Ongeacht hoeveel preventieve maatregelen u neemt en hoeveel back-ups u heeft, er zal uiteindelijk iets misgaan en uitvallen.
Misschien valt uw stroom uit, misschien hackt iemand uw systeem, of misschien stuit u op een aantal andere mogelijke problemen. Uiteindelijk kunnen er veel dingen misgaan, vooral als de technologie verbetert en nog belangrijker wordt in ons leven. Dat is precies waarom je een noodherstelplan nodig hebt.
Voorbereiden op het onverwachte in IT is moeilijk, maar een sterk team met een actieplan is de beste manier om dit te doen. Maar wat moet uw team als eerste aanpakken? Lees verder om erachter te komen.
Zoek uit hoe ernstig het is
Het eerste wat je moet doen is Zoek uit hoe ernstig uw probleem is. U moet precies vaststellen wat er mis is gegaan om te weten hoeveel mensen mogelijk getroffen zijn, hoe de reparaties eruit kunnen zien en hoe lang u offline zult zijn. De procedure hiervoor moet ergens in uw noodherstelplan worden beschreven.
Helaas kan het probleem buiten uw handen liggen. Dus als u voor uw dagelijkse activiteiten afhankelijk bent van applicaties of services van derden en deze service uitvalt, moet u wachten totdat deze weer online is.
Een soortgelijk probleem doet zich voor als u de internetverbinding of stroom verliest. In deze omstandigheden moet u contact houden met deze service om hen op de hoogte te stellen van het probleem en een tijdlijn te krijgen waarop het probleem kan worden verholpen. Houd er rekening mee dat meerdere mensen hetzelfde doen, vooral als zich een grote gebeurtenis voordoet, zoals een stroomstoring.
Kalm en geduldig blijven is het beste wat u kunt doen terwijl het probleem wordt gediagnosticeerd, begrepen en opgelost, zelfs als het probleem lokaal is en door uw IT-team moet worden verholpen.
Communiceer het probleem met uw klanten
Zodra de omvang en ernst van het probleem duidelijk zijn, moet u dit doen informeer uw klanten over het probleem. Er zijn veel redenen om dit te doen, van het laten weten aan klanten dat u op de hoogte bent van het probleem en dat het wordt opgelost tot het verschaffen van duidelijkheid over wat er gebeurt en waarom.
Hoewel u iedereen gewoon kunt vertellen dat er iets mis is en dat u het probleem aan het oplossen bent, wilt u misschien wel wat gegevens verstrekken. Hierbij kunt u denken aan het geven van een schatting van hoeveel mensen mogelijk getroffen zijn, hoe lang het zal duren voordat er een oplossing is en wat dit voor uw dienstverlening betekent.
Een eenvoudig probleem kan bijvoorbeeld slechts een klein ongemak zijn dat gemakkelijk op te lossen is, terwijl het bij een groot probleem enige tijd kan duren om het te repareren en uw hele service plat kan leggen. Door hierover duidelijk te zijn voor klanten, blijven ze kalm en kan hun vertrouwen in uw merk toenemen.
Stel alternatieve opties voor
Voor sommige problemen zijn oplossingen beschikbaar die klanten kunnen gebruiken of die u kunt bedenken om uw bedrijf draaiende te houden totdat het probleem is opgelost. Klanten informeren over deze oplossingen en hoe ze deze kunnen gebruiken zorgt ervoor dat u tot op zekere hoogte kunt blijven functioneren en laat hen weten dat u aan een oplossing werkt om te helpen.
Tijdelijke oplossingen geven u ook wat meer tijd om diagnoses en reparaties uit te voeren en kunnen zelfs inzicht geven in wat er mogelijk mis is gegaan. Als er geen oplossing beschikbaar is, maak dat dan ook duidelijk; als het beschikbaar is, kan het ook een optie zijn om een back-upsysteem te gebruiken.
Hoewel dit een ideaal scenario is, is het niet altijd een optie: als back-ups afhankelijk zijn van services van andere derden die ook niet beschikbaar zijn of als tijdelijke oplossingen niet meer werken, kunt u een tijdje buiten gebruik zijn.
Los het probleem zo snel mogelijk op
Dit is waarschijnlijk het meest voor de hand liggende onderdeel van het hele protocol voor onmiddellijke reactie, maar er zijn enkele onderdelen waar je misschien nog niet aan hebt gedacht. Een belangrijke stap die u moet nemen, is ervoor zorgen dat het probleem volledig is opgelost en vervolgens kijken of het opnieuw kan gebeuren.
Als dat het geval is, moet u mogelijk van service wisselen, een upgrade uitvoeren of een andere grote wijziging proberen om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet. Zo niet, zoek dan uit waarom het überhaupt is gebeurd; u zult deze bedoelingen ook aan uw klanten moeten communiceren.
U hoeft echter niet te specifiek te zijn; Als u deelt welke service een probleem had, kan dit anderen ertoe aanzetten er misbruik van te maken. Gewoon zeggen dat het probleem zeldzaam was of dat u van plan bent om van dienst te veranderen, is voldoende.
Zorg ervoor dat uw activiteiten soepel verlopen
Er zijn veel dingen waarmee u rekening moet houden als uw bedrijf met een storing te maken krijgt, van het garanderen dat iedereen veilig is tot het oplossen van het probleem.
Het belangrijkste dat u moet doen, is tijdens het hele proces kalm en geduldig blijven. Dit is de meest directe actie die u kunt ondernemen, aangezien uw team er alles aan zal doen om het probleem op te lossen, en uw geduld zal op prijs worden gesteld.
