Service-e-mails spelen een belangrijke rol in e-mailmarketing waarvan veel mensen zich niet bewust zijn. hoewel ze enigszins verschillen van klantenservice-e-mails, zoals we in dit artikel zullen zien, is het belangrijk om te begrijpen wat een service-e-mail is en hoe deze werkt. Hier geven we u een algemeen overzicht van service-e-mail met passende voorbeelden, evenals de beste e-mailserviceproviders en eenvoudige e-mailetiquette voor klantenservice.
Wat is een service-e-mail?
Service-e-mails zijn berichten met meldingen, waarschuwingen, ontvangstbewijzen en bevestigingen. Service-e-mails bevatten meestal informatie over items of services waaraan de ontvanger zich heeft verbonden.
De e-mail is in dit geval niet marketinggerelateerd. En, in tegenstelling tot e-mailmarketing, waar toestemming vereist is om een e-mail te verzenden, is toestemming niet vereist voor service-e-mails. Als service-e-mails dus niet als marketing-e-mails worden beschouwd, kunnen ze zonder toestemming worden verzonden.
Waarom heb je service-e-mails nodig?
Service-e-mails worden voor verschillende doeleinden gebruikt. De belangrijkste reden is de onmiddellijke levering van informatie aan klanten. Dit heeft een grote impact op de hele consumentenervaring. En er zouden geen klanten zijn om te bedienen als er geen uitzonderlijke klantenservice was.
Een andere reden waarom service-e-mails worden gebruikt, is dat ze milieuvriendelijk zijn. In plaats van gedrukt materiaal te verzenden, zoals bonnen of informatie-updates, worden ze in plaats daarvan online verzonden.
Service-e-mails kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt en mogen niet worden beperkt. Items zoals een rekeningafschrift worden vaak verzonden. Een frequente klant of klant zou er veel baat bij hebben. Ze zouden een overzicht van hun account ontvangen terwijl u doorging met het opbouwen van relaties en het onderhouden ervan. Kortom, op de hoogte blijven.
Service-e-mails met meldingen
Het upgraden van algemene voorwaarden is een perfect voorbeeld van het gebruik van service-e-mails. Klanten/abonnees moeten op de hoogte worden gebracht wanneer uw algemene voorwaarden worden bijgewerkt. En wat is een betere methode om dit te bereiken dan via e-mail? Het is niet nodig om meerdere pagina's met afgedrukte inhoud te verzenden die worden weggegooid.
Als het bedrijfsadres of de contactgegevens van uw bedrijf zijn gewijzigd, wordt er een service-e-mail verzonden om de klant(en) te waarschuwen.
Een consument kan ook bellen of chatten om een bestelling of accountgegevens aan te passen of te wijzigen. Ze zouden dan vrijwel onmiddellijk een bevestiging van de wijziging ontvangen. Alle relevante bijgewerkte materialen worden ook per e-mail verspreid.
Om welke reden dan ook besluit een klant zijn wachtwoord opnieuw in te stellen, daarom worden er meerdere service-e-mails verzonden om een nieuw wachtwoord opnieuw in te stellen en te bevestigen.
Een ander type melding is wanneer een consument inlogt vanaf een onbekende of nieuwe locatie. Er wordt een e-mail naar de consument gestuurd met het verzoek om zijn login te bevestigen.
Service-e-mails met orderbevestiging
Orderbevestigingen worden het meest gebruikt in de e-commerce-industrie. Een online bestelling komt binnen bij een webwinkel. Na de bestelling wordt een e-mailbevestiging verzonden met alle belangrijke aankoopinformatie, zoals de aankoopdatum, het afleveradres, het product, het belastingbewijs, enzovoort.
Bij een online bestelling kan een pre-order zijn inbegrepen. De bestelling is geplaatst, maar het product/de producten zijn op dit moment mogelijk niet op voorraad of beschikbaar. In dit geval wordt een pre-orderbevestiging verzonden. Bovendien worden er aanvullende service-e-mails verzonden zodra de bestelling op voorraad is en klaar is voor verzending.
Wanneer de bestelling is verzonden, kan er nog een service-e-mail worden verzonden. De levering wordt vervolgens per e-mail bevestigd, waarbij de klant de ontvangst van de goederen goedkeurt. Alternatief bewijs van ondertekening.
Er kan op een later tijdstip een vervolg-e-mail worden verzonden om input te vragen.
Service-e-mails voor feedback van klanten
Service-e-mails worden ook vaak gebruikt om feedback van consumenten te vragen. Wil je weten hoe het met je gaat of wat je klanten van je product of dienst vinden? Het enige wat je nu hoeft te doen is vragen.
Een enquête kan worden gebruikt om feedback te verzamelen. Dit kan u ook helpen bij het nemen van toekomstige marketing- en zakelijke beslissingen. Misschien is de naam van uw bedrijf niet zo bekend als andere. Of misschien is uw bedrijf zwak in een bepaald vakgebied. De resultaten van een enquête kunnen u helpen bij het bepalen en bepalen van uw toekomstige marketingdoelen en -strategieën.
Wat is klantenservice-e-mail?
E-mailreacties op de vraag, feedback of klacht van een klant worden klantenservice-e-mails genoemd. Klanten kunnen contact opnemen met uw bedrijf via een contactformulier op uw website, een e-mailadres op uw website of door contact op te nemen met de klantenservice. Uw bedrijf kan geautomatiseerde klantenservice-e-mails versturen of gepersonaliseerde e-mails naar klanten opstellen. Doorgaans behandelen e-mails van de klantenservice het probleem van een klant met een product of dienst. Hier zijn enkele alternatieve toepassingen voor klantenservice-e-mails:
- Probleemoplossing
- Reageren op kritiek
- Hulp bieden
- Het leveren van installatiediensten
- Oplossen van technologische problemen
- Onderzoek doen
- Informeer bij hen naar feedback
E-mailvoorbeelden klantenservice
Hier zijn enkele voorbeelden van e-mails voor klantenondersteuning om u te helpen uw eigen antwoorden op te stellen:
#1. Een vraag beantwoorden
Hier is een voorbeeld van een e-mailantwoord op een vraag van een klant:
Hallo John.
Bedankt dat je contact met ons hebt opgenomen over de leveringsschattingen voor je gepersonaliseerde bestelling.
Het duurt drie tot vier weken voordat aangepaste dingen op hun bestemming aankomen. Ik heb uw bestelling # HW-659 bekeken en zag dat deze bijna voltooid is. Het zou binnen zeven tot tien werkdagen moeten aankomen.
Laat het me weten als u vragen heeft.
Hoogachtend,
Maria
Customer Service Representative
#2. Meerdere vragen beantwoorden
Hier is een voorbeeld van een consument die verschillende vragen heeft:
Shirley, goedemiddag.
Bedankt dat u contact met ons heeft opgenomen over uw gepersonaliseerde bestelling # HW-659. Uw vragen worden hier beantwoord.
"Is er een manier om dezelfde items opnieuw te bestellen zonder het aanpassingsproces opnieuw te doorlopen?"
Ja, u kunt bestellingen herschikken door de volgende stappen uit te voeren:
- Meld u aan bij uw account.
- Selecteer vervolgens 'Accountgeschiedenis'.
- Selecteer 'Aankopen'.
Als u opnieuw wilt bestellen, gaat u naar de aankoop en selecteert u 'Opnieuw kopen'.
“Hoe pas ik meerdere kortingscodes toe?”
We accepteren momenteel niet meerdere kortingscodes in één transactie. Mag ik voorstellen om je spullen apart te kopen en je andere kortingscodes op die manier te gebruiken?
Neem contact met mij op als u vragen heeft.
Beste,
Sam
Customer Service Representative
#3. Beantwoorden van een klacht van een consument
Als een klant een klacht heeft, kunt u als volgt reageren:
Dag Diane.
Bedankt voor uw recente opmerkingen. Het spijt me dat we uw kwaliteitsverwachtingen niet hebben kunnen waarmaken met bestelling # HW-659 en dat uw artikel beschadigd is aangekomen.
Ik heb het volledige bedrag voor het item in uw account terugbetaald. Je zou het geld binnen 48 uur op je rekening moeten hebben staan. We hebben je een vervangend artikel gestuurd via versnelde verzending. ABC456123 is het trackingnummer voor dat pakket.
Neem contact met mij op als u vragen of opmerkingen heeft.
Heel hartelijk bedankt.
Paul
Customer Service Representative
E-mailetiquette klantenservice
Aangezien al die e-mails elke dag worden verzonden en ontvangen, kan het naleven van de normale richtlijnen voor e-mailetiquette de kans vergroten dat zakelijke partners en consumenten reageren op en zich bezighouden met een bericht.
Hier zijn een paar best practices voor e-mailetiquette van de klantenservice die iedereen kan gebruiken:
#1. Maak gebruik van goede spelling en grammatica.
Spel- en grammaticafouten maken de afzender minder professioneel, maken uw bericht leesbaarder en tonen respect voor de ontvanger. Een e-mail die bedoeld is om een "openbaar" programma te promoten, maar de "i" weglaat, kan bijvoorbeeld voor veel verwarring en vernedering zorgen; de fout is niet ongehoord, zoals bevestigd door werknemers in de publieke sector, en het blijft een veelvoorkomend probleem. Bovendien worden veelvoorkomende grammaticale fouten, zoals het door elkaar halen van hun, hun en zij, slordig weergegeven. Zelfs de beste schrijvers (en redacteuren trouwens) maken van tijd tot tijd typefouten en grammaticale fouten. Gebruik spellingcontrole om veelgemaakte fouten op te sporen. Overweeg nog een stap verder te gaan en een geavanceerdere spelling- en grammaticacontrole te gebruiken, zoals Grammatica.
#2. Maak een duidelijke onderwerpregel.
De onderwerpregel is het eerste wat ontvangers zien, en het is het belangrijkste aspect om te bepalen of ze uw e-mail überhaupt openen. Schrijf een onderwerpregel die mensen verleidt om deze te openen. Wat is het belangrijkste dat ze moeten weten over de inhoud van uw e-mail? Wat hebben ze te winnen?
Een e-mail die reclame maakt voor de grootste uitverkoop van uw bedrijf van het jaar, kan bijvoorbeeld benadrukken hoeveel dingen afgeprijsd zijn en hoe lang ontvangers hebben om deel te nemen, zoals: 60% korting op alle zomerkleding alleen dit weekend. Een e-mail waarin uw recente inhoudsartikel wordt gepresenteerd, kan daarentegen het belangrijkste probleem benadrukken dat het oplost, zoals Uw problemen met het verbeteren van uw huis opgelost.
Het is van cruciaal belang dat de onderwerpregel de inhoud van de e-mail weerspiegelt, naast dat deze eerlijk en opvallend is. Iemand uw e-mail laten lezen, is geen overwinning als de e-mail de belofte in de onderwerpregel niet nakomt en u het risico loopt het vertrouwen van uw ontvangers te verliezen door ze te misleiden.
#3. Stuur alleen e-mails naar ontvangers die zich hiervoor hebben aangemeld.
Dit is niet alleen een uitstekende e-mailetiquette voor marketeers; het is ook de wet. Stuur alleen e-mails naar degenen die zich actief hebben aangemeld voor uw lijst om te voorkomen dat u op een zwarte lijst wordt geplaatst en dat uw e-mails in spamfilters terechtkomen. Als iemand een e-mail van je ontvangt waar ze niet om hebben gevraagd, zullen ze deze eerder afwijzen als ongewenste e-mail dan als iets dat de moeite waard is om te openen en te lezen. Het handhaven van de opt-in-normen voor e-mail beschermt u niet alleen tegen spamlijsten, maar vergroot ook het succes van de e-mails die u verzendt.
#4. Volg de lettertype- en kleurspecificaties van het merk.
Denk bij het maken van e-mailsjablonen eerst aan de stijlgids van uw bedrijf. De lettertypen en kleuren die in professionele e-mails worden gebruikt, moeten consistent zijn met die op uw website en andere marketingplatforms, en er is doorgaans een standaard voor zelfs interne communicatie tussen zakelijke partners en collega's. Als de bedrijfswebsite helemaal groenblauw en paars is met het Arial-lettertype, lijkt een e-mail die oranje en zwart is in Comic Sans van een heel ander merk te zijn. Door een consistente visuele identiteit te behouden, kunnen consumenten en collega's van hetzelfde bedrijf al hun ervaringen en contactpunten met u verbinden, inclusief marketing-e-mails, individuele e-mails, e-commerce, blogs en meer.
#5. Houd rekening met de grootte van de e-mail.
Veel typische inhoudsvormen hebben enorme bestandsgroottes, zoals infographics, films en e-boek-pdf's. Grote bijlagen kunnen door een e-mailclient worden afgewezen of als spam worden gemarkeerd. Zelfs als ze de inbox bereiken, zullen ze langzaam laden en kunnen ze bandbreedte in de inbox verbruiken die uw ontvanger niet kan betalen.
Voeg in plaats van e-mailbijlagen indien mogelijk materiaal in, maar alleen als het de omvang van de e-mail niet vergroot. Als uw inhoud groter is dan 100 KB, voegt u in plaats daarvan een link toe naar het bestand dat op uw website wordt gehost.
Hoewel downloadbare marketingmiddelen vaak achter een poort voor het genereren van leads worden geplaatst, is het nog steeds van cruciaal belang om de e-mailgrootte in gedachten te houden bij het bezorgen van berichten aan klanten, prospects of interne zakelijke partners. Bij het omgaan met klanten die hulp nodig hebben, kunnen verkoop-, klantensucces- of klantenondersteuningsteams het handig vinden om een bijlage te sturen, en het laatste wat u wilt doen, is iemands e-mail volstoppen met grote pdf's of jpeg's wanneer ze in het midden zijn van een moeilijk scenario.
#6. Voeg een sterke call-to-action (CTA) toe.
Elke marketing-e-mail die u verzendt, heeft een doel. Het is van cruciaal belang om duidelijk te zijn over de actie die u wilt dat de ontvanger uitvoert na het lezen van de e-mail. Soms is het een aankoop, maar vaker wel dan niet leidt e-mailmarketing tot zachtere activiteiten, zoals klikken om een blogartikel te lezen, uw bedrijf volgen op sociale media of een enquête invullen. Bepaal de belangrijkste actie die u de ontvanger wilt laten uitvoeren voordat u verzendt, en gebruik deze om een CTA te maken die hen motiveert om het te doen.
#7. Gebruik uitroeptekens spaarzaam.
Uitroeptekens lijken misschien een gemakkelijke manier om wat helderheid aan een e-mail toe te voegen, maar ze kunnen de indruk wekken dat u te hard uw best doet. Overweeg een e-mail te ontvangen met als onderwerpregel: "Welkom op onze e-maillijst!!!!"
Het voelt voor de meeste mensen niet erg professioneel aan. Een uitroepteken kan u helpen om af en toe opwinding te communiceren, bijvoorbeeld wanneer u eind januari een e-mail ondertekent met "Gelukkig nieuwjaar!" of tegen een nieuwe klant zeggen: "We zijn verheugd om met u samen te werken!" Maar gebruik er slechts één tegelijk en gebruik ze spaarzaam, en zorg ervoor dat ze de juiste nadruk krijgen wanneer u ze toch gebruikt.
Wat is een zakelijke e-mailserviceprovider precies?
De Business Email Service Provider beheert en bedient de zakelijke e-mailfaciliteiten. Deze service biedt premium e-mailservice, die aanzienlijk verschilt van gratis webmailservices zoals Yahoo en Google. Ze zijn geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven.
De domeinnaam van het bedrijf wordt ook opgenomen in het e-mailadres met behulp van de zakelijke e-mailservice. In plaats van de standaard @yahoo.com-, @hotmail.com- of @gmail.com-e-mailadressen kunnen bedrijven het e-mailadres laten personaliseren op basis van hun gewenste naam om professioneler over te komen.
Andere moderne technologieën onderscheiden zakelijke e-maildiensten van traditionele gratis webmailproviders. De service zal de domeinnaam van het bedrijf hosten, evenals authenticatiemechanismen voor e-mailbeveiliging, waaronder omleiding, replicatie en filtering.
Wat zijn de beste zakelijke e-mailserviceproviders?
De top tien van e-mailserviceproviders omvat:
- Suite G
- Office 365
- Microsoft Outlook
- Yahoo Small Business
- Rackspace
- Kerio Connect
- Amazon WorkMail
- intermedia
- ijswarp
- De OX App-suite
Hoe schrijf je een service-e-mail?
- Wees een persoon.
- Wees op tijd
- Excuses indien nodig
- Ontvang direct de informatie die u nodig heeft
- Zorg voor consistentie.
- Neem niets persoonlijk
- Reageer op alle vragen van de klant
- Deel bronnen waar en wanneer mogelijk.
Hoe reageert u op een e-mail met een serviceverzoek?
- Zorg ervoor dat je alle informatie hebt die je nodig hebt om te reageren.
- Vermijd te ingewikkelde dingen.
- Gebruik de taal van de klant.
- Stel vragen op een professionele en beleefde manier
- Houd bij het stellen van een vraag rekening met de drie S'en
- Belangrijke informatie moet worden opgemaakt
- Lees je werk altijd na.
Wat zijn 3 voorbeelden van e-mailservices?
Voor veilige, veelzijdige zakelijke e-mailservices zijn Gmail, Outlook en ProtonMail allemaal uitstekende opties.
Hoe verzendt u een e-mail met een servicevoorstel?
- Een korte introductie en eventuele relevante achtergrondinformatie.
- Waarom dient u het voorstel in?
- Bepaal uw doelen en doelen, evenals die van hen.
- Markeer uw onderscheidende talenten.
- Bespreek kort het budget en de besteding ervan.
- Voeg een call-to-action en een verzoek om een follow-up toe.
Wat is een voorbeeld van een klantenservicebericht?
Hallo [naam klant], en bedankt dat u contact met ons opneemt. We erkennen dat er een probleem kan zijn met uw bestelling. We onderzoeken het momenteel en nemen contact met u op zodra we weten wat er aan de hand is. Hallo [naam klant], ik heb zojuist je ticket ontvangen.
Samenvatten,
Service-e-mails maken een geweldige indruk in de hoofden van klanten. Een klant krijgt toegang tot alle relevante informatie over zijn aankoop of verbintenis. E-mail is het ideale medium voor directe en onmiddellijke communicatie. Hetzelfde kan gezegd worden met SMS; onmiddellijke bevestigingen en inspiraties worden rechtstreeks op uw telefoon afgeleverd.
Dus of u service-e-mails voor marketing kunt gebruiken, hangt uiteindelijk af van hoe u ze gebruikt terwijl u zich houdt aan de relevante regels. Onder bepaalde omstandigheden kunnen service-e-mails echter worden beschouwd als indirecte marketing. Het vragen om feedback of het uitvoeren van een enquête kan bijvoorbeeld resulteren in lagere afmeldingspercentages en hogere betrokkenheid. Zo sta je altijd in de schijnwerpers.
Gerelateerde artikelen
- E-mailmarketingplatforms: overzicht, algemene functies, vergelijkingen
- SMALL BUSINESS E-MAILMARKETING: betekenis, beste e-mailmarketingsoftware en tips
- Beste voorbeelden van e-mailmarketingcampagnes (+ gedetailleerde gids)
- E-MAILSYSTEMEN VOOR ZAKEN: 17+ beste keuzes in 2023 (gedetailleerde beoordeling)
Referenties
