Als bedrijfseigenaar heeft u niemand nodig om u te vertellen dat elk telefoontje van een klant essentieel is voor het succes van een bedrijf. Klanten die meteen met een echte persoon kunnen praten, zijn eerder tevreden dan degenen die een antwoordapparaat moeten gebruiken en op een antwoord moeten wachten. Om te voorkomen dat uw klanten in de wacht gaan staan, is het een goed idee om gebruik te maken van professionele antwoorddiensten. Professionele antwoordservices helpen uw bedrijf te communiceren, of u nu een fulltime receptioniste nodig heeft of gewoon even weg wilt van uw telefoonlijnen. Als u twijfelt of u wel of geen professionele antwoordservices moet gebruiken om de belangrijke communicatie van uw bedrijf te beheren, zou dit artikel duidelijkheid moeten scheppen en u helpen een weloverwogen beslissing te nemen.
Overzicht
Het risico om potentiële klanten te verliezen is groot wanneer de zakelijke telefoon onbeantwoord blijft. Zelfs als u de telefoon opneemt, is de kans groot dat advocaten uw tijd verspillen. Veel kleine bedrijven voelen zich dus gevangen tussen de onbetaalbare kosten van het opnemen van de telefoon en de even onbetaalbare kosten om dit niet te doen. Professionele antwoorddiensten kunnen u helpen deze impasse te doorbreken. In plaats van dat jij de telefoon opneemt, doen zij het voor je. Professionele antwoordservices nemen uw oproepen aan en sturen berichten naar u door. Ze hebben over het algemeen operators die zijn opgeleid om alle relevante informatie van elke beller te verzamelen. Als onderdeel van hun werk als professionele antwoordservice;
- Ze kunnen omgaan met vervelende advocaten.
- Ze zijn uitgerust om onmiddellijk tijdgevoelige communicatie te verzenden.
- Ze zullen zelfs namens u afspraken maken met vertegenwoordigers van de klantenondersteuning als u dat nodig heeft.
Het is efficiënter voor professionele antwoordservices om uw oproepen aan te nemen. Behalve dat u tijd bespaart, kunt u ook voorkomen dat u potentiële nieuwe consumenten verliest. Dus bij het runnen van een bedrijf heeft het alleen zin om de diensten van een professionele antwoordservice in te schakelen.
Wat zijn professionele antwoorddiensten?
In het kort, professionele antwoorddiensten zijn experts die verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van oproepen en andere berichten voor meerdere bedrijven. Veel bedrijven vinden het nuttig om een antwoordservice hun inkomende en uitgaande gesprekken te laten beheren, maar moderne professionele antwoordservices behandelen ook e-mail, sms-berichten en cold calling.
Als u er echter een zoekt, moet u zich ervan bewust zijn dat professionele antwoorddiensten bekend staan onder verschillende namen, afhankelijk van hun specifieke aanbod:
Contact- of callcenters
Het bestaan van callcenters is geen geheim. Of je nu positieve of negatieve gevoelens over hen hebt, ze bieden een noodzakelijke service voor bedrijven die afhankelijk zijn van externe live-operators om problemen met klantenondersteuning en een hoog belvolume af te handelen. Callcenters voeren verschillende taken uit, niet alleen telemarketing, in tegenstelling tot wat de meeste mensen zich voorstellen als ze de term horen. Een gemeenschappelijk doel van deze organisaties is om te fungeren als het eerste aanspreekpunt van een bedrijf met zijn klanten of om deze laatste technische ondersteuning te bieden.
Internet-antwoordservice
De meeste online antwoorddiensten zijn niet hetzelfde als conventionele. Ze bieden hun diensten en ondersteuning in principe aan via e-mail, livechat en andere digitale media. Live-agentondersteuning is ook ongebruikelijk bij internetantwoorddiensten.
Virtuele receptioniste
De dienstverlening van dit kantoor is gelijkwaardig aan die van een standaard kantoorreceptionist. Ze moeten oproepen beantwoorden, doorverbinden naar de juiste persoon en de bellers alle relevante informatie verstrekken, zoals kantooruren en locatie.
Virtueel kantoor Kantoor
Het virtuele kantoorbureau is als het hebben van een virtuele receptioniste, behalve dat ze u ook een echte locatie bieden en daar korte vergaderingen kunnen houden. Voor nieuwe ondernemingen of bedrijven met een mobiel personeelsbestand kan dit een uitstekende keuze zijn.
Geautomatiseerde antwoordservice
Het voice-response-systeem is de basis van de geautomatiseerde service in plaats van menselijke agenten. Ondanks dat het geen ouderwetse antwoordservice is, biedt dit bedrijf bellers een manier om berichten in te spreken of een reeks gesproken aanwijzingen te volgen om de juiste afdeling te bereiken. Als je ooit de klantenservice hebt gebeld en de mogelijkheid hebt gekregen om op 1 of 2 te drukken, ben je zeker bekend met dit soort service.
Bestaan er nog antwoordservices?
Absoluut! Meer mensen maken gebruik van antwoorddiensten dan ooit tevoren. Het feit dat er nog steeds antwoordservices bestaan, kan een verrassing zijn voor degenen die zich afvroegen of ze nog steeds nodig zijn in het tijdperk van toenemende AI en technologische vooruitgang.
Wat is het verschil tussen een callcenter en een antwoordservice?
Over professionele antwoorddiensten gesproken: een bedrijf kan een contract afsluiten met een externe antwoorddienst om namens hen oproepen en berichten te ontvangen en door te sturen. Een callcenter daarentegen vervult dezelfde functie, maar met de extra mogelijkheid om ingewikkelde scripts te gebruiken voor het afhandelen van vragen, telefonische bestellingen, leadkwalificatie en elektronische correspondentie.
Wat doen antwoordservices?
In principe beantwoorden ze telefoontjes namens een andere organisatie. Als uw bedrijf een receptioniste nodig heeft of gewoon een pauze van het afhandelen van oproepen nodig heeft, kan Professional Answering Service u helpen. Er zijn XNUMX uur per dag live operators beschikbaar, waardoor u de bereikbaarheid van uw bedrijf kunt vergroten en de tijd dat uw kantoor voor het publiek toegankelijk is, kunt verlengen.
Uw consumenten hebben altijd toegang tot echte mensen, beschikbaar om hun vragen onmiddellijk te beantwoorden. Ze helpen ook de bruikbaarheid van uw site te verbeteren en meer bezoekers aan te trekken door live chat aan te bieden.
Wat is het verschil tussen een antwoordapparaat en een antwoordapparaat?
Een medewerker van de antwoordservice kan ongetwijfeld een deal sluiten; een antwoordapparaat kan dat niet. Naast het aannemen van inkomende oproepen, kunnen operators ook uitgaande oproepen plaatsen: een antwoordservice kan u ook helpen als u problemen ondervindt bij het terugbellen van prospects.
Zijn antwoordapparaten verouderd?
In dit tijdperk van voicemail en andere berichtendiensten zijn antwoordapparaten nu grotendeels achterhaald. Zowel de initiële aankoopprijs als de doorlopende kosten voor het onderhoud van een antwoordapparaat kunnen snel oplopen. Voicemail is een meer tijd- en kosteneffectieve manier om met anderen in contact te komen en kan met vrijwel elke telefoon worden gebruikt.
Met voicemail kunt u berichten van elke telefoon beluisteren en niemand anders zal ze horen. In vergelijking met antwoordapparaten is voicemail veiliger omdat berichten permanent worden gewist nadat ze zijn beluisterd. Ook uw privacy staat op het spel omdat antwoordapparaten eenvoudig te hacken zijn.
Kan ik antwoordapparaat gebruiken in plaats van voicemail?
Als u geen voicemail wilt gebruiken maar wel een antwoordapparaat wilt gebruiken, zorg er dan voor dat u dit instelt om oproepen aan te nemen na minder dan 4 keer overgaan.
In principe voeren beide dezelfde functies uit. Wanneer er niemand beschikbaar is om een oproep aan te nemen, kunnen bellers berichten achterlaten op een antwoordapparaat of voicemail.
Helaas zijn de meeste antwoordapparaten niet in staat om een bericht van een beller op te nemen als de lijn bezet is of als de verbinding met de beller verbroken is.
Aan de andere kant zullen de meeste voicemailsystemen de oproep doorschakelen naar de voicemailserver. Hierdoor kan de beller een bericht achterlaten, zelfs als de ontvanger het op dat moment niet kan opnemen.
Professionele antwoordservices: de beste opties voor 2022
De beste antwoorddiensten hebben professionele telefonisten, receptionisten en mensen die afspraken en bestellingen opnemen. De beste optie is kosteneffectief voor uw bedrijf en gemakkelijk te gebruiken met uw andere systemen. Ze verbeteren het oproepbeheersysteem en maken het ook gemakkelijker om met klanten te praten door dingen toe te voegen zoals gepersonaliseerde scripting, operators die meer dan één taal spreken en flexibele oproeproutering.
Als u op zoek bent naar professionele antwoorddiensten van topkwaliteit, zijn hier een paar opties die u kunt overwegen;
#1. Robijn
Een steeds vaker voorkomende vorm van live antwoordservice, Ruby (of Ruby Receptionisten) biedt XNUMX-uurs virtuele receptionisten en ingebouwde online chat. Het heeft de meeste functies en opties van alle tegenwoordig beschikbare antwoorddiensten. Dit omvat de mogelijkheid om afspraken te plannen, zo nodig rechtstreeks te bellen en zelfs automatisch leads te verzamelen, waardoor het bovenaan deze lijst staat.
Het platform biedt een volledig functionele mobiele app waarmee u direct meldingen kunt ontvangen voor inkomende oproepen en berichten. Op dit moment is Ruby compatibel met tal van populaire zakelijke apps zoals Grasshopper, Clio, Nextiva, MyCase en Rocket Matter. Ruby's auto-attendant heeft zowel gespreksfluister- als binnenschipfuncties om superieure klantenservice te bieden.
Virtuele receptionisten en livechat kunnen indien nodig samen in één pakket worden gebruikt. Enige nadeel is dat Ruby alleen antwoorddiensten en livechat biedt. Daarom kunt u Davinci Virtual bekijken als u een live antwoordservice nodig heeft om u te helpen met routinematige kantoortaken. Door te upgraden naar een van Davinci's Premium-abonnementen, krijg je toegang tot virtuele assistenten met de vaardigheden die nodig zijn om allerlei administratieve taken uit te voeren die buiten het bereik van een standaardassistent vallen.
Belangrijkste kenmerken
- Ruby mobiele app
- Leads mechanisch vastleggen
PROS
- Noch de initiële setup, noch de afhandeling van gesprekken buiten kantooruren worden in rekening gebracht.
- Maakt verbinding met commerciële VoIP-platforms
- Intuïtieve opties voor gespreksbeheer, zoals doorschakelen en live doorverbinden
CONS
- U kunt alleen tijdens kantooruren spreken met een tweetalige receptioniste.
- In vergelijking met de andere dienstverleners is dit de duurste optie.
- Prijzen per minuut die aanzienlijk hoger zijn
#2. MAP-communicatie
Als het gaat om on-demand prijzen per minuut, is MAP Communications de enige live receptionisteservice in deze lijst. Om gebruik te maken van het Standaard abonnement betaal je alleen voor de minuten die je daadwerkelijk gebruikt (naast een laag maandelijks abonnementsbedrag). Alle uren van de dag en nacht, zeven dagen per week, zonder extra kosten, bieden ze in principe receptioniste diensten aan. Toegang tot een klantenportaal, scriptaanpassing, tekst- en e-mailbezorging en de keuze uit een lokaal of gratis nummer zijn standaardfuncties voor alle serviceniveaus.
MAP Communications heeft de goedkoopste maandelijkse lidmaatschapstarieven, maar factureert met intervallen van 60 seconden. In het geval dat een gesprek 110 seconden duurt, maar wordt gefactureerd als 120, wordt er 120 in rekening gebracht. Het basisplan is redelijk geprijsd op $ 43 per maand, plus de kosten van de daadwerkelijk gebruikte minuten, waardoor het een goede optie is voor startups en eenmansoperaties.
MAP Communications is een goedkope optie, maar het ontbreekt aan een mobiele app. In plaats daarvan kunt u de inkomende oproepen van uw bedrijf volgen via een online klanteninterface. Bekijk Ruby als u realtime informatie wilt over de telefoongesprekken van uw bedrijf, waar u ook bent. Een complete mobiele app is beschikbaar bij Ruby, met functies zoals het vasthouden van oproepen met één druk op de knop en speciale zakelijke nummers die worden gehost door Ruby.
Belangrijkste kenmerken
- Specifieke scripts
- Klantenwebportaal
- Telefoniediensten
PROS
- Alle pakketten worden standaard geleverd met een lokale of gratis telefoonlijn.
- Elk abonnement omvat toegang tot een speciale, klantgerichte website.
- Op tijd gebaseerde prijzen zijn mogelijk en er worden alleen kosten in rekening gebracht voor de tijd die u daadwerkelijk aan het gebruik van de service besteedt.
CONS
- Er is geen bijbehorende smartphone-app.
- Minuten die geen deel uitmaken van de toewijzing van het standaardplan
#3. Abby Connect
Als u een klein bedrijf heeft en een toegewijde bemanning wilt hebben die uw oproepen en chatberichten afhandelt, is Abby Connect een van de beste opties. Als u zich aanmeldt voor een van hun abonnementen, krijgt u toegang tot een groep van vijf tot zeven receptionisten, met de mogelijkheid om meer teams toe te voegen voor langere service-uren en XNUMX uur per dag ondersteuning. Hierdoor lijkt het alsof uw bedrijf toegewijde receptiemedewerkers heeft die goed thuis zijn in de ins en outs van uw branche.
Met Abby Connect kunt u aangepaste overdrachtsmuziek uploaden om de waarden van uw bedrijf beter weer te geven dan welke andere service dan ook. Het heeft ook de langste gratis proefperiode van 14 dagen, waarin u de service, uw toegewezen team en alle functies die voor u beschikbaar zijn gratis kunt uitproberen. Om u te helpen het maximale uit de service te halen, krijgt u bovendien een persoonlijke succesmanager toegewezen.
Abby Connect is niet de goedkoopste optie, vooral niet als je 100 uur per dag ondersteuning nodig hebt van een antwoordservice. MAP Communications is $ XNUMX per maand goedkoper dan Abby Connect, maar het heeft geen mobiele app en biedt geen speciale teams. Omdat het reguliere abonnement geen bonusminuten bevat, moet je voor elke minuut die je gebruikt extra betalen.
Belangrijkste kenmerken
- Abby Go mobiele applicatie
- Afwijzing van de oproep
- Warme overdracht
PROS
- Gespecialiseerde groep onder leiding van een toegewijde succesmanager voor uw account.
- SLA-garanties van 99.99% uptime-service
- U kunt contact opnemen met uw accountmanager om gespreksopname in te stellen.
CONS
- Voor XNUMX-uurs assistentie wordt een toeslag in rekening gebracht.
- Met de mobiele app kun je alleen sms'en en geen andere vormen van communicatie
- Er is geen optie voor het doorschakelen van oproepen
#4. Davinci virtueel
Met de twee serviceniveaus van Davinci, Business en Premium, kunt u de services kiezen die het beste bij uw bedrijf passen. In het geval van Premium-pakketten doet de receptioniste ook dienst als administratief medewerker en helpt hij met zaken als planning en reisarrangementen. Voor administratieve taken rekent Davinci $ 50 per uur, gefactureerd in stappen van 15 minuten.
Abonnementen voor bedrijven omvatten standaardfuncties zoals voicemailbeheer, doorschakelen en een speciaal telefoonnummer. Daarnaast heeft Davinci een speciale functie waarmee je teleconferenties kunt hosten met maar liefst 99 personen.
Helaas zijn de telefoonlijnen van Davinci alleen bemand op weekdagen tussen 8 uur en 8 uur. Het activeren van een account kost nu meer tijd. VoiceNation is de beste optie als je een 24-uurs oplossing nodig hebt, inclusief weekends en feestdagen en snel een account aanmaken.
Belangrijkste kenmerken
- Davinci mobiele app
- Virtual assistant
- Geavanceerde gespreksroutering
PROS
- Gratis en onbeperkt internationaal bellen
- Kosten per seconde
- Betrouwbare mobiele app
CONS
- Biedt geen XNUMX-uurs telefonische ondersteuning.
- Setup kost $ 95 en er is geen gratis proefversie beschikbaar.
- Het kan tot twee werkdagen duren om te activeren.
#5. VoiceNation
Als het gaat om het opzetten van een account, is VoiceNation een van de snelste en gemakkelijkste beschikbare opties. VoiceNation kan, in tegenstelling tot andere providers die er twee dagen of langer over doen om uw account in gebruik te nemen, in minder dan vierentwintig uur worden ingesteld en aangepast. Bovendien heeft het goedkopere tarieven en vereist het geen initiële investering om aan de slag te gaan.
Welk abonnement je ook kiest, VoiceNation biedt je altijd tweetalige medewerkers, speciaal voor jou geschreven scripts en een geavanceerde mobiele app. Het biedt een krachtige rapportage- en analysetool voor het beheren van prestaties en het maken van voorspellingen. Alleen abonnementen op Enterprise-niveau worden geleverd met een persoonlijke accountmanager. Abby Connect is het bekijken waard omdat het een gespecialiseerd team en succesmanager biedt voor alle prijsniveaus.
Toetsfuncties
- Online responsvolgsysteem
- Transactieverwerking
- Gratis nummer dat kan worden doorgeschakeld naar een ander nummer
PROS
- Geen initiële investering nodig om aan de slag te gaan
- Er worden geen extra kosten gemaakt voor oproepen op feestdagen of buiten de normale kantooruren.
- Alle abonnementen worden standaard geleverd met tweetalige operators.
CONS
- Bellen met de mobiele app kost 10 cent per minuut.
- Alleen degenen met het Enterprise-pakket krijgen toegang tot een toegewijde accountmanager.
- Kan niet worden gebruikt om afspraken in te plannen
Hoeveel berichten kan een antwoordapparaat bevatten?
Uw voicemailbox heeft een capaciteit van maximaal 30 berichten tegelijk. Afhankelijk van het type voicemail worden nieuwe berichten tussen de 14 en 30 dagen na ontvangst bewaard. Als u ze gedurende die tijd niet opslaat, worden de bestanden automatisch gewist. Bewaarde berichten worden dertig dagen bewaard; op dat moment, als u ze niet handmatig hebt gewist, zal het systeem dit automatisch voor u doen.
Wat is een digitaal antwoordapparaat?
Een digitaal antwoordsysteem, of "digitaal antwoordapparaat", is een apparaat dat berichten van bellers kan opnemen en opslaan en is aangesloten op een traditionele vaste telefoon. Zowel bedrijven als huishoudens gebruiken digitale antwoordsystemen om telefoongesprekken af te handelen en berichten aan te nemen.
Conclusie
Namens een bedrijf nemen professionele antwoordservices oproepen aan, plaatsen ze oproepen en verspreiden ze informatie naar hun klanten.
Deze bedrijven helpen kleine en middelgrote bedrijven omdat die bedrijven vaak niet over de middelen beschikken om intern personeel in te huren om hun hoge belvolumes af te handelen.
Bovendien hebben veel professionals, zoals artsen, loodgieters en elektriciens, drukke agenda's buiten kantoor waardoor ze hun telefoon niet persoonlijk kunnen beantwoorden. Met een antwoordservice kunnen ze oproepen ontvangen en voorkomen dat ze klanten verliezen aan rivalen.
Veelgestelde vragen over professionele antwoordservices
Denk je dat het de moeite waard is om te betalen voor een antwoordservice?
Ontegenzeggelijk. U kunt consumenten behouden, aan hun verwachtingen voldoen en klantenservice bieden met behulp van professionele telefoonbeantwoordingsdiensten. Bovendien levert de bescheiden vergoeding die u betaalt voor uw antwoorddienst een groot rendement op uw investering, maand na maand en jaar na jaar.
Wat kost een telefoonbeantwoordingsdienst?
Het is cruciaal om te beseffen dat verschillende variabelen van invloed zijn op hoeveel een antwoordservice in deze situatie kost. Afhankelijk van het servicepakket dat u kiest, kunt u tussen $ 0.65 en $ 1.19 per gesprek verwachten. Daarom is het zo belangrijk om uw potentiële belverkeer te beoordelen voordat u een pakket kiest.
Waarom is een antwoordservice nodig?
Wanneer u het te druk hebt om met potentiële klanten te praten of dringende vragen van huidige klanten te beantwoorden, kan een antwoordservice dit doen terwijl u zich concentreert op wat u aan het doen bent. Het hebben van een antwoordservice voor veldoproepen wanneer u gesloten bent, is ook een geweldige tijdbesparing.
Gerelateerde artikelen
- OPROEPBEHEERSYSTEEM: Hoe het werkt
- TELEFOONSYSTEMEN: 11+ telefoonsystemen voor elk bedrijf en alles wat u nodig heeft
- Een website maken: eenvoudige stappen voor het maken van een website voor uw bedrijf (gedetailleerde handleiding)
- Enterprise Risk Management: overzicht, kader, competenties
Referentie
