Projectmanagers besteden hun dagen aan het beheren van budgetten en het volgen van tijdlijnen, waarbij ze zich voornamelijk richten op het zo snel en goedkoop mogelijk voltooien van een project. Hoewel het waar is dat projectmanagers zich vaak bezighouden met projectplanningen en budgetten, houdt een echt goede projectmanager ook rekening met andere zaken. Communicatiebeheer, risicobeheer en betrokkenheid van belanghebbenden zijn allemaal cruciale aspecten van het werk. Dit derde punt, de betrokkenheid van belanghebbenden, wordt vaak over het hoofd gezien, vooral door beginnende projectmanagers. Ze waarderen niet altijd de macht die belanghebbenden hebben over het slagen of mislukken van een project. Hieronder bekijken we het stakeholderbetrokkenheidsplan, bespreken we de componenten van de strategie en leiden we u door de stappen die u kunt nemen om er voor het eerst een te schrijven. U leert ook hoe u uw strategie voor de betrokkenheid van belanghebbenden effectief kunt beheren.
Wat is een strategie voor stakeholderbetrokkenheid?
Bepaalde organisatorische acties zullen een impact hebben op en interesse hebben in veel verschillende groepen belanghebbenden.
Als een gemeente bijvoorbeeld een gedenkteken wilde maken ter ere van lokale oorlogssoldaten, konden ze met familieleden overleggen over het idee. Ze kunnen ook contact opnemen met een lokale beeldhouwer over het ontwerp en de media op de hoogte stellen om de introductie ervan bekend te maken.
Niet alle stakeholdergroepen zijn echter gelijk. Sommige moeten mogelijk regelmatig op de hoogte worden gehouden van wijzigingen. Voor anderen moet je af en toe contact houden.
Een strategie voor het betrekken van belanghebbenden helpt u te bepalen hoe vaak u met elke groep moet communiceren en welke technologieën u voor elke groep moet gebruiken.
Waarom heb je een strategie voor stakeholderbetrokkenheid nodig?
Afhankelijk van de branche kan een goede betrokkenheid van belanghebbenden leiden tot meer klanten, beter geformuleerd beleid, goed beheerde projecten, innovatie en meer.
Wat is een stakeholderbetrokkenheidsplan?
Een stakeholderbetrokkenheidsplan is een ondergeschikt document dat vaak wordt ontwikkeld naast het hoofdprojectplan voor een specifiek oeuvre. Het is een schriftelijk document dat voor de start van een project wordt opgesteld. Het wordt bewaard in een bestand en u kunt het gedurende het hele project wijzigen wanneer u het nodig heeft. Het doel is dus om de belangrijkste belanghebbenden van een project te identificeren en een techniek en aanpak te beschrijven voor hoe het projectteam zal communiceren en communiceren met die belanghebbenden.
"Betrokkenheid van belanghebbenden is simpelweg uitzoeken hoe je succesvol kunt communiceren, samenwerken en contact kunt maken met belangrijke mensen die een positieve of negatieve invloed hebben en de uitkomst van je project kunnen beïnvloeden,"
Bron: Tim Molens
Het belang van een stakeholderbetrokkenheidsplan
Alle projecten hebben stakeholders. Dit zijn de personen, meestal in het management, die een persoonlijk en professioneel belang hebben bij het succes van het project.
Stakeholders kunnen een grote invloed hebben op de voortgang van een project. Zij autoriseren en verstrekken middelen aan het project. Ook kunnen ze besluiten een project uit te stellen of helemaal te beëindigen als ze van mening zijn dat het niet de verwachte of beoogde resultaten oplevert. Het projectteam moet een methode specificeren om deze verwachtingen te managen. Dit komt omdat alle belanghebbenden in verschillende mate betrokken zullen zijn en hun eigen motivaties of verwachtingen voor een project kunnen hebben.
"Communiceren met de primaire klant verschilt van communiceren met het projectteam, die zich misschien meer zorgen maakt over wat ze moeten doen om het project effectief uit te voeren", legt Mills uit. Het stakeholderbetrokkenheidsplan stelt de projectmanager in staat om een systematische aanpak te ontwikkelen om ervoor te zorgen dat verwachtingen, beslissingen, risico's/problemen en projectvoortgangsinformatie op het juiste moment aan de juiste persoon worden verstrekt met het meest efficiënte en effectieve informatieniveau.
Lees ook: Planning en strategieën voor stakeholdermanagement
Wat komt er in een Stakeholder Engagement Plan?
Een stakeholderbetrokkenheidsplan bestaat uit drie delen:
#1. Belanghebbenden identificeren
In deze sectie worden alle belanghebbenden van het project bij naam genoemd. In de paragraaf worden in ieder geval hun taken en verantwoordelijkheden beschreven met betrekking tot het project. In sommige omstandigheden kan het echter aanzienlijk grondiger zijn.
Een uitgebreid stakeholderbetrokkenheidsplan zou stakeholders ook categoriseren op basis van macht, invloed, relatie (intern of extern) of elke andere categorie die de projectmanager nuttig zou kunnen vinden bij het beheren van communicatie.
#2. Intentie tot interactie met belanghebbenden
In het volgende gedeelte wordt aangegeven hoe het projectteam zal omgaan met en omgaan met de belanghebbenden die in het eerste gedeelte van het plan zijn gedefinieerd. Volgens Mills zal dit vaak een meer diepgaande beoordeling van elke stakeholder met zich meebrengen, die zal worden gebruikt om de rest van het plan te informeren.
We zouden de stakeholder bijvoorbeeld kunnen evalueren op basis van de mate van waargenomen betrokkenheid. Zijn ze bewust, resistent, neutraal, ondersteunend of leiden ze het project? Deze kennis zal de projectmanager helpen bij het bedenken van manieren om belanghebbenden te betrekken op een manier die hen bewust maakt van de essentiële zorgen van het project of hen aanmoedigt om meer steun te geven aan het succes van het project.
#3. Activiteiten voor stakeholderbetrokkenheid
Het laatste deel van het plan is in wezen een samenvatting van de vele activiteiten die het projectteam zal ondernemen om met belanghebbenden te communiceren, hun verwachtingen te managen en hen betrokken te houden bij het project. Dit omvat acties zoals vooraf geplande vergaderingen met belanghebbenden of cruciale rapporten.
Bovendien stelt het hebben van een overzicht van de bekende betrokkenheidsactiviteiten de projectmanager en het team in staat om snel de veranderende eisen van de belanghebbenden waar te nemen en erop te reageren.
Dit gedeelte van de paper zal ook vaak de soorten communicatie beschrijven die tijdens het project zullen worden gebruikt, zoals e-mail, periodieke vergaderingen, telefonische vergaderingen, enzovoort, en ook voor wie elke vorm van communicatie het meest geschikt is.
Hoe maak je een Stakeholder Engagement-plan?
#1. Bepaal wie deel zal uitmaken van de belanghebbenden van uw project.
De eerste stap bij het ontwikkelen van uw plan voor de betrokkenheid van belanghebbenden is om duidelijk te definiëren wie erbij betrokken moeten worden. Hoewel er tal van strategieën zijn die u kunt gebruiken om deze lijst samen te stellen, stel ik voor te beginnen met drie specifieke tactieken.
Ontmoet eerst een-op-een met de projectsponsor (de persoon die verantwoordelijk is voor het succes van het project). Gebruik deze discussie om expliciet hun projectverwachtingen te definiëren, evenals eventuele risico's of problemen die ze kunnen hebben met het gedefinieerde plan.
Ten tweede kun je een goede start maken door naar een eerder vergelijkbaar project te kijken en het met het jouwe te vergelijken. Denk aan factoren zoals:
- Wie waren de stakeholders van het project?
- Moeten ze hier deel van uitmaken?
- Zo niet, wie zouden hun tegenhangers moeten zijn?
- Werd er iemand buiten het oorspronkelijke project gelaten die volgens jou deel zou moeten uitmaken van dit project?
Ten slotte zal een mindmap worden gemaakt, die een visuele weergave is van degenen die een impact op het project kunnen hebben.
#2. Creëer en implementeer effectieve methoden voor interactie met elke stakeholder.
Met uw lijst van belanghebbenden bij de hand, kunt u plannen hoe u gaat communiceren en communiceren met elk van de mensen die u hebt geïdentificeerd. U moet dit plan aanpassen aan elk individu, rekening houdend met hun specifieke communicatievoorkeuren en hun mate van betrokkenheid bij het project.
Beoordeel de volgende gebieden bij het beoordelen van elke belanghebbende:
- Wat ze al weten van het project
- Waar moeten ze op letten?
- Hun vermogen om het project te beïnvloeden of te beïnvloeden
- Hun enthousiasme voor het idee is voelbaar.
#3. Houd een verslag bij van uw werk.
De laatste stap bij het ontwikkelen van uw stakeholderbetrokkenheidsplan is het documenteren en formaliseren van de inspanning. Op dit punt distribueert u het document naar uw hele projectteam zodat iedereen de verzamelde gegevens kan verifiëren en wijzigen, evenals eventuele last-minute aanpassingen of toevoegingen.
Welke strategieën gebruikt u om de betrokkenheid van belanghebbenden te beheren?
Aan de andere kant is het creëren van een strategie voor stakeholderbetrokkenheid vrij eenvoudig, het beheren ervan is een grotere uitdaging.
Laten we eens kijken naar de volledige procedure voor het beheren van uw strategie voor het betrekken van belanghebbenden.
#1. Onderzoek uw belanghebbenden.
Ga er nooit vanuit dat u weet wie al uw belanghebbenden zijn; altijd bevestigen. Cambridge Dictionaries Online definieert een stakeholder als:
"Een persoon, zoals een werknemer, consument of burger, die is geassocieerd met een organisatie, samenleving of andere entiteit en daarom verantwoordelijkheden heeft en belang heeft bij het succes ervan."
Aan de hand van dit criterium identificeert u snel zowel interne als externe belanghebbenden. De volgende stap is om die belanghebbenden in vier groepen in te delen:
- Weinig interesse en invloed: Degenen met weinig interesse en invloed moeten op de hoogte worden gehouden.
- Hoge rente, lage invloed: Dit zijn de mensen met wie je moet overleggen en overleggen.
- Lage rente en hoge invloed: Je moet krachtige stakeholders inschakelen die weinig belang hebben, maar veel macht.
- Hoge interesse, hoge invloed: Partners met wie u moet samenwerken
Dit stelt u in staat om de meest effectieve strategieën te identificeren voor het betrekken van en communiceren met elke groep. Om u te helpen bij het beheren van de strategie, kunt u een eenvoudige matrix voor de betrokkenheid van belanghebbenden maken, zoals deze, op basis van de prioriteiten van een NHS Commissioning Group.
#2. Definieer je doel.
Een duidelijk doel is essentieel om de betrokkenheid van belanghebbenden effectief te beheren. Wanneer je een duidelijk doel voor ogen hebt, wordt het engagementproces relevanter voor alle betrokkenen.
De resultaten die u moet bereiken door middel van stakeholderbetrokkenheid, zijn afhankelijk van uw branche en specifieke bedrijf. Veelvoorkomende doeleinden in de publieke sector zijn bijvoorbeeld:
- Beleidsformulering
- Creatie van gedeelde diensten
- Groei van toerisme
- Initiatieven om het milieu te beschermen
- Curriculum creatie
- Campagnes voor de gezondheidszorg
- Initiatieven om misdaad te verminderen
Evenzo, als u in de detailhandel werkt, wilt u mogelijk belanghebbenden ontmoeten om:
- Artikelen maken
- Maak speciale aanbiedingen.
- Ontwikkel een prijsstrategie.
- Nieuwe verkooppunten creëren.
- Serviceniveaus verbeteren
- De inrichting van winkelinrichtingen
Met een duidelijk doel voor ogen kunt u uw matrix gebruiken om relevante belanghebbenden te identificeren en hun betrokkenheid op de meest geschikte manier te beheren - samen te werken, rekening te houden, hen te informeren - afhankelijk van hoe actief en invloedrijk ze zijn.
#3. Stem beschikbare tools af op gespecificeerde stakeholders.
Zodra u uw belanghebbenden hebt geïdentificeerd en uw doelen hebt bepaald, is het tijd om de beste hulpmiddelen te vinden om hen te informeren, raadplegen of met hen samen te werken.
Als het gaat om het selecteren van digitale tools voor samenwerking met belanghebbenden, stellen we voor een kaart te maken die lijkt op die hieronder en deze op uw originele matrix te plaatsen. Traditionele instrumenten voor het betrekken van belanghebbenden, zoals papieren vragenlijsten, informatieve roadshows, persoonlijke ontmoetingen en krantenadvertenties, kunnen op dezelfde manier worden gebruikt.
#4. Selecteer de beste methoden en technologieën voor de taak.
Het kan intimiderend zijn om voor de eerste keer een matrix van digitale of traditionele engagementtools te construeren. Het kan lijken dat u moet investeren in een verscheidenheid aan procedures en technologieën, wat kostbaar, tijdrovend en inefficiënt kan zijn.
Bovendien kunt u door te investeren in een veelzijdig online samenwerkingspakket groot denken en klein beginnen, waardoor de reikwijdte van uw stakeholderbetrokkenheidsplan wordt vergroot naarmate er nieuwe projecten ontstaan.
Veelgestelde vragen over strategiebetrokkenheid
Wat zijn de vijf niveaus van stakeholderbetrokkenheid?
Belanghebbenden kunnen worden ingedeeld in een van de vijf graden van betrokkenheid: 'Onbewust', 'Resistent', 'Neutraal', 'Ondersteunend' of 'Leading'. Het is van cruciaal belang om het huidige niveau van betrokkenheid van elke belanghebbende te beoordelen en ervoor te zorgen dat ze allemaal het project steunen.
Wat is het doel van stakeholderbetrokkenheid?
Betrokkenheid van belanghebbenden is het proces waarmee organisaties communiceren met en leren over hun belanghebbenden. Bedrijven kunnen beter begrijpen wat mensen willen wanneer ze dat willen, hoe betrokken ze zijn en hoe de plannen en activiteiten van de bedrijven hun doelen zullen beïnvloeden door ze beter te leren kennen.
Hoe ziet een stakeholderbetrokkenheidsplan eruit?
Een stakeholderbetrokkenheidsplan omvat stakeholders, inclusief hun belangen, benadrukt hun macht en invloed, en definieert de methoden die moeten worden gebruikt om stakeholderbetrokkenheid uit te voeren.
