscultuur: beste praktijken voor 2023 en alles wat u nodig heeft
- 15 beste strategieën voor klantbehoud die de winst verhogen (gids)
Referenties
