AANKOOPVEREISTE: wat PR betekent en waarom het belangrijk is

Inhoudsopgave Verbergen

Wat is een aankoopaanvraag?
Hoe u een inkoopaanvraag voorbereidt
Wat is het aankoopaanvraagformulier?
De inhoud van een inkoopaanvraagformulier
Waarom zou u inkoopaanvragen verplicht stellen in uw inkoopproces?
Stappen voor de workflow voor inkoopaanvragen
Het belang van een aankoopaanvraag
Wat is het goedkeuringsproces voor inkoopaanvragen?
Wat zijn de 5 onderdelen van een inkoopaanvraag?
Wat zijn de risico's van een aankoopaanvraag?
Is een aankoopaanvraag een contract?
Wat zijn de verschillende soorten inkoopaanvragen?
Conclusie
Gerelateerde artikelen
Referenties

Bedrijven van elke omvang gebruiken inkoopaanvragen om de bedrijfsuitgaven en de productbehoeften van werknemers in de gaten te houden. Aankoopaanvragen zijn interne papieren die werknemers van firma's gebruiken om hun manager te verzoeken een product voor zakelijk gebruik te kopen. Elke professional die op een kantoor werkt of unieke materialen nodig heeft om zijn taken uit te voeren, moet echter mogelijk begrijpen hoe een aanvraag tot aankoop werkt. Gelukkig voor jou legt dit artikel uit wat een inkoopaanvraag is, welke informatie deze bevat, hoe deze verschilt van een inkoopaanvraag en hoe je er een kunt maken.

Wat is een aankoopaanvraag?

Een inkoopaanvraag is een intern document van een bedrijf dat aangeeft dat het van plan is producten of diensten te kopen. Een medewerker vult een inkoopaanvraag in en legt deze ter beoordeling en goedkeuring voor aan de juiste personen of afdelingen. De lijnmanager van de medewerker en de centrale inkoop- of inkoopafdeling van het bedrijf kunnen beoordelaars zijn.

Hoe u een inkoopaanvraag voorbereidt

De aanbestedingsprocedure en het protocol voor het aanmaken van inkoopaanvragen van elk bedrijf zijn hoogstwaarschijnlijk uniek. Om een algemeen inkoopaanvraagformulier samen te stellen, volgt u deze stappen:

#1. Zoek een product dat u door uw bedrijf wilt laten kopen

Omdat professionals talloze feiten moeten invullen op een aankoopaanvraagformulier, is kennis over de goederen en de verkoper het beste. Probeer het adres en de contactgegevens van de verkoper te achterhalen, evenals de prijs en hoeveelheid van het product. Het vinden van de relevante informatie draagt bij aan de efficiëntie van het inkoopproces.

#2. Maak gebruik van een inkoopordersjabloon

Hoewel u zonder sjabloon een inkoopaanvraagformulier kunt maken, is het veel eenvoudiger. Hierdoor kunt u informatie invoeren zonder na te denken over de indeling van het proces. Deze techniek bespaart u ook tijd en energie. Zoek online naar een downloadbaar document om een sjabloon te verkrijgen.

#3. Voer uw contact- en verzendgegevens in

Om uw inkooporder te starten, geeft u de datum op waarop u uw verzoek wilt indienen, het adres en de contactgegevens van de leverancier en het gebied waarnaar u het product wilt laten verzenden. Vermeld in een apart gedeelte bezorginformatie, zoals de verzendmethode en de verwachte aankomsttijd.

#4. Voeg productdetails toe

Maak een nieuwe sectie voor productdetails. Probeer op de website van de leverancier de productnaam, het identificatienummer, de prijs en de vereiste hoeveelheid te vermelden. Als u veel producten nodig heeft, kunt u deze op hetzelfde aanvraagformulier vermelden, zodat u en uw supervisor tijd besparen. Het is beter als uw aankoopaanvraagpapier alle informatie bevat die uw supervisor nodig heeft om de goederen te bestellen of een officiële aankooporder op te stellen.

#5. Maak productnotities en opmerkingen

Dit kan een verklaring zijn over waarom u deze dingen wenst, of een waarschuwing over leveringsdetails. Overweeg dit deel te gebruiken om alle informatie in te dienen die uw supervisor nodig heeft om uw aanvraagformulier goed te keuren.

Wat is het aankoopaanvraagformulier?

Een inkoopaanvraagformulier is een intern document dat een werknemer gebruikt om namens zijn bedrijf producten of diensten aan te schaffen. Deze aankopen kunnen voor operationele doeleinden zijn (zoals kantoorbenodigdheden), inventaris of productie-inputs.

De inhoud van een inkoopaanvraagformulier

Over het algemeen vereisen aankoopaanvraagformulieren de volgende informatie:

De naam en afdeling van de aanvrager
De datum van het verzoek
De producten of diensten die worden gezocht
Artikelbeschrijving, hoeveelheid en prijs
Reden van aankoop

Waarom zou u inkoopaanvragen verplicht stellen in uw inkoopproces?

#1. Transparantie in het inkoopproces

Deze workflow genereert documentatie dat een afdeling een formulier heeft uitgegeven en ingediend en dat de afdeling die om de benodigdheden heeft verzocht daarvoor een legitieme zakelijke reden had. De meeste organisaties vermelden het toepasselijke budget en de aankooplimieten op het inkoopaanvraagformulier om de aanvrager te adviseren alvorens tot aankoop over te gaan.

#2. Vereenvoudigt de aankoopprocedure

Wanneer een bedrijf zijn inkoopproces centraliseert en zijn medewerkers erbij betrekt, ontstaat er een goed gedefinieerde en beheersbare workflow. De procedure vereenvoudigt het voorraadbeheer door binnenkomende producten en diensten eenvoudig te categoriseren en identificeren.

Een gecentraliseerd inkoopsysteem versnelt het inkoopproces en vermijdt vertragingen veroorzaakt door individuele afdelingen, die anders de efficiëntie zouden kunnen belemmeren.

#3. Hulpmiddelen bij het voorkomen van fraude

Door het ontbreken van goed gedefinieerde normen kunnen werknemers frauduleuze handelingen plegen, zoals het bestellen van artikelen voor persoonlijk gebruik of het samenwerken met leveranciers om van het bedrijf te stelen. Aankoopaanvragen maken hier een einde aan door fraude in de eerste plaats te voorkomen en ervoor te zorgen dat werknemers geen producten rechtstreeks bij leveranciers bestellen zonder een goed proces.

#4. Hulp bij het vermijden van herhaalde bestellingen

Bij grote bedrijven wordt de inkoop doorgaans afgehandeld door een compleet team in plaats van slechts één medewerker. Aankoopaanvraagformulieren helpen de inkoopafdeling bij het bijhouden van wat er is aangevraagd en om te voorkomen dat er per ongeluk meerdere aankopen voor dezelfde bestelling worden gedaan.

#5. Verbetert de zakelijke verantwoordelijkheid en veiligheid

Een inkoopaanvraagformulier bevestigt dat een afdeling bepaalde benodigdheden nodig heeft en besteld heeft. Uit een documenttraject blijkt ook dat de materialen werden geleverd zodra ze waren ontvangen en aan de vraag waren gekoppeld. Dit record kan worden gebruikt als back-upbewijs als er later zorgen zijn over de bestelde dingen of de onderhandelde prijs.

#6. Verhoogt de kostenbesparingen

Uw bedrijf kan geld en tijd besparen door één enkel platform te ontwikkelen voor het beheren van aankoopaanvragen. Door uw aankopen samen te voegen, weet u precies hoeveel u koopt, waardoor u beter in staat bent om met uw verkopers over voorkeursprijzen te onderhandelen.

#7. Dient als bewijsmateriaal tijdens audits

Formulieren voor inkoopaanvragen zijn belangrijk bij audits, aangezien voor de meeste audits toestemming van managers vereist is als bewijs voor de aankoopbeslissingen van het bedrijf. Formulieren voor inkoopaanvragen zijn ideaal bewijsmateriaal, omdat ze alle informatie bevatten over de aanvrager, de goedkeurder(s), het tijdstip van goedkeuring en de goedgekeurde producten.

Stappen voor de workflow voor inkoopaanvragen

De stappen in een inkoopaanvraagprocedure kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen. De kern van het proces blijft echter hetzelfde:

#1. Inzending van het aankoopaanvraagformulier

Ze bereiken dit door een koopaanvraagformulier uit te geven en in te vullen met de details van de gewenste aankoop. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan het formulier handmatig in te vullen, terwijl andere bedrijven software voor uitgavenbeheer gebruiken.

#2. Goedkeuring van de lijnmanager

Het inkoopaanvraagformulier wordt vervolgens onderworpen aan een intern goedkeuringsproces, dat wordt gecontroleerd door de lijnmanager van de afdeling van de aanvrager. De verantwoordelijkheid van de lijnmanager is om te garanderen dat de aankoop legitiem is en de toegestane uitgavenlimiet van de afdeling niet overschrijdt.

#3. Inventarisafdeling Inventarisatie

Het aanvraagformulier wordt vervolgens naar de voorraadafdeling gestuurd, die het vergelijkt met de huidige voorraad van het bedrijf. Indien de artikelen niet beschikbaar zijn, wordt de aanvraag doorgestuurd naar de inkoopafdeling.

#4. Screening van de inkoopafdeling

Om dit formulier in te vullen, bepaalt de functionaris de zakelijke vereisten voor de producten of diensten, verifieert de authenticiteit van de aankoop en valideert dat de bevoegde autoriteiten de aanvraag correct ondertekenen en autoriseren. Als cruciale feiten ontbreken op het formulier, kan de ambtenaar deze invullen of het formulier ter vervollediging terugsturen naar de aanvrager.

#5. Een inkooporder maken

Er wordt een inkooporder opgesteld en naar de leverancier verzonden als het koopaanvraagformulier alle vereiste goedkeuringen doorstaat. Wanneer de verkoper het accepteert, wordt de aankoop een juridisch bindend contract.

#6. Orderverwerking en evaluatie

Wanneer de leverancier de producten of diensten levert, inspecteert de ontvangende afdeling de bestelling op kwaliteit en kwantiteit. Een drievoudige matchingmethode verifieert de juistheid van de bestelling door de inkooporder, de orderontvangst/pakbon en de factuur te vergelijken. Dit zorgt ervoor dat het financiële of boekhoudkundige team alleen betaalt voor de dingen die ze hebben gekocht en ontvangen en niets anders.

#7. Factuurafrekening

De inkooporder wordt gesloten nadat aan de documentatievereisten is voldaan. De factuur van de leverancier wordt vervolgens goedgekeurd door het financiële team, opgenomen in de crediteurenadministratie en betaald onder de betalingsvoorwaarden.

Het belang van een aankoopaanvraag

Inkoopaanvragen zijn belangrijk omdat ze bedrijven in staat stellen hun inkoopprocessen te plannen en de leveringsvereisten te beoordelen. Professionals gebruiken dit interne document als organisatorisch hulpmiddel en als techniek om aankoopaanvragen te volgen. Hier volgen enkele aanvullende redenen waarom inkoopaanvragen belangrijk zijn:

#1. Ze houden aankopen bij

Hoewel inkooporders vaak worden gebruikt om aankopen bij te houden, helpen documenten met inkoopaanvragen bedrijven bij het anticiperen op toekomstige financiële verplichtingen en het voorspellen van uitgaventrends. Als een professional bijvoorbeeld elke paar maanden een aankoopaanvraag voor nietjes en andere kantoorbenodigdheden indient, kan de supervisor die verantwoordelijk is voor het afdelingsbudget deze trend signaleren en een passend bedrag opzij zetten voor deze aankoop.

#2. Medewerkers worden betrokken bij het aankoopproces

Omdat werknemers doorgaans inkoopaanvragen indienen, zorgen deze documenten ervoor dat professionals zich meer betrokken voelen bij de uitgaven van hun bedrijf. Het dient als fysiek bewijs van een vraag van een medewerker en helpt managers bij het onthouden van specifieke leveringsvereisten, in plaats van afhankelijk te zijn van mond-tot-mondreclame voor een aankoopverzoek.

#3. Creëert een veilig inkoopproces

Een aankoopaanvraagformulier is de eerste stap bij het bestellen van een kantoorartikel. Deze fase zorgt ervoor dat het personeel de juiste procedures volgt bij het uitgeven van bedrijfsgelden. Het verkleint ook de mogelijkheid dat werknemers bedrijfsgeld uitgeven aan nutteloze spullen.

Wat is het goedkeuringsproces voor inkoopaanvragen?

Het goedkeuringsproces voor een koopaanvraag wordt gebruikt om toestemming te verkrijgen voor de aankoop van goederen en diensten. Supervisors gebruiken het om een aankoopaanvraag goed te keuren of te weigeren op basis van bedrijfsnormen, de authenticiteit van de aankoop en zakelijke vereisten.

Wat zijn de 5 onderdelen van een inkoopaanvraag?

De naam en afdeling van de aanvrager
De aanvraagdatum
De benodigde goederen of diensten
De reden achter de aankoop
De wettelijke naam van de leverancier

Wat zijn de risico's van een aankoopaanvraag?

Onvoldoende autorisatie is een van de ernstigste gevaren die gepaard gaan met inkoopaanvragen. Zonder de juiste toestemming kunnen aanvragen worden verwerkt en kunnen artikelen of diensten worden aangeschaft die overbodig zijn of buiten het budget van de organisatie vallen.

Is een aankoopaanvraag een contract?

Een inkooporder (ook wel inkooporder genoemd) is een document dat een koper naar een verkoper, distributeur of fabrikant stuurt met het verzoek om de aankoop van een product. Bovendien wordt het, zodra de verkoper de bestelling accepteert, een juridisch afdwingbaar contract.

Wat zijn de verschillende soorten inkoopaanvragen?

Samenvattend kent inkoop drie soorten inkoopaanvragen: direct, intern en extern. Het begrijpen van deze contrasten is van cruciaal belang voor elke inkoopmanager of elk bedrijf dat een soepel inkoopproces wil garanderen.

Conclusie

Een aanvraag is een formeel verzoek om een product of dienst dat elektronisch kan worden ingediend of ingediend. Een goed gestructureerde aanvraagprocedure vergroot de efficiëntie en verantwoordelijkheid van een bedrijf. Procure-to-pay-oplossingen automatiseren het inkoopproces volledig, van aanvraag tot betaling, waardoor de nauwkeurigheid en efficiëntie verder worden verbeterd.