Het leren schrijven van een formele e-mail lijkt misschien moeilijk, vooral als het de eerste keer is. Een formele e-mail moet een professionele toon hebben, en daarom vinden veel mensen het moeilijk om er een op te stellen. Als u echter een stapsgewijze gedetailleerde handleiding heeft, is het schrijven van een formele e-mail een eenvoudig proces. Hieronder vindt u een overzicht van de noodzakelijke stappen die u moet volgen en alles wat u moet weten bij het schrijven van een formele e-mail.
Hoe een formele e-mail te schrijven
Om goed te leren hoe u een formele e-mail schrijft, moet u precies weten waar het allemaal om draait. Dus, wat is een formele e-mail? Een formele e-mail is hetzelfde als een professionele e-mail. Het is geschreven aan personen met gezag, bedrijfsorganisaties, academische instellingen of mensen die u niet kent.
Bij het schrijven van een formele e-mail is uw taalkeuze een van de belangrijkste dingen. Aangezien u niet naar een bekende schrijft, is het zeer noodzakelijk om een professionele toon te gebruiken. Dit toont automatisch een teken van respect. Een ander ding waar u op moet letten, is uw interpunctie, omdat dit in hoge mate bijdraagt aan de structuur van de e-mail.
Te volgen stappen bij het schrijven van een formele e-mail
Als je wilt leren hoe je een formele e-mail op de juiste manier schrijft, dan is er een bepaald formaat dat je moet volgen. Hieronder vindt u een lijst met stapsgewijze handleidingen die u moet volgen bij het schrijven van een formele e-mail. Ze bevatten:
- Begin met een professioneel e-mailadres
- Schrijf een onderwerpregel
- Begin de alinea met een formele aanhef
- Zorg voor een goede introductie
- Het lichaam
- Beëindig de e-mail formeel, met waardering
#1 Begin met een professioneel e-mailadres
Voordat u een formele e-mail start, moet u bevestigen of het e-mailadres een professioneel e-mailadres is. Een professioneel e-mailadres is gewoon een e-mailadres dat uitsluitend voor zakelijke aangelegenheden wordt gebruikt. Dit is hoe de meeste individuen omgaan met bedrijven en bedrijfsorganisaties. Met behulp van een professioneel e-mailadres kunnen mensen hun persoonlijke berichten onderscheiden van zakelijke berichten.
Ook bevat een professionele e-mail uw bedrijfsnaam. Dit maakt het voor particulieren en andere bedrijven gemakkelijker om u te herkennen.
# 2 Schrijf een onderwerpregel
Aandacht besteden aan de inhoud van uw onderwerpregel tijdens het schrijven van een formele e-mail is essentieel. Het is het eerste dat iemand ziet wanneer iemand zijn inbox opent. Dit wordt gedaan om de persoon te helpen weten waar de inhoud van uw e-mail over gaat. Een onderwerpregel moet duidelijk het doel van de e-mail vermelden. Het moet kort en pakkend zijn, maar tegelijkertijd niet misleidend. Probeer een ontvanger niet te misleiden om uw e-mail te lezen, anders kan uw e-mail worden opgesteld of niet worden beantwoord.
# 3 Begin de alinea met een formele aanhef
Na het invoeren van een onderwerpregel, is de volgende stap om de e-mail te beginnen met een formele aanhef. Aandacht besteden aan de aanhef is ook belangrijk omdat deze rechtstreeks gericht is aan de persoon aan wie u de e-mail stuurt. Enkele voorbeelden van aanhef zijn:
- Groeten
- Geachte
- Hallo
- Voor wie het aangaat
Vaak is de naam van de persoon die in een e-mail wordt aangesproken niet bekend. Als u de naam van de ontvanger niet weet, kunt u "aan wie het aangaat" of "Geachte heer/mevrouw" gebruiken. U kunt ook de afdeling of functie van de persoon aanspreken. Bijvoorbeeld: Beste HR-manager, Beste HR-afdeling.
Als u echter de naam van de ontvanger heeft, gebruikt u "Beste", gevolgd door de naam van de persoon. Bijvoorbeeld Dear Professor Williams of Groeten Professor Williams (gevolgd door de achternaam).
# 4 Maak een goede introductie
Direct na de aanhef volgt een inleiding. Als het gaat om formele e-mails, is er altijd behoefte aan een introductie omdat u niet bekend bent. Zelfs als de ontvanger je kent, is het nog steeds nodig dat je jezelf voorstelt.
De introductie begint met het noemen van je naam, gevolgd door je doel en relevantie. Een docent of docent zal bijvoorbeeld graag willen weten of je schrijft als lid van de klas, afdeling of faculteit. Geef hierna de reden van schrijven aan.
# 5 Het lichaam
De hoofdtekst van een formele e-mail is eigenlijk waar u in detail de reden voor het schrijven uitlegt. Uitwerking is essentieel, maar mag niet overdreven worden. De hoofdtekst van een e-mail moet ten minste één of twee paragrafen bevatten (afhankelijk van het doel van de e-mail).
# 6 Beëindig de e-mail formeel met waardering
Hoe u een e-mail beëindigt, is net zo belangrijk als de manier waarop u eraan begon. Omdat het formeel begon, moet het einde ook formeel zijn. Dit is de laatste alinea en wordt ook wel de slotalinea genoemd.
In deze alinea moet je waardering tonen voor de tijd die je hebt besteed aan het lezen van je e-mail en deze vervolgens afsluiten met een formele afsluiting. Sommige van deze formele afsluitingen zijn:
- Oprecht
- Trouw
- De jouwe
- Met respect
- Beste
- Met vriendelijke groet
Na het kiezen van een formele afsluiting, volgen uw naam en handtekening.
Hoe begin je een formele e-mail?
Of je nu probeert een zakelijk contract te krijgen, om een salarisverhoging te vragen of een nieuwe baan te bemachtigen, als je leert hoe je een formele e-mail start, krijg je de overhand. Een formele e-mail begint met een professioneel e-mailadres. Het is aan te raden om een professioneel e-mailadres te gebruiken bij het schrijven van een formele e-mail, omdat dit meer herkenning geeft en het als belangrijk presenteert. Een professionele e-mail moet uw voor- en achternaam of de naam van uw bedrijf bevatten. Dit draagt bij aan de waarde van de e-mail, omdat de ontvanger deze misschien als belangrijk beschouwt.
Nadat je het e-mailadres als professioneel hebt bevestigd, is het volgende waar je op moet letten je onderwerpregel. De onderwerpregel van uw e-mail moet duidelijk aangeven waarom u de e-mail schrijft. Bijvoorbeeld een excuusbrief, vragen om salarisverhoging, toestemming om op pauze te gaan, etc. Het moet kort en pakkend zijn, maar ook professioneel.
Een ander even belangrijk onderdeel van het starten van een formele e-mail is de aanhef (een vriendelijke begroeting). Met een goede aanhef wordt uw e-mail geopend en kunt u op de juiste manier beginnen. U kunt beginnen met ''aan wie het aangaat'', maar dit wordt alleen gebruikt als u de naam van de aanspreekpersoon niet weet. Geachte en hallo is ook een populaire aanhef, gevolgd door de naam of functie van de ontvanger.
Hoe begin je een formele e-mailparagraaf?
De eerste alinea van een formele e-mail moet een aanhef bevatten en de naam van de persoon aan wie u zich richt. U kunt gebruik maken van ''Beste of Hallo''. Dit zijn de meest voorkomende begroetingen. Bovendien zijn er momenten waarop u de naam van de ontvanger niet weet. In dergelijke situaties is de juiste aanhef om te gebruiken ''Aan wie het aangaat''. De volgende stap is om jezelf goed voor te stellen, door je naam te vermelden, wie je bent en waarom je schrijft.
Wat is een goede openingszin voor een e-mail?
Het starten van een e-mail met een goede openingszin is wat uw lezer op de been houdt, dus het is raadzaam om voorzichtig te zijn met uw woordkeuze. Na de aanhef komt de openingszin. Formeel moet een openingszin een goede inleiding bevatten (met vermelding van uw naam en wie u bent) en de reden waarom u schrijft. Informeel bevat een openingszin groeten en welzijn. Bijvoorbeeld ''Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt'', ''ik hoop dat je een fijne dag hebt gehad'', enz., en een inleiding met je naam en de reden dat je schrijft.
Hoe schrijf je een formeel e-mailvoorbeeld?
Proberen een formeel e-mailvoorbeeld te schrijven, is eigenlijk gewoon oefenen hoe je een formele e-mail schrijft. Om dit te doen, zijn er stappen die u moet volgen. Hieronder vindt u een gids waarin wordt uitgelegd wat u moet doen bij het schrijven van een formeel e-mailvoorbeeld. Zij zijn:
- Uw e-mailonderwerp: het moet kort zijn en duidelijk de reden voor uw e-mail vermelden
- De aanhef: Geachte (de naam van de persoon of personen tot wie u zich richt), bijv. Geachte professor Williams, voor een groep Beste studenten. Als u de naam van de ontvanger niet weet, gebruik dan ''Aan wie het aangaat''.
- Inleidende paragraaf: gebruik deze paragraaf om jezelf voor te stellen (vermeld wie je bent) en de reden waarom je schrijft.
- Hoofdtekst e-mail: Dit deel van de e-mail moet details bevatten, waarin wordt uitgelegd waarom u schrijft.
- Slotparagraaf: De slotparagraaf moet formeel eindigen, bijvoorbeeld oprecht, trouw, vriendelijke groeten, enz.
Wat zijn de vijf (5) delen van een formele e-mail?
Voordat iemand goed kan leren hoe hij een formele e-mail moet schrijven, moet u een bepaalde structuur en indeling volgen. Dit formaat bevat de vijf (5) elementen van een formele e-mail. Deze elementen zijn:
- De onderwerpregel
- Begroeting
- Introductie paragraaf
- e-mail lichaam
- Afsluitende paragraaf
Dit zijn de vijf elementen waaruit een formele e-mail bestaat. Door deze elementen toe te passen, kunt u een formele e-mail correct schrijven.
Hoe een formele e-mail te schrijven voor een verzoek
Leren hoe u een verzoek in een formele e-mail schrijft, is essentieel voor elk individu. Een verzoek betekent iets vragen. Om dit goed te kunnen doen, moet je je aan een bepaalde structuur houden. Hieronder vindt u een gedetailleerde handleiding voor het schrijven van een formele e-mail voor een verzoek. Ze bevatten:
# 1 Aanhef en inleidende alinea
Tijdens het schrijven van een verzoek kun je er niet meteen op inspringen. U moet nog steeds het formaat volgen van het schrijven van een formele e-mail. Zoals eerder vermeld, moet je beginnen met een aanhef. U kunt ''Beste' of 'Hallo' gebruiken. Het is raadzaam om gebruik te maken van dear omdat het formeler klinkt. Direct na de aanhef komt de naam van de ontvanger. Bijvoorbeeld, Geachte mevrouw Smith. Als u de naam van de ontvanger niet weet, gebruik dan ''Aan wie het aangaat''.
Verder moet de inleidende paragraaf uw naam bevatten, een verwijzing naar de band die u heeft met de ontvanger en uw reden om te schrijven. Bijvoorbeeld, beste HR-directeur, mijn naam is *****, ik ben een van de nieuw aangeworven schrijvers en ik schrijf om te verzoeken om ****. Door dit allemaal te vermelden, weet de ontvanger wie u bent en waarom u schrijft.
# 2 Het lichaam
De kern van een formeel verzoek moet in detail uitleggen wat het verzoek is en de redenen waarom het moet worden ingewilligd. Ook dient vermeld te worden of het verzoek spoedeisend is of niet. Dit creëert een speelruimte voor de ontvanger om te overwegen uw verzoek in te willigen.
# 3 Afsluitende paragraaf
Dit onderdeel van een formeel verzoek is erg belangrijk. In de slotparagraaf moet u uw waardering tonen door uw ontvanger te bedanken voor het nemen van de tijd om uw e-mail te lezen. Beëindig het daarna formeel door gebruik te maken van vriendelijke groeten, trouw, oprecht, enz.
Conclusie
Het leren schrijven van een formele e-mail lijkt misschien moeilijk, vooral als je geen ervaring hebt. Als u zich echter aan een bepaalde structuur of indeling houdt, wordt het schrijven van een formele e-mail heel eenvoudig. Het enige dat u hoeft te doen, is de elementen toepassen en dit zal u leren hoe u op de juiste manier een formele e-mail schrijft.
Gerelateerde artikelen
E-MAILBEHEER: Betekenis, Software, Strategie & Vaardigheden
INTRODUCTIE VOORBEELD E-MAIL: Beste manier om te beginnen en eindigen
PROFESSIONELE E-MAIL: betekenis, hoe het te schrijven en cruciale tips om te weten
