Receptionisten zijn essentieel voor de werking van een bedrijf, ongeacht de grootte of branche. Receptionisten, die verantwoordelijk zijn voor het runnen van de receptie, zijn in feite het gezicht van het bedrijf en verhogen de efficiëntie op de werkplek aanzienlijk. U kunt beslissen of werken als receptioniste de perfecte carrière voor u is door de definitie, reikwijdte en vaardigheden te begrijpen die nodig zijn om op dit gebied te gedijen. In dit bericht zullen we kijken naar de definitie van een receptioniste, de vaardigheden en taakomschrijving, en het belang ervan om er een in uw bedrijf te hebben.
Wat is een receptioniste
Om te beslissen of receptioniste worden de juiste baan voor u is, moet u eerst begrijpen wat een receptioniste eigenlijk doet. Receptionisten houden toezicht op de receptie van een bedrijf of organisatie en voeren administratieve taken uit. Ze worden ook wel administratieve assistenten of frontofficemedewerkers genoemd. Aangezien zij vaak het eerste aanspreekpunt zijn voor bezoekers en klanten van het bedrijf en een vertegenwoordiger zijn van de organisatie, zijn zij verantwoordelijk voor het maken van een beleefde eerste indruk.
Receptionisten profiteren vaak van de volgende dingen:
- Vakantiedagen
- Ziektekostenverzekering
- Kortingen voor werknemers
- Tandartsverzekering
Welke kwalificaties moet een receptioniste hebben?
Als je geïnteresseerd bent om te leren werken als receptioniste, zijn er een paar vereisten waarmee je rekening moet houden. Ze verschillen naargelang het functieniveau waarop u solliciteert. Hieronder volgt een lijst met enkele typische specificaties en referenties:
#1. Opleiding
De vereiste hoeveelheid opleiding is gebaseerd op de verantwoordelijkheden van de baan. Een middelbare schooldiploma is doorgaans vereist voor een baan als receptioniste op instapniveau, terwijl een bachelordiploma in bedrijfsbeheer of een nauw verwant vakgebied de voorkeur heeft voor andere functies.
#2. Opleiding
Verschillende bedrijven bieden receptionisten on-the-job training, inclusief instructies over het specifieke beleid en de procedures van het bedrijf. Hoewel het misschien niet vereist is voor de baan, willen werkgevers vaak dat hun toekomstige receptionisten eerdere werkervaring hebben.
#3. Certificeringen
Bij het solliciteren naar een functie als receptioniste, mag een bedrijf normaal gesproken niet van sollicitanten verlangen dat ze extra certificeringen hebben. Maar het behalen van professionele certificaten, zoals een Certificaat in Front Office Operations, verifieert de geloofsbrieven van een kandidaat, toont zijn toewijding aan zijn vakgebied, stelt zijn talenten op de proef en verbreedt zijn praktische kennis. Het biedt ook fantastische kansen om te netwerken.
Gemiddelde receptionist salarissen
Een receptioniste verdient gemiddeld $ 28,741 per jaar. Afhankelijk van je achtergrond en expertise verschilt het. Het type, de grootte en de locatie van de organisatie hebben allemaal invloed op het salaris. Maar het is ook mogelijk om parttime of in loondienst te werken. Receptionisten werken echter meestal fulltime.
Wat is een functieomschrijving receptioniste
Een receptiereceptionist, ook wel receptioniste genoemd, is verantwoordelijk voor het uitvoeren van administratieve taken in een kantooromgeving ter ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Tot hun verantwoordelijkheden behoren ook het begroeten van gasten bij aankomst voor vergaderingen met management- of verkooppersoneel, het sorteren en bezorgen van post bij werknemers, en het beantwoorden en doorverbinden van telefoontjes naar werknemers.
Receptioniste taken en verantwoordelijkheden
Het grootste deel van de tijd van een receptionist wordt besteed aan het beantwoorden van oproepen. Maar een receptioniste kan ook verantwoordelijk zijn voor:
- Afspraken maken voor iedereen in het personeel of voor bepaalde personen, zoals leidinggevenden
- Facturen verwerken en klanten of consumenten helpen met vragen over hun kosten
- Verzorgen van facturatie, cliënt- en klantdossiers in dossiers, etc.
- Begeleiden van gasten naar het juiste kantoor
- Het leveren van snelle, hoffelijke antwoorden op elke vraag van een klant
Wat doet een receptioniste in functieomschrijving?
Receptionisten werken vaak voor bedrijven in verschillende sectoren en helpen zowel klanten als personeel. Ze werken nauw samen met kantoormedewerkers om uitgaande post voor te bereiden, kopieën van papieren te maken en deze te faxen, en hen te informeren over inkomende oproepen. Ze moeten hun kantooractiviteiten beheren, terwijl ze ook klantenoproepen beantwoorden, vragen beantwoorden en gasten naar het juiste kantoor leiden. De taakomschrijving van de receptionist kan ook verantwoordelijk zijn voor het inventariseren van de voorraad kantoorbenodigdheden en het plaatsen van de juiste bestellingen.
Vaardigheden en kwalificaties voor receptionisten
Het volgende zijn noodzakelijke vaardigheden voor een receptioniste om te slagen in hun functie:
- Communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, om duidelijk te communiceren met klanten, leveranciers en collega's
- Beschikken over goede organisatorische capaciteiten om de juiste gegevens bij te houden en kritieke informatie snel te lokaliseren
- De mogelijkheid hebben om prioriteiten te stellen en een breed scala aan taken gedurende de dag af te ronden.
- Het vermogen om gepast te antwoorden en effectief met woedende consumenten om te gaan, vereist geduld en luistervaardigheid.
- Interpersoonlijke vaardigheden die de ervaring van elke klant plezierig maken, zoals beleefd en gevoelig zijn
Vereisten voor opleiding tot receptioniste
De meerderheid van de receptionisten moet een middelbare schooldiploma of een GED hebben, en sommige functies die baat zouden hebben bij een hbo-opleiding, kunnen de vervanging van praktijkervaring mogelijk maken. Kandidaten kunnen receptioniste-certificaten behalen bij sommige gemeenschapsinstellingen en organisaties om hun bekwaamheid aan te tonen. Om uw bedrijf effectief te vertegenwoordigen en klanten of klanten altijd te kunnen leiden waar ze heen moeten, moet een bekwame receptioniste het charisma en het intellect hebben om dat te doen.
Vereisten voor receptioniste ervaring
Receptionisten worden vaak aangenomen als beginnende werknemers, wat aangeeft dat ze niet meer dan drie jaar ervaring mogen hebben. Het ervaringsniveau en de kwalificaties die vereist zijn van receptionisten die met leidinggevenden of in grote of geavanceerde bedrijven werken, kunnen hoger zijn.
Receptioniste Vaardigheden
De organisatie- en multitaskingvaardigheden van de receptioniste helpen stafmedewerkers om op schema te blijven en de efficiëntie van het bedrijf te behouden. Een rekruteringsmanager zal u eerder herkennen als een sterke kanshebber voor de baan wanneer u de meest gevraagde receptioniste-capaciteiten op uw cv vermeldt. De volgende vijf vaardigheden zijn vaak vereist voor werk als receptioniste:
#1. Communicatie
Receptionisten communiceren regelmatig met klanten via telefoon, e-mail of persoonlijk. Deze persoon communiceert dagelijks met klanten, medewerkers en tal van afdelingen. Receptionisten nemen berichten op en fungeren vaak als contactpersoon tussen partijen in gesprekken. Eventuele fouten bij het doorgeven van het bericht zouden schadelijk zijn voor de reputatie van de receptionist en andere kantoormedewerkers in verwarring brengen. Het vermogen om duidelijk en effectief te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, is cruciaal voor een receptioniste omdat het de productiviteit verhoogt.
# 2. Organisatie
Een receptioniste moet goed georganiseerd zijn. Collega's, werkgevers en iedereen die met kantoorpersoneel omgaat, respecteren deze competentie ten zeerste. Deze experts organiseren contacten en papieren, zorgen ervoor dat de software wordt bijgewerkt en bouwen effectieve bestandssystemen. Een goede receptioniste heeft snel toegang tot telefoonnummers, papierwerk en andere informatie. Het doel van een receptioniste is het organiseren van de werkruimte. Advocaten zijn bijvoorbeeld sterk afhankelijk van de organisatorische vaardigheden van een juridische receptioniste of secretaresse, aangezien ze zonder hen moeite zouden hebben om afsprakenschema's, klantcontactgegevens en rechtbankdata te onthouden.
#3. Multitasking
Het vermogen om te multitasken is essentieel voor receptionisten, vooral op een hectische werkplek. Naast het omgaan met iedereen die net door de deur is gestapt en mogelijk veel telefoontjes tegelijk afhandelen, zetten bekwame receptionisten mensen vaak in de wacht. Er wordt aangenomen dat men onder druk kalm kan blijven terwijl het goed gaat. Receptionisten hebben doorgaans heel veel werk te doen voordat de dag voorbij is. Ze zijn verantwoordelijk voor het prioriteren van de meest cruciale en geven elk de juiste hoeveelheid aandacht.
#4. Technisch
Receptionisten communiceren vaak via e-mail en gebruiken computertoepassingen. Voor deze experts is vaardigheid met Microsoft Word en Excel, evenals met fotokopieerapparaten en telefoonsystemen, praktisch een vereiste. Om uzelf aantrekkelijker te maken voor uw potentiële werkgever, benadrukt u uw technische en computercapaciteiten. Probeer je in te schrijven voor een cursus bij je nabijgelegen community college als je niet over de nodige kennis beschikt. Blijf op de hoogte van de huidige softwareontwikkelingen en krijg kennis van de specifieke tools die in uw sector worden gebruikt.
#5. Klantenservice
Het eerste aanspreekpunt van een klant is vaak een receptioniste. De interacties van de receptioniste met klanten vertegenwoordigen het hele bedrijf. Een onaangename receptioniste kan ertoe leiden dat een klant of klant een negatief oordeel over het bedrijf heeft. Af en toe kan dat gedrag resulteren in een negatieve beoordeling. Receptionisten moeten vriendelijk, meegaand en voorzichtig zijn. Soms volstaat een grijns en het vermogen om de juiste antwoorden te geven. Om klanten tevreden te stellen en herhalingsaankopen aan te moedigen, is uitstekende klantenservice een must. U zou waarschijnlijk geen zaken meer doen met uw favoriete kledingwinkel als het klantenserviceteam uw verzendprobleem niet heeft opgelost.
Het belang van een receptioniste
Wanneer een klant of bezoeker uw bedrijf belt, krijgen ze hun eerste indruk van uw receptioniste. Zorg ervoor dat het een uitstekende is! Een receptioniste is veel meer dan alleen de persoon die de telefoon opneemt. Het vertegenwoordigt uw professionaliteit en dient als een verlengstuk van uw bedrijf. Hieronder vindt u het belang van een receptioniste in uw bedrijf:
#1. productiviteit
Hoe groot uw bedrijf ook is, het inhuren van een receptioniste zal zowel de productiviteit van u als van uw personeel verhogen. De receptionist moet projecten voor het hele team kunnen prioriteren en berichten kunnen overbrengen, naast het beheren van de voortdurende onderbrekingen van rinkelende telefoons, zodat er niets door de kieren gaat.
#2. Professionaliteit
Een geschoolde receptioniste heeft kennis van en is in staat om de specifieke terminologie en procedures van uw bedrijf te begrijpen. Het belang van een receptioniste is dat hij hen in staat stelt met klanten, werknemers en andere bellers te praten zonder zenuwachtig of onzeker over te komen.
#3. Kosten efficiëntie
Bedenk dat het inhuren van een receptionist te duur is. Een van de belangrijkste kostenposten voor de meeste kleine en middelgrote ondernemingen is het inhuren van personeel. Salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, uitrusting en andere bijbehorende kosten kunnen bij elkaar oplopen tot een aanzienlijke jaarlijkse uitgave. Afhankelijk van uw belvolume, kunt u overwegen een live antwoordservice te gebruiken, waarmee u toegang krijgt tot een deskundige externe receptioniste met kennis van uw specifieke branche.
# 4. Organisatie
Als ondernemer heb je veel te doen. Het is moeilijk om de balans te vinden tussen uw reguliere verantwoordelijkheden en die van een receptioniste in uw eentje. Een receptioniste kan u een georganiseerd overzicht geven van elke ontmoeting die ze hebben, prioriteit geven aan oproepen en telefoononderbrekingen stoppen.
#5. Eerste indruk
De receptioniste van uw bedrijf heeft vaak het eerste contact met klanten, daarom zijn ze belangrijk. Wanneer klanten uw zakelijke nummer bellen, kan dit een beetje intimiderend zijn en kan het impliceren dat uw activiteiten zeer kleinschalig zijn als u de telefoon zelf opneemt. Een receptioniste wekt de indruk een goed geoliede machine te zijn.
Wat zijn de soorten receptionisten?
Verschillende Front Office Banen en Taken
- HR-gerichte receptioniste.
- Uitvoerend assistent receptioniste
- Receptioniste op basis van klantenservice.
- Bezoekersgerichte receptioniste. …
- Receptioniste van de officemanager
- Receptioniste als Morale Booster..
- Afwezige receptioniste.
- Marketingreceptionist social media
Hoe interview je een receptioniste?
Algemene vragen:
- Wat zou je ex-werkgever over je zeggen?
- Waarom ben je nieuwsgierig naar ons bedrijf?
- Waarom voel je je aangetrokken tot deze functie?
- Welke eigenschappen moet een goede receptioniste bezitten?
- Welk aspect van een kantoorbaan spreekt jou aan?
- Wat zijn je grootste voordelen als het gaat om kantoorwerk?
Wat zijn de 4 taken van een receptioniste?
De taken en verplichtingen van een receptioniste omvatten het verwelkomen van gasten, hen helpen bij hun verplaatsingen door een kantoor en hen voorzien van verfrissingen terwijl ze wachten.
Hoe kan een receptioniste omgaan met een boze klant?
Hoe om te gaan met woedende klanten:
- Blijf kalm.
- Gebruik actieve luistertechnieken.
- Herformuleer wat uw consumenten hebben gezegd.
- Ze hebben het onder uw aandacht gebracht, dus bedankt daarvoor.
- De stappen die u neemt om het probleem op te lossen, moeten worden beschreven.
- Spreek een tijdstip af om indien nodig opnieuw contact met hen op te nemen.
- Wees oprecht.
Wat moet een receptioniste dragen?
Een receptioniste dient zich ongetwijfeld professioneel en nonchalant te kleden. Alleen jurken kunnen met leggings worden gedragen. Aangezien onze receptionistes het bedrijf vertegenwoordigen, verwachten we van hen een verzorgde uitstraling. Leggings passen niet in deze professionele sfeer, die om professionele kleding vraagt.
Wat zijn de twee belangrijkste taken van een receptioniste?
Bedient gasten door hen warme groeten en aanwijzingen te geven als dat nodig is. informeert medewerkers over de komst van bezoekers. onderhoudt de communicatie- en beveiligingssystemen. verstrekt informatie door vragen te beantwoorden of bezoekers te leiden.
gerelateerde berichten
- PROFESSIONELE ANTWOORDDIENSTEN: de beste opties in 2023
- KANTOORBEHEERSYSTEEM: beste gratis en betaalde opties in 2022
- PROJECT MANAGER KWALIFICATIES: wat u moet weten, te volgen stappen en salaris
- Werknemers inhuren voor kleine bedrijven en startups: een gedetailleerde gids
Referenties
