Betrokkenheid van belanghebbenden en management zijn cruciaal voor het definiëren en bereiken van projectsucces. Stakeholder mapping is een belangrijk hulpmiddel om je hierbij te helpen. Dit bericht leidt u stap voor stap door het proces met behulp van een voorbeeld van een stakeholdertoewijzing. U leert hoe u belanghebbenden kunt categoriseren op basis van hun interesse en impact om kritieke actoren, potentiële saboteurs, advocaten en tijdverspillers te identificeren. Door de stappen in dit artikel te volgen, kunt u een solide plan maken om de belangrijkste mensen bij uw project te betrekken: uw belanghebbenden.
Wat zijn belanghebbenden?
Belanghebbenden kunnen worden gedefinieerd als "Iedereen die een belang heeft in het project", hoewel dit een beetje breed is. Een meer praktische definitie zou kunnen zijn: "Iedereen die uw project kan creëren of verpesten."
Deze set van meer specifieke belanghebbenden is onderverdeeld in vier brede categorieën:
1) Sponsors zijn vaak degenen die het project lanceren door de nodige middelen te organiseren en individuen toe te wijzen aan de taak om het te voltooien. Sponsors beheersen de vereisten van het project en als die vereisten veranderen, moeten ze het project dienovereenkomstig leiden.
2) Het Projectteam is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en zorgt voor de voltooiing ervan. Het projectteam is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een oplossing voor de vereisten van het project.
3) Een referentiegroep bestaat uit mensen die projectteams moeten raadplegen om tot de beste oplossing te komen. Zij zorgen ervoor dat de oplossing goed werkt.
4) Gebruikers zijn een diverse groep individuen die baat hebben bij de projectoplossing.
Tip: De Referentiegroep en enkele leden van het Projectteam kunnen ook als Gebruikers worden geclassificeerd. Dit is vaak een heel slim idee.
Stakeholdermapping: wat is het?
Het in kaart brengen van belanghebbenden is een gezamenlijk proces van studie, debat en discussie dat gebaseerd is op vele standpunten om een kritische lijst van belanghebbenden uit het hele spectrum van belanghebbenden te ontwikkelen.
Het in kaart brengen kan worden onderverdeeld in vier stappen:
1) Identificeren: een lijst met relevante groepen, organisaties en individuen
2) Analyseren: standpunten en belangen van belanghebbenden begrijpen
3) In kaart brengen: verbanden tussen doelstellingen en andere belanghebbenden weergeven.
4) Prioritering omvat het rangschikken van het belang van belanghebbenden en het identificeren van uitdagingen.
Het belang van het hulpmiddel voor het in kaart brengen van belanghebbenden
Het in kaart brengen van belanghebbenden is cruciaal omdat belanghebbenden cruciaal zijn voor het succes van een project. Meestal zijn er veel stakeholders, wat veel verschillende verwachtingen met zich meebrengt. U zult moeite hebben om contact te maken met belanghebbenden en deze tevreden te houden als u hun invloed en interesse in het project niet in kaart brengt.
Het is echter tweerichtingsverkeer. Goede communicatie met belanghebbenden geeft projectmanagers de broodnodige informatie over het project, waar ze op verschillende manieren van profiteren. Het helpt bij risicobeperking en het bepalen van de werkelijke projectdoelen van de belanghebbenden.
Met andere woorden, het in kaart brengen van belanghebbenden is de eerste stap in het ontwikkelen van een effectieve communicatiestrategie. Projecten mislukken als er weinig tot geen communicatie is. Hoe beter de communicatie, hoe soepeler het project zal verlopen en hoe gemakkelijker het is om de wensen van uw stakeholders te begrijpen.
Het in kaart brengen van belanghebbenden is een ander hulpmiddel om verwachtingen te managen. U kunt de perspectieven van uw belanghebbenden op het project leren kennen door ze in kaart te brengen. Als gevolg hiervan kan een projectmanager, naarmate het project vordert, stapsgewijs met die verwachtingen omgaan en ze in overeenstemming brengen met het project, zodat iedereen in orde is met de deliverables.
Een voorbeeld van het in kaart brengen van belanghebbenden
Stakeholderkaarten zijn bedoeld om u te helpen uw omgeving te evalueren door te laten zien wie het succes van uw project kan ondersteunen of belemmeren.
Het voorgaande toewijzingsvoorbeeld toont één methode voor het maken van een stakeholderkaart. Houd er rekening mee dat dit voorbeeld van het in kaart brengen van belanghebbenden slechts een van de vele manieren is om belanghebbenden en hun effect weer te geven.
Hoewel kaarten van belanghebbenden verschillende vormen en formaten kunnen aannemen, moeten ze altijd de volgende informatie bevatten:
- Ze zijn eenvoudig te lezen omdat het de bedoeling is dat ze worden gebruikt als een hulpmiddel voor snelle besluitvorming.
- Allesomvattend, want alleen een grondig begrip van de essentiële stakeholders kan nuttige informatie opleveren.
- De vele belanghebbenden zijn ingedeeld in categorieën, afhankelijk van hun type, wederzijdse belangen en mate van invloed.
U kunt uw communicatie met stakeholders op vier manieren managen: strak aansturen, tevreden houden, op de hoogte houden of simpelweg monitoren.
Als een belanghebbende een aanzienlijke hoeveelheid invloed heeft, maar niet zo veel interesse in het project, moeten ze tevreden blijven, wat betekent dat ze regelmatig moeten worden bijgewerkt en dat hun mening van cruciaal belang is.
Een stakeholder met een hoge mate van invloed en belang moet nauwlettend worden gevolgd. Dit houdt in dat we vaker met hen afspreken dan de groep in de categorie 'tevreden blijven', en hun feedback is ook essentieel voor elke besluitvorming.
Je klantenbestand bestaat uit mensen met weinig invloed maar veel nieuwsgierigheid. Ook zij hebben voortgangsupdates nodig, maar niet zo vaak als de groepen 'nauw beheren' en 'tevreden blijven'. Degenen met weinig macht en interesse hebben monitoring nodig, maar ze zouden waarschijnlijk alleen op de hoogte moeten worden gesteld van belangrijke mijlpalen in het project.
Een Stakeholderkaart maken
Wanneer u klaar bent om uw stakeholderkaart te maken en het proces voor het in kaart brengen van belanghebbenden te starten, voert u de volgende vier stappen uit:
#1. Bepaal de belanghebbenden
Een project kan een groot aantal belanghebbenden hebben. De lijst die u maakt, is in overeenstemming met uw organisatie, de impact van het project en de doelstellingen. Dat betekent dat u de lijst tijdens het project mogelijk moet herzien.
#2. Belanghebbenden onderzoeken
De volgende stap vereist veel onderzoek. Hiermee kunt u bepalen hoe relevant ze zijn voor het project en welk perspectief ze bieden. Definieer het type stakeholder dat ze zijn, hoeveel ze aan het project kunnen geven en hun legitimiteit om dit te doen. Zijn ze bereid om mee te doen? Hoeveel inspraak en betrokkenheid hebben zij bij het project?
#3. Deelnemers op een kaart
Dit is het stadium waarin u uw doos ontwerpt en deze in vier secties verdeelt, waarbij de y-as het effectniveau meet van laag (onder) tot hoog (boven) (boven). Je brengt de hoeveelheid rente in kaart op de x-as, van laag (links) naar hoog (rechts) (rechts). Plot uw stakeholders en de resultaten van uw analyse op de twee assen met behulp van uw lijst van belanghebbenden en de resultaten van uw analyse.
#4. Belanghebbenden moeten voorrang krijgen.
Nu u uw belanghebbenden op een kaart hebt geïdentificeerd, geanalyseerd en in kaart gebracht, kunt u plannen hoe u tijdens het project met hen omgaat. Afhankelijk van waar ze op de kaart terechtkomen, controleer je ze nauwlettend of houd je ze in de gaten. Dit is de eerste stap in het ontwikkelen van uw stakeholdercommunicatiestrategie en algemeen stakeholdermanagement.
Beste praktijken voor het in kaart brengen van belanghebbenden
Het is voordelig als u zoveel mogelijk informatie kunt verkrijgen over al uw stakeholders. Je bent benieuwd naar wie ze zijn en hoe ze het liefst communiceren. Sommigen willen misschien dat je ze alleen updates stuurt, terwijl anderen de voorkeur geven aan persoonlijke presentaties of een telefoongesprek. Bepaal de communicatiemethode die zij prefereren en de frequentie die voor hen het beste werkt.
#1. Heb een open geest
Het begrijpen van de culturele of taalkundige verscheidenheid onder uw belanghebbenden is een ander onderdeel van het in kaart brengen van uw belanghebbenden. Als ze uw moedertaal niet spreken, moet u uw berichten aanpassen. Het is van cruciaal belang om inclusief te zijn en te begrijpen dat wat goed is voor de ene stakeholder, slecht kan zijn voor de andere.
#2. Effectief communiceren
De inhoud van Uw communicatie moet duidelijk zijn. Je probeert jargon te vermijden en geeft ook feiten. Wees tijdens het praten open en eerlijk en houd bij wat zeker is en wat niet. Sta open voor de opmerkingen van uw belanghebbenden en begrijp hoe deze uw beslissingen kunnen beïnvloeden.
#3. Wees open en eerlijk.
Houd nooit informatie achter, vooral niet verschrikkelijk nieuws. Hoe eerder u het naar buiten brengt, hoe eerder u in staat zult zijn tegemoet te komen aan de verwachtingen van belanghebbenden en ook eventuele zorgen te beantwoorden.
#4. Blijf beschikbaar
Zorg ten slotte voor open communicatiekanalen. Onderhoud contact met uw stakeholders, maar geef hen ook een mechanisme waarmee zij u indien nodig kunnen bereiken. Luister naar wat ze te zeggen hebben, communiceer met ze en stel je eigen vragen als ze dat doen. Communicatie is het uitwisselen van informatie.
Het proces van het in kaart brengen van belanghebbenden is net zo belangrijk als het resultaat, en de kwaliteit van het proces is sterk afhankelijk van het begrip van de betrokkenen.
Stakeholder mapping zorgt ervoor dat initiatieven soepel verlopen.
Verwaarlozen beheer van belanghebbenden kan leiden tot wegblokkades en tegenslagen, en daarom zou het in kaart brengen van belanghebbenden een essentieel hulpmiddel moeten zijn in de gereedschapskist van elke projectmanager.
Het succes van een project is afhankelijk van de betrokkenheid en samenwerking met belanghebbenden met alle achtergronden. Hun motivaties begrijpen en ze in verschillende categorieën indelen met behulp van de macht/rentematrix en kaarten met belanghebbenden kunnen een grote bijdrage leveren om ervoor te zorgen dat uw werk op schema ligt.
Veelgestelde vragen over het in kaart brengen van belanghebbenden
Wat is de stakeholder mapping tool?
Over het algemeen is het in kaart brengen van belanghebbenden een hulpmiddel dat wordt gebruikt in de analyse van belanghebbenden om mensen te categoriseren op basis van hun macht en belangen.
Wat is een stakeholderbetrokkenheidsmodel?
Betrokkenheid van belanghebbenden verwijst naar de systematische identificatie, analyse, planning en ook uitvoering van initiatieven die bedoeld zijn om belanghebbenden te beïnvloeden.
