Het uitvoeren van gegevensrapportanalyse is noodzakelijk voor bedrijven omdat het hen waardevolle inzichten biedt en helpt om betere zakelijke beslissingen te nemen. Gegevensanalisten gebruiken hulpmiddelen voor gegevensrapportage om informatie te verzamelen en te presenteren die van vitaal belang is bij het evalueren van de prestaties van een bedrijf. Wilt u meer weten over wat een gegevensrapport is en het nut ervan? In dit artikel wordt uitgelegd wat het is, hoe u er een maakt, welke tools worden gebruikt en worden algemene tips voor het rapporteren van gegevens gedeeld.
Gegevensrapport
Een gegevensrapport presenteert verzamelde en samengevoegde informatie uit meerdere bronnen die helpen bij het evalueren, beoordelen en analyseren van bedrijfsprestaties op basis van de verkregen feiten en cijfers. Het is een manier om onbewerkte gegevens te vertalen in georganiseerde en tijdige records die de huidige status of dynamiek van geselecteerde criteria in de loop van de tijd laten zien. Gegevensrapporten kunnen in verschillende formaten worden gepresenteerd, zoals traditionele rapporten met onbewerkte cijfers en uitgebreide tekstuele bronnen, of gevisualiseerde gegevens met behulp van grafieken, diagrammen, tabellen en spreidingsdiagrammen.
Het doel van gegevensrapportage is om een georganiseerde en tijdige registratie van informatie te bieden die kan worden gebruikt om de bedrijfsprestaties te evalueren en te analyseren, waardoor besluitvormers sneller conclusies kunnen trekken en actie kunnen ondernemen door gebruik te maken van goed opgemaakte en bijgewerkte informatie.
Voordelen van het maken van een gegevensrapport
De voordelen van gegevensrapportage kunnen de volgende zijn:
Verhoogde nauwkeurigheid
Nauwkeurige en volledige informatie is cruciaal voor effectieve besluitvorming en planning. Met een rapportagesysteem dat relevante en nauwkeurige informatie biedt, kunnen belangrijke beslissingen worden genomen met behulp van de juiste besluitvormingsinstrumenten.
Verhoogde informatie
Rapportage biedt meer informatie aan aandeelhouders en medewerkers dan alleen ervaring alleen. Rapporten kunnen ook inzichten en gebieden van het bedrijf blootleggen die vaak over het hoofd worden gezien, wat leidt tot nieuwe zakelijke kansen.
Verbeterde besluitvorming
Toegang tot betrouwbare gegevens stelt het management op alle niveaus in staat om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van werkelijke cijfers. Dit komt omdat het regelmatig bekijken van geoptimaliseerde rapporten onbekende informatie kan onthullen en kan helpen bij langetermijnplanning.
Transparantie en vertrouwen
Het hebben van een gegevensrapport waartoe belanghebbenden toegang hebben, helpt om vertrouwen op te bouwen en maakt de organisatie tot een transparante entiteit. Een direct beschikbare informatie toont dus de transparantie van een bedrijf en zal vertrouwen wekken.
Kostenbesparingen en toewijzing van middelen
Gegevensrapporten helpen bedrijven middelen toe te wijzen en budgetstromen effectief te bepalen. Door alle informatie in één oogopslag beschikbaar te hebben, kunnen organisaties gebieden identificeren waar meer middelen nodig zijn en waar kosten kunnen worden bespaard, wat leidt tot kostenbesparingen.
Verbeterde samenwerking en communicatie
Met tools voor gegevensrapportage, zoals dashboards, kunnen teams op het goede spoor blijven en gemakkelijk gegevens samenvoegen. Door cruciale informatie voor meer mensen toegankelijk te maken, bevorderen rapportagetools de samenwerking, verbeteren ze de communicatie en zorgen ze ervoor dat iedereen op één lijn zit.
Verbeterde visualisatie
Tools voor gegevensrapportage maken visualisatie mogelijk door middel van grafieken, diagrammen, tabellen en andere visuele representaties. Daarom maakt het vereenvoudigen van de perceptie en het begrip van gegevens het identificeren van trends, patronen en afwijkingen eenvoudiger.
Analyse van gegevensrapporten
Analyse van gegevensrapporten evalueert en interpreteert gegevens om inzichten te verkrijgen en weloverwogen beslissingen te nemen. Het omvat een grondige analyse van datasets om patronen, trends en verbanden te identificeren en beknopte rapporten te schrijven om de bevindingen samen te vatten. Dit cruciale onderdeel van de gegevenslevenscyclus helpt bedrijven een strategische voorsprong te verwerven door middel van gegevensgestuurde besluitvorming.
Een gegevensrapportanalyse uitvoeren:
- Data Collection: Verzamel de relevante gegevens uit verschillende bronnen, zoals databases, spreadsheets of externe API's. Zorg ervoor dat de gegevens nauwkeurig, volledig en representatief zijn voor het probleem of de vraag.
- Gegevens opschonen: Gegevens worden opgeschoond om inconsistenties, fouten of ontbrekende waarden te verwijderen. Het omvat meestal het verwijderen van duplicaten, het verwerken van ontbrekende gegevens en het standaardiseren van formaten.
- Gegevensverkenning: Verken de gegevens beter om de structuur, distributie en kenmerken ervan te begrijpen. Gebruik hiervoor samenvattende statistieken, datavisualisatietechnieken en verkennende data-analyse.
- Datatransformatie: Transformeer de gegevens indien nodig om ze geschikt te maken voor analyse. Dit kan taken omvatten zoals het normaliseren van variabelen, het creëren van nieuwe variabelen of het aggregeren van gegevens op verschillende granulariteitsniveaus.
- Data-analyse: Passende statistische of analytische technieken toepassen om de gegevens te analyseren. Dit kan beschrijvende statistiek, inferentiële statistiek, regressieanalyse, clustering of machine learning-algoritmen zijn, afhankelijk van de aard van de gegevens en de onderzoeksvraag.
- Rapport genereren: Genereer rapporten die de bevindingen van de data-analyse samenvatten. Deze rapporten kunnen visualisaties, tabellen, grafieken en verhalen bevatten, waardoor de inzichten effectief aan belanghebbenden worden gecommuniceerd.
- Interpretatie en besluitvorming: Interpreteer de resultaten van de data-analyse en gebruik ze om de besluitvorming te onderbouwen. Dit omvat het trekken van conclusies, het identificeren van trends of patronen en het doen van aanbevelingen op basis van de inzichten uit de analyse.
Tools voor gegevensrapportage
Tools voor gegevensrapportage zijn softwaretoepassingen die mogelijkheden bieden voor rapportage, besluitvorming en business intelligence. Met deze tools kunnen gebruikers onbewerkte gegevens omzetten in kennis door gegevens te extraheren en te presenteren in grafieken, tabellen en andere visualisatie-indelingen. Ze helpen gebruikers operationele gegevens te visualiseren, niet-gerelateerde gegevens te verenigen op een centrale plaats en effectieve zakelijke inzichten te verkrijgen door middel van gegevensrijke presentaties en interactieve rapporten.
Rapportagetools kunnen worden onderverdeeld in verschillende typen op basis van hun functionaliteiten:
- Zelfbedieningstools: Met deze tools kunnen gebruikers hun rapporten samenstellen op basis van interne informatie.
- Visualisatietools: Voor het grafisch weergeven van informatie met behulp van elementen zoals grafieken en kaarten om het ontwerp en begrip van rapporten te verbeteren.
- Tools voor bedrijfsinformatie: Voor gebruikers om bruikbare inzichten te ontdekken door middel van visuele en interactieve elementen.
- Hulpprogramma's voor toepassingsprestaties: Voor het weergeven van gegevens over hoe een applicatie presteert, het gebruikersbestand, inkomsten en andere parameters.
- Enterprise-tools: Deze tools behouden een hoge mate van beveiliging en flexibiliteit, waardoor bedrijfsinformatie op maat kan worden gestructureerd in georganiseerde tabellen, grafieken en dashboards.
- Financiële hulpmiddelen: Deze tools analyseren financiële documenten zoals kasstroomoverzichten, balansen en resultatenrekeningen.
Voorbeeld van hulpmiddelen voor het maken van een gegevensrapport
Voorbeelden van tools voor gegevensrapportage zijn:
#1. Bijenkorf
Hive is rapportagesoftware voor projectmanagement die gegevens uit verschillende bronnen verzamelt en op een centrale locatie opslaat. Het maakt interactieve dashboards en real-time datatracking mogelijk. Omdat het in de cloud wordt gehost, is het toegankelijk vanaf elk apparaat met internetverbinding en kan het worden gekoppeld aan andere projectbeheertoepassingen.
#2. Zoho-analyse
Zoho Analytics is een voorbeeld van een tool voor gegevensrapportage waarmee gebruikers gegevensdashboards kunnen maken en rapporten kunnen genereren uit verschillende bronnen, waardoor het waardevol wordt voor marketing en verkoop. Het bevat apps voor projectbeheer en stelt gebruikers in staat rapporten over projectstatistieken en gezamenlijke voortgangsrapporten te genereren. Met Zoho-analyse kunnen gebruikers rapporten en dashboards delen via e-mail, exporteren, afdrukken of insluiten op websites, blogs en applicaties. De website bevat ook instructie- en klantondersteuningspapieren voor het oplossen van problemen en inspiratie.
#3. IBM Cognos Analytics
IBM Cognos Analytics is een business intelligence-platform dat kunstmatige intelligentie gebruikt om verschillende gegevensbronnen te analyseren en inzichten te verkrijgen. Gebruikers kunnen natuurlijke taalvragen gebruiken voor een AI-assistent om visualisaties te genereren, relaties te ontdekken en toekomstige patronen te voorspellen. Over het algemeen is IBM Cognos Analytics ideaal voor middelgrote en grote bedrijven; het blinkt uit in het begrijpen van gegevens en bronnen.
#4. Power-BI
Power BI Report is een voorbeeld van een tool voor gegevensrapportage waarmee gebruikers voorbereide rapporten kunnen beheren en weergeven via een webinterface. Gebruikers hebben toegang tot rapporten via een webbrowser, mobiel apparaat of e-mail. De webportal is een centrale locatie voor rapportbeheer, waardoor koppelingen, herbestemmingen, arrangementen en het maken van abonnementen mogelijk zijn. Bovendien is Power BI gebruiksvriendelijk en visueel aantrekkelijk, waardoor het begrip van bedrijfsinformatie door het team wordt verbeterd. Het is ideaal voor grote of groeiende bedrijven die grote hoeveelheden gegevens beheren.
#5. SAP Crystal-rapporten
Crystal Reports is een veelgebruikte tool voor het schrijven van rapporten met uitstekende beoordelingen voor gegevensintegratie en aanpassing. Het kan gegevens uit verschillende bronnen verzamelen en in verschillende vormen weergeven. Crystal biedt tal van mogelijkheden voor het sorteren, comprimeren en organiseren van gegevens, evenals interactieve rapportage. Het is geschikt voor bedrijven van elke omvang en is populair voor jaarrekeningen, inkomsten-, omzet- en verkooprapporten. Gebruikers hebben echter de hoge leercurve opgemerkt.
Wat staat er in een gegevensrapport?
Een gegevensrapport bevat doorgaans tabellen, grafieken en diagrammen om gegevens visueel te presenteren. Het doel van een gegevensrapport is om complexe informatie te destilleren in een formaat dat gemakkelijk te begrijpen is en de ontvanger helpt weloverwogen beslissingen te nemen.
De componenten van een gegevensrapport kunnen variëren, afhankelijk van de context en het doel van het rapport. Een patiëntgegevensrapport kan bijvoorbeeld alle CRF's (Case Report Forms) bevatten die voor een patiënt zijn ingevoerd, discrepanties en auditinformatie.
Hoe schrijft u gegevens voor een rapport?
Tips voor het schrijven van gegevens voor een rapport, u kunt deze stappen volgen:
#1. Identificeer uw publiek
Bedenk wie het rapport gaat lezen en pas uw schrijfstijl en technisch niveau daarop aan. Onthoud dat sommige lezers alleen door de gegevens bladeren, terwijl anderen misschien dieper in de analyse willen graven.
#2. Verzamel en analyseer de gegevens
Verzamel voordat u begint met schrijven alle gegevens die u voor het rapport gaat gebruiken en analyseer deze grondig. Het is belangrijk om de gegevens en de implicaties ervan goed te begrijpen voordat u begint met schrijven.
#3. Organiseer uw gegevens
Organiseer uw gegevens naar behoefte in een of meer spreadsheets. Voeg alle relevante gegevens toe, zelfs als deze niet zijn geanalyseerd. Als u secundaire gegevens uit andere rapporten heeft gebruikt, houdt u deze gescheiden van uw eigen gegevens.
#4. Schrijf een introductiesectie
De inleiding moet het doel van het rapport samenvatten, de gegevens die worden geanalyseerd en eventuele achtergrondinformatie die uitlegt waarom het rapport is aangevraagd. Het moet ook een overzicht geven van de vragen die in de analyse worden gesteld en de conclusies die uit de analyse worden getrokken.
#5. Maak secties in de hoofdtekst van het rapport
Verdeel de hoofdtekst van het rapport in vier secties: gegevens, methoden, analyse en resultaten. In sommige gevallen kunt u de secties Methoden en Analyse combineren. Herhaal deze vier secties als uw rapport meerdere datasets bevat met zo nodig onafhankelijke analyses.
#6. Beschrijf de gegevens in het gedeelte Gegevens
Beschrijf in dit gedeelte de belangrijkste gegevens die voor de analyse worden gebruikt. U kunt de relevante spreadsheets met de gegevens kopiëren en in het rapport plakken.
#7. Organiseer de informatie
Bepaal de volgorde waarin u de gegevens presenteert. U kunt beginnen met de meest relevante en algemene informatie en vervolgens indien nodig in details duiken. De organisatie van de gegevens moet het voor lezers gemakkelijk te begrijpen en te volgen maken.
#8. Besteed aandacht aan ontwerp
Overweeg het ontwerp van uw rapport om het visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te begrijpen te maken. Gebruik kleuren en visualisaties die de presentatie van de gegevens verbeteren. Voorkom dat het rapport te vol wordt en gebruik tabbladen of secties om de informatie per thema of onderwerp op te splitsen. Volg ontwerpprincipes die aansluiten bij de branding van uw bedrijf.
#9. Schrijf duidelijk en beknopt
Gebruik overtuigende en boeiende taal in uw rapport. Gebruik beknopte zinnen en opsommingstekens in plaats van lange alinea's. Gebruik ook kopteksten, legenda's en aanvullende tekst om uw visualisaties duidelijkheid en context te geven. Proeflees uw rapport om er zeker van te zijn dat het geen fouten bevat.
#10. Vertel een compleet verhaal
Uw rapport moet een duidelijk verhaal bevatten dat de lezer door de gegevens en bevindingen leidt. Overweeg een analytische presentatie te maken die de gegevens op één scherm presenteert met interactieve grafieken en diagrammen. Gebruik storytellingtechnieken om het publiek erbij te betrekken en ervoor te zorgen dat ze de belangrijkste bevindingen begrijpen.
#11. Meet de voortgang in de richting van doelen
Meet regelmatig de voortgang van specifieke doelen die in het rapport worden genoemd. Controleer of het rapport u helpt bij het bereiken van uw organisatiedoelen. Gebruik benchmarks en specifieke statistieken om uw prestaties te evalueren en indien nodig bij te sturen.
Wat zijn de toepassingen van gegevensrapporten?
Gegevensrapporten hebben verschillende belangrijke toepassingen in verschillende contexten, waaronder volksgezondheid, bedrijfsanalyse en besluitvorming. Deze toepassingen omvatten:
- Gegevensrapporten communiceren informatie over de gezondheid van de bevolking, vergroten het bewustzijn en bieden nauwkeurige, toegankelijke informatie aan beleidsmakers, beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg en het publiek.
- Gegevensrapporten zijn essentieel voor beleidsontwikkeling en -evaluatie, het identificeren van lacunes, het meten van vooruitgang en het illustreren van de behoefte aan middelen voor op feiten gebaseerde besluitvorming in de volksgezondheid.
- Gegevensrapporten zijn cruciaal voor bedrijven om de voortgang bij te houden, trends te analyseren en weloverwogen beslissingen te nemen, waardoor een beter begrip en verbetering van de bedrijfsvoering, klantenservice, marketing en verkoop mogelijk wordt.
- Gegevensrapporten zijn cruciaal voor het opsporen van fouten en problemen in de bedrijfsvoering, waardoor organisaties afwijkingen, trends en problemen voor corrigerende maatregelen kunnen identificeren.
- Gegevensrapporten helpen bij het nemen van beslissingen door duidelijke, beknopte en visueel aantrekkelijke inzichten te presenteren, strategische planning te begeleiden en bedrijfsgroei te stimuleren door middel van trends, patronen en correlaties.
Wat is de structuur van een gegevensrapport?
De structuur van een gegevensrapport is afhankelijk van de context en het doel. Het moet een inleiding, gegevensbeschrijving, methoden, analyse, resultaten, visualisaties, patronen, trends en statistische metingen bevatten. Het rapport moet ook de belangrijkste bevindingen, conclusies en implicaties bespreken. De conclusie moet de belangrijkste punten samenvatten, de beperkingen benadrukken en verbeterpunten voorstellen. Een bijlage moet ondersteunend materiaal bevatten, zoals onbewerkte gegevens, berekeningen, codefragmenten of externe bronnen.
Wat zijn de soorten gegevensrapporten?
Veelvoorkomende typen gegevensrapporten zijn informatieve rapporten, analytische rapporten, periodieke rapporten, brancherapporten, formele rapporten, informele rapporten en interactieve rapporten.
- Informatieve rapporten bieden feitelijke inzichten over een onderwerp zonder oplossingen of hypothesen voor te stellen.
- Analytische rapporten combineren kwalitatieve en kwantitatieve inzichten en real-time en historische gegevens en bieden aanbevelingen en ondersteuning bij het oplossen van problemen.
- Periodieke rapporten controleren de algemene bedrijfsactiviteiten.
- Brancherapporten geven een overzicht van een specifieke branche, markt of sector.
- Formele rapporten zijn lang en vereisen diepgaand onderzoek, terwijl informele rapporten minder formeel zijn en bedoeld zijn voor intern gebruik door medewerkers.
- Statische rapporten bieden historische gegevens uit één enkele bron, en interactieve rapporten bieden toegang tot gegevens die in realtime zijn verzameld, zodat gebruikers kunnen inzoomen en diepere inzichten kunnen ontdekken.
Tips voor het schrijven van een effectief gegevensrapport
- Definieer het type van uw gegevensrapport. Is het informatief, analytisch of een aanbevelings-/rechtvaardigingsrapport?
- Begrijp wie het rapport zal lezen en welke informatie ze nodig hebben. Pas de inzichten, aanbevelingen en presentatie van de gegevens dienovereenkomstig aan.
- Gebruik koppen en subkoppen om het rapport leesbaarder en overzichtelijker te maken. Zorg ook voor voldoende spatiëring en marges om de tekst minder compact en visueel aantrekkelijker te maken.
- Houd uw alinea's beknopt en gefocust en gebruik visuele weergaven, waaronder grafieken en grafieken om belangrijke gegevens visueel weer te geven.
- Organiseer de gegevens om context te bieden en een verhaal te vertellen. Gebruik statistieken die context bieden, kleuren om de aandacht te trekken. Houd het rapport ook eenvoudig en vermijd het publiek te overweldigen met te veel informatie, kleuren of formaten.
- Wees consistent, betrouwbaar en objectief in uw rapportage. Vermijd daarom opmaak, filtering of manipulatie die tot misleidende statistieken kan leiden.
Gerelateerde artikelen
- DATAVISUALISATIESOFTWARE: 2023 Beste tools voor gegevensvisualisatie
- DATA-ANALYSE-TOOLS: 13+ beste data-analistentools 2023
- WAT IS GEGEVENSVISUALISATIE: technieken, hulpmiddelen en belang
Referenties
