Als u een kleine ondernemer bent, is op tijd betaald worden een topprioriteit. Als u niet de juiste betalingsvoorwaarden afspreekt met uw klanten, kan dit leiden tot late betalingen, een slechte cashflow en onnodige stress in uw bedrijf. Gelukkig zijn er eenvoudige stappen die u kunt nemen om uw factureringsmethoden te verbeteren. Dit artikel gaat in op betalingsvoorwaarden, hun typen, voorbeelden, belang en hoe u ze in uw bedrijf kunt gebruiken.
Wat zijn betalingsvoorwaarden?
Wanneer u een factuur naar een klant stuurt, vertellen de betalingsvoorwaarden hem wat u in de toekomst van hem verwacht. Ze laten uw klanten weten hoe u het liefst betaald wordt en wanneer ze u moeten betalen. In de betalingsvoorwaarden kunnen ook de gevolgen van een niet of niet tijdige betaling worden opgenomen. Om ervoor te zorgen dat uw klanten weten wat ze kunnen verwachten, is het belangrijk om duidelijke betalingstermijnen op te stellen. Hoe gemakkelijker deze te begrijpen zijn, hoe gemakkelijker het voor uw klanten zal zijn om u op tijd te betalen.
Waarom zijn betalingsvoorwaarden belangrijk?
Betalingsvoorwaarden zijn belangrijk om te begrijpen hoeveel geld een bedrijf beschikbaar heeft voor toekomstige projecten zoals uitbreiding, renovatie, nieuwe productlijnen of reclamecampagnes. Deze voorwaarden kunnen regelmatige termijnbetalingen specificeren, wat kan helpen bij het balanceren van het vereiste kapitaal voor dagelijkse en maandelijkse uitgaven. Als ondernemers hun maandelijkse cashflow begrijpen, voelen ze zich misschien minder gestrest over betalingen en inkomsten.
Wie bepaalt de betalingsvoorwaarden?
Gewoonlijk stelt de bedrijfseigenaar of het hoofd van de boekhouding de betalingsvoorwaarden voor klanten vast voordat er zaken worden gedaan. Dit wordt gedaan zodat klanten de betalingsvoorwaarden duidelijk kunnen begrijpen en volgen. Bij het inschatten van bouw- en resourcekosten kan een bedrijfseigenaar ook beslissen over betalingsvoorwaarden voordat hij zijn deuren opent.
Voorbeelden van betalingsvoorwaarden
Betalingsvoorwaarden worden doorgaans als afkorting op een factuur vermeld. Hier zijn enkele van de meest voorkomende voorbeelden van betalingsvoorwaarden waarmee u bekend moet zijn.
- 1MD: Dit vertegenwoordigt een betalingstegoed voor een volledige maand aan voorraden.
- PIA: Deze afkorting staat voor "vooruitbetaling", wat betekent dat de volledige betaling moet zijn gedaan voordat de goederen of diensten worden geleverd.
- CIA: Deze afkorting staat voor "contant vooraf", wat betekent dat de volledige betaling contant moet worden gedaan voordat de goederen of diensten worden geleverd.
- Op vertoning van de bon: Zodra de klant de factuur ontvangt, wordt betaling verwacht.
- Net 7: betekent dat de betaling binnen zeven dagen moet plaatsvinden.
- Net 21: Betaling dient te geschieden binnen 21 dagen na ontvangst.
- Net 30: Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Net 60, Net 90 en andere variaties worden ook af en toe gebruikt.
- Einde van de maand (EOM): Betaling is verschuldigd aan het einde van de maand waarin de factuur is ontvangen.
- 15 MFI: De 15e van de maand volgend op de factuurdatum is de betalingsdatum.
- 2/10 Netto 30: Betaling binnen 30 dagen, maar klanten kunnen 2% korting krijgen als ze binnen 10 dagen betalen.
- COD: Dit staat voor "rembours", wat betekent dat de goederen of diensten contant moeten worden betaald op het moment van levering.
Lees ook: Beste online betaalmethoden voor kleine bedrijven in 2023
- CND: Deze afkorting staat voor "cash next delivery", wat betekent dat de betaling voor de volgende levering moet zijn voldaan. Voor terugkerende leveringen is deze betalingstermijn doorgaans gereserveerd.
- CBS: Deze afkorting staat voor "contant vóór verzending", wat betekent dat het saldo moet worden betaald voordat het product naar de klant wordt verzonden.
- CWO: Deze afkorting staat voor "contant bij bestelling", wat betekent dat de klant de factuur volledig moet betalen voordat de goederen worden geproduceerd en verzonden.
- Accumulatiekorting: Een korting aangeboden op een grote bestelling.
Voorbeeld van hoe betalingsvoorwaarden werken
Laten we een voorbeeld bekijken om te begrijpen waarom betalingsvoorwaarden zo belangrijk zijn voor de financiën van uw bedrijf:
Stel dat u op het punt staat een nieuwe winkel te openen. U moet $ 5,000 in apparatuur investeren. U heeft onlangs een grote bestelling van een klant ontvangen en een factuur ingediend voor $ 7,000. Ook verwacht u dat de klant de factuur aan het einde van de maand zal betalen.
De klant betaalt echter niet op tijd. Hierdoor kunt u de benodigde nieuwe apparatuur niet aanschaffen. U betaalt nu huur voor uw winkelpui, ook al doet u daar geen zaken. Als gevolg van de late betaling begint u geld te verliezen.
Dit voorbeeld toont het belang aan van tijdige factuurbetalingen. Door een beknopte, gemakkelijk te begrijpen factuur samen te stellen, kunt u er zeker van zijn dat u op tijd wordt betaald. Hierdoor kunt u het zich veroorloven om de bedrijfsvoering in stand te houden en uw groeidoelstellingen te realiseren.
Wat zijn de soorten betalingsvoorwaarden?
Bedrijven komen soms overeen om af te wijken van hun standaard betalingsvoorwaarden en betalingen te splitsen of te combineren. Hieronder vindt u de meest voorkomende soorten overeenkomsten.
#1. Gesplitste betalingen
Als uw bedrijf regelmatig te maken heeft met dure diensten, luxeartikelen of grote kaartverkoop, moet u gesplitste betalingsopties aanbieden in uw factuurvoorwaarden. Uw cashflow is het meest waardevolle bezit in uw bedrijf. Volledige betaling vragen voor dure services of artikelen kan klanten afschrikken.
#2. Contant vóór verzending (CBS) en contant vóór levering (CBD)
Het verzenden van producten kan een riskante onderneming zijn, vooral als u ze over lange afstanden bezorgt. Uw producten kunnen beschadigd raken of verloren gaan tijdens het transport. Als u geen voorzorgsmaatregelen neemt en de klant niet betaalt, kan uw bedrijf netto verlies lijden.
#3. Kredietbrief (LOC)
Klanten waarderen bedrijven die hen krediet geven. Dit komt vooral veel voor in de business-to-business-sector, waar u om de paar weken/maanden terugkerende aankopen van dezelfde klanten kunt hebben. Maar hoe kunt u dit voorrecht bieden aan klanten met wie u nog nooit eerder hebt gewerkt en waarmee u geen professionele ervaring hebt?
#4. Rollend Depot (RD)
RD is een andere veelgebruikte betaalmethode in de B2B-sector. Als u twijfelt over de betrouwbaarheid van een klant, kunt u hun betalingen controleren door ze een aanbetalingsbewijs te laten verstrekken, dat fungeert als een prepaid beveiligde kaart die ze kunnen gebruiken om aankopen bij u te doen.
#5. 50% vooraf
Sommige klanten maken zich misschien zorgen over het vragen van een vooruitbetaling van 50%, maar dit verzacht enorm bij langetermijnprojecten. U kunt de bijbehorende kosten dekken zonder dat u zelf geld hoeft uit te geven als u vooraf een deel van de totaalprijs ontvangt.
#6. NET 30 en NET 60
Voor zowel klanten als nieuwe bedrijven kan het verwarrend zijn om 'Net 30' of 'Net 60' in een factuursjabloon te zien. In werkelijkheid betekent dit dat uw klanten tot 30 of 60 dagen na ontvangst van een factuur de tijd hebben om te betalen. Vervang deze voorwaarden door "30 dagen" en "60 dagen" op uw facturen om verwarring en mogelijk te late betalingen te voorkomen. We raden echter nog steeds aan om een specifieke vervaldatum op te nemen.
# 7. Kortingen
Als u wilt dat uw klanten u sneller betalen, kunt u overwegen een kortingssysteem in te voeren. U kunt klanten bijvoorbeeld 1% korting geven als ze het volledige bedrag binnen 7 dagen na ontvangstdatum betalen, of 2% korting als ze de volgende dag betalen. Het bespaart hen een beetje geld en jij een beetje grijs haar.
Betalingsvoorwaarden gebruiken
U kunt bepalen hoe en wanneer uw klanten u betalen door betalingsvoorwaarden te gebruiken. Deze voorwaarden bepalen vanaf het begin de betalingsverwachtingen en voorkomen later verwarring.
Hieronder volgen enkele tips om te profiteren van betalingsvoorwaarden:
- Vraag vooraf betaling aan. In sommige gevallen wilt u mogelijk vooraf betalen. Voor dienstverleners die betaling willen garanderen voordat ze aan het werk gaan, kan dit een goede optie zijn.
- Doe een aanbetalingsverzoek. Overweeg om een aanbetaling te vragen als vooruitbetaling niet haalbaar is. Voor grotere projecten is het vragen van bijvoorbeeld een aanbetaling van 50% een goede optie.
- Creëer maandelijkse provisies. U kunt een maandelijkse provisie instellen voor klanten met wie u regelmatig werkt. U gaat akkoord met een vast maandelijks te betalen bedrag.
- Stel de factuurvoorwaarden in. U moet beslissen over factuurvoorwaarden als u af en toe voor klanten werkt. U kunt bijvoorbeeld instellen dat de factuurtermijn bij ontvangst moet worden betaald, of u kunt Netto 90-betalingstermijnen kiezen. Het hangt allemaal af van wat het beste is voor jou en je klant.
Effectieve betalingsvoorwaarden instellen
Als u moeite heeft om uw klanten hun facturen op tijd te laten betalen, moet u wellicht effectievere betalingstermijnen invoeren. Hier zijn zeven suggesties om de betalingsvoorwaarden van uw klanten te verbeteren.
#1. Maak gebruik van boekhoudsoftware.
Om te beginnen kan het gebruik van boekhoudsoftware u helpen uw factureringsproces en financiën te vereenvoudigen. Met de juiste boekhoudsoftware verstuur je facturen sneller en met minder fouten.
#2. Vermeld duidelijk uw betalingsvoorwaarden.
Voordat u met een nieuwe klant begint te werken, moet u ervoor zorgen dat zij uw betalingsvoorwaarden begrijpen en ermee akkoord gaan. Leg de voorwaarden mondeling uit aan uw klant en neem een schriftelijke uitleg op in het contract dat u verzendt. Dit zal helpen om eventuele verwarring op te lossen over hoeveel klanten u verschuldigd zijn en wanneer de betaling verschuldigd is.
#3. Wees hoffelijk.
Wil je een simpele truc om je klanten sneller te laten betalen? Wees hoffelijk wanneer u uw klanten factureert en neem ergens op de factuur de woorden "alstublieft" en "dank u wel" op.
#4. Zorg voor meerdere betalingsmogelijkheden.
Heb je ooit geprobeerd een aankoop te doen in een winkel om er vervolgens achter te komen dat de winkel alleen contant geld accepteert? Bedenk hoe u zich voelde toen u zich dit realiseerde: was u geïrriteerd en gefrustreerd door het ongemak?
#5. Stel kortere betalingstermijnen in.
Het verkorten van de vervaldatum is een van de meest effectieve manieren om uw klanten sneller te laten betalen. Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar als u uw klanten een lange betalingstermijn geeft, zullen ze dit meestal accepteren.
#6. Wees flexibel.
U wilt natuurlijk dat uw klanten u op tijd betalen, maar u moet ook begrijpen dat u soms met een ander bedrijf samenwerkt en dat dat bedrijf mogelijk zelf met cashflowproblemen te maken heeft. Sommige bedrijven kunnen eenvoudigweg niet voldoen aan Net 14 of zelfs Net 30 betalingsvoorwaarden en zullen flexibelere voorwaarden waarderen.
#7. Geef korting bij snelle betaling.
Overweeg om uw klanten een vroegboekkorting te geven. Uw standaardvoorwaarden zijn bijvoorbeeld Net 30, maar klanten krijgen 2% korting als ze de factuur binnen zeven dagen betalen.
Hoe schrijf je betalingsvoorwaarden?
Schrijf betalingsvoorwaarden als volgt:
#1. Schrijf de inleiding
Markeer de naam van uw service of product bovenaan uw document met algemene voorwaarden. Dit is vergelijkbaar met de eerste stap bij het leren schrijven van een zakelijk contract. Bovenaan uw algemene voorwaarden en daarboven de contractgegevens, inclusief alle gelieerde ondernemingen, handelsnamen, dochterondernemingen en moedermaatschappijen.
#2. Omschrijf de voorwaarden.
Schrijf algemene voorwaarden in eenvoudige taal. De eenvoudige algemene voorwaarden van uw voorstellen en website moeten alle juridische kwesties behandelen, zodat u niet aansprakelijk bent.
#3. Maak een statement om klanten te bedanken voor hun klandizie.
Voeg een bevestigingsverklaring van de klantenservice toe aan uw algemene voorwaarden om ervoor te zorgen dat ze geldig zijn. Ondergetekende gaat bijvoorbeeld akkoord met de hierin vermelde voorwaarden.
#4. Maak een lijst van de juridische eigenaar
Voeg informatie toe over de taken en acties waarvoor u niet verantwoordelijk bent om uw aansprakelijkheid te beperken. Maak een lijst met verboden handelingen zodat de eindgebruiker hiervan op de hoogte is.
#5. Privaat beleid opstellen
Een ander onderdeel van uw duidelijke algemene voorwaarden is uw privacybeleid. In dit gedeelte wordt gespecificeerd hoe u van plan bent om met gevoelige klantinformatie om te gaan. Voeg informatie toe over hoe u zich kunt afmelden voor het verkopen of delen van uw informatie.
#6. Voeg de handtekeningen van beide partijen en de datumlijn toe
Aan het einde van de algemene voorwaarden moet een datumlijn en ruimte voor de handtekeningen van beide partijen worden opgenomen.
Belang van betalingsvoorwaarden
De mogelijkheid om de cashflow te voorspellen, nieuwe projecten aan te nemen en in nieuwe kansen te investeren, wordt gemakkelijker gemaakt door duidelijk gedefinieerde betalingstermijnen.
Volgens een studie van de Amerikaanse bank kan de cashflow van uw bedrijf eronder lijden als u te laks bent met de betalingsvoorwaarden of geen follow-up geeft aan klanten met uitstaande saldi.
Wat zijn de standaard betalingsvoorwaarden?
Netto 10, netto 15, netto 30, netto 60 en netto 90 zijn gebruikelijke vormen (ook geschreven als netto 10 dagen, enz.). Standaard betalingstermijnen van 30 dagen kunnen bijvoorbeeld worden aangeduid als netto 30 of netto 30 dagen, wat aangeeft dat betaling op het factuurbedrag 30 dagen na de levering van goederen of diensten verschuldigd is.
Hoe bepaalt u betalingstermijnen voor klanten?
Houd bij het kiezen van uw betalingsvoorwaarden rekening met het volgende:
- Onderzoek de kredietgeschiedenis van elke klant (haal indien mogelijk een zakelijk kredietrapport).
- Pas betalingsvoorwaarden aan op basis van het factuurbedrag.
- Neem duidelijke voorwaarden en kosten op in alle contracten en facturen om misverstanden te voorkomen over wanneer u de betaling kunt verwachten.
Wat zijn de beste betalingsvoorwaarden?
Belangrijkste betalings- en factureringsvoorwaarden:
- Betaling tijdens de dienst.
- Verschuldigd bij ontvangst.
- Aanbetaling vereist.
- Terugkerend.
- Een aanbetaling van 50% is vereist.
- Onder rembours (COD)
- Factuur factoring.
Wat is de veiligste betalingstermijn?
Kredietbrieven
Als beide partijen bereid zijn, kan dit voor beide partijen een van de veiligste betaalmethoden zijn.
Wat zijn maandelijkse betalingsvoorwaarden?
Betalingsvoorwaarden specificeren hoe, wanneer en hoe uw klanten of opdrachtgevers uw bedrijf betalen. Factuurbetalingen zijn doorgaans onderhevig aan betalingsvoorwaarden. Het is een overeenkomst die uw betalingsverwachtingen vastlegt, inclusief wanneer de klant u moet betalen en de boetes voor te late betalingen.
Conclusie
Een essentiële stap in de bedrijfsboekhouding is het opzetten van een facturatieproces met specifieke betalingsvoorwaarden. Betalingsvoorwaarden stellen verwachtingen voor uw klanten en geven prioriteit aan uw betalingen, wat resulteert in professionelere en productievere klantrelaties.
Gerelateerde artikelen
- NET 30 BETALINGSVOORWAARDEN: betekenis, voorbeelden en redenen waarom u ze wel of niet zou moeten gebruiken
- BOEKHOUDFACTUUR: definitie, hoe deze op te nemen en gratis software
- Wat is aanbetaling en hoe berekent u dit?
- EEN FACTUUR MAKEN: Beste gids voor het maken van een standaardfactuur
- Factuurfinanciering: definitie, typen, voor- en nadelen
Referenties
