Tegenwoordig gebruiken de meeste mensen elektronische middelen, zoals e-mail, sms en sociale media, om met elkaar te praten. De tijd nemen om pen op papier te zetten en ervoor te zorgen dat uw zakelijke brief de standaardstijl volgt, lijkt misschien archaïsch, maar het is belangrijker dan ooit voor ondernemers. Een goed geschreven zakelijke brief kan u helpen uw punt duidelijk te maken, of u nu iemand aanmoedigt een rapport te lezen, uzelf voorstelt aan een mogelijke klant of dankbaarheid toont. Geschreven brieven zijn nog steeds essentieel voor de communicatiestrategie van elke kleine ondernemer. In dit stuk laten we u zien hoe u een zakelijke brief schrijft.
Wat is een zakelijke brief?
Een zakelijke brief is een formele brief die op een professionele toon is geschreven en van het ene bedrijf naar het andere is verzonden. Deze brieven kunnen worden gebruikt om professioneel te communiceren met klanten, medewerkers, belanghebbenden en andere mensen. Ook particulieren kunnen er gebruik van maken.
Een goed geschreven zakelijke brief kan opvallen, of u nu probeert een potentiële klant over uw product te informeren, samen te werken met een ander bedrijf, iemand aan te sporen uw evenement bij te wonen of een bedankbericht te bezorgen. Het schrijven van een zakelijke brief is echter een indicatie van professionaliteit en verfijning; toch kan het een moeizame inspanning zijn als u niet bekend bent met het idee dat in de brief wordt gecommuniceerd.
In feite kan het idee van zakelijke brieven u ouderwets en buitenlands overkomen.
Je zou je kunnen afvragen of iemand nog steeds elegant briefpapier en een effen witte envelop gebruikt. Misschien behoort het gewoon tot het verleden, met e-mail en sms.
Bovendien valt niet te ontkennen dat het traditionele schrijven van brieven nog steeds een belangrijk doel dient in de zakenwereld. Gemiddeld krijgt een kantoormedewerker elke dag 100 e-mails, zo blijkt uit onderzoek.
Dit geeft aan dat het sturen van een brief naar iemands mailbox in plaats van naar hun e-mailinbox de kans vergroot dat hun brief wordt gelezen. Met een goed geschreven zakelijke brief kunt u zich onderscheiden van de massa, of u nu probeert een potentiële klant over uw product te informeren, samen te werken met een ander bedrijf, iemand aan te sporen uw evenement bij te wonen of gewoon uw dankbaarheid te uiten.
Wat zijn de soorten? Zakelijke brieven?
Zakelijke correspondentie, of 'zakelijke brieven', is gemeengoed. Ze vergemakkelijken het vermogen van de organisatie om haar interacties met externe partijen zowel te begrijpen als te documenteren. Meestal sturen bedrijven brieven naar andere bedrijven. Het kan echter ook bij een klant of leverancier worden afgeleverd. Een bedrijfsdag is gevuld met het schrijven van een zakelijke brief in de meest uiteenlopende stijlen.
Een zakelijke brief volgt meestal een standaardformaat, zodat deze duidelijk en gemakkelijk te lezen is. Dit kader moet u kennen en volgen als u goed wilt communiceren en een professionele uitstraling wilt behouden. De reputatie van een bedrijf komt tot uiting in elke vorm van communicatie die het verstuurt. Zorg er daarom voor dat uw zakelijke brieven goed zijn voorbereid. Dit zijn de soorten zakelijke brieven:
#1. Verkoopbrieven
Het is veilig om te zeggen dat verkoopbrieven de meest typische zakelijke briefstijl zijn. Het doel van deze brieven is om de persoon over uw bedrijf te vertellen en hen aan te moedigen iets te doen.
Daarom is de openingszin van een verkoopbrief zo cruciaal om indruk te maken. U kunt een sterke bewering doen of verwijzen naar relevante statistieken. Meestal introduceerde een verkoopbrief een product of dienst aan mensen die het nog nooit eerder hadden gebruikt. Daarom is het cruciaal om het juiste formaat voor een zakelijke brief te volgen.
Factoren waarmee u rekening moet houden bij het opstellen van een verkoopbrief:
- Maak een boeiende eerste alinea.
- Plaats een overtuigende call-to-action die uitlegt wat u hoopt dat de klant zal doen.
- Zorg voor beknoptheid en duidelijkheid.
#2. Aanbevelingsbrieven
Een aanbevelingsbrief wordt geschreven door een professional over een andere professional om hun vaardigheden en werkethiek te bevestigen. Deze brief wordt ook wel een verwijsbrief genoemd. Een referentiebrief kan iemand helpen een baan te vinden, naar de universiteit te gaan of in aanmerking te komen voor een andere professionele kans.
Het volgende zijn componenten van een sterke aanbevelingsbrief:
- Relevantie van de suggestie: om de geloofwaardigheid van de schrijver vast te stellen, moeten aanbevelingsbrieven de connectie van de auteur met de aanvrager beschrijven. Aanbevelingsbrieven worden meestal geschreven door iemand die de kandidaat goed kent, zoals een collega, supervisor, mentor of instructeur.
- Onderzoek van de vaardigheden van de sollicitant: Doorgaans neemt de aanbeveling zelf het grootste deel van de brief in beslag en bevat specifieke details over de kwalificaties, persoonlijke kwaliteiten, loopbaanambities en geschiktheid van de kandidaat voor de betreffende functie. Daarom is het belangrijk dat de hier getoonde beroepskwalificaties rechtstreeks van toepassing zijn op de aanbevolen functie of opleiding.
- Voorbeelden: De auteur moet concrete voorbeelden geven van de getoonde competentie van de kandidaat tijdens hun samenwerking. Uit deze gegevens kan inzicht worden verkregen in de goede invloed van de kandidaat op zijn collega's en vorige werkgevers.
- Samenvatting en conclusie: De slotparagraaf van een aanbevelingsbrief moet de kwalificaties van de kandidaat herhalen en de lezer voorzien van de contactgegevens van de schrijver.
#3. Klachtenbrieven
Een dergelijke zakelijke brief drukt onvrede uit over een dienst of goed, zoals de naam al doet vermoeden. Het is gemakkelijk om je emoties de overhand te laten krijgen terwijl je praat over een slechte service of een slecht product. Een klachtenbrief moet professioneel en duidelijk worden geschreven. U wilt dat uw brief opvalt en het de ontvanger gemakkelijk maakt om positief te reageren, dus zorg ervoor dat u dit doet.
Bovendien zal de ontvanger eerder geneigd zijn om u te helpen als u in uw brief empathie voor hen toont.
Tips voor het opstellen van een effectieve klachtenbrief:
- Concentreer u op het eindresultaat terwijl u de brief schrijft.
- Praat stevig maar beleefd.
- Let op wat je verkoopt. Gebruik de brief niet als platform om de schrijver aan te vallen.
- Sympathiek zijn voor de andere persoon kan ervoor zorgen dat uw bezorgdheid sneller wordt opgelost.
#4. Ontslagbrieven
Als u uw huidige baan wilt verlaten, is het beleefd om uw werkgever schriftelijk op de hoogte te stellen. Sommige bedrijven accepteren een mondelinge ontslagaanzegging, maar de meeste willen dat je een zakelijke brief schrijft en verstuurt als bewijs dat je je baan hebt opgezegd.
Het volgende zijn veelvoorkomende items om te vermelden in een ontslagbrief:
- Toelichting op de redenen voor het verlaten van het dienstverband: Vermeld uw ontslag bij het bedrijf formeel in de eerste alinea van deze brief.
- Reden van vertrek: Afhankelijk van de omstandigheden wilt u misschien uw werkgever laten weten waarom u vertrekt. Een nieuwe baan aannemen, weer naar school gaan of ergens anders heen gaan zijn allemaal voorbeelden.
- Datums: Vermeld duidelijk uw einddatum van het dienstverband en de datum waarop de brief wordt afgeleverd. Uw bedrijf kan uw vertrek beter plannen en een vervanger zoeken als u deze actie onderneemt.
- Dankbaarheid: Een optie is om je voormalige werkgever dankbaar te zijn voor de ervaring en kennis die je op het werk hebt opgedaan. Dit is een daad van professionaliteit die u in de toekomst kan helpen wanneer u mogelijk een verwijzing van uw werkgever nodig heeft.
#5. Verontschuldigingsbrief
Mensen zijn verantwoordelijk voor het runnen van bedrijven en mensen zijn feilbaar. Het is van vitaal belang voor het toekomstige succes van het bedrijf dat deze fout wordt herkend en verholpen. Doe de eerste stap in uw brief door te zeggen: "Ik had het mis." Bied vervolgens oprecht uw excuses aan en leg uit wat uw bedrijf gaat doen om toekomstige fouten te voorkomen. Herhaal aan het einde van de brief uw verzoek om vergeving.
Houd bij het opstellen van uw excuusbrief rekening met het volgende:
- Geef je tekortkomingen toe.
- Naast het sturen van een verontschuldigingsbrief, zou je moeten overwegen om het persoonlijk goed te maken.
- De brief moet een oprechte spijtbetuiging bevatten.
- Specificeer de wijzigingen of wijzigingen die zullen worden doorgevoerd.
#6. Beëindigingsbrieven
Een opzeggingsbrief is een passend en efficiënt middel om het dienstverband van een werknemer te beëindigen. "Beëindigingsbrief" is een overkoepelende term voor brieven zoals scheidingsbrieven, kennisgevingen van beëindiging van het dienstverband en brieven die contracten beëindigen.
Zorg er bij het schrijven van een opzeggingsbrief voor dat u het volgende vermeldt:
- Kennisgeving van beëindigingsdatum: Op dit punt dient u de werknemer op de hoogte te stellen van de beëindiging en de effectieve beëindigingsdatum. Dit voorkomt misverstanden en geeft de werknemer de tijd om zich voor te bereiden op de beëindiging.
- Beëindigingsredenen: Voorkom misverstanden door uw rechtvaardiging voor de onvrijwillige beëindiging van de werknemer glashelder en waarheidsgetrouw te houden. Geef waar mogelijk voorbeelden om uw beweringen te onderbouwen.
- Compensatie en toekomstige voordelen: Geef vervolgens een overzicht van eventuele ontslagvergoedingen of andere voordelen die ze krijgen bij het verlaten van hun functie. Dit kan salaris, vakantiegeld of andere voordelen zijn die verschuldigd zijn maar niet zijn ontvangen. Informeer hen ook over wat er zal gebeuren met hun gezondheidszorg, levensverzekeringen en pensioenrekeningen. Herinner ze aan alle overeenkomsten die ze tijdens het onboardingproces hebben ondertekend, zoals een geheimhoudingsovereenkomst of ander papierwerk dat van invloed kan zijn op hun beloning en uitbetaling van secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Volgende stappen: Beschrijf tot slot de volgende stappen van de werknemer. Breng de werknemer op de hoogte van alle bedrijfseigendommen, zoals een mobiele telefoon, laptop, sleutels, ID-badges en parkeerkaarten, dat ze moeten worden teruggegeven. Zorg er vervolgens voor dat ze weten hoe ze contact kunnen opnemen met hun personeelsvertegenwoordiger als ze zich nog zorgen maken over hun salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden of de brief zelf.
Formaat van een zakelijke brief
Er is een grote verscheidenheid aan zakelijke correspondentie waarmee u tijdens uw werk te maken kunt krijgen. Sollicitatiebrieven, aanbevelingsbrieven en alles daartussenin kunnen allemaal profiteren van een goed geschreven zakelijke brief. Als u overtuigender wilt zijn in uw schrijven, zal het helpen om meer te weten te komen over de structuur en het formaat van een zakelijke brief. Het volgende is een zakelijk briefformaat.
#1. Jouw Contact Informatie
Standaard zakelijke briefformaat bevat het adres van de afzender bovenaan. Als u geen briefhoofd gebruikt, moet uw adres op de eerste regel van uw brief worden geschreven, boven de datum. Als je wilt dat de brief goed wordt afgesloten, staan de naam en titel van de afzender al aan het einde. Alleen het straatnummer, de stad en de postcode zijn vereist. Hier is een voorbeeld van hoe u uw contactgegevens kunt presenteren:
#2. De datum
De datum waarop de brief is geschreven, is opgenomen in de datumregel. Als uw brief echter meerdere dagen nodig heeft om te schrijven, vermeldt u de datum waarop deze uiteindelijk is voltooid in de datumregel. Gebruik de Amerikaanse datumnotatie wanneer u communiceert met Amerikaanse bedrijven. (In de Verenigde Staten komt de maand eerst als je een datum opschrijft. Bijvoorbeeld 2001 juni XNUMX.)
Noteer bovendien vijf centimeter vanaf de bovenkant van de pagina de datum. Lijn de datum of tab links uit naar het midden van de pagina en typ deze, afhankelijk van het letterformaat dat u gebruikt. Dit laatste vereist dat het adres van de afzender goed wordt uitgelijnd op het briefhoofd.
#3. Het adres en telefoonnummer van de ontvanger
Op een zakelijke brief moet u een spatie plaatsen na de datum. De gegevens van de geadresseerde moeten op een nieuwe regel worden ingevoerd. Gebruik dit voorbeeldformaat voor het presenteren van hun gegevens:
Ter attentie van [voornaam], [achternaam], [accreditatie(s) of diploma('s)],
U kunt mij bereiken op [telefoonnummer], [e-mailadres], [stad], [staat] en [postcode].
#4. Openingsgroet
Vermeld dezelfde volledige naam en titel als het interne adres. Gebruik alleen de voornaam als u bekend bent met de ontvanger en normaal gesproken met die naam naar hem of haar zou verwijzen (bijvoorbeeld "Lieve Mary"). Gebruik in alle andere gevallen een persoonlijke titel en achternaam/achternaam, gescheiden door een dubbele punt. Sla na de begroeting een regel over.
Als je het geslacht van de persoon niet weet, gebruik dan een neutrale begroeting, zoals de functietitel en vervolgens de naam. Als je niet weet welk geslacht de persoon is, kun je ook zijn volledige naam gebruiken als begroeting.
#5. Het lichaam
Als u het blok- of gewijzigde blokformaat gebruikt, plaatst u de hele letter met één spatie en lijnt u de alinea's naar links uit. U moet een lege regel tussen elke alinea plaatsen. Houd rekening met de noodzaak van beknoptheid bij het opstellen van een zakelijke brief. Denk erover na om te beginnen met een hartelijke begroeting en vervolgens uw belangrijkste punt direct in de eerste alinea te vermelden. De volgende alinea zou moeten beginnen met te beargumenteren waarom het hoofdargument zo cruciaal is. Vervolg de rechtvaardiging in de volgende paragrafen door context en bewijs te leveren. In de laatste alinea moet u het doel van de brief herhalen en in sommige gevallen iets vragen.
#6. Afsluitende begroeting
Na het hoofdgedeelte van de brief is het gebruikelijk om een lege alinea achter te laten en vervolgens een goede afsluitende begroeting te kiezen. Enkele typische begroetingen die u kunt gebruiken bij het beëindigen van een zakelijke brief zijn:
- Hartelijk
- Oprecht
- Hoogachtend
- eerbiedig
- Bedankt
- Hoogachtend.
#7. Behuizingen
Voeg een regel toe met de tekst "Bijlagen" onder uw handtekeningregel om de ontvanger te laten weten dat er nog meer materiaal, zoals een cv, aan de brief is gehecht. Een alternatief is om de inhoud van de envelop aan te geven door elk afzonderlijk vel papier een naam te geven. Als je bijvoorbeeld een groot aantal papieren hebt verzonden en er zeker van wilt zijn dat de ontvanger ze allemaal leest, kun je een lijst met hun namen opgeven. Lees ook BRIEF VAN ONDERSTEUNING: Hoe schrijf je een ondersteuningsbrief?.
Wat zijn de onderdelen van een zakelijke brief?
Hoewel veel verschillende soorten brieven opmaakvereisten hebben en verschillende inhoud hebben, hebben de meeste zakelijke brieven een aantal gemeenschappelijke elementen. Hier zijn delen van een zakelijke brief.
- Contact informatie
- Onderwerpregel
- Aanhef / Groeten
- Introductie
- Gedetailleerde informatie
- Conclusie
- Handtekening.
Een zakelijke brief schrijven Business
Brieven zijn echter nog steeds een essentieel communicatiemiddel in het bedrijfsleven. Het schrijven van een indrukwekkende sollicitatiebrief kan u helpen aangenomen te worden. En je hebt een aantrekkelijk voorstel nodig om iemand te laten spreken op het evenement van je bedrijf.
Professionals begrijpen vaak niet hoe belangrijk goed geschreven zakelijke brieven zijn, omdat ze dit soort communicatie ouderwets vinden. Hierdoor kan de meerderheid van de mensen niet eens een eenvoudige maken. Hier zijn tips voor het schrijven van een zakelijke brief:
- Vermeld de datum en de naam, het bedrijf en het adres van de ontvanger.
- Het gebruik van 'Beste' of een andere formele begroeting laat zien dat je jezelf en je werk serieus neemt.
- Maak een boeiend voorwoord.
- Leg uit waarom je in de hoofdtekst van de brief schrijft.
- Uw bericht moet eindigen met een duidelijk verzoek om een of andere actie.
- Gebruik een formele afronding, zoals 'Met vriendelijke groet', om professionaliteit te tonen.
- Zet uw handtekening fysiek op de brief.
- Vul uw contactgegevens in, waaronder uw naam, postadres, telefoonnummer en e-mailadres.
Wat is het primaire doel van een zakelijke brief?
Zakelijke brieven worden meestal gebruikt om informatie over te brengen, aanwijzingen te geven, vragen te stellen, verzoeken te doen, betalingen terug te sturen, bevelen te geven, advies te geven, correcties aan te brengen of nieuwe vragen te stellen. Samengevat, een zakelijke brief dient in de eerste plaats om: Het primaire doel van elke formele zakelijke brief is om informatie te verstrekken met betrekking tot de activiteiten van het bedrijf.
Conclusie
Hier in dit artikel leert u de ins en outs van het opstellen van een professionele zakelijke brief. Zodra u de vele soorten zakelijke brieven en de verschillende formaten om ze te schrijven kent, kunt u een professionele brief opstellen wanneer de gelegenheid daarom vraagt. Het schrijven van professionele brieven is een koud kunstje als u het standaardformaat van een zakelijke brief leert kennen.
Nu weet u wanneer het nodig is om meerdere soorten zakelijke brieven op te stellen. In dit geval kunt u uw handschrift goed gebruiken.
Veelgestelde vragen over zakelijke brieven
Wat is het doel van een zakelijke brief?
- Voltooi een deal
- Creëren van vraag
- Uitbreiding van het bedrijfsleven
- Vaststelling van relatie
- Problemen oplossen
Welke kenmerken definiëren een zakelijke brief?
- De duur hiervan is te verwaarlozen.
- Duidelijk. Het maakt zijn punten glashelder en moedigt verdere actie van de lezer aan.
- Het getuigt van beleefdheid.
- De toon is het hele stuk vrij serieus.
- Het is foutloos.
Dus, waarom hebben we zakelijke brieven nodig, en wat doen ze?
Er is een grote verscheidenheid aan doeleinden voor het schrijven van een zakelijke brief, waaronder het vragen van informatie of het ondernemen van actie bij de ontvanger, het plaatsen van een bestelling bij een verkoper, het rechtzetten van een misverstand van de ontvanger, het geven van een onmiddellijk antwoord, het betuigen van spijt over een overtreding of het uiten van goede wil.
Vergelijkbare berichten
- VOOR WIE HET KAN BETREKKEN: Alles wat u moet weten!!!
- BEINDIGINGSBRIEF: definitie, hoe er een te schrijven en voorbeelden
- Hoe u in 10 stappen een e-mailmarketinglijst vanaf nul opbouwt
- LENING VOOR KLEINE BEDRIJVEN: hoe u een lening voor kleine bedrijven krijgt
- HOE EEN BEROEPSBRIEF TE SCHRIJVEN: stappen, voorbeelden en sjablonen
Referentie
