Het vermogen om zich aan te passen aan nieuwe omstandigheden is een veelvoorkomend kenmerk van succesvolle bedrijven. Om ervoor te zorgen dat bedrijven altijd zo productief mogelijk zijn, is capaciteitsbeheer een essentiële bedrijfsfunctie. Als u de talloze toepassingen van capaciteitsbeheer begrijpt, leert u hoe u de winst van uw bedrijf kunt vergroten. In dit artikel wordt uitgelegd wat capaciteitsbeheer in ITIL is. Het wordt ook geleverd met een gids om u te helpen het beste te kiezen uit de beschikbare tools voor capaciteitsbeheer. Laten we erin duiken!
Wat is capaciteitsmanagement?
Bedrijven moeten wendbaar genoeg blijven om consequent op een kosteneffectieve manier aan de verwachtingen te voldoen, aangezien de capaciteit kan fluctueren als gevolg van verschuivende omstandigheden of externe invloeden, zoals seizoensvraag, veranderingen in de sector en onverwachte macro-economische gebeurtenissen. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om een deel van de grondstofbronnen van het bedrijf opnieuw toe te wijzen als reactie op verschuivingen in vraag en aanbod. Overuren, outsourcing, nieuwe machines en zelfs de verkoop van eigendommen kunnen allemaal nodig zijn om capaciteitsbeheer in werking te stellen.
Onvervulde bestellingen, klantverloop en verloren marktaandeel zijn allemaal mogelijke gevolgen voor bedrijven met inefficiënt capaciteitsbeheer. Het is absoluut noodzakelijk voor een bedrijf om zich adequaat voor te bereiden op een onverwachte toename van de vraag wanneer ze een baanbrekend nieuw product en een bijbehorende marketingcampagne uitbrengen. Het bedrijf lijdt als het niet in staat is om de inventaris van een retailpartner tijdig aan te vullen.
Daarom is het voor bedrijven moeilijk om de output te maximaliseren en tegelijkertijd de kosten te verlagen. Om bijvoorbeeld de juiste kwaliteitscontrole-inspecties van zijn goederen of diensten uit te voeren, zou een bedrijf niet over de nodige middelen kunnen beschikken in termen van tijd en mankracht. Overmatig gebruik van apparatuur kan leiden tot storingen en burn-out bij werknemers, die ook stress en een laag moreel kunnen ervaren.
Waar wordt capaciteitsbeheer voor gebruikt?
De productie van goederen en diensten en de werking van informatietechnologieën, of IT, zijn twee afzonderlijke maar verbonden bedrijfsactiviteiten die verband houden met capaciteitsbeheer. Hier ziet u hoe uw bedrijf ze zou kunnen gebruiken:
Beheer van de productiecapaciteit
De effectiviteit waarmee uw organisatie haar middelen gebruikt om items te produceren, kan worden geanalyseerd door middel van capaciteitsbeheer. Faciliteiten, personeel, gereedschappen, grondstoffen, componenten, verpakkingsmaterialen, transportmogelijkheden en eindproducten vallen allemaal onder deze categorie. Het niet halen van leveringstermijnen en het niet garanderen van kwaliteitsoutput kan het gevolg zijn van een gebrek aan een van deze middelen. Als er echter te veel middelen beschikbaar zijn, kan dat wijzen op verkwistende uitgaven en winstdaling.
De vraag naar goederen wordt beïnvloed door een aantal typische factoren. Organisaties kunnen profiteren van capaciteitsmanagement door zich beter voor te bereiden op:
#1. Veranderingen in de seizoenen
De productie van uw bedrijf moet mogelijk het hele jaar door enigszins worden aangepast om rekening te houden met seizoensgebonden veranderingen in de vraag, zoals de seizoensgebonden stijging van de consumentenbestedingen rond de feestdagen. Sommige bedrijven hebben echter te maken met een extreem seizoensgebonden vraag, waardoor kostenverlagingen tijdens rustige periodes en productieverhogingen tijdens piekmomenten noodzakelijk zijn.
#2. Economische Ontwikkelingen
Voor een beter begrip van vraagpatronen op zowel de korte als de lange termijn, moet uw bedrijf proberen macro-economische trends te voorspellen. Het vermogen om de productie snel aan te passen aan plotselinge economische verschuivingen kan eveneens zeer gewaardeerd worden.
#3. Markten verzorgen
Naarmate nieuwe concurrenten uw markt betreden of verlaten, verandert het marktaandeel van uw bedrijf waarschijnlijk. Het aantal resources dat uw organisatie nodig heeft, verandert als direct gevolg van deze veranderingen.
#4. Trends in de industrie
Soms worden de meeste bedrijven op de markt beïnvloed door bredere trends in de branche. Zo kunnen oliemaatschappijen te maken krijgen met verschuivingen in de vraag naarmate het gebruik van elektrische auto's toeneemt, waardoor een aanpassing daaraan noodzakelijk is.
Capaciteitsbeheer op het gebied van informatietechnologie
Capaciteitsbeheer kan ook worden gebruikt om te beschrijven hoe goed de computernetwerken van een bedrijf gegevens verwerken en omgaan met verkeer. Het is mogelijk dat uw bedrijf veel rekenkracht nodig heeft voor zaken als onderzoek en productontwikkeling, of om probleemloos met grote hoeveelheden consumenten om te gaan.
De gegevensverwerking wordt op de volgende manieren verbeterd door IT-capaciteitsbeheer:
#1. Evaluatie van vaardigheden
Het doel van IT-capaciteitsbeheer is ervoor te zorgen dat IT-resources optimaal worden benut en dat prestatiedoelstellingen worden gehaald.
#2. Activiteit inspecteren
Het is nuttig voor bedrijven om inzicht te krijgen in hoe hun computerbronnen daadwerkelijk worden gebruikt.
#3. Afstemmen
Door het gebruik van IT-capaciteitsbeheer kunnen organisaties de configuratie van hun systemen verfijnen, waardoor de computerprestaties worden verbeterd zonder extra kosten te maken.
#4. Beheer van de vraag
Bedrijven kunnen verbeterde procedures gebruiken om de belasting van de computerinfrastructuur te verminderen. Om te voorkomen dat onderhoud op piekmomenten wordt ingepland, zullen verschillende bedrijven hun onderhoudsschema's verschuiven.
#5. Toewijzing van middelen
Organisaties kunnen vooruit plannen voor hun toekomstige computerbehoeften met behulp van IT-capaciteitsbeheer. Om het bedrijf voor te bereiden op de toekomst, kunnen ze besluiten hardware of computerprogramma's te upgraden.
Strategieën voor capaciteitsbeheer
Managers in de productiesector hebben een aantal methoden ontwikkeld om de output te verbeteren en de capaciteit van hun bedrijf uit te breiden. Enkele van de meest gebruikte benaderingen voor capaciteitsbeheer zijn:
#1. De vertragingsstrategie
Deze methode is voorzichtiger, omdat de beheerder moet wachten tot er een constante groei van de vraag is voordat hij besluit de capaciteit te vergroten. Het management verhoogt vervolgens de output om aan de behoeften van de huidige markt te voldoen.
#2. Strategie leiden
Deze strategie is aanzienlijk agressiever en riskanter dan de lagbenadering. Het bedrijf denkt dat als het de capaciteit vergroot voordat er enige echte vraag is, het voldoende zal zijn. Het is gebruikelijk in snelgroeiende bedrijven of markten met een hoge consumentenvraag. Daarom blijven de meeste micro- en kleine bedrijven weg van deze tactiek.
#3. Dynamische Strategie
Deze strategie wordt gedreven door prognoses en legt de nadruk op het inspelen op markttendensen om de productie uit te breiden. De manager past de productieniveaus vooraf aan op basis van een onderzoek van verkoopvoorspellingsgegevens en de werkelijke vraag.
#4. Wedstrijdstrategie
Deze strategie combineert elementen van zowel lead- als lag-benaderingen. Om aan de vraag van de klant te voldoen, voert het bedrijf subtiele maar belangrijke aanpassingen door in zijn productieoutput. Kleine verhogingen van de productie worden gemaakt telkens wanneer wordt verwacht dat de vraag zal toenemen.
Tools voor capaciteitsbeheer
Tools voor capaciteitsbeheer helpen bedrijven bij het beoordelen van hun behoefte aan middelen in het licht van schommelingen in de marktvraag. Managers en leidinggevenden gebruiken deze tools om de personeelsbezetting in de gaten te houden en te berekenen hoeveel werk er kan worden verzet met de middelen waarover ze beschikken. Het stelt u ook in staat om het aantal medewerkers dat u momenteel heeft te bekijken en te bepalen of ze overwerkt of onderbenut zijn. Hier zijn enkele tools voor capaciteitsbeheer die u kunt gebruiken voor het capaciteitsbeheer van uw bedrijf:
#1. Toggle-plan
Toggl Plan vindt het geweldig om toegankelijk te zijn voor mensen van alle niveaus en achtergronden. Er zijn drie primaire gebruikersinterfaces in dit stuk software: projectbeheer, teamplanning en taakbeheer. Om de capaciteit eenvoudig te bewaken en te plannen, maken alle interfaces het mogelijk om de werklast en taken van elk teamlid te observeren. Het voordeel van deze tool is dat u het kunt uitproberen zonder iets te betalen.
#2. Klik op
Als het gaat om het beheren van projecten, het bevorderen van slimmere samenwerking en het centraliseren van al het werk van een team vanuit verschillende apps op één plek, is ClickUp het beste productiviteitsplatform voor teams van elke omvang. ClickUp is de beste software voor capaciteitsplanning voor het monitoren van werklast, efficiënt beheren van resources en het verhogen van de productiviteit vanwege de overvloed aan configureerbare opties.
#3. Mavenlink
Mavenlink biedt tools voor het beheren en optimaliseren van beschikbare bronnen. Het is een uitgebreide softwareoplossing met een breed scala aan functies en analyses waarmee uw organisatie tijd en geld kan besparen door belangrijke activiteiten te automatiseren, personeels- en teamconfiguraties intelligent af te stemmen op bedrijfsdoelen en een breed scala aan prognose- en planningstaken uit te voeren. De eerste van de vier prijscategorieën van Mavenlink staat een gratis proefperiode toe, maar de andere drie vereisen betaling.
#4. Resource-goeroe
Wanneer er een grote vraag maar een laag aanbod van personeel is, kan Resource Guru, een stuk resourcebeheersoftware, helpen bij het lokaliseren van personen die al over capaciteit beschikken. Dit programma biedt alledaagse taakbeheermogelijkheden, zoals integratie met ERP- en CRM-applicaties, en stelt u in staat om zowel uw taken als de beschikbare middelen om een project te voltooien bij te houden. Dit programma heeft een samenwerkingsfunctie die u precies laat zien wie aan wat werkt en wanneer het zal worden voltooid.
#5. redom
Saviom levert bedrijfssoftware voor het beheer van middelen en werknemers, waarvan het bedrijf gelooft dat het de productiviteit in grote organisaties radicaal zal veranderen. Het maximaliseren van het gebruik, het optimaliseren van het personeelsbestand en het verlagen van de projectresourcekosten maken hier allemaal deel van uit. De website van Saviom bevat geen prijsinformatie. Ze geven er de voorkeur aan dat u contact met hen opneemt om een prijsofferte te ontvangen. U kunt echter een van hun drie niveaus gratis uitproberen.
#6. Samenwerken
Teamup is een webgebaseerde kalenderservice die samenwerking vergemakkelijkt door leden in staat te stellen hun schema's te coördineren en belangrijke data met elkaar uit te wisselen. Het is een effectieve vervanging voor het beheer van resources en bevat tools voor teamwerk, zoals het delen van documenten en bestanden en agendasynchronisatie. U kunt het schema ook aanpassen aan uw voorkeuren.
#7. kantata
Software voor capaciteitsplanning Kantata (voorheen Mavenlink) bevat tools voor het beheer van middelen, budgetten, teamsamenwerking en projecten. Kantata's vermogen om visueel en in verschillende formaten vooruitgang te communiceren, is een van haar grootste troeven.
#8. Voorspelling
Een prognose is een hub voor projectboekhouding, resourcebeheer, resourcetoewijzing, business intelligence en teamsamenwerking. Een van de belangrijkste verkoopkenmerken van de software is de compatibiliteit met andere programma's. Het kan communiceren met Azure, Google Drive, Microsoft Excel en nog veel meer.
Capaciteitsbeheer in ITIL
Capaciteitsbeheer in ITL verwijst naar het proces van het aanpassen van de toewijzing van IT-middelen in het licht van de verwachte vraag. Het capaciteitsmanagement dat werkt, is proactief in plaats van reactief. Capaciteitsmanagers die hun werk met succes doen, zorgen ervoor dat met zo min mogelijk middelen aan alle IT-behoeften, ook die van het bedrijf, wordt voldaan.
Wat zit er in capaciteitsbeheer in ITIL?
Een capaciteitsbeheerproces kan een breed scala aan activiteiten op het gebied van informatietechnologie (IT) omvatten. Enkele voorbeelden zijn als volgt:
- Gebruik monitoring-, analyse- en optimalisatietools voor uw IT-resources.
- Beheersing van de behoefte aan computerkracht (hiervoor moet u zich bewust zijn van wat het belangrijkste is in het bedrijf).
- Ontwikkel een simulatie van infrastructuurefficiëntie om de vraag naar hulpbronnen te voorspellen.
- Zorg ervoor dat apps de juiste grootte hebben (zonder te klein te zijn), zodat de serviceniveaus kunnen worden gehandhaafd.
- Maak een capaciteitsplan dat rekening houdt met het huidige gebruik, toekomstige vereisten en de kosten die gepaard gaan met het ondersteunen van nieuwe softwarereleases.
- Maak een jaarlijkse strategie voor het uitbreiden van de ondersteunende infrastructuur met feedback van andere groepen.
Hoe wordt capaciteitsbeheer geïmplementeerd in ITIL?
Best practices voor IT-servicebeheer zijn gericht op het bieden van uitgebreide ondersteuning aan klanten. U past geen ITIL toe. In plaats daarvan dient het als een stappenplan voor uw IT-afdeling. Of u nu ITIL v3 of de meest recente iteratie, v4, gebruikt, u moet zich houden aan de bovengenoemde best practices, ondersteuning van leidinggevenden zoeken en u concentreren op het doorvoeren van gedrags- en mentale veranderingen. Geef prioriteit aan het succes van uw bedrijf en de tevredenheid van uw klanten. ITIL legt de nadruk op voortdurende verbetering in plaats van een stapsgewijze procedure.
Tips voor het beheren van capaciteit
Hier zijn enkele tips voor effectief capaciteitsbeheer in zowel productie- als IT-systemen:
#1. Herken de bronnen die je hebt
Succesvol capaciteitsbeheer vereist een grondige bekendheid met alle beschikbare middelen van een organisatie. Het is gemakkelijk om sommige bronnen over het hoofd te zien en sommige mogelijke oplossingen niet te zien wanneer u zich uitsluitend op één probleem of omstandigheid concentreert. Zorg ervoor dat u een volledige en nauwkeurige inventarisatie heeft van de activa van uw bedrijf voordat u aan de slag gaat om uw capaciteitsbeheer te verbeteren.
#2. Voer een verscheidenheid aan tests uit
Zowel productie- als informatietechnologiesystemen zijn onderling verbonden netwerken, kwetsbaar voor verstoringen op elk niveau. Het enorme aantal mogelijke uitkomsten maakt uitputtend testen moeilijk. Toch is het van cruciaal belang dat uw bedrijf capaciteitsmanagement gebruikt om zoveel mogelijk kansen voor verhoogde productiviteit of verwerkingssnelheid te onderzoeken.
#3. Duik in het verleden
De meeste bedrijven hebben op de een of andere manier moeite om productiedoelstellingen te halen of om IT-systemen soepel te laten werken. Door de balans op te maken van de moeilijkheden waarmee u in het verleden te maken hebt gehad, kunt u robuustere procedures voor de toekomst opstellen. Casestudy's van hoe andere bedrijven met productie- of IT-problemen omgingen, kunnen ook leerzaam zijn.
#4. Stel uw prioriteiten verstandig
Vanwege de aard van capaciteitsbeheer kan uw bedrijf altijd uitkijken naar nieuwe groeimogelijkheden. Het is mogelijk om te beginnen met het oplossen van een probleem voordat u zich realiseert dat er een ander, ernstiger probleem bestaat in uw productie- of IT-systeem. Zorg ervoor dat u met uw capaciteitsbeheerstrategie prioriteit kunt geven aan de meest urgente activiteiten en projecten, zodat u de potentiële problemen die u hebt geïdentificeerd, echt kunt vermijden.
Voordelen van capaciteitsbeheer
De volgende voordelen van capaciteitsbeheer zijn:
#1. Zorgen voor maximale productiviteit
Meerdere toeleveringsketens, productielocaties en distributienetwerken worden vaak gebruikt bij het creëren van een enkel product. Aangezien er zoveel bewegende onderdelen zijn, kan het moeilijk zijn om te zeggen of uw bedrijf de leveringstermijnen zal kunnen halen. Capaciteitsmanagement controleert of de huidige productiemiddelen toereikend zijn.
Aan de efficiëntie van de IT-infrastructuur van een organisatie worden doorgaans hoge verwachtingen gesteld. Als dergelijke doelen niet worden gehaald, laat capaciteitsbeheer u dat weten. U kunt geld besparen op IT-services (informatietechnologie) die u niet gebruikt als u bijhoudt hoe goed uw systeem werkelijk presteert.
#2. Prullenbak detecteren
Het vinden van onderbenutte of te dure resources is een van de belangrijkste doelen van capaciteitsbeheer. Capaciteitsbeheer kan bijvoorbeeld bepalen of de kosten van het onderhoud van een ouder stuk productieapparatuur de moeite waard zijn. U realiseert zich misschien dat u door nieuwe machines te kopen de output per ruimte-eenheid kunt verhogen en tegelijkertijd de onderhoudskosten kunt verlagen.
#3. Systeemproblemen opsporen
Capaciteitsmanagement helpt een bedrijf bij het opsporen van de bron en oorzaak van een probleem. De resultaten van het onderzoek van uw bedrijf kunnen aanzienlijke gevolgen hebben die verder gaan dan de productiviteit. Uw organisatie kan zich realiseren dat het personeelsbeheer op de falende locatie moet worden verbeterd als het twee vergelijkbare productiefaciliteiten heeft, maar één meer output per werknemersuur genereert. Het is mogelijk dat als u uw productiemedewerkers een betere werkplek biedt, ze productiever zullen zijn.
De vaardigheid om problemen op te lossen is cruciaal voor het oplossen van computerproblemen. Net als prestatiebeheer, isoleert capaciteitsbeheer defecte knooppunten in een netwerk als de bron van trage computers. Met behulp van testscenario's kan uw bedrijf mogelijke toekomstige systeemfouten opsporen en oplossen voordat ze de bedrijfsvoering verstoren.
#4. Noodplannen maken
Effectief capaciteitsbeheer is essentieel voor de veilige en succesvolle groei van elk bedrijf. Uw bedrijf kan geld besparen door te anticiperen op productiebehoeften en middelen te kopen op goedkopere momenten wanneer het een beter begrip krijgt van de vraagcycli. Het is ook beter voorbereid om de fluctuaties in de vraag op te vangen die een aanzienlijke impact kunnen hebben op de bedrijfsresultaten.
Het beschermen van de doeltreffendheid van uw IT-systeem is cruciaal vanwege de wijdverbreide afhankelijkheid van computers in het bedrijfsleven en de industrie.
Waarom is capaciteitsbeheer belangrijk?
Bedrijven moeten over de middelen beschikken om de vraag van klanten bij te houden. Het is mogelijk om inkomsten en kansen te verliezen als de productiecapaciteit onvoldoende is. Aan de andere kant, als er een overcapaciteit is, zullen middelen worden verspild en zullen de prijzen stijgen.
Wat zijn de belangrijkste elementen van capaciteitsbeheer?
Dit zijn de belangrijkste elementen van capaciteitsbeheer:
- Beheer van zakelijke capaciteit.
- Beheer van servicecapaciteit.
- Capaciteitsbeheer van componenten.
- Rapportage capaciteitsbeheer.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een capaciteitsmanager?
De capaciteitsmanager is verantwoordelijk voor het leveren van voldoende IT-capaciteit om serviceniveaus te leveren, het adviseren van het senior IT-management over het balanceren van vraag en aanbod en het optimaal benutten van beschikbare middelen.
Wat zijn de stappen in capaciteitsbeheer?
Bij capaciteitsmanagement worden de volgende stappen doorlopen:
- Opstellen van bedrijfsplannen.
- Evalueren van wensen en mogelijkheden van klanten.
- Analyseren van de output van de huidige infrastructuur en middelen.
- Uitvoeren van capaciteitsplanning.
- Het volgen en beoordelen van de productiecapaciteit.
Conclusie
Een van de eerste stappen in effectief capaciteitsbeheer is het aanschaffen van de juiste capaciteitsbeheertools. Het vinden van de beste kandidaten voor uw team is een volgende fase. Als de capaciteit van uw team moet worden vergroot om aan de vraag te voldoen, kan BusinessYield u helpen bij het vinden van competente freelancers die bij u passen.
U kunt mensen vinden om met u samen te werken aan projecten van elke omvang, duur of complexiteit door het juiste capaciteitsbeheer te kiezen.
Gerelateerde artikelen
- ITIL: Betekenis, Stichting, Proces & Certificaat
- ITSM: betekenis, proces, tools en certificering
- IT-SERVICEBEHEER: definitie en processen
- 21 GOEDE VAARDIGHEDEN OM OP EEN CV TE ZETTEN: Best 2023 Practices
- CAPACITEITSPLANNING: betekenis, belang, strategieën en hulpmiddelen
Referenties
