Bijna alle dagelijkse activiteiten van bedrijven zijn sterk afhankelijk van een informatiebeheersysteem. Deze systemen verwerken de talrijke gegevensbronnen die bedrijven gebruiken om de besluitvorming te ondersteunen, wat kan leiden tot stabiliteit op de lange termijn. Als gevolg hiervan zullen bedrijven aanzienlijke middelen besteden aan informatiebeheersystemen. Een goed begrip van deze systemen kan u helpen begrijpen hoe ze kunnen worden gebruikt om verschillende activiteiten op de werkplek te verbeteren. In dit artikel definiëren we informatiemanagementsystemen en managementinformatiesystemen, schetsen we hun kenmerken en typen en benadrukken we hun voordelen.
Wat is een informatiemanagementsysteem (IMS)?
Een informatiemanagementsysteem (IMS) is elke softwarearchitectuur die het verzamelen, opslaan, organiseren en distribueren van informatie mogelijk maakt. Informatiemanagement verwijst naar een reeks organisatorische taken die zich bezighouden met het verzamelen, opslaan en verspreiden van informatie naar belanghebbenden. In deze context verwijst informatie naar elk detail dat een bedrijf in staat stelt een beslissing te nemen. Bijvoorbeeld het aantal verkopen dat een bedrijf in een bepaalde week heeft gerealiseerd. De betreffende gegevens kunnen verschillende formaten hebben, waaronder afbeeldingen, audio en video. Een uitstekend managementsysteem zorgt ervoor dat informatie snel en accuraat toegankelijk is. Hierdoor kunnen belangrijke belanghebbenden weloverwogen zakelijke beslissingen nemen.
Kenmerken van een informatiebeheersysteem
Over het algemeen kan een IMS een verscheidenheid aan taken uitvoeren. De belangrijkste kenmerken van deze systemen zijn als volgt:
#1. Informatie verzameling
Dit essentiële onderdeel is het verzamelen en analyseren van gegevens over bedrijfsactiviteiten. Bedrijven verzamelen vaak gegevens in vier categorieën, namelijk:
- Persoonlijke informatie: Persoonlijke gegevens zijn alle gegevens waarmee een bedrijf een consument kan identificeren. Naam, adres en in sommige gevallen het Burgerservicenummer (SIN) zijn voorbeelden van dit soort gegevens.
- Gegevens over participatie: Betrokkenheidsgegevens beschrijven de interacties tussen een klant en een bedrijf op tal van contactmomenten. Bijvoorbeeld het aantal bezoekers aan de website van een bedrijf, e-mailopeningen en evenementregistraties.
- Gedragsgegevens: Over het algemeen zijn gedragsgegevens elk detail dat een transactie tussen een cliënt en een bedrijf bevat. Aankoopgeschiedenis en productgebruiksgegevens zijn twee voorbeelden.
- Attitudinale gegevens: Statistieken zoals productwenselijkheid, productrelevantie en klanttevredenheid zijn voorbeelden van attitudinale gegevens.
Een standaard informatiemanagementsysteem kan dit soort gegevens eenvoudig verzamelen, meten en communiceren naar belanghebbenden.
#2. Data opslag
Gegevensopslag is een functie waarmee het IMS gegevens kan opslaan en beschikbaar kan maken voor gebruikers. Het systeem slaat deze gegevens op op een opslagapparaat, dat een harde schijf kan zijn of een server met een database. Het systeem kan gegevens ook opslaan in de cloud, die toegankelijk is via internet. Als u ervoor kiest om informatie in de cloud te bewaren in plaats van meer traditionele opslagmethoden, zoals papier of compact discs, kunt u de veiligheid van de informatie beter garanderen, indien nodig snel herstellen en internationaal toegankelijk maken.
#3. Informatieverwerking
Informatieverwerking verwijst naar elke reeks procedures die resultaten oplevert. Meestal houdt dit in dat gegevens worden aangepast om waardevolle informatie te verschaffen. De informatie moet van het ene formaat of medium naar het andere worden getransformeerd. Als een bedrijf bijvoorbeeld het totale aantal transacties gedurende twee dagen registreert, kan het de transacties van de eerste dag vergelijken met de tweede dag om te zien of er sprake is van een stijging van de netto-inkomsten. In plaats van deze gegevens handmatig te berekenen en te interpreteren, automatiseert een IMS het proces en worden alleen de bevindingen weergegeven. Het verwerven, organiseren, weergeven en verspreiden van informatie zijn allemaal voorbeelden van informatieverwerking.
#4. Informatie distributie
Informatiedistributie verwijst naar alle processen die een organisatie gebruikt om informatie naar haar belanghebbenden te verspreiden. Verschillende belanghebbenden gaan op verschillende manieren met deze informatie om. Sommigen garanderen de kwaliteit, toegankelijkheid en bruikbaarheid ervan, maar anderen, zoals leidinggevenden, gebruiken het om beslissingen te nemen.
Toegankelijkheid van informatie wordt gedefinieerd als het vermogen van een IMS om gegevens weer te geven op een manier die belanghebbenden toegang geeft tot de inhoud. In een bedrijf is inhoud normaal gesproken op gelijke basis beschikbaar, hoewel dit kan worden gewijzigd op basis van verschillende soorten belanghebbenden. De toegang van een topmanager tot informatie kan bijvoorbeeld verschillen van die van een marketeer, maar toch hebben alle marketeers op een afdeling toegang tot dezelfde informatie.
De voordelen van een informatiemanagementsysteem
Enkele voordelen van een effectief informatiemanagementsysteem zijn als volgt:
- Helpt bij het nemen van beslissingen: Een IMS biedt meerdere belanghebbenden gedetailleerde bedrijfsinformatie die zij kunnen gebruiken om afdelingskeuzes te maken.
- Verbetert de dienstverlening en efficiëntie: Het is gemakkelijker om verbeterpunten in bedrijfsprocessen te vinden als de beoordelingen goed geïnformeerd zijn. Verschillende teams kunnen hun inspanningen vervolgens richten op deze verbetergebieden, waardoor hun productiviteit wellicht wordt verhoogd en de diensten die zij aan klanten leveren worden verbeterd.
- Helpt bedrijfsdoelen te bereiken: Een goede informatieverwerking kan belanghebbenden helpen de bedrijfsdoelen beter te begrijpen en gebieden of mogelijkheden voor verbetering te identificeren.
Management Informatie Systeem (MIS)
Een managementinformatiesysteem (MIS) is een datagestuurd veld dat zich richt op het organiseren, analyseren en toepassen van bedrijfsgegevens om beslissingen te beïnvloeden. Een MIS genereert frequent rapporten voor elk managementniveau binnen een organisatie. Daarom varieert de complexiteit ervan afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Dit systeem kan gegevens coördineren, controleren, analyseren en visualiseren om de efficiëntie van het genereren van rapporten te vergroten en deze op een handige locatie op te slaan. Binnen een organisatorische omgeving omvatten MIS-onderzoeken vaak mensen, processen en technologie.
MIS-evolutie
Management informatie systemen hebben verschillende fasen doorlopen, waaronder:
- Mainframes: Dit waren enorme computers waarmee organisaties activiteiten konden ondernemen waarvoor grote hoeveelheden gegevensverwerking nodig waren. Ze namen hele kamers in beslag, gebruikten ponskaarten en hadden operators die handmatig verwerkte gegevensrapporten aanleverden aan degenen die erom vroegen.
- Minicomputers: door de ontwikkeling van minicomputers werden ponskaartbewerkingen vervangen door gegevensinvoer via een computerinterface. Hierdoor konden grotere bedrijven ook computercentra op locatie runnen.
- Personal computers: Met de opkomst van personal computers konden organisaties MIS-specialisten inhuren. Hoewel dit een goedkope en effectieve methode was, vereiste het wel dat de informatie die nodig was voor de rapportage op elke afzonderlijke computer aanwezig was, omdat deze niet met elkaar konden communiceren.
- Netwerken van clients en servers: Medewerkers wilden kennis snel en efficiënt overbrengen naarmate de technologische complexiteit toenam. Client/server-netwerken hebben dit probleem opgelost door talloze computers als servers verbinding te laten maken met een gedeeld netwerk en gegevens te delen.
- Enterprise computing: Hogesnelheidsnetwerken en de convergentie van informatie van meerdere afdelingen naar softwareplatforms waren sleutelelementen van deze periode. Deze softwareplatforms, ook wel bedrijfssoftware genoemd, maakten het voor computers eenvoudig om toegang te krijgen tot alle servers van een bedrijf, waardoor het proces voor het genereren van informatie nog verder werd verbeterd.
- Cloud computing verwijst naar de beschikbaarheid van veel diensten via internet. Het biedt gebruikers die niet fysiek aanwezig zijn in de gebouwen van een organisatie of die niet rechtstreeks verbonden zijn met het privénetwerk, toegang tot de servers.
Soorten managementinformatiesystemen
Managementinformatiesystemen worden ingedeeld in verschillende categorieën, waarvan de meest voorkomende zijn:
#1. Beslissingsondersteunende systemen
Beslissingsondersteunende systemen (DSS) ondersteunen voornamelijk de besluitvormingsprocessen van een organisatie door enorme hoeveelheden gegevens te analyseren. Verkoopcijfers, voorspelde inkomsten en andere bedrijfsgerelateerde informatie zoals arbeidsstatistieken zijn voorbeelden van gegevenscategorieën. Mensen kunnen een DSS handmatig bedienen of volledig laten automatiseren. Senior executives en hoger management zijn vaak de gebruikers van de DSS van een bedrijf, omdat besluitvorming hun verantwoordelijkheid is.
# 2. Boekhoudkundige informatiesystemen
Boekhoudinformatiesystemen (AIS) zijn systemen die financiële en boekhoudkundige gegevens voor besluitvormers verzamelen, opslaan en verwerken. Een AIS maakt gebruik van theorieën en praktijken uit de informatica, auditing, boekhouding en marketing. Het helpt de nauwkeurigheid van financiële transacties te garanderen en tegelijkertijd geïnteresseerde belanghebbenden te informeren. De AIS-procedure bestaat doorgaans uit drie stappen:
- De AIS verzamelt en bewaart informatie over de financiële activiteiten van een organisatie.
- Deze informatie wordt aan besluitvormers verstrekt en er worden financiële overzichten en managementrapporten opgesteld.
- Het beschermt de gegevens en maakt het eenvoudig te verwerken en vast te leggen.
#3. Marketinginformatiesystemen
Een marketinginformatiesysteem verzamelt, verwerkt en verspreidt informatie over de marketinginspanningen van een bedrijf. Deze informatie kan afkomstig zijn van binnen de organisatie of van externe concurrenten, en wordt gebruikt om marketingbeslissingen van belanghebbenden te onderbouwen. Marketinginformatiesystemen kunnen ook marketingsuccessen volgen en marketingdirecteuren en bedrijfsleiders helpen bij het bepalen van de winstgevendheid van marketingactiviteiten. Dit systeem kan ook worden gebruikt in combinatie met andere managementinformatiesystemen om bedrijven te helpen hun bedrijfsomstandigheden en omgeving beter te begrijpen.
#4. Human Resource Management-systemen
Human Resource Management verwijst naar de strategie van een organisatie om haar mensen productief te beheren. Een HRMS is een softwarepakket dat het personeelsbeheer en de daarmee samenhangende processen volgt gedurende de levenscyclus van een werknemer. HR-leiders en personeel zijn de belangrijkste gebruikers van deze systemen, die vaak worden gebruikt om te voldoen aan arbeids- en belastingregels. Via regelmatige prestatierapporten stelt een HRMS een bedrijf in staat zijn personeels- en personeelsprocessen volledig te begrijpen.
Wat is een Klant Informatie Systeem (CIS)?
Een klantinformatiesysteem bewaart en stelt alle klantgerelateerde gegevens beschikbaar. Het verbindt doorgaans materiaal en documenten met een gestructureerd databasesysteem dat de individuele klant specificeert, zoals een CRM. Organisaties kunnen verkoopteams helpen sneller en efficiënter te verkopen door essentiële klantinformatie eenvoudig toegankelijk te maken via een intuïtief systeem.
Voor snelle toegang tot essentiële klantinformatie zijn effectieve contentmanagementplatforms gekoppeld aan de tools die verkopers dagelijks gebruiken. Door deze vorm van koppeling kunnen klanten sneller, efficiënter en met minder wrijving door het lead-to-order-proces reizen.
Hoe kunnen informatiesystemen helpen bij het beheer van klantrelaties?
Klantrelatiebeheer moet worden gefaciliteerd door informatiesystemen door een 360-graden klantrecord te leveren dat niet alleen realtime gegevens uit een CRM bevat, maar ook bijbehorende inhoud uit andere informatiesystemen, zoals een opslagplaats voor inhoudsbeheer of een bestandsopslag.
Het gebruik van een contentmanagement- of klantinformatieplatform dat al deze informatie verzamelt, kan verkoopteams tijd en moeite besparen bij het zoeken naar de informatie die ze nodig hebben om klantinteracties te vergemakkelijken. Een uniform en alomvattend beeld van de klant in het hele bedrijf verbetert de verkoopprocessen en zorgt voor diepere inzichten die helpen meer mogelijkheden te ontdekken, de klantloyaliteit te vergroten en sterkere relaties te bevorderen.
Hoe kunt u het volgen van consumenten verbeteren?
Om volledige monitoring en zichtbaarheid van klanten mogelijk te maken, moeten organisaties alle inkomende en uitgaande klantcommunicatie evalueren en systemen implementeren om ervoor te zorgen dat belangrijke belanghebbenden gemakkelijk toegang hebben tot deze inhoud.
Consumenteninformatieplatforms die verkoopteams een compleet, betrouwbaar perspectief op de consument bieden, inclusief eerdere gesprekken, aankoopgeschiedenis en zelfs eerdere klachten, zorgen ervoor dat de bedrijfsvoering soepel verloopt en dragen vaak bij aan aangenamere klantervaringen.
Organisaties kunnen ook AI-verbeterde intelligente capture-oplossingen gebruiken om inkomende berichten te automatiseren om effectieve klanttracking mogelijk te maken en ervoor te zorgen dat verzoeken van consumenten snel en consistent worden afgehandeld.
Hoe kunnen verkoopactiviteiten het contentbeheer verbeteren?
Verkoopactiviteiten zijn van cruciaal belang om gebruikers gekoppelde en effectieve oplossingen te bieden. Klantinhoud is vaak verspreid over systemen en organisaties. Verkoopactiviteiten moeten het initiatief nemen om deze gegevens te integreren in klantrecords in CRM.
Organisaties moeten een geïntegreerde infrastructuur bieden die de productiviteit verbetert door beter verbonden mensen, inhoud en systemen en tegelijkertijd verkoopteams een compleet 360-graden klantbeeld biedt. Verkoopteams kunnen aanzienlijke waarde toevoegen aan hun CRM-systemen door verbeterd contentbeheer om processen beter te voeden en klantinteracties te verbeteren door repetitieve taken te automatiseren en tegelijkertijd het informatiebeheer te versterken om risico's te vermijden.
Wat zijn de voordelen van het integreren van klantinformatiebeheer?
Verkopers gebruiken CRM-systemen om klantinteracties vast te leggen, te beheren en te meten, maar andere inhoud, zoals contracten, aanbiedingsbrieven, offertes en facturen, biedt een essentiële context voor klantbetrokkenheid. Verkoopteams lopen mogelijk accountinzichten mis die een betere klantervaring bieden en nieuwe omzetvooruitzichten blootleggen als gevolg van datasilo's en losgekoppelde systemen.
Met een contentmanagementplatform dat communiceert met CRM-systemen en belangrijke klantinformatie verzamelt waar en wanneer verkopers deze nodig hebben, kunnen organisaties:
- Verbeter de klanttevredenheid door verkoopteams te helpen zo snel mogelijk op de eisen van de klant te reageren.
- Met realtime toegang tot accountgerelateerde inhoud op alle contactpunten, rechtstreeks vanuit CRM-apps, kunt u verkoopcycli verkorten en deals sneller sluiten.
- Zorg ervoor dat verkoopteams meer tijd kunnen besteden aan prospectie en minder tijd aan het doorzoeken van systemen op zoek naar accountrelevante informatie.
- Ontdek nieuwe verkoopkansen door de zichtbaarheid en inzichten in cross-sell- en upsell-mogelijkheden te vergroten.
- Marketinginformatiesysteem: best practices en alles wat u nodig heeft
- ONDERNEMER: Wat het betekent om één te zijn en hoe te beginnen
- INFORMATIESYSTEMEN: definitie, feiten, toepassingen en voorbeelden
- MANAGEMENTINFORMATIESYSTEMEN (MIS): definitie en alles wat u moet weten (wordt geopend in een nieuw browsertabblad)
Referenties
