Ondanks dat er nog veel meer mogelijkheden zijn, wordt e-mail nog steeds gezien als de meest betrouwbare en officiële manier van communiceren. E-mail is voor iedereen beschikbaar, in tegenstelling tot chatprogramma's en sociale mediasites. Als gevolg hiervan is e-mail een van de meest populaire zakelijke communicatiemethoden geworden. De lezer kan begrijpen wat u probeert over te brengen en de informatie die hij nodig heeft om te reageren in een goed geschreven e-mail met een duidelijke structuur. Ook al is het schrijven van e-mail een kunst, met voldoende inspanning kan het onder de knie worden. Het volgende is enkele van de beste richtlijnen voor het schrijven van een formele e-mail, een officiële e-mail, een e-mail aan een professional en een e-mailontslag, degenen die de ontvanger niet over het hoofd ziet:
Een e-mail schrijven
Wil je leren hoe je een e-mail schrijft? Heeft u advies nodig over waar u wat moet plaatsen en waarom? Hier bespreken we alles wat u moet weten over het effectief schrijven van een e-mail, of u nu uw eerste e-mail verzendt of gewoon wilt bekijken wat u al weet. Begrijpen hoe u een eenvoudige e-mail schrijft, of deze nu formeel of informeel is, is eenvoudig en zal u helpen complexere e-mails te maken, omdat elke e-mail die u ooit schrijft dezelfde structuur heeft en vereist dat u elk van deze componenten beheert.
- Aan, CC, BCC
- Bijlages
- Onderwerpregel
- Begroeting
- Lichaam
- Afmelden
Om beter te begrijpen wat een succesvolle e-mail is, gaan we dieper in op elk van deze componenten.
#1. Aan, CC, BCC
U moet de e-mailadressen invoeren van de personen met wie u contact wilt opnemen in deze gebieden, die zich bovenaan uw e-mail bevinden. Elk dient een bepaald doel:
| TO | Hier moeten de e-mailadressen van uw hoofdcontactpersoon worden toegevoegd. |
| CC | Als u wilt dat iemand het bericht bekijkt maar u geen reactie nodig heeft, gebruikt u dit in combinatie met "Aan" en e-mailadressen in dit veld. |
| BCC | Als u een e-mail naar meerdere mensen wilt sturen, maar hun e-mailadres vertrouwelijk wilt houden, gebruikt u dit in combinatie met "Aan". |
#2. Bijlagen
Met de bijlagefunctie van e-mails kunnen afzenders aanvullende bestanden toevoegen waarop ontvangers kunnen klikken om ze te downloaden of inline te bekijken. Met de meeste bestandstypen kunt u echter ook tekst, foto's, video's, audio en GIF's uploaden. Houd er rekening mee dat er meestal beperkingen zijn op de grootte van de bestanden die u kunt overzetten.
#3. Onderwerpregel
De onderwerpregel van uw e-mail, die het doel en de inhoud samenvat, is cruciaal. Helaas worden ze vaak genegeerd, wat jammer is omdat ze de ontvanger helpen de inhoud van uw e-mail te begrijpen en te voorkomen dat deze wordt verwijderd.
#4. Groet
Je e-mail moet altijd beginnen met een aanhef. Het is van cruciaal belang om te leren hoe u een introductie en begroeting per e-mail schrijft, omdat u hierdoor hoffelijk kunt zijn en de ontvanger kunt informeren over het doel van het bericht.
Een formele aanhef is nodig voor formele e-mails, zoals e-mails die worden gebruikt voor sollicitaties of verkoopcorrespondentie. Een meer ontspannen welkom is vaak acceptabel in privé-e-mails of interacties tussen naaste collega's.
#5. Lichaam
Het meest cruciale aspect van een e-mail is natuurlijk de inhoud. De ideale e-mailtekst moet beknopt, goed georganiseerd, gericht en een specifiek doel dienen.
Houd er rekening mee dat lezers hun interesse en aandacht verliezen als uw e-mail niet kort en bondig is, en dat verhalende elementen niet worden aangemoedigd in e-mails.
Begin uw e-mail altijd met een duidelijke uiteenzetting over het onderwerp en orden uw materiaal zo dat het gemakkelijk te vinden is.
#6. Afmelden
Ervoor zorgen dat u de juiste sluiting gebruikt voor de beoogde ontvanger, is net zo cruciaal als ervoor zorgen dat uw e-mails correct worden gestart. Ze zullen weten wanneer de e-mail is verzonden en als resultaat is voltooid.
Maak een speciale sluiting voor elke correspondentie, en als u twijfelt over hoe u moet aftekenen, neem dan het zekere voor het onzekere
Hoe een e-mailformulier te schrijven
U kunt mogelijk niet effectief een professionele e-mail schrijven als u gewend bent om informele e-mails naar vrienden en familie te sturen. Veel mensen vinden het een uitdaging om een formele e-mail te schrijven.
Om een formele e-mail te schrijven, moet men formele taal en een vooraf bepaalde structuur gebruiken om een discussie over een serieus of significant probleem op gang te brengen of voort te zetten. Om respect te tonen, schrijven mensen ook formele e-mail terwijl ze met vreemden communiceren. Standaard gebruiken zakelijke instellingen en communicatie formele e-mails om ervoor te zorgen dat de berichten van werknemers hun bedrijf nauwkeurig weergeven. Als u een formele e-mail wilt schrijven die er professioneel uitziet, volgt u deze stappen:
#1. Zorg ervoor dat uw e-mailadres juist is
Schrijf een zakelijk e-mailadres wanneer u een formele e-mail verstuurt. Uw plaats van tewerkstelling of studie kan een professioneel e-mailadres voor u genereren, of u kunt een persoonlijk e-mailadres samenstellen met een paar andere symbolen, cijfers en elementen van uw naam. Vooral als ze u niet kennen, kan de ontvanger aarzelen om e-mails van onbekende of onprofessionele afzenders te openen. Een deskundig e-mailadres vergroot de impact van uw correspondentie.
#2. Voeg een onderwerpregel toe.
wat je schrijft De onderwerpregel van je formele e-mail maakt duidelijk waar het bericht over gaat. Het moet in de titelkast worden geschreven en zo kort mogelijk zijn om professioneel over te komen. Als het opnemen van uw naam in de onderwerpregel de ontvanger helpt bij het doorzoeken of beantwoorden van de e-mail, kunt u dat gerust doen.
#3. Formaliseer uw introductie.
In de hoofdtekst van uw e-mail moet u beginnen met een beleefde aanhef. Voeg na de titel of eretitel de achternaam van de ontvanger toe. De onderstaande formele aanhef kan worden gebruikt:
Geachte
Hallo
Groeten
Als de naam van de ontvanger niet duidelijk is, vermeld dan "aan wie het aangaat"
# 4. Stel jezelf voor
Als je nog nooit eerder met de ontvanger hebt gesproken, stel jezelf dan voor in de eerste regel. Beschrijf hoe je je verhoudt tot of relevant bent voor de ontvanger nadat je jezelf hebt voorgesteld. Een ondernemer zou willen weten of je een potentiële klant bent of een medewerker van een ander bedrijf, net zoals een professor zou willen weten of je een student of een lid van de faculteit bent. Sluit je inleiding af met een beknopte zin die je motivatie om te schrijven samenvat.
#5. Leg uit wat je probeert te zeggen.
Meer details over uw schrijfdoelen vindt u in uw volgende paragraaf. Wees specifieker over wie je bent en wat je wilt bereiken in je e-mail. Dit deel moet alle administratieve details bevatten die relevant zijn voor uw communicatie, zoals een deadline. Er zouden slechts een of twee alinea's op dit gebied moeten zijn.
#6. Sluit af met een bedankje.
In uw slotverklaring bedankt u de lezer voor het lezen en begrijpen van uw punt. Het eindigt met het noteren van het volgende gesprek dat u van plan bent te hebben met de ontvanger. U kunt beslissen of u wilt wachten op hun reactie of een persoonlijke ontmoeting wilt regelen. Gebruik een professionele afsluiting voordat u uw naam en eventueel de contactgegevens van uw bedrijf ondertekent. Voorbeelden van goede formele afsluitingen zijn onder meer:
- Met vriendelijke groet
- Beste
- Oprecht
- De jouwe
- eerbiedig
- Met respect
#7. Stuur uw e-mail na proeflezen op fouten.
Vergeet niet om uw e-mail zorgvuldig te herlezen voordat u deze verzendt. Er mogen geen spel- of grammaticafouten in uw schrijven voorkomen. Gebruik een gratis online proefleestool om uw schrijven te scannen om er zeker van te zijn dat het juist is. U profiteert van het oplossen van eventuele misverstanden of ongemakkelijke presentaties, evenals eventuele technische problemen. U kunt misschien de gewenste reactie krijgen door een goed geschreven bericht te gebruiken.
Hoe schrijf je een e-mail naar een professional
Een goed geschreven professionele e-mail brengt aan de ontvanger een hoffelijke, expliciete, beknopte en bruikbare boodschap over. Het ontwikkelen van uw vermogen om e-mails te schrijven die aan al deze richtlijnen voldoen, kan enige tijd duren. Bij interactie in een formele setting is het essentieel om te weten hoe je een duidelijke, geschikte professionele e-mail schrijft. Weten hoe u een professionele e-mail schrijft, kan:
- Tijd besparen.
- Geef opheldering
- Toon competentie
- Bouwt de reputatie van een persoon of bedrijf op
De volgende stappen zijn richtlijnen voor het schrijven van een e-mail aan een professional
#1. Maak gebruik van een professioneel e-mailadres.
Schrijf een professioneel e-mailadres voor communicatie met betrekking tot zakelijke of officiële zaken. Ook al zal je werkgever je er een geven, je moet nog steeds een professioneel e-mailadres schrijven als je contact opneemt met iemand voordat je lid wordt van de organisatie. Het gebruikelijke formaat hiervoor is simpelweg uw naam bij [het domein]. Als een illustratie
- Uwvolledigenaam@hetdomein
- Voornaam.achternaam@hetdomein
- Voornaam middelste initiaal.achternaam@hetdomein
#2. Maak een onderwerpregel die kort en informatief is.
Deze beknopte zin vat de belangrijkste elementen van uw e-mail of verbinding samen. Wanneer u een professionele e-mail schrijft, is het essentieel om een onderwerpregel op te nemen, zodat het publiek van de ontvanger weet wat hij kan verwachten en het bericht indien nodig snel kan terugvinden. Overweeg om in uw aankomende zakelijke e-mails een van de volgende onderwerpregels te gebruiken:
- Er mogen niet meer dan 60 tekens worden gebruikt.
- Definieer in één zin duidelijk het doel van de e-mail.
- Begin met het noemen van de ontvanger bij naam.
#3. Stuur de ontvanger een officiële begroeting
De aanhef in een e-mail begint normaal gesproken in de eerste regel. Dit welkomstbericht moet op een formele toon worden opgesteld, passend bij de e-mail die u verzendt. Afhankelijk van uw relatie met de persoon, kan uw begroeting veranderen.
- Wanneer u schrijft aan iemand die u nog niet heeft ontmoet of met wie u een formele zakelijke relatie hebt, zoals een rekruteringsmanager of een nieuwe klant, kunt u uw brief beginnen met 'Beste'.
- U kunt uzelf voorstellen door "Hallo" of "Hallo" te zeggen tegen een manager of collega met wie u op het werk goed kunt opschieten.
Voorbeelden
- Hallo meneer Greg,
- Hallo Alfred,
- Beste dokter Smith
- Beste collega's,
Als u op de hoogte bent van de gekozen geslachtsvoornaamwoorden van de ontvanger, is het beleefd om ze aan te spreken met "Mr." of "mevrouw." en hun achternaam gebruiken bij het schrijven van zakelijke e-mails. Gebruik de volledige naam van de ontvanger als u onduidelijk bent over hun geslachtsvoornaamwoorden.
#4. Maak de hoofdtekst van de e-mail.
Hier communiceer je je hele bericht, net zoals de hoofdtekst van een brief die je misschien opstelt. Hoe kort en bondig het ook is, uw e-mail heeft een oproep tot actie en een slotverklaring nodig. Als voorbeeld,
Het werd erg op prijs gesteld dat u vanmiddag naar de nieuwe productdemonstratie bent gekomen. U kunt uw medewerkers de hele video laten zien door ze het meegeleverde voorbeeld te laten bekijken. Mocht je vragen hebben, laat het me weten.
#5. E-mails moeten een handtekening en een afsluitende handtekening hebben.
Uw handtekening moet uw naam, functie en andere details bevatten die relevant zijn voor uw chats. In de meeste e-mailtoepassingen kunt u een vooraf ingestelde handtekening instellen die wordt weergegeven aan het einde van elke e-mail die u verzendt.
Sluitwoorden omvatten
- Hartelijk dank,
- Beste,
- Oprecht
- Rega
- Vriendelijke groeten,
Hieronder vindt u een voorbeeld van het beëindigen van een e-mail:
Oprecht
Jiana Smith, een marketingmanager, Pedro Company, LTD.
#6. Controleer uw e-mail op onjuistheden.
Professionaliteit en aandacht voor detail worden weergegeven in een onberispelijke e-mail. Neem even de tijd om uw e-mail na te lezen op syntaxis-, grammaticale en spelfouten voordat u deze verzendt. Controleer of alle bestanden en bijlagen die u mogelijk in uw e-mail hebt genoemd, ook zijn toegevoegd.
Als u klaar bent met het bewerken van uw e-mail vanuit het perspectief van de ontvanger, leest u deze opnieuw. Door dit te doen, kunt u mogelijk eventuele fouten herstellen die u tijdens het schrijven of herzien in een vorige fase hebt gemaakt.
Vraag uw directe supervisor of een betrouwbare collega om alle cruciale e-mails die u naar de belangrijkste belanghebbenden stuurt, te onderzoeken voordat u ze verstuurt.
#7. Besteed aandacht aan de ontvangervelden.
Controleer de ontvangersvelden in uw e-mail om er zeker van te zijn dat u deze naar de juiste persoon, de persoon/personen of de groep(en) stuurt. Zorg er ook voor dat u de e-mailadressen op de juiste plaats plaatst. Herinneren:
aan:
e-mailadres van de persoon of groep naar wie uw bericht wordt verzonden.
CC:
staat voor een 'doorslagkopie'. Elk adres dat hier wordt ingevoerd, krijgt dezelfde e-mail zonder een persoonlijk bericht.
BCC:
Net als bij 'CC' zijn de e-mailadressen in dit veld verborgen.
#8. Stuur uw e-mail volgens het schema.
Af en toe stuur je misschien een e-mail voor of na het werk. Door uw e-mails in te plannen, kunt u uw tijd effectiever beheren en ervoor zorgen dat ze worden verzonden op een tijdstip dat de ontvanger goed uitkomt. Elk e-mailprogramma heeft een planningsfunctie.
#9. Houd in gedachten om op te volgen.
Niet in de laatste plaats, gezien het feit dat de meerderheid van de mensen elke dag meerdere e-mails ontvangt, is het waarschijnlijk dat ze uw brief over het hoofd zullen zien of zullen vergeten te reageren. Als de ontvanger na twee werkdagen nog niet heeft geantwoord, overweeg dan om een attente vervolgmail te sturen.
Hoe u een e-mailontslag schrijft
Ook al lijkt het een uitdaging om een ontslag-e-mail te schrijven en te verzenden, met de juiste sjabloon kan het eenvoudig zijn. Het is doorgaans aan te raden om een ontslagmail te schrijven wanneer u uw baan wilt opzeggen, omdat dit u de kans geeft om uw werkgever dankbaar te zijn voor de kans. Een ontslagmail is een geweldige manier om contact te houden met uw voormalige bedrijf, wat cruciaal is als u in de toekomst referenties wilt krijgen.
Het is gemakkelijk om een ontslagmail te schrijven, en dit kan zelfs therapeutisch zijn. Hiermee kunt u afscheid nemen van uw huidige werkgever en een volgende stap in uw carrière inluiden.
Een ontslagmail is een e-mail die u naar uw huidige werkgever schrijft om hen te waarschuwen dat u een bepaalde baan opzegt.
Gebruik de onderstaande instructies om u te helpen bij het schrijven van een ontslagbrief per e-mail:
#1. Selecteer een relevante onderwerpregel.
u kunt uw ontslagbrief per e-mail schrijven door een geschikte onderwerpregel te selecteren die uw bericht duidelijk vermeldt. Dit is belangrijk omdat een e-maillezer mogelijk alleen de onderwerpregel leest. Houd er rekening mee dat u een onderwerpregel gebruikt die luidt: "Kennisgeving van ontslag" of "Ontslag per [datum]."
#2. Begin met een professionele begroeting.
Een professionele toon zetten voor de rest van de e-mail met een formele aanhef zou helpen. Voeg daarna een aanhef toe zoals 'Beste', de titel van je supervisor en je achternaam. Denk na over het opnemen van een eenvoudige zin die iedereen het beste wenst. U kunt bijvoorbeeld zinnen uitspreken als 'Ik hoop dat het goed met u gaat' of 'Ik hoop dat u een fijne dag heeft'.
#3. Geef uw e-mail een duidelijk doel.
Zorg ervoor dat u in de zin erna het doel van de e-mail duidelijk maakt. Noem de baan die u opzegt. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Het doel van deze e-mail is om je te informeren over mijn formele ontslag als grafisch ontwerper." Hierdoor kan een potentiële werkgever uw bericht snel begrijpen en adequaat reageren.
#4. Denk na over het aangeven van uw reden van vertrek
Als u zich er beter door voelt, kunt u een reden voor uw ontslag geven. Stel bijvoorbeeld dat je verder moet omdat je carrière is veranderd. Het is belangrijk om niet te veel in details te treden en uw verklaring voor uw vertrek, zoals uw gezondheid, positief en beknopt te maken. U bent niet verplicht uw werkgever op de hoogte te stellen van uw voornemen om ontslag te nemen; uw beslissing om dit te doen is geheel aan u.
#5. Datum het einde van uw dienstverband
Vermeld de dag dat u voor het laatst een baan had in uw e-mail. Breng uw werkgever zo veel mogelijk op de hoogte van uw ontslag. Dit kan u helpen om een goede zakelijke relatie met uw voormalige werkgever te onderhouden. Veel bedrijven eisen dat werknemers ten minste twee weken van tevoren op de hoogte stellen voordat ze hun functie verlaten. Bekijk de richtlijnen van het bedrijf om er zeker van te zijn dat u zich aan de ontslagvereisten houdt. Een werkgever zal beter in staat zijn om uw tijdlijn te begrijpen en daardoor de nodige regelingen te treffen.
#6. Beschrijf hoe dankbaar je bent voor de kans.
Gebruik deze kans om uw dankbaarheid aan het bedrijf te uiten voor de tijd die u daar in uw e-mail hebt doorgebracht. Als je dit doet, kun je misschien een goede relatie met hen onderhouden en een goede indruk maken. Bedank de ontvanger kort voor zijn of haar tijd om uw e-mail af te sluiten.
Je zou ook kunnen praten over de dingen die je hebt geleerd door het spelen van de rol en de beste aspecten van het werken met de organisatie. Zeg bijvoorbeeld: "Ik wil je bedanken voor de kans om als verpleegassistent te werken, aangezien ik tijdens mijn dienstverband veel waardevolle vaardigheden heb geleerd op het gebied van patiëntenzorg en medische behandeling."
#7. Bied hulp bij de overgang
U kunt de druk erkennen die uw afwezigheid op het bedrijf kan leggen en aanbieden om te helpen waar u maar kunt. Overweeg een interne kandidaat voor te stellen om uw baan aan te nemen of vrijwilligerswerk te doen om de nieuwe medewerker te begeleiden voordat u het bedrijf verlaat en aan uw nieuwe carrière begint. Dit kan een potentiële werkgever laten zien dat u zich nog steeds zorgen maakt over hun bedrijf en het succes ervan.
#8. Zoek naar typefouten in uw e-mail.
het schrijven van een ontslag-e-mail die foutloos is, is essentieel. Zorg ervoor dat uw e-mail foutloos is met betrekking tot spelling en interpunctie. Zorg er bovendien voor dat u de e-mail op een zelfverzekerde en gepaste toon schrijft. Voordat u de e-mail naar uw organisatie stuurt, moet u erover nadenken om deze door een vriend of familielid te laten lezen en de geldigheid ervan te verifiëren. Door uw e-mail hardop voor te lezen of een digitale schrijftool te gebruiken, kunt u controleren op mogelijke fouten.
Hoe begin je met het schrijven van een e-mail?
In een formele e-mail moet u beginnen met een aanhef en de naam en titel van de ontvanger.
Wat zijn de 5 stappen voor het schrijven van een e-mail?
- Specificeer uw onderwerp.
- Denk aan de ontvanger
- Lijsten maken
- Ontwikkel uw oproep tot actie.
- Maak je onderwerpregel.
Hoe verstuur ik een e-mail vanaf mijn mobiel?
- De Android-app voor Gmail moet worden geopend.
- Druk op de knop Opstellen.
- Kies een ontvanger.
- Kies een e-mailonderwerp om gemakkelijke referentie en duidelijkheid te vergemakkelijken.
- Stel je bericht samen.
- Tik op het pictogram voor een papieren vliegtuigje om het bericht te verzenden.
Wat is het formaat van e-mail schrijven?
- De onderwerpregel
- Begroeting
- Lichaam,
- Sluitingslijn
- Handtekening.
Wat zijn de 7 CS van e-mail schrijven?
Dat zijn:
- Clarity
- Juistheid
- Beknoptheid
- Hoffelijkheid
- Concreetheid
- Overweging
- volledigheid.
Hoe schrijf ik een e-mail in Gmail?
- Open Gmail.
- Klik op opstellen
- Voer het e-mailadres van de andere persoon in.
- Voer een onderwerp in.
- stel een bericht op via e-mail
- Maak indien nodig de tekst van uw e-mail op.
- als je wilt, geef dan een bestand.
- Klik op "Verzenden".
Referenties
Gerelateerde artikelen
- ONTSLAGBRIEF VAN WERKNEMER: Formaat, voorbeelden en gids
- HOE EEN ONTSLAGBRIEF TE SCHRIJVEN: Wat u wel en niet moet zeggen
- WAARDERING VAN WERKNEMERS: Top 20+ ideeën, cadeaus, berichten en offertes
- BRIEF VAN WERKGEVER: Betekenis, hoe het te schrijven & 20+ gratis voorbeelden.WAARDERING VAN WERKNEMERS: Top 20+ ideeën, cadeaus, berichten en offertes
