Het kopen van producten en diensten voor een bedrijf van een leverancier buiten het bedrijf staat bekend als zakelijke inkoop. Het inkoopproces omvat het lokaliseren van dingen, het onderhandelen over de voorwaarden van de verkoop, het kopen van de goederen, het zorgvuldig controleren ervan en het nauwgezet bijhouden van elke stap. U kunt de goede werking van het bedrijf waarvoor u werkt handhaven door meer te leren over zakelijke inkoop. In dit bericht leert u wat inkoop is in de bedrijfscyclus, soorten inkoop, toeleveringsketen en hoe dit verschilt van inkoop.
Wat is inkoop in het bedrijfsleven
De handeling van een bedrijf dat een artikel of dienst koopt voor intern gebruik, staat bekend als zakelijke inkoop. Om hun routine uit te voeren, kopen bedrijven vaak goederen en diensten. In vergelijking met grotere organisaties doen kleinere bedrijven vaak aanzienlijk kleinere aankopen van goederen en diensten. Grondstoffen, onderhoudsbenodigdheden, consumentenproducten, verwerkte materialen, kantoorapparatuur, site-ontwerp, marketingdiensten en werving zijn slechts enkele voorbeelden van de goederen en diensten die een bedrijf zou kunnen kopen.
Hoe inkoop werkt
Het beheer van inkoop en inkoopprocessen kan een aanzienlijk percentage van de middelen van een bedrijf in beslag nemen. Doorgaans bieden inkoopbudgetten managers een vast bedrag dat ze kunnen gebruiken om de producten of diensten te kopen die ze nodig hebben. Vanwege het feit dat de mogelijkheid om bepaalde goederen of diensten te kopen van invloed kan zijn op hoe lucratief operaties zijn, is het inkoopproces vaak een belangrijk onderdeel van de strategie van een bedrijf. Processen voor de aanschaf van goederen en diensten worden vaak bepaald door bedrijfsnormen, die vaak worden gecentraliseerd door boekhoudkundige controles van de crediteurenafdeling (AP). De voorbereiding en verwerking van een aanvraag, evenals de definitieve ontvangst en goedkeuring van de betaling, maken allemaal deel uit van het inkoopproces.
Dit kan een breed scala aan activiteiten omvatten, waaronder leveranciersonderzoek en -selectie, standaardbepaling, prijsonderhandeling en voorraadbeheer. Als gevolg hiervan hebben veel grote bedrijven voor succesvolle inkoop mogelijk hulp nodig van een paar verschillende bedrijfsafdelingen. Het inkoopproces bestaat uit een aantal stappen, waaronder:
- Het selecteren van de benodigde goederen en diensten
- Vul een aankoopaanvraagformulier in en vraag verschillende leveranciers om schattingen.
- Werk een deal en een prijs uit met de leverancier en voltooi vervolgens de inkooporder.
- Ontvang de levering en voer vervolgens de betaling uit.
Boekhouding voor inkoop
Aangezien inkoop inhoudt dat goederen en/of diensten worden aangeschaft voor de omzetdoelstellingen van de organisatie, worden inkoopuitgaven doorgaans opgenomen in de financiële boekhouding van een bedrijf. Als gevolg hiervan kunnen sommige bedrijven een Chief Procurement Officer (CPO) in dienst nemen om toezicht te houden op deze initiatieven. Een CPO dus:
- Beheert inkoopvereisten
- Werkt samen met crediteuren om effectieve betaling en integratie van inkoopnormen te garanderen
- Neemt deel aan teams die beslissingen nemen over inkoop wanneer er verschillende concurrerende biedingen zijn
Er zijn verschillende manieren om inkoopverwerking te splitsen en te onderzoeken. Daarom beheren bedrijven en industrieën de verwerving van directe en indirecte uitgaven op verschillende manieren. Ook zullen bedrijven die goederen verkopen in tegenstelling tot bedrijven die diensten verlenen, de kosten anders beheren.
Aankoopcyclus
Er zijn verschillende fasen in de inkoopcyclus die een zorgvuldige voorbereiding en uitvoering vragen. De inkoopstrategie van het bedrijf wordt grotendeels bepaald door elke stap. De zes fasen van de inkoopcyclus zijn als volgt:
#1. Planningscyclus voor inkoop
In dit stadium wordt het probleem herkend en wordt er een voorlopige beoordeling uitgevoerd om de specifieke kenmerken van het probleem te bevestigen. Voorbeelden zijn het type product dat nodig is en de beste benadering van het probleem.
#2. Eis Definitie Inkoopcyclus
De volgende stap na het plannen is het definiëren van de vereisten. Een werkverklaring is een document dat alle vereisten voor het oplossen van problemen opsomt. Het is een belangrijke fase omdat de specificaties laten zien hoe goed de potentiële leveranciers het probleem begrijpen.
#3. Sourcing inkoopcyclus
Het bedrijf neemt op dit moment contact op met de leverancier en geeft alle details van de inkoop door, zoals de algemene voorwaarden, leveringsdata en specificaties voor het goed of de dienst. Leveranciers zullen het aanbod van een bedrijf inspecteren, onderzoeken en een voorstel indienen.
#4. Evaluatie en Selectie Inkoopcyclus
Het bedrijf kiest het beste bod uit de aanbiedingen van leveranciers na beoordeling. De beslissing wordt genomen in overeenstemming met hoe duidelijk de oplossing in het voorstel is uiteengezet.
#5. Aanbestedingscyclus voor contracttoekenning
De geselecteerde leverancier ontvangt het contract. Als het bedrijf meer details wil over een bepaald deel van het plan, zullen verdere besprekingen plaatsvinden.
#6. Contractadministratie Inkoopcyclus
Zodra het contract aan de leverancier is verstrekt, is het cruciaal om het te beheren om mogelijke juridische problemen aan te pakken. Verifiëren dat de aanbieder alle contractvoorwaarden naleeft, is het doel. Alles wordt in dit stadium beheerd, van leveringen op tijd tot de kosten van de te leveren producten.
Soorten inkoop
Directe, indirecte en service-inkoop zijn de drie verschillende categorieën. Het gebruik van een inkooporder of contract om producten of diensten rechtstreeks van een leverancier te verkrijgen, wordt directe inkoop genoemd. Het kopen van producten of diensten van een bron houdt indirect in dat je via een tussenpersoon gaat, zoals een agent of distributeur. Het proces van het kopen van diensten van een serviceprovider staat bekend als service-inkoop. Laten we eens kijken naar de volgende soorten inkoop die hieronder worden vermeld:
#1. Indirecte inkoop
Het proces van het verwerven van goederen en diensten die niet direct verband houden met de primaire activiteiten van de organisatie, staat bekend als indirecte inkoop. Items zoals kantoorbenodigdheden, conciërgediensten en IT-apparatuur zijn allemaal soorten indirecte inkoop.
Het brengt vaak een andere reeks procedures en normen met zich mee voor het kiezen van leveranciers, en het wordt gecontroleerd door een team buiten het directe inkoopteam. Indirecte inkoop heeft tot doel de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen zonder in te boeten aan kwaliteit.
#2. Directe inkoop
Het proces waarbij goederen en diensten rechtstreeks worden gekocht van leveranciers die deel uitmaken van de toeleveringsketen van uw bedrijf, wordt eerstelijns of directe inkoop genoemd. Met andere woorden, directe inkoop verwijst naar de praktijk waarbij goederen of diensten rechtstreeks van een leverancier of fabrikant worden gekocht, doorgaans zonder tussenkomst van een tussenpersoon. Directe vormen van inkoop hebben verschillende voordelen, waaronder goedkopere prijzen en meer controle over de kwaliteit. Soorten rechtstreekse inkoop kunnen ook bepaalde nadelen hebben, zoals lange doorlooptijden en minder flexibiliteit.
#3. Service-inkoop
Het proces van het verkrijgen van diensten van een derde partij staat bekend als service-inkoop. Het belangrijkste onderscheid tussen het kopen van producten en dat van diensten is dat u met diensten een bepaald doel of resultaat koopt in tegenstelling tot een tastbaar goed. Voordat u diensten aanschaft, is het van cruciaal belang om precies te bepalen wat u van de aanbieder verlangt. U kunt beginnen met het opstellen van criteria voor het evalueren van mogelijke dienstverleners zodra u uw eisen goed begrijpt.
Wat is inkoop in de toeleveringsketen
Een succesvolle inkoopservice draagt bij aan een hogere bedrijfswinstgevendheid. Inkoop is een cruciaal onderdeel van supply chain management. Deze omvatten sourcing, afdingen, kopen en volgen van benodigdheden naast het aanschaffen van goederen en diensten. Omdat technologische verbeteringen ons de afgelopen jaren naar een snelle levensstijl hebben geduwd, is het belang van inkoop in supply chain management gegroeid. Zelfs als we een lange weg hebben afgelegd sinds we fysieke gegevens van elke aankoop hadden, is het nog steeds van cruciaal belang om zorgvuldig de producten en diensten te kiezen die nodig zijn voor zakelijke transacties.
Kernprestatie-indicatoren van inkoop:
Een organisatie moet zich regelmatig houden aan een aantal KIP's om de effectiviteit van het inkoopproces te verbeteren, de voortgang te bewaken en het team af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen. Deze KPI's omvatten het volgende:
- Cyclustijd voor een inkooporder
- Doorlooptijd, defectpercentage en beschikbaarheid van leveranciers
- Aantal verkopers
- Nauwkeurigheid van de uitvoering
- ROI van het inkoopproces
Stappen van het inkoopproces:
- Identificatie: De eerste stap is identificatie, waarbij een inkoopteam de initiële behoefte van de organisatie aan specifieke producten en artikelen vaststelt. Herbevoorrading kan nodig zijn voor nieuwe of eerder bestelde goederen.
- Indiening van het verzoek: het inkoopteam moet een formeel verzoek indienen bij het bedrijf met details over het artikel, de hoeveelheid en de prijs voor elke grootschalige aankoop van producten. Na goedkeuring door het financiële team kan het inkoopteam doorgaan met het aankoopplan.
- Leveranciersevaluatie: het team moet beslissen welke dingen moeten worden gekocht voordat wordt bepaald bij welke leveranciers ze aankopen doen.
- Onderhandeling: het inkoopteam onderhandelt met de verkoper om de prijs te verlagen tot de beste waarde of om opnieuw over de verkoop te onderhandelen na ontvangst van de offerte.
- Inkooporder: zodra de hoeveelheid en prijs zijn overeengekomen, wordt een inkooporder aangemaakt met alle details van de bestelling die door de leverancier moeten worden vervuld.
- Inspectie van geleverde producten: Het inkoopteam moet na levering de hoeveelheid geleverde producten en eventuele beschadigde goederen onderzoeken.
- Factuur genereren en bijhouden: nadat de goederen zijn afgeleverd, wordt een factuur gemaakt en betaalt het financiële personeel van de organisatie deze.
Inkoop versus inkoop
De woorden inkoop en inkoop lijken in gewoon Engels hetzelfde te betekenen. In een zakelijke omgeving zijn ze dat echter verre van. Hoewel ze allebei bepaalde parallellen hebben, houdt de ene zich meer bezig met transactietaken en de andere met het strategische product-sourcingproces. In discussies over inkoop vs. inkoop is verwarring niet ongebruikelijk. In werkelijkheid maakt dit onderscheid niet veel uit voor kleinere bedrijven. Als u het onderscheid tussen de twee echter niet begrijpt, kan dit uw bedrijf schaden als het uitbreidt. Hier gaan we dieper in op dit onderscheid.
Wat is inkoop in het bedrijfsleven? Inkoop versus inkoop
De procedure die wordt gebruikt wanneer uw bedrijf of organisatie artikelen of diensten aanschaft om haar doelstellingen te bereiken, wordt inkoop genoemd. Als u klaar bent met het gebruik van bedrijfsfondsen, worden het betalen van personeelssalarissen, het huren van nieuwe kantoorruimte of zelfs het kopen van een nieuwe magnetron voor de voorraadkast op kantoor allemaal als aankopen beschouwd.
Wat is inkoop in het bedrijfsleven? Inkoop versus inkoop
Het inkopen, onderhandelen en selecteren van goederen en diensten die doorgaans van groter belang zijn voor de organisatie, wordt in meer technische taal inkoop genoemd. Een meer bewuste methode om goederen en diensten in het bedrijf te verwerven, is inkoop.
Belangrijkste verschillen tussen inkoop en inkoop
Hoewel je in een vergelijkbare omgeving werkt, zijn inkoop en inkoop niet hetzelfde. Om een succesvol systeem te hebben, is het essentieel om een grondig begrip te hebben van hoe de twee verschillen. Hieronder volgen enkele belangrijke verschillen tussen inkoop en (versus) inkoop:
#1. Doelen
De focus van inkoop ligt op de prijs van uw bestelling, terwijl de focus van inkoop ligt op de gegenereerde waarde en de totale eigendomskosten.
#2. Prijs en waarde
Zakelijke inkoop is meer gericht op de langetermijnwaarde die de aangeschafte producten of diensten bijdragen aan het bedrijf. Aan de andere kant is inkoop gericht op de prijs of kostprijs die de gewenste materialen met zich meebrengen.
#3. Vendor partnerschap
Het opbouwen van verbindingen met leveranciers heeft over het algemeen geen topprioriteit bij inkoopbeheer, omdat het alleen werkt met het huidige leveranciersbestand. Aan de andere kant is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van inkoopbeheer het ontwikkelen van langdurige samenwerkingsverbanden met leveranciers die strategisch worden aangeworven.
#4. Transactionele versus relationele focus
Een ander verschil tussen inkoop- en inkoopprocedures is dat inkoopprocessen relationeel zijn, terwijl inkoopprocessen transactioneel zijn.
#5. Aanpak: proactief versus reactief
De processen, rechtvaardigingen en doelen van de twee geven aan dat inkoop een proactieve benadering hanteert, terwijl de aankoop meer reactief is. Voor zover ze een hoger niveau van planning en strategie inhouden voor, tijdens en na de aanschaf van de benodigde middelen, zijn inkoopprocessen proactief.
#6. Risico-evaluatie en -mitigatie
Als een strikt transactieactiviteit, staat kopen geen risicobeoordeling en -vermindering toe. Tijdens de interactie met verkopers of leveranciers kan een organisatie een aantal gevaren voor de toeleveringsketen tegenkomen. Operationeel risico, financieel risico, risico's met databeveiliging, etc.
#7. Opeenvolging van bewerkingen
De processtroom voor inkoop is aanzienlijk complexer dan die voor inkoop. Het omvat alles, inclusief identificatie van vereisten, sourcing, contractafsluiting en archivering. Bestellen, versnellen en betalen zijn de drie stappen die het grootste deel van het aankoopproces uitmaken.
Wat zijn de 5 belangrijkste zaken bij inkoop?
Stuk voor stuk bieden ze een stukje van het geheim van succesvol inkopen:
- Stroom van de inkoopketen
- Risicobeheer leveranciers
- Capaciteit opbouwen voor voorspellende analyses
- Een gecentraliseerde leveranciersdatabase
- Opname in het collectieve innovatiesysteem van het bedrijf.
Wat zijn de 4 belangrijkste rollen van inkoop?
Sourcing, onderhandelen, contracten beheren en leveranciersrelaties beheren zijn de vier primaire functies van inkoop.
Wat is het doel van inkoop?
Een verscheidenheid aan acties is opgenomen in de cruciale zakelijke functie van inkoop, die een organisatie helpt goederen en diensten te verwerven. Het doel van inkoop is om leveranciers te vinden tegen concurrerende kosten die de grootste waarde bieden.
gerelateerde berichten
- INKOOPBEHEER: betekenis, voordelen, strategieën en stappen
- INKOOPSOFTWARE: Top Vrije Software & Bedrijven in 2023
- Hoe inkoopadviseurs bedrijven helpen geld te besparen en waarde te vergroten
- Projectinkoopbeheer: gedetailleerde gids voor de inkoopprocessen
Referenties
