Wanneer een medewerker besluit uw bedrijf te verlaten, is het belangrijk om hem of haar een exitgesprek te geven. Als je erachter kunt komen waarom ze vertrekken, ben je in een veel betere positie om anderen te overtuigen om te blijven. U kunt een sjabloon voor een exit-interview gebruiken om ervoor te zorgen dat uw exit-interviewproces consistent is en dat werknemers waardevolle informatie verstrekken als ze het bedrijf verlaten. Hoewel een exit-interview niet nodig is als je niet over een goed team beschikt. Een nadeel van een exitgesprek is dat u het risico loopt uw professionele reputatie aan te tasten als u vertrekt, aangezien anderen ongetwijfeld zullen leren van uw kritiek op uw werknemers en het bedrijf. Dus in dit artikel zullen we bespreken hoe je als werkgever een goed exit-interview kunt houden, evenals enkele uitstekende exit-interviewvragen.
Wat is een exit-interview voor werknemers?
Voordat een medewerker een bedrijf verlaat, wordt een exitgesprek gevoerd om een idee en begrip te krijgen van wat een organisatie kan verbeteren om haar toptalent te behouden. Het is een belangrijk onderdeel van het algehele exit-interviewproces en wordt meestal in een bepaalde hoedanigheid georganiseerd door HR.
Tijdens een exitgesprek kan HR de medewerker vragen stellen als: "Waarom gaan ze weg?" Wat vonden ze van het bedrijf en hadden ze ideeën om het beter te maken? Idealiter is de discussie gebaseerd op een gestructureerde vragenlijst, die we later in dit artikel zullen bespreken.
Zijn exit-interviews een goed idee?
Gedetailleerde exit-interviews kunnen op alle drie de fronten verhelderende input opleveren. Ze kunnen de betrokkenheid en het behoud van medewerkers stimuleren door successen en mislukkingen van de organisatie bekend te maken.
Waarom doen werkgevers een exitgesprek?
Exit-interviews hebben drie hoofddoelen: het bedrijf helpen verbeteren, ervoor zorgen dat werknemers tevreden vertrekken en, in sommige gevallen, mensen overtuigen om onder nieuwe voorwaarden te blijven.
Een exitgesprek voeren
Hier zijn enkele van de belangrijkste richtlijnen om te volgen en voorbeeldvragen om te stellen in een exit-interview.
#1. Een exitgesprek voeren voordat een werknemer vertrekt
Met iedereen die uw bedrijf verlaat, moet u een exitgesprek voeren. Sommige beoefenaars zullen je vertellen dat je ze alleen moet uitvoeren met je sterartiesten (degenen die je echt wilt behouden) en je geen zorgen moet maken over 'probleemmakers'.
Door aan te geven dat alleen bepaalde afdelingen een exitgesprek mogen voeren, wordt een verkeerd signaal afgegeven over de waarde van de praktijk als geheel. Het communiceert aan de rest van het bedrijf dat alleen de mening van sommige mensen het overwegen waard is. Het doel van exit-interviews is om u een duidelijk beeld te geven van alles wat er in uw bedrijf speelt, niet alleen de mening van een paar mensen.
Als u de standpunten negeert van degenen die problemen veroorzaken, zult u een enorm gat hebben in uw begrip van hoe u het systeem kunt repareren. U komt er niet achter waarom deze werknemer in de eerste plaats een 'onruststoker' werd; misschien is er een probleem met de manier waarop de functie wordt behandeld, waardoor het moeilijk is voor mensen om te slagen. Je zult het nooit weten, tenzij je het vraagt.
#2. Wees op tijd.
Een exitgesprek kan het beste worden afgenomen op de laatste dag van de vertrekkende of in de dagen direct na het vertrek. Voordien zullen ze niet zo vrij zijn met hun gedachten.
Het kan erg nuttig zijn om enige 'mentale afstand' van de rol te hebben, ook al is het maar voor een paar dagen. Het biedt de verlater een gezichtspunt van waaruit hij zijn ervaringen kritischer dan emotioneel kan evalueren.
Als je het echter langer dan een week verlaat, zullen ze zich niet meer betrokken voelen bij het bedrijf, vooral als ze al in een nieuwe rol zijn begonnen. Je merkt misschien dat hun feedback algemener of minder direct wordt.
#3. Transparantie behouden.
Deel altijd van tevoren de onderwerpen die u wilt behandelen. Maak een lijst van de vragen die je wilt stellen of onderwerpen die je wilt bespreken, en stuur deze dan vooraf via e-mail naar de vertrekkende.
Dit helpt niet alleen om ze op hun gemak te stellen, maar vergroot ook de kans dat ze zullen reageren met doordachte, goed ontwikkelde antwoorden. Het geeft hen een paar dagen de tijd om na te denken over hun ervaringen en doordachte feedback te geven, in plaats van dat ze dit ter plekke moeten doen.
#4. Zorg voor een vriendelijke sfeer.
Exitgesprekken moeten zo informeel mogelijk zijn. Je kunt er alles aan doen om ze ergens anders dan op kantoor te houden, zoals een nabijgelegen café. Dit helpt om het idee te versterken dat dit een vriendelijk tweerichtingsgesprek tussen ex-collega's is in plaats van een disciplinaire procedure. Als je het exitgesprek op het werk voert, zal het onvermijdelijk aanvoelen alsof ze aan het werk zijn.
#5. Zorg voor een hechte, individuele verbinding.
Eén interviewer is altijd voldoende. Je wilt niet dat ze het gevoel hebben dat het bedrijf tegen hen in opstand komt, dus laat de verlater zoveel mogelijk kiezen wie het interview leidt. Als de twee goed met elkaar overweg kunnen, krijg je veel eerlijkere (en dus waardevollere) feedback.
Het is het beste als de persoon die het exitgesprek voert, niet de persoon is die de vertrekkende medewerker rechtstreeks begeleidt. Hier zijn verschillende redenen voor. Om te beginnen moedigt het de vertrekkers aan om openhartiger te zijn in hun feedback. Dit is uw kans om erachter te komen of dat ook voor uw bedrijf geldt.
Bovendien verplaatst het die feedback automatisch één niveau omhoog in de bedrijfshiërarchie, waardoor het waarschijnlijker wordt dat ze er iets aan zullen doen.
#6. Je moet meer luisteren dan je spreekt.
Voel je als interviewer niet verplicht om op feedback te reageren; dat is niet het doel van dit proces. Je bent er niet om het bedrijf te verdedigen of je eigen beslissingen te rechtvaardigen, maar om er alles over te weten te komen.
Dit kan een zeer moeilijke ervaring zijn, vooral als u de oprichter bent. Houd er echter rekening mee dat zelfs de meest vernietigende feedback kan worden gebruikt om uw bedrijf te verbeteren.
Exit-interviews kunnen buitengewoon moeilijk zijn, vooral als u eigenaar bent van het bedrijf. Het is een gesprek waarin iemand de volledige vrijheid heeft om jou en je bedrijf te bekritiseren. Het kan voelen alsof je geschopt wordt terwijl je op de grond ligt. Maar de truc is om je trots in te slikken en ze voor zichzelf te laten spreken.
#7. Leid in plaats van een gesprek te domineren.
Als interviewer kom je misschien in de verleiding om het gesprek te sturen in de richting van onderwerpen die je graag wilt bespreken. Dit geldt met name voor oprichters, die vaak veel geven om het bedrijf dat ze hebben opgebouwd en een uitgesproken mening hebben over hoe het moet worden geleid.
Het is echter een vergissing om de controle over dit gesprek te grijpen. Leid het naar de onderwerpen waarvan jij denkt dat ze relevant zijn, maar het doel is om te horen wat de verlater te zeggen heeft, dus laat ze het interview nemen waar ze willen.
Zorg ervoor dat de aantekeningen van het exit-interview worden gedeeld met de hele bedrijfsleiding, niet alleen met het directe team van de vertrekkende medewerker. Dit zorgt ervoor dat bedrijfsleiders een grondig begrip hebben van hoe elk aspect van het bedrijf presteert.
#9. Implementeer de bevindingen
Alles tot nu toe was eenvoudig. Je nieuwe kennis moet je nu in de praktijk brengen. Als je het exit-interview correct hebt gevoerd, heb je misschien verhalen gehoord over teamleden die niet hun best deden of managers die hun personeel niet ondersteunden. Het is misschien moeilijk om te horen, maar als u de manier waarop uw bedrijf wordt gerund serieus wilt verbeteren, moet u zich ertoe verbinden de nodige wijzigingen aan te brengen.
Wat mag je niet zeggen in een exitgesprek?
Vermijd respectloze opmerkingen tijdens uw exit-interview, bekritiseer geen eerdere collega's of supervisors. Respecteer de gevoelens van anderen en gebruik aanvaardbare taal. Uw eerlijke feedback is acceptabel, maar niet als het kwetsend is.
Welk percentage bedrijven sluit sollicitatiegesprekken af?
Uit onderzoek blijkt dat 30-35% van de mensen die papieren exit-interviews krijgen, deze invult, maar dat aantal is hoger voor mensen die online exit-interviews krijgen.
Soorten sjablonen voor exit-interviews
Er zijn twee manieren om sjablonen voor exit-interviews te gebruiken. De ene methode omvat het mondeling stellen van de exit-interviewvragen, terwijl de andere een schriftelijk formulier is dat de werknemer moet invullen. U kunt deze twee benaderingen ook combineren door medewerkers een formulier in te laten vullen en hun antwoorden vervolgens in een interview te bespreken. Elke sjabloon voor een exit-interview moet deze vijf soorten vragen bevatten.
- Redenen om een baan te verlaten
- Werkomstandigheden
- Werkcultuur
- Werkomgeving
- Technologie
Hier zijn beschrijvingen van beide benaderingen, evenals enkele voorbeeldvragen die u kunt opnemen in de sjabloon voor exit-interviews die u uiteindelijk voor uw organisatie maakt:
#1. Sjabloon voor vragen bij een exitgesprek
HR gebruikt een exit-interview vraagsjabloon tijdens een face-to-face interview met de vertrekkende medewerker. Het bestaat uit open vragen die een gesprek kunnen aanwakkeren.
Waarom ben je op zoek gegaan naar een nieuwe baan en heb je uiteindelijk besloten je huidige baan op te zeggen? Er kunnen verschillende redenen zijn waarom ze op zoek zijn naar een nieuwe baan en waarom ze vertrekken. Misschien werden ze weggelokt door een veelbelovender aanbod van een concurrent, of wilden ze een beter beheersbaar woon-werkverkeer, een hoger loon of een verandering van tempo in hun carrière. Er kunnen echter onderliggende oorzaken zijn, zoals discriminatie of een giftige werkomgeving.
U kunt gemeenschappelijke thema's van legitieme zorgen opmerken naarmate u in de loop van de tijd gegevens van meer mensen verzamelt. Deze inzichten kunnen de organisatie helpen om gebieden te identificeren waar ze als werkgever moet groeien.
#2. Sollicitatieformuliersjabloon afsluiten
Een vragenlijst wordt door de werknemer ingevuld in een formuliersjabloon voor een exitgesprek. Uw vragen worden beantwoord met behulp van een beoordelingsschaal en/of een reeks meerkeuzeopties. Het kan ook open vragen bevatten. Deze methode genereert gegevens die gemakkelijker meetbaar en kwantificeerbaar zijn dan een sjabloon voor een exit-interview.
#3. Vragen over meerkeuze-/beoordelingsschaal
Enquêtes die een beoordelingsschaal of een bepaald aantal vooraf bepaalde antwoordopties gebruiken, zijn in wezen gesloten en zoeken antwoorden op vragen met een bepaald aantal mogelijke antwoorden. Deelnemers beoordelen of ze het eens zijn met stellingen of geven hun mening door op een cijfer te klikken. Er kan ook een gedeelte zijn waar respondenten hun antwoorden in hun eigen woorden kunnen toelichten.
#4. Hybride sjabloon met gesloten einde/open einde
U kunt ook een sjabloon gebruiken voor een exit-interviewformulier dat zowel gesloten als open vragen bevat. Het stelt u in staat om het beste formaat te gebruiken voor het verzamelen van het specifieke type commentaar dat u zoekt.
Moet ik brutaal eerlijk zijn in mijn exit-interview?
Lieg nooit in een exitgesprek. Pas echter op dat u geen bruggen verbrandt. Je weet nooit wanneer je een vorige collega tegenkomt.
Hoe spijker je een exit-interview?
Vertel wat je leuk vond aan het werken daar en wat ze goed doen. Uw werkgever zal uw mening en ervaringen waarschijnlijk eerlijker, eerlijker en accurater vinden als u zowel positieve als negatieve feedback deelt.
Voordelen van een exitgesprek
- Het laat u weten waarom een persoon uw bedrijf verlaat.
- Exit-interviews zijn een goedkope maatregel omdat het bedrijf al een HR-team heeft om het exit-interview af te nemen, waardoor het bedrijf tijd en geld bespaart.
- Een exit-interview bevordert de goodwill voor toekomstige transacties. Het laat de deur open voor toekomstige mogelijkheden om terug te keren naar het bedrijf.
- Het komt de organisatie ten goede doordat het de bottom line van de jaarrekening verbetert. Dit komt omdat het verminderen van het personeelsverloop de noodzaak voor het bedrijf om te investeren in het werven, screenen en opleiden van nieuwe werknemers vermindert.
- In de professionele wereld kom je misschien mensen tegen die je achterlaat. Het is van cruciaal belang om met een positieve noot te vertrekken en een vriendschappelijke relatie te onderhouden, zodat u zich niet ongemakkelijk voelt als u ze in de toekomst weer tegenkomt.
- Het delen van uw eerlijke feedback zal het bedrijf helpen groeien en ontwikkelen, terwijl u ook uw collega's ten goede komt.
- Het dient als een bron van feedback die vanuit het oogpunt van de medewerker een juist beeld geeft.
- Het kan de organisatie helpen bij het identificeren van ernstige problemen zoals geweld, discriminatie en intimidatie.
- Het biedt informatie over opleidingsvereisten, onboarding en wervingsbeleid.
- Met behulp van informatie uit een exitgesprek kan de organisatie de cultuur en omgeving in haar ruimte beoordelen.
- Wanneer een medewerker eindelijk openstaande problemen met zijn superieuren kan bespreken op een open en ongecompliceerde manier, geeft dat een welkom gevoel van afsluiting.
Nadelen van een exit-interview
- Als de werknemer bang is om bruggen te verbranden, kan het proces tijdverspilling zijn.
- Wanneer een werknemer weet dat zijn vertrek op handen is, kan hij zich onder druk gezet voelen om vrijuit over zijn ervaringen te praten. Wanneer je van de andere kant van de tafel met het bedrijf te maken krijgt, kan dit leiden tot spijt en problemen.
- Op slechte voorwaarden vertrekken is waarschijnlijker dan dingen oplappen tijdens een exit-interview.
- Als een vertrekkende medewerker sterke negatieve gevoelens heeft, kan het exitgesprek snel ontaarden in een strijdtoneel met veel verhitte woorden.
- Een exitgesprek is slechts een formaliteit die kostbaar en zinloos kan zijn voor het bedrijf zonder een goed team voor latere evaluatie en corrigerende maatregelen.
Conclusie
Ik hoop dat dit stukje informatie over het voeren van een goed exitgesprek als werkgever en enkele goede vragen voor exitgesprekken nuttig voor je was.
Veelgestelde vragen over sollicitatiegesprek afsluiten
Wat gebeurt er bij een exitgesprek?
Een exitgesprek is een gesprek tussen een bedrijf en een werknemer die ervoor heeft gekozen het bedrijf te verlaten.
Wat moet je zeggen in het exitgesprek?
Deel uw mening over het bedrijf en wat ze goed doen door uw positieve ervaringen daar te benadrukken. Uw werkgever zal uw opmerkingen en ervaringen waarschijnlijk als eerlijker, eerlijker en nauwkeuriger beschouwen als u een combinatie van positieve en negatieve feedback geeft.
Kan ik een exitgesprek weigeren?
Als u ervoor kiest om een exit-interview af te wijzen, bent u waarschijnlijk veilig. Voordat u echter beslist om wel of niet deel te nemen aan een exit-interview, moet u overwegen of er enig voordeel voor u zal zijn.
Gerelateerde artikelen
- Exitstrategie: soorten en voorbeelden van exitstrategieën voor kleine bedrijven
- EXIT-STRATEGIE IN BUSINESS PLAN: een exitstrategie voor uw bedrijf voorbereiden
- BUSINESS EXIT STRATEGIE: dingen die u moet weten
- INTERVIEW KLEDING VOOR VROUWEN: Hoe te kleden voor een sollicitatiegesprek
- MARKETINGONDERZOEKPROCES: Gedetailleerde gids
- Contentmarketingmanager: functieomschrijving, sollicitatievragen en salaris (bijgewerkt!)
- HOE EEN KENNISGEVING VAN TWEE WEKEN TE SCHRIJVEN: Tips + Voorbeelden
- WAT TE ZEGGEN IN EEN INTERVIEW: Tips voor wat te zeggen
Referenties
