Casemanagementsystemen zijn softwaretoepassingen waarmee u alle klantgegevens kunt bijhouden die nodig zijn om effectieve programma's en diensten te leveren. Sommige bedrijven implementeren of hebben geen casemanagement in hun bedrijf. Door het te implementeren, groeit uw bedrijf. Er is ook software voor immigratiebedrijven maar dit artikel gaat over casemanagementsystemen voor juridische software voor advocatenkantoren.
Wat zijn casemanagementsystemen?
Casemanagementsoftware is een digitaal systeem waarmee bedrijven informatie op een gecentraliseerde locatie kunnen volgen en opslaan en er ook over kunnen rapporteren. Case-informatie is beschikbaar voor een breed scala aan gebruikers, waardoor belanghebbenden kunnen samenwerken aan cases en informatie kunnen delen in een veilige omgeving.
Een casemanagementsysteem kan worden geïnstalleerd op een lokaal netwerk of is toegankelijk via internet. Webgebaseerde software voor casemanagement is het populairst omdat het 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar is en toegankelijk is vanaf elke locatie met een internetverbinding. Ze stellen u in staat enorme hoeveelheden informatie te verzamelen die gemakkelijk en snel toegankelijk is (meer dan op papier gebaseerde archiveringssystemen of Excel). Ze kunnen ook enkele gegevensanalysetaken automatiseren, waardoor u tijd bespaart en fouten vermindert.
Casemanagementsysteemsoftware is een digitale tool waarmee bedrijven cases kunnen beheren. Casemanagement houdt in dat er gedetailleerde records worden bijgehouden over een specifiek incident en dat al deze records een specifiek pad volgen. Verschillende casemanagementsystemen bieden verschillende functies. Ze verschillen ook naargelang de sector die ze moeten ondersteunen.
Juridische Case Management Systemen
Juridische case management systemen (LCMS) zijn digitale tools die advocatenkantoren gebruiken om hun rechtszaken en cliënten te beheren en te organiseren. Het zorgt voor een meer gestroomlijnde workflow en efficiëntere processen voor facturering, tijdregistratie en documentbeheer, zodat u zich kunt concentreren op factureerbaar werk.
De software geeft u ook een overzicht van de dossiers van uw advocatenkantoor en de details die eraan verbonden zijn, zoals deadlines, documenten, notities, rekeningen, enzovoort. Software voor juridische casemanagementsystemen is onderverdeeld in drie typen. Zij doen;
#1. Casemanagementsoftware op locatie
Oplossingen op locatie worden geïnstalleerd en gehost op servers of computers in uw kantoor; dit betekent dat elke eindgebruiker een licentie nodig heeft en dat u als eigenaar van het advocatenkantoor verantwoordelijk bent voor alle aspecten van platformonderhoud, gegevensbeveiliging en beschikbaarheid.
#2. Generieke Case Management-software
Sommige van de server- en onderhoudsproblemen die door on-premise juridische software worden veroorzaakt, worden aangepakt door het cloudgebaseerde aspect van generieke casemanagementsoftware. Niet elke cloudgebaseerde oplossing is echter afgestemd op de specifieke eisen van uw letselschadebedrijf.
Deze softwareoplossingen voor rechtszakenbeheersystemen kunnen u helpen bij sommige aspecten van het beheer van uw letselschadezaken, maar bieden niet het specifieke en op maat gemaakte zaakbeheer dat u nodig heeft.
#3. Praktijkgerichte casemanagementsoftware
Deze juridische casemanagementsystemen zijn cloudgebaseerd en praktijkgericht, waardoor u het beste van twee werelden krijgt. Persoonlijk letsel is een zeer specifiek en gespecialiseerd praktijkgebied, waarbij aspecten van zaken specifiek zijn afgestemd op letselschadeclaims; case management software voor letselschadeadvocaten moet dit weerspiegelen. Dit houdt in dat rekening wordt gehouden met specifieke workflows, sjablonen en regelingen voor onvoorziene vergoedingen.
Casemanagementsystemen voor advocatenkantoren
Advocatenkantoren kunnen soms eindeloos chaotisch zijn. Advocaten, paralegals en ondersteunend personeel moeten alle aspecten van meerdere zaken organiseren, analyseren en beheren.
Voor advocatenkantoren zijn er tal van casemanagementsystemen (CMS) beschikbaar. U moet software selecteren die is afgestemd op uw specifieke vereisten. Elk advocatenkantoor is anders en de voorkeuren van advocaten kunnen verschillen. Gelukkig zijn er hieronder opties waarmee u casemanagementsystemen voor uw advocatenkantoren kunt afstemmen op uw specifieke vereisten.
#1. CASEPeer
Met de krachtige ingebouwde tools van CASEpeer kunt u de workflow van uw organisatie voortdurend evalueren, kansen voor de ontwikkeling van medewerkers identificeren, effectiever communiceren over klantcases en de productiviteit en resultaten maximaliseren. Het is uitsluitend bedoeld voor advocatenkantoren op het gebied van letselschade. Dit cloudgebaseerde systeem bevat tijdbesparende en organisatorische functies zoals:
- Tools voor het volgen van eisen, aanbiedingen, pandrechten, vergoedingen en kosten bij afwikkeling
- Toegewijd ontdekkingsverzoek en het volgen van reacties
- Kalender die is geïntegreerd
- Verjaringstermijn en geautomatiseerde meldingen
#2. BestandVine
Het is in hoge mate aanpasbaar en stelt u in staat al uw notities, documenten, klantcommunicatie en agenda's op één plek te bewaren. Andere kenmerken zijn onder meer:
- Meerdere gebruikers zijn mogelijk.
- Mogelijkheid van klanten om te sms'en en te e-mailen
- Beheer van taken en deadlines
- Het is compatibel met meer dan 2,000 programma's.
- Een goede optie voor documentbeheer.
#3. Litifiëren
Het is een totaaloplossing voor middelgrote en grote advocatenkantoren. Het is echter ook gebouwd op het populaire Salesforce-platform, dat door veel bedrijven wordt gebruikt voor automatisering en analyse. Het bevat:
- Sterke beveiliging
- Taak automatisering
- Het dashboard kan worden aangepast om belangrijke prestatie-indicatoren bij te houden.
#4. Mijn zaak
Mycase is een softwareoplossing voor casemanagement die documentbeheer, tijdregistratie, facturering, inning van betalingen en kalenders omvat. Het biedt een gratis proefperiode van 10 dagen waarmee u de software kunt testen en kunt bepalen of deze geschikt is voor uw praktijk. Enkele van de belangrijkste kenmerken zijn als volgt:
- Eenvoudige en duidelijke gebruikersinterface.
- In plaats van opties toe te voegen, omvat een eenvoudige prijsstructuur alle functies.
- E-handtekeningen zijn onbeperkt.
#5. Clio-beheer
Facturering, contactbeheer, documentbeheer, agendabeheer, boekhouding, taakbeheer, online betalingen en tijdregistratie behoren tot de beschikbare functies. Het is aanpasbaar en biedt aanpasbare oplossingen voor zowel kleine als grote bedrijven. De hoogtepunten van Clio zijn onder meer:
- Clientportal voor het delen van documenten op een veilige manier.
- Tijdlijnen voor zaken laten zien wie wijzigingen heeft aangebracht en wanneer deze zijn aangebracht.
- Er is een aparte module voor cliëntintake/cliëntrelatiebeheer.
#6. Proefwerken
Trialworks is een cloudgebaseerde oplossing die is ontwikkeld door procesadvocaten en functies bevat zoals mobiele case-intake, documentbeheer, kalenders en procesbeheer. Enkele onderscheidende kenmerken zijn als volgt:
- Tools gericht op procesvoering
- Gebaseerd op het bekende Microsoft Office-platform
- Beschikbaar als software voor gebruik op een lokaal netwerk of als cloudgebaseerde service.
- Databaseconversieservices zijn beschikbaar (als aparte service)
Law Ruler maakt nu gebruik van casemanagementsystemen voor advocatenkantoren, die toegankelijk zijn met Office 365 voor een gemakkelijke workflow. Dankzij de gedetailleerde dashboardanalyses kunt u de casestatus, leads en marketingprestaties volgen. Andere kenmerken zijn onder meer:
- Verrekeningscalculators zijn ingebouwd.
- Geautomatiseerde sms- en e-mailherinneringen
- Geïntegreerde click-to-call-kiezer op basis van kunstmatige intelligentie
Effectief casemanagement verbetert zowel de klantenservice als de juridische dienstverlening. Wanneer u zich geen zorgen hoeft te maken over de dagelijkse logistiek van casemanagement, heeft u meer tijd om aan uw klanten te besteden en aan hun cases te werken.
Software voor casemanagementsystemen
Intake, casetracking en rapportage worden allemaal gestroomlijnd door de casemanagementsoftwaresystemen. Het centraliseert alle casusinformatie om een enkele bron van actuele informatie over actieve zaken te bieden. De meest geavanceerde casemanagementsoftware bevat ook een rapportagetool voor alle verzamelde gegevens voor risicobeheer en preventie.
Softwaresystemen voor casemanagement stellen uw organisatie in staat om alle klantgegevens op één locatie op te slaan en te volgen. Contactgegevens, case-notities, afspraakplanning, geschiedenis, klantcommunicatie en facturering zijn allemaal inbegrepen.
Softwarevereisten voor casemanagementsystemen
Naast eenvoudig casebeheer, gaat de beste software voor klantenondersteuning verder dan dat. Dit is uiteraard een belangrijke overweging bij het selecteren van een cloudplatform, maar het zou op een absoluut minimum moeten zijn in plaats van het belangrijkste kenmerk. Hier zijn enkele dingen waar u op moet letten bij het selecteren van een cloudgebaseerd klantenserviceplatform.
#1. Case Lifecycle Management dat aanpasbaar is
Elk bedrijf heeft andere eisen. Een casemanagementsysteem kan worden aangepast aan de behoeften van elk bedrijf. Logische regels in een reeks functies moeten worden ingesteld om zich aan te passen aan de specifieke behoeften van een organisatie. Aanpasbare formuliersjablonen zijn aanzienlijk voor de productie, opslag en administratie van real-time cases.
#2. integratie
De oplossing moet via flexibele API's kunnen communiceren met externe systemen, zodat gebruikers realtime, bidirectionele communicatie tussen het platform en relevante applicaties en netwerken tot stand kunnen brengen.
#3. Analytische vooruitgang
De oplossing moet voorzien in uitgebreide rapportage en analyse. In tegenstelling tot traditionele eendimensionale rapporten, kunt u met voorspellende intelligentieanalyses sneller actie ondernemen op basis van uw inzichten. Met een robuuste analyse-engine moet u meerdere gegevensbronnen kunnen verbinden en opvragen, waardoor u nieuwe manieren krijgt om uw gegevens en KPI's te visualiseren. Dit alles houdt in dat u kunt anticiperen op behoeften en dienovereenkomstig kunt bijsturen.
#4. Geïndividualiseerde klantenservice
De meeste casemanagementsystemen stellen kenniswerkers in staat om via het kanaal van hun keuze met klanten te communiceren. E-mail, telefoon, berichten-apps en live chat-software zijn allemaal opties.
Klantprofielen zijn ook direct toegankelijk, samen met alle relevante informatie en eerdere interacties. Klanten kunnen zich gewaardeerd voelen wanneer vertegenwoordigers van de klantenservice al deze informatie binnen handbereik hebben.
#5. Platform met meerdere kanalen
Een wereldwijd casemanagementsysteem werkt met verschillende apparaten. Records zijn veilig voor gegevens en informatie is toegankelijk via Android-, iOS- en Windows-telefoons, -tablets en -computers. Ongeacht het medium zijn alle gegevens direct synchroniseerbaar met de centrale database.
#6. Productiviteitshulpmiddelen
Een klantenserviceplatform moet ook de productiviteit verhogen door te automatiseren, te categoriseren en u in staat te stellen meerdere gevallen tegelijk in bulk te updaten en af te sluiten.
#7. Portalen voor zelfbediening
Klanten hebben toegang tot selfserviceportals omdat ze problemen zelf kunnen oplossen. Deze portals bevatten echter meestal informatieve artikelen, een pagina met veelgestelde vragen, een communitypagina of een forum. Deze portals zijn ook cruciale onderdelen van de klantenservice.
Wat zijn de voordelen van het implementeren van een casemanagementsysteem?
Ze omvatten;
- Verbeterde en persoonlijke klantenservice.
- Case-oplossing die efficiënt is dankzij effectieve samenwerking
- Updates in realtime en snelle toegang tot informatie
- Toegang op afstand wordt mogelijk gemaakt door gecentraliseerd gegevensbeheer.
- Papierwerk wordt verminderd met digitale archivering.
- Verbeterde transparantie en controlesporen
Wat zijn de vijf primaire rollen van casemanagement?
De casemanager voert de primaire functies van beoordeling, planning, facilitering, belangenbehartiging, monitoring en evaluatie uit in samenwerking met de cliënt en andere beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg die bij de zorg van de cliënt betrokken zijn.
Welk probleem lost casemanagement op?
Casemanagement is een samenwerkingsproces dat via communicatie en beschikbare middelen opties en diensten evalueert, plant, implementeert, coördineert, bewaakt en evalueert om aan de gezondheidsbehoeften van individuen te voldoen om hoogwaardige, kosteneffectieve resultaten te bevorderen.
Door middel van belangenbehartiging, beoordeling, planning, communicatie, onderwijs, resourcebeheer en servicefacilitering helpt casemanagement cliënten bij het bereiken van welzijn en autonomie.
Wat zijn de 4 soorten casemanagement?
Binnen deze definitie bestaat succesvol casemanagement uit vier hoofdcomponenten: intake, behoefteanalyse, serviceplanning en monitoring en evaluatie. Om het succes van de klant te garanderen, moeten menselijke serviceorganisaties van elke omvang deze vier componenten correct implementeren.
Wat zijn enkele voorbeelden van casemanagement?
Zij zijn;
- Werknemer oriëntatie
- Verwerking van claims
- Goedkeuringen en verzoeken
- Bugtracking en foutmeldingen
- Aanvragen voor diensten
Wat is software voor het beheer van juridische zaken?
Advocatenkantoren kunnen hun dagelijkse workflows automatiseren met behulp van software voor het beheer van juridische zaken, die taken kan zien, declarabele tijd kan bijhouden en een kalender kan maken. Dit helpt bedrijven bij het verhogen van de productiviteit en het maximaliseren van de inkomsten, waardoor hun onderneming wordt uitgebreid.
Software voor casemanagement kan door bedrijven worden gekocht als stand-alone, 'best-of-breed' of als geïntegreerd onderdeel van een breder praktijkmanagementplatform (waar casemanagementfunctionaliteit wordt gebundeld met andere, zoals juridische factureringsapplicaties of toepassingen voor het beheer van juridische documenten). Het merendeel van de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf, inclusief boekhouding, rapportage en zelfs marketing, wordt doorgaans afgehandeld door oplossingen voor praktijkbeheer. Casemanagementsystemen concentreren zich daarentegen op de interne vereisten van het kantoor voor de behandeling en archivering van de zaak en klantgegevens. De complexiteit van deze systemen kan variëren, zoals we hieronder in meer detail zullen bespreken.
Klanten die stand-alone casemanagementsoftware kopen, moeten ervoor zorgen dat het product verbinding maakt met andere softwareprogramma's die het bedrijf gebruikt, zoals het documentbeheersysteem of het juridische boekhoudplatform.
Wat is een casemanager?
Een casemanager organiseert alle stappen die een incident, gebeurtenis, verzoek of onderzoek moet nemen om het doel te bereiken of een oplossing te vinden. Zij zijn verantwoordelijk voor het onderzoeken, plannen, uitvoeren, beoordelen en rapporteren van een bepaald geval van begin tot eind.
De verantwoordelijkheden van een casemanager zijn onder meer:
- Evalueren van de risico's die zijn verbonden aan een bepaald incident, klant of medewerker voordat het als een zaak wordt geregistreerd
- Afhankelijk van het gewenste resultaat een strategie op maat ontwikkelen
- Inclusief extra hulp van andere zakelijke professionals en experts in een workflow, of mensen koppelen aan externe dienstverleners
- Het bijhouden van de tijdframes, mijlpalen en algemene statusupdates van een zaak
- Het beoordelen van de uitkomst van een zaak en het maken van rapporten voor het bedrijf
Wat zijn enkele use cases voor casemanagement?
Er zijn drie werkstijlen aan het licht gekomen die bijzonder geschikt zijn voor een casemanagementstrategie. Onder hen zijn, maar niet beperkt tot:
- Onderzoekscasemanagement
- Beheer van serviceaanvragen
- Incident Management
Heeft mijn bedrijf een casemanagementsysteem nodig?
Om die vraag te beantwoorden, denk na en stel jezelf de volgende vragen:
- Wat zijn de huidige procedures voor het behandelen van zaken in uw organisatie?
- Geven ze uw deskundige medewerkers de vrijheid en flexibiliteit die ze nodig hebben om uw klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn?
- Hebben uw medewerkers toegang tot een volledig overzicht van alle gegevens die ze nodig hebben om hun taak te voltooien, zodat ze problemen kunnen aanpakken?
Als het antwoord daarop NEE is, kunt u in die situatie overwegen om software voor casemanagement te gebruiken.
Conclusie
Een goed casemanagementsysteem helpt bedrijven succesvol te zijn in alle zakelijke aspecten. Zonder casemanagement in uw bedrijf krijgt u mogelijk te maken met tegenslagen en groeit uw bedrijf mogelijk niet. Om dat te voorkomen, moet u echter een goed casemanagementsysteem hebben. Dit artikel leert over het 'casemanagementsysteem'.
Veelgestelde vragen over casemanagementsystemen
Hoeveel casemanagementmodellen zijn er?
Voor non-profitorganisaties zijn er drie overkoepelende casemanagementmodellen en zeven totale submodellen. Het is van cruciaal belang voor elk bedrijf om ze te overwegen en te bepalen hoe elk het algehele welzijn van zijn klanten kan beïnvloeden.
Wat zijn de 6 kerntaken van casemanagement?
- screening.
- beoordelen.
- Risicobeoordeling
- Planning.
- Implementatie.
- Evaluatie van het resultaat.
Hoe betrek je klanten bij casemanagement?
Moedig de cliënt aan om doelen voor zichzelf te stellen. Denk aan prestaties op korte en lange termijn. Zorg ervoor dat u de klant niet uw eigen doelstellingen of die van uw bureau opdringt, maar hem of haar aanmoedigt om zijn of haar eigen doelstellingen na te streven.
Gerelateerde artikelen
- BESTE BELEIDSBEHEERSOFTWARE: 2023 Beoordelingen
- PROJECT TRACKING SOFTWARE: beoordelingen van de 25 beste software voor het volgen van projecten
- PORTFOLIOBEHEERSOFTWARE: Topinvesteringssoftware in 2023
- CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT SYSTEMS: definitie, voorbeelden en beste strategieën
- BUSINESS SYSTEMS ANALIST: salaris, functieomschrijving, vaardigheden, diploma
- Beste 15 marketingsoftware voor kleine bedrijven in 2023
Referenties
