Bij het starten van nieuwe projecten hebben bedrijven een hoofddoel om aan de klant en de economische vraag te kunnen voldoen. Het analyseren van operationele capaciteiten is essentieel voor het plannen van de benodigde middelen, kosten en deadlines voor diverse projecten. Het hebben van deze kwaliteiten kenmerkt een bedrijf als het hebben van de capaciteit en het vermogen om aan de productiebehoeften en -vraag te voldoen. In dit artikel hebben we de betekenis van resource- en agile capaciteitsplanning besproken. We hebben ook een lijst met tools voor capaciteitsplanning toegevoegd waaruit u kunt kiezen om uw bedrijf te helpen goed te plannen. Geniet van de rit!
Wat is capaciteitsplanning?
Het proces van het schatten van het aantal middelen dat nodig is om aan de vraag te voldoen, staat bekend als capaciteitsplanning. Deze "vraag" kan van toepassing zijn op de volgende week, maand of jaar. Het volgende zijn alle mogelijke componenten:
- Werving van werknemers om aan de verwachte behoeften te voldoen
- Toegang hebben tot adequate hulpmiddelen, voorraden en methoden.
- het verzamelen van de middelen die nodig zijn om een taak te voltooien
- Kiezen of er extra werk nodig is
Het gaat erom uzelf en uw bedrijf voor te bereiden op wat de toekomst ook brengt. Met deze informatie kun je leren uitbreiden, betere ontwerpen maken en knelpunten in de supply chain voorzien. Werkgevers kunnen controleren of ze de juiste mix en het juiste aantal werknemers hebben met de capaciteiten, het gedrag, de competenties en de kenmerken die nodig zijn om hoogwaardige zorg en ondersteuning te bieden met behulp van hulpmiddelen voor personeelscapaciteitsplanning. Hulpmiddelen voor capaciteitsplanning van middelen helpen organisaties bij het toewijzen van hun middelen in overeenstemming met hun vereisten.
Voortdurende monitoring van netwerkgebruik, verkeershoeveelheden en verkeerstype is een essentieel onderdeel van de netwerkcapaciteitsplanning om problemen op te sporen die kunnen leiden tot knelpunten in de dienstverlening en een negatieve invloed kunnen hebben op de ervaring van de eindgebruiker en om vast te stellen wanneer en waar upgrades nodig zijn.
Soorten capaciteitsplanning
Er zijn drie soorten capaciteitsplanning. Het volgende zijn typen:
#1. Capaciteit op korte termijn
De jaarlijkse planningscyclus is het tijdsbestek voor kortetermijnplanning, waarin bedrijven het relatieve belang beoordelen van veel aspecten die bijdragen aan de huidige productie. Capaciteitsplanning op korte termijn houdt rekening met een breed scala aan factoren, waaronder arbeid en personeel, productieplanning, budgettering en materiaalbehoeften. Om ervoor te zorgen dat de output en middelen aan de huidige vraag kunnen voldoen, evalueren veel bedrijven ook de kortetermijncapaciteit door middel van wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse intervallen. Aangezien fluctuaties in consumenten- en economische markten een aanzienlijke invloed kunnen hebben op de vraag, hebben bedrijven die routinematig hun kortetermijnstrategieën evalueren een grotere kans op algehele groei en succes over langere perioden.
#2. Capaciteit op middellange termijn
Planning op middellange termijn omvat het beoordelen van de productiecapaciteit voor de komende twee tot vijf jaar en het maken van prognoses over de middelen en structuren die een organisatie nodig heeft om aan de toekomstige productievraag te voldoen. Gedurende deze tijd kunnen bedrijven de nodige wijzigingen aanbrengen in hun infrastructuur, inclusief hun prognosetools, strategieën voor het toewijzen van middelen en operationele procedures, om beter aan de toekomstige vraag te voldoen. Bedrijven kunnen vervolgens de capaciteit beoordelen en plannen maken om duurzaamheid op de lange termijn te waarborgen naarmate de capaciteit de vijf jaar nadert.
#3. Capaciteit op lange termijn
Bij langetermijnplanning wordt rekening gehouden met het capaciteitspotentieel voor periodes langer dan vijf jaar. Meerdere bedrijfscriteria worden gebruikt in een capaciteitsanalyse op lange termijn om te voorspellen hoe lang een bedrijf zal kunnen blijven opereren. Ontwerp- en productiecapaciteiten zijn twee cruciale indicatoren die bedrijven gebruiken om te meten hoe lang hun producten meegaan, aangezien ze de hoogste outputniveaus onthullen die in de loop van de tijd kunnen worden bereikt met de apparatuur en middelen die een bedrijf momenteel heeft en in de toekomst kan verwerven . In tegenstelling tot capaciteit op korte en middellange termijn, is planning op lange termijn minder nauwkeurig en houdt het rekening met aanvullende organisatorische behoeften, administratie en resourcebeheer.
Strategieën voor capaciteitsplanning
Door de strategieën van capaciteitsplanning te leren kennen, kunt u de juiste keuze maken voor de capaciteitsplanning van uw bedrijf. Dit zijn de strategieën waaruit u kunt kiezen:
#1. Lag-strategie
Het doel van de vertragingsstrategie is om voldoende middelen bij de hand te hebben om aan de werkelijke vraag te voldoen in plaats van de geschatte vraag die oorspronkelijk werd verwacht. Als het gaat om capaciteitsplanning, is de lag-techniek een veilige gok die de uitgaven tot een minimum beperkt. Het potentiële negatieve van deze strategie is dat het de tijd kan verlengen die nodig is om goederen of diensten aan klanten te leveren, vandaar de naam. Als u een plotselinge stijging van het aantal bestellingen heeft of een grote nieuwe klant binnenhaalt die een dringende ommekeer nodig heeft, kan de vertragingsstrategie ervoor zorgen dat u uw deadlines niet kunt halen.
#2. Strategie leiden
Door uw capaciteit van tevoren te vergroten, kunt u zo snel mogelijk aan de verwachte vraag voldoen. Het risico van het nemen van de leiding is groter dan dat van wachten. U kunt uw systeem uitbreiden of middelen bijdragen in de leadstrategie. Het toevoegen van resources is de meest gebruikelijke manier om de capaciteit te vergroten. U kunt deze informatie echter gebruiken in uw strategieën voor het toewijzen van middelen.
#3. Wedstrijdstrategie
Matchstrategie is een evenwichtsoefening tussen lag- en leadstrategieën. Wanneer u de matchstrategie toepast, verhoogt u de frequentie waarmee u zich bezighoudt met strategische capaciteitsplanning. Je volgt de markt en haar ontwikkelingen op de voet, evenals de huidige en verwachte vraag. Met deze informatie als basis past u geleidelijk uw capaciteitsplanning aan om aan de vraag te voldoen. Deze strategie presteert niet alleen beter dan de lead- en lag-strategieën in termen van schaalbaarheid, maar biedt ook de grootste mate van aanpassingsvermogen met het laagste risico.
Hoe maak je een capaciteitsplan?
Denkt u erover na hoe u een capaciteitsplan kunt maken? Hier zijn enkele stappen die u moet nemen om er een te maken:
#1. Bereken de huidige capaciteit
Nadat u de benodigde capaciteit hebt bepaald, moet u evalueren hoe goed uw huidige productiecapaciteit aan de vraag voldoet. Het zal zeker een grote hulp zijn bij uw planning.
#2. Volg de vaardigheden van het personeel
De capaciteit van een medewerker om deel te nemen aan een project hangt niet alleen af van zijn beschikbaarheid. Het hangt ook af van hun vaardigheden. De capaciteiten en het expertiseniveau van alle middelen die tot uw beschikking staan, moeten daarom bij u bekend zijn. U kunt voor elke taak de meest gekwalificeerde personen selecteren. Door dit in de gaten te houden en te begrijpen, krijgt u een goed beeld van de 'aanbod'-kant van het capaciteitsplanningsvraagstuk.
#3. Analyseer projectvereisten
Het kiezen van de projecten waaraan uw team zal werken, is de volgende fase. Als u een vertragingsstrategie gebruikt, moet u de lopende initiatieven evalueren en voor elk een realistisch kritiek pad vaststellen. Bij het implementeren van een leadstrategie is het belangrijk om vooruit te denken op geplande projecten en een inschatting te maken van de benodigde mankracht en materialen. Je hebt dus wat bekend staat als de "vraag" -kant van de vergelijking.
#4. Zichtbaarheid creëren
Als u de vraag- en aanbodzijde van een probleem begrijpt, kunt u beslissen of u hebt wat u nodig hebt om dingen voor elkaar te krijgen. Managers op het hoogste niveau moeten de mogelijkheid hebben om projectvereisten te evalueren aan de hand van beschikbare middelen. Als ze niet over de middelen beschikken om sommige projecten af te ronden, zullen ze moeilijke keuzes moeten maken.
#5. Middelen toewijzen
U moet nu prioriteit geven aan die projecten, zodat ze bijdragen aan het behalen van de doelstellingen van het bedrijf. Om efficiënt gebruik en planimplementatie te garanderen, is het belangrijk om toewijzingen te herzien na regelmatige evaluatie van actualiteiten en prognoses.
#6. Leg KPI's vast
Beheer is onmogelijk als er geen statistieken zijn om te gebruiken. Om het succes van uw capaciteitsplan te evalueren, is het essentieel om belangrijke prestatie-indicatoren vast te stellen en bij te houden.
Hulpmiddelen voor capaciteitsplanning
Een capaciteitsplanningstool is een computerprogramma dat wordt gebruikt om de beschikbare middelen van een organisatie bij te houden en te beoordelen. Dit omvat de mogelijkheden van uw team, de toewijzing van middelen, toegankelijke middelen en zelfs de mogelijkheden van uw technologie en toolkit. Om ervoor te zorgen dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om inkomende projecten uit te voeren, zullen tools voor capaciteitsplanning gebruik maken van vraagprognoses om al deze gegevens te combineren. Dit is een lijst met hulpmiddelen voor capaciteitsplanning waaruit u kunt kiezen:
#1. Toggle-plan
Toggl Plan vindt het geweldig om toegankelijk te zijn voor mensen van alle niveaus en achtergronden. Projectbeheer, teamplanning en taakbeheer zijn de drie primaire gebruikerservaringen die de software biedt. Om de capaciteit eenvoudig te bewaken en te plannen, maken alle interfaces het mogelijk om de werklast en taken van elk teamlid te observeren.
#2. Teamwerk
Teamwork is een klantgericht platform voor het managen van projecten. Elke functie van het platform draagt bij aan uw vermogen om projecten op tijd af te ronden en tot grote vreugde van uw klanten. Teamwerk is een hulpmiddel om zaken als projecten, personeel en financiën bij te houden en te organiseren. Het intuïtieve dashboard geeft een overzicht van het team en de geavanceerde samenwerkings- en kennisdelingsmogelijkheden maken samenwerken een fluitje van een cent.
#3. Mavenlink
Mavenlink is een hulpmiddel voor het optimaliseren en beheren van bronnen. Het is een uitgebreide softwareoplossing met een breed scala aan functies en analyses die u kunnen helpen bij het optimaliseren van kritieke activiteiten, het intelligent afstemmen van personeels- en teamconfiguraties op bedrijfsdoelen en het uitvoeren van een breed scala aan prognose- en planningstaken.
#4. Resource-goeroe
Als het gaat om het beheer van de middelen van uw project, is Resource Guru de tool voor u. Het helpt bij het bewaken van de gebruiksgraad van elk gereedschap in uw arsenaal en helpt bij het beheren van het gebruik ervan in het hele bedrijf. Het is een handige tool om je team te managen en hun schema's, verlofaanvragen en algemene beschikbaarheid bij te houden.
#5. redom
Saviom levert software voor het beheer van bedrijfsmiddelen en het coördineren van de activiteiten van grote groepen werknemers. Dit omvat het vermogen om het gebruik te maximaliseren, het personeelsbestand te coördineren en de kosten van projectresources te verminderen. Het bevat ook de mogelijkheid om in realtime te plannen, plannen en voorspellen.
#6. Mozaïek
Mosaic is een uitgebreid programma dat kan worden gebruikt voor zowel capaciteitsplanning als resourcebeheer. Het is een effectief hulpmiddel om iedereen in het team bij elkaar te brengen en de zaken op schema te houden. Tijdregistratie, financiën, rapporten, het maken van urenstaten en projecten kunnen allemaal worden beheerd met de verschillende real-time functies. Dingen op volgorde van belangrijkheid zetten is een geweldige manier om uw resourcebeheer en planning te verbeteren.
Belangrijkste functies waarnaar u moet zoeken in tools voor capaciteitsplanning
- Gebruikt een eenvoudig maar effectief dashboard
- Biedt bruikbare gegevens en realtime rapportage
- Moedigt automatisering van workflows aan
- Eenvoudig te integreren met de andere tools in de technische stack van uw bureau
Resourcecapaciteitsplanning
Om aan de huidige en toekomstige eisen te voldoen, moeten bedrijven een resourcecapaciteitsplanning uitvoeren, waarbij wordt bepaald hoeveel werk door resources kan worden gedaan, welke taken en projecten door dergelijke resources kunnen worden voltooid, en het afstemmen van het uit te voeren werk op beschikbare bronnen.
Essentiële componenten van capaciteitsplanning voor resources
#1. Verzameling van informatie
Projectmanagers beginnen met het verzamelen van informatie over de middelen die al in hun bedrijf aanwezig zijn. Ze kunnen meer te weten komen over de menselijke en materiële middelen van het bedrijf door met mensen op verschillende afdelingen te praten, of ze kunnen over deze dingen leren door financiële documenten zoals balansen en resultatenrekeningen te bekijken. Om te bepalen tot hoeveel inventarisbronnen ze toegang hebben, kunnen ze ook hun verkopers en leveranciers raadplegen.
#2. Feiten analyseren
Ze verzamelen de gegevens en evalueren deze vervolgens om hun behoefte aan middelen en de levensvatbaarheid van het project vast te stellen. Zo kunnen ze een plan maken dat gebruik maakt van alles wat ze tot hun beschikking hebben en tegelijkertijd de beperkingen respecteren die door die activa worden opgelegd. Projectmanagers hebben de flexibiliteit om het plan aan te passen naarmate het project vordert om rekening te houden met veranderende beschikbaarheid van resources.
#3. Regelmatige gegevensbeoordelingen uitvoeren
Managers van projecten zouden er goed aan doen om de resourcegegevens regelmatig te onderzoeken, omdat dit hen in staat zou stellen problemen vroegtijdig te zien en passende maatregelen te nemen. Het is mogelijk dat problemen kunnen worden voorkomen of op zijn minst beperkt door routinecontroles uit te voeren op beschikbare bronnen.
Welk effect heeft specialisatie op de capaciteitsplanning van resources?
Het vermogen om resources te specialiseren is belangrijker in de huidige wereld van competitief resourcemanagement. Klanten verwachten nu nog meer niche-aanbiedingen, wat op zijn beurt specialisten nodig heeft met talenten waar misschien niet constant vraag naar of direct beschikbaar is. Er moet een database met vaardigheden worden gebruikt voor een effectieve capaciteitsplanning om bij te houden welke teamleden over welke specialistische talenten beschikken, zodat ze indien nodig kunnen worden ingeschakeld.
Contractmedewerkers moeten ook worden opgenomen in de capaciteitsplanning bij het werven van gespecialiseerd talent, omdat fulltime medewerkers deze mogelijk niet kunnen leveren. Vanwege de schaarste van deze steeds waardevollere capaciteiten moet bij de capaciteitsplanning ook rekening worden gehouden met beschikbaarheid. Om te gedijen in het huidige tijdperk van specialisatie, hebben serviceproviders hulpmiddelen voor planning van resourcecapaciteit nodig die nauwkeurig rekening houden met en gebruik maken van alle relevante capaciteiten.
Agile capaciteitsplanning
De capaciteit van uw Agile team kunt u plannen met behulp van Agile capaciteitsplanning. Met behulp van capaciteitsplanning kan de hoeveelheid beschikbare tijd voor productieve engineering tijdens een sprint beter worden ingeschat.
Capaciteitsplanning voor een Agile-team omvat bijvoorbeeld het verzamelen van informatie over de schema's en vakantietijd van teamleden, en deze factoren vervolgens optellen om de totale capaciteit van het team te bepalen. De lengte van de sprint, het aantal items in de backlog, de typische werkdag en concurrerende prioriteiten zijn allemaal factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het bepalen van de beschikbare resources. Met het gebruik van deze procedure kan het team zich vol vertrouwen inzetten om gedurende de sprint waardevol werk te doen.
Wanneer moet u Agile capaciteitsplanning doen?
Het agile proces begint met capaciteitsplanning vóór de sprintplanningsbijeenkomst. Op commitment gebaseerde sprintplanning en op capaciteit gebaseerde sprintplanning zijn nog twee namen voor deze methode.
Voordelen van capaciteitsplanning
Dit zijn de voordelen van capaciteitsplanning:
#1. Anticipeert op uitdagingen
Productie, middelenverwerving, financiering, planning en personeelsproblemen zijn slechts enkele van de vele potentiële struikelblokken die kunnen worden vermeden met een goed doordacht en aanpasbaar capaciteitsplan. Projectomvang kan nauwkeuriger worden voorspeld op middellange en lange termijn wanneer bedrijven procedures hebben om risicovermindering te ondersteunen en benaderingen voor het oplossen van waarschijnlijke tegenslagen in projecten. Als gevolg hiervan helpt capaciteitsplanning bedrijven ervoor te zorgen dat ze organisatorische en operationele middelen kunnen behouden om aan veranderende eisen te voldoen.
#2. Vermindert voorraad-outs
Stock-outs doen zich voor wanneer het aanbod achterblijft bij de vraag van de klant. Klanten houden er niet van om te moeten wachten, dus het feit dat u "uit" een bepaald product of een bepaalde dienst bent, zal hen er alleen maar toe brengen om op zoek te gaan naar een ander bedrijf dat aan hun eisen kan voldoen. Gelukkig heeft capaciteitsplanning ook het extra voordeel dat het u helpt bij het minimaliseren of zelfs volledig voorkomen van voorraadtekorten.
#3. Ondersteunt besluitvorming
Effectieve capaciteitsplanning heeft ook een positieve invloed op de besluitvorming. Experts kunnen de informatie uit capaciteits- en vraaganalyses gebruiken om betere keuzes te maken. Om ervoor te zorgen dat het aanbod overeenkomt met de vraag, moeten bedrijven rekening houden met een aantal zaken, waaronder personeelskeuzes, het verwerven van middelen, toewijzing van inkomsten en financiële beperkingen. Met een betere planning en een beter begrip van de capaciteit kunnen bedrijven productieve productiestrategieën lanceren.
#4. Verhoog de capaciteitslevering
U kunt een voordeel hebben ten opzichte van concurrerende bedrijven op de markt door uw leveringscapaciteit te beoordelen en ervoor te zorgen dat u het personeel bij de hand hebt om uw goederen te leveren zodra ze zijn besteld.
#5. Vermindert productieafval
Capaciteits- en vraagplanning is cruciaal bij het beoordelen van de toewijzing van middelen door een bedrijf om een project te voltooien. Bedrijven kunnen gebieden identificeren om kosten te besparen, verspilling tegen te gaan en prestaties en productiviteit te verbeteren door te begrijpen hoe effectief teams middelen, materialen en arbeid gebruiken. De informatie die uit een capaciteitsbeoordeling wordt gehaald, kan een bedrijf helpen om beter te anticiperen op toekomstige uitgaven, resourcevereisten en algemene capaciteiten om aan de projectverwachtingen te voldoen.
#6. Verbetert de efficiëntie en productiviteit
Door bestaande en toekomstige capaciteiten te begrijpen, kunnen bedrijven beter plannen voor het succes van hun productieteams. Het stelt medewerkers in staat om de workflow te optimaliseren en onnodige verspilling te verminderen door vastgestelde procedures te hebben om doelstellingen uit te voeren met behulp van materialen en middelen. Efficiëntie en duurzaamheid worden vaak verhoogd als gevolg van deze vooruitgang.
Wat zijn de factoren van capaciteitsplanning?
Het volgende zijn factoren van capaciteitsplanning:
- Wereldwijd tekort aan fulltime arbeidskrachten.
- Vraag naar interne leer- en ontwikkelmogelijkheden.
- Wisselende werktijden en locaties.
- Verkeerde afstemming van de vaardigheden van werknemers en projectbehoeften.
- Een verschuiving naar de Agile-methode.
Wat zijn de determinanten van capaciteitsplanning?
Factoren in de aangeboden faciliteiten, producten en diensten, processen die worden gebruikt om die producten of diensten te creëren, werknemers, beleid, bedrijfsvoering, toeleveringsketens en externe omgevingen spelen allemaal een rol bij het bepalen van de effectieve capaciteit. Het menselijke aspect is het meest cruciale onderdeel van allemaal.
Wat zijn de doelstellingen van capaciteitsplanning?
Het doel van capaciteitsplanning is ervoor te zorgen dat uw bedrijf of organisatie effectief kan voldoen aan welke vraag dan ook. De volledige productiecapaciteit van een bedrijf of organisatie wordt bepaald door capaciteitsplanning, een planningsproces op lange, middellange en korte termijn.
Conclusie
Het voorspellen van toekomstige bedrijfsbehoeften en ervoor zorgen dat er middelen beschikbaar zijn om aan die behoeften te voldoen, maken beide deel uit van capaciteitsplanning. Capaciteitsplanning helpt bedrijven ervoor te zorgen dat ze over voldoende middelen beschikken om aan de huidige en toekomstige eisen te voldoen. Bij capaciteitsplanning worden verschillende benaderingen, tools en processen gebruikt, evenals input van veel verschillende bedrijfsrollen.
Door strategische planning en rekening houdend met factoren zoals productiecapaciteit, resourcecapaciteit en dreigende vereisten, kunt u een capaciteitsplan opstellen waarmee u zowel nu als in de toekomst aan de vraag kunt voldoen.
Gerelateerde artikelen
- 21 GOEDE VAARDIGHEDEN OM OP EEN CV TE ZETTEN: Best 2023 Practices
- TOEWIJZING VAN MIDDELEN IN PROJECTBEHEER: alles wat u moet weten
- Projectplanning: een gids voor technieken voor projectplanning
- Financiële planning: overzicht, typen, belang, concept (+ gratis pdf's)
- CAPACITEITSBEHEER: een gids voor capaciteitsbeheer, strategieën en hulpmiddelen
Referenties
