INVENTARISTRACKER: Betekenis, gratis software en blad

Inhoudsopgave Verbergen

Wat is een voorraadtracker?
De voordelen van het bijhouden van inventaris
De uitdagingen van het bijhouden van inventaris
Hoe houdt u voorraad effectief bij?
Beste gratis voorraadbeheersoftware 2023
Hoe u gratis software voor voorraadbeheer kiest
Wat is de beste manier om inventaris bij te houden?
Hoe kan ik mijn voorraad gratis bijhouden?
Kan Excel worden gebruikt om inventaris bij te houden?
Wat zijn de drie methoden voor het bijhouden van inventaris?
Wat zijn de twee methoden voor het bijhouden van inventaris?
Wat zijn de soorten voorraadvolgsystemen?
Waarom zou u inventaris bijhouden?
Conclusie
1. Gerelateerde artikelen
2. Referenties

"Waar heb ik die inventaris gelaten?" vraag je je af terwijl je versuft door je magazijn dwaalt. Dat scenario is een beetje dramatisch, maar het kan zo aanvoelen als u ontdekt dat uw inventarisnummers onjuist zijn. Het goed bijhouden van voorraadgebruik en variantie is essentieel om het meeste uit uw producten te halen. Gelukkig hoeft het niet zo moeilijk te zijn als het lijkt. We hebben een uitgebreide gids samengesteld die u kan helpen de basisprincipes van een inventarisvolgsysteem te begrijpen, inclusief wat gratis software die u voor uw kleine bedrijf kunt gebruiken en een blad om u door het proces te helpen. Zonder verder oponthoud, laten we doorgaan!

Wat is een voorraadtracker?

Voorraadvolging, zoals de naam al aangeeft, verwijst naar het volgen van voorraadniveaus tijdens de activiteiten van een bedrijf. Deze veranderen voortdurend terwijl klanten aankopen doen en nieuwe voorraad wordt binnengebracht, of het nu gaat om het vervangen van artikelen die aan die klanten zijn verkocht of om te anticiperen op veranderende vraagpatronen.

Als u een klein of groot detailhandelbedrijf heeft, is het uw belangrijkste verantwoordelijkheid om de juiste voorraad in de juiste hoeveelheden aan te houden - en daarvoor heeft u een nauwkeurig voorraadvolgsysteem nodig als onderdeel van uw voorraadbeheersysteem.

Er zijn twee redenen waarom voorraadbeheer zo belangrijk is. De eerste is het voldoen aan de vraag van de consument, en de tweede is de hoeveelheid geld die op het spel staat. Bedrijven moeten voorraadbeheer stroomlijnen om ervoor te zorgen dat klanten de juiste producten kunnen vinden en dat bedrijven geen geld verspillen aan overtollige voorraad.

Grotere bedrijven kunnen meer middelen besteden aan magazijnbeheer en voorraadbeheer. Sommige hebben zelfs specifieke afdelingen die zich volledig op dit werk concentreren. Dit is uiteraard een minder haalbare optie voor kleinere bedrijven. Desalniettemin kunnen tools zoals voorraadbeheersoftware deze kleine bedrijven helpen bij het beheer van opslag, uitvoering en andere taken.

De voordelen van het bijhouden van inventaris

Voorraadtracering heeft tal van voordelen omdat real-time voorraadniveaus een directe impact hebben op uw magazijn- en verkoopactiviteiten. De top drie is als volgt:

#1. U kunt weloverwogen beslissingen nemen over het bestellen van producten.

Het berekenen van optimale bestelpunten, het uitvoeren van vraagplanning en -prognoses en meer wordt allemaal eenvoudiger als u inzicht heeft in voorraadniveaus en bewegingen. Als gevolg hiervan verbetert het vermogen om de verkoop te verhogen en de winst te maximaliseren.

#2. U bespaart over de hele linie geld.

Wanneer uw inventaris onder controle is, kunt u geld besparen op opslag, goederenoverdracht, inkoop en salarissen van werknemers. Met minder geld dat opzij wordt gezet voor inventaris, kunt u het investeren in e-commercemarketing om de verkoop te stimuleren en uw bedrijf uit te breiden.

#3. Uw magazijnmedewerkers zullen het op prijs stellen om inzicht te hebben in uw exacte voorraadniveaus en locaties.

Ze zullen productiever zijn als ze meer informatie hebben. Als u dat nog niet heeft gedaan, moet u software voor magazijnbeheer gaan gebruiken. De verwerkingssnelheid van bestellingen wordt ook verhoogd en uw personeel zal minder tijd besteden aan het zoeken naar ontbrekende items of het doorzoeken van een grote hoeveelheid voorraad. Dit leidt ook tot meer tevreden klanten.

De uitdagingen van het bijhouden van inventaris

Hoewel de voordelen van voorraadbeheer voor zich spreken, is het ook belangrijk om op de hoogte te zijn van de nadelen. Het begrijpen van deze uitdagingen is van cruciaal belang, omdat het bedrijven kan helpen voorkomen dat ze er het slachtoffer van worden.

#1. Het is tijdrovend

Hoewel we eerder vermeldden dat voorraadbeheer bedrijven kan helpen tijd, moeite en geld te besparen, is het vermeldenswaard dat voorraadbeheer op zich al tijdrovend kan zijn. Het wordt complexer naarmate bedrijven uitbreiden naar nieuwe kanalen en de verkoop toeneemt, wat betekent dat er meer te analyseren en te volgen is.

Het spreekt voor zich dat retailondernemers veel tijdsdruk hebben. Multichannel-retailers hebben veel op hun bord, of het nu gaat om het aannemen en opleiden van nieuwe werknemers, het uitvoeren van marketingcampagnes of het zoeken naar nieuwe zakelijke kansen. Voorraadbeheer is een extra verantwoordelijkheid bovenop al het andere.

#2. Het is niet altijd gemakkelijk om items bij te houden.

Een ander probleem met voorraadbeheer is dat bestellingen vaak van de ene locatie naar de andere worden verplaatst. Het is niet zo eenvoudig als ze allemaal in één magazijn opslaan totdat klanten ze nodig hebben. Items kunnen van de ene locatie naar de andere worden verplaatst voordat ze een consument bereiken.

Naarmate items van de ene locatie naar de andere worden verplaatst, wordt het steeds moeilijker om bij te houden waar ze zijn en hoeveel het er zijn. Dit kan negatieve gevolgen hebben. Het houdt met name in dat er een risico bestaat op inkrimping van de voorraad (bijvoorbeeld door verlies of diefstal), niet-uitgevoerde of te late bestellingen en onnauwkeurige financiële gegevens.

#3. Grotere voorraden zijn moeilijker te beheren.

We hebben het al genoemd, maar grotere voorraden zijn moeilijker te beheren. Uiteraard zijn ambitieuze ondernemers altijd op zoek naar manieren om uit te breiden. Maar naarmate de verkoop stijgt, neemt ook de voorraadomzet toe, en het is onmiskenbaar lastig om dit te beheren.

Het kan zijn dat u meerdere varianten van hetzelfde producttype bij u heeft, dus de taak hier is om al deze bij te houden - in al hun verschillende maten, kleuren, stijlen, enzovoort. Evenals het beheren van hun prijzen, terwijl u ervoor zorgt dat uw bedrijf genoeg van elk heeft om aan de vraag van de klant te voldoen. Het opschalen van voorraadbeheer is dus een van de moeilijkste uitdagingen voor groeiende bedrijven om te overwinnen.

Hoe houdt u voorraad effectief bij?

Methoden voor het bijhouden van voorraad variëren, waarbij sommige effectiever zijn dan andere. Laten we er een paar bekijken.

#1. Pen en papier

Sommige bedrijven (meestal oudere, kleinere) blijven handmatige pen-en-papiermethoden gebruiken en schrijven de details van elke transactie op een kaartsysteem. Dit is echter duidelijk een suboptimale methode en de meeste bedrijven hebben dergelijke praktijken allang opgegeven.

#2. Excel-spreadsheets

Sommige bedrijven gebruiken eenvoudigweg Excel-spreadsheets om de voorraad bij te houden. Dit is oké voor kleine bedrijven die te maken hebben met zeer lage ordervolumes, maar het zal waarschijnlijk zelfs voor middelgrote bedrijven ontoereikend blijken te zijn. Naarmate uw bedrijf groeit, zult u waarschijnlijk ontdekken dat deze spreadsheets niet langer toereikend zijn.

#3. Voorraadtracker voor Google Spreadsheets

Hoewel spreadsheets een verbetering zijn ten opzichte van papieren exemplaren, moet informatie nog steeds handmatig worden ingevoerd. Als u echter Google Spreadsheets gebruikt, kunt u uw inventaristracker automatisch bijwerken wanneer deze verandert.

#4. Derde partij's logistieken

Een andere optie is om de orderafhandeling uit te besteden aan een extern logistiek bedrijf, dat het hele proces voor zijn rekening neemt. Omdat deze bedrijven uw bestellingen afhandelen, zijn zij ook verantwoordelijk voor uw voorraad, verpakking en verzending van bestellingen naar klanten. Ze kunnen ook gedetailleerde, realtime inventarisrapporten leveren en nauwkeurige voorraadniveaus onder controle houden.

#5. Mobiele apps

Veel bedrijven (waaronder veel kleine startups) gebruiken steeds vaker iOS- en Android-apps in plaats van een spreadsheet als inventaristracker. Naarmate bedrijven echter groeien en hun behoeften complexer worden, kunnen deze apps enigszins beperkend worden.

#6. Software voor het bijhouden van voorraad

Voorraadvolgsoftware geeft een veel gedetailleerder beeld van de voorraad. Terwijl bestellingen worden verwerkt, kunnen magazijnmedewerkers 2D-streepjescodelabels scannen, zodat ze direct kunnen zien welke artikelen op voorraad zijn, welke bijna op zijn en welke te vol zijn. Dit is slechts één voorbeeld van hoe automatisering het leven gemakkelijker maakt voor zowel bedrijven als hun werknemers.

Beste gratis voorraadbeheersoftware 2023

Gratis voorraadsoftware kan kleine bedrijven een kosteneffectieve manier bieden om hun voorraad te beheren. U krijgt echter waar u voor betaalt. Deze systemen voor het bijhouden van inventarissen bevatten meestal weinig functies, dus als u op zoek bent naar de juiste software, zorg er dan voor dat deze op zijn minst uw huidige activiteiten ondersteunt. We hebben er een paar voor je uitgekozen om te gebruiken. Ze zijn als volgt:

#1. Odoo

Odoo, een volledig open-source voorraadsysteem, is de beste gratis voorraadbeheersoftware omdat het zoveel doet, inclusief geautomatiseerde inkooporders (PO's) en het bijhouden van vervaldatums. Het is volledig onbeperkt, waardoor het geweldig is voor kleine bedrijven met enorme voorraden, en tegen een kleine vergoeding kunt u het koppelen aan de tientallen andere verkoop- en marketingtools van Odoo. Odoo kan ook worden geïntegreerd met e-commercesystemen.

#2. Zoho

Zoho Inventory, ontworpen voor kleine tot middelgrote bedrijven, helpt bedrijven bij het beheren van de verkoop, het maken van inkooporders en het nauwkeurig bijhouden van de voorraad. Het kan worden geïntegreerd met een aantal online marktplaatsen, waaronder Amazon, Etsy en eBay. Het ondersteunt ook Shopify en is beschikbaar op alle platforms. Deze versie is gratis en wordt geleverd met 20 online en offline bestellingen, 20 verzendlabels, 20 tracking van zendingen en één magazijn. Het omvat voorraad- en magazijnbeheer, verkoop via meerdere kanalen, rapportage en andere functies.

#3. VerkoopBinder

SalesBinder biedt uitstekende voorraadsoftware die werkt in meer dan 130 landen en in meerdere valuta's. De gebruiksvriendelijke interface maakt ook uitgebreide aanpassingen mogelijk, zodat u het precies kunt laten werken zoals u het nodig heeft, waar ter wereld u zich ook bevindt. Het gratis abonnement van SalesBinder ondersteunt geen integraties; overweeg in plaats daarvan Zoho of Odoo. Het gratis abonnement beperkt ook het aantal maandelijkse records dat het telt als inventarisitems, accounts of bestellingen - geen enkel ander inventarisvolgsysteem op onze lijst doet dit voor een klein bedrijf of een groot bedrijf. Het heeft echter robuuste inventarisregistratie- en trackingfuncties, evenals sterke verkoop- en CRM-functies.

#4. gesorteerd

Sortly is een cloudgebaseerd platform voor voorraadbeheer met functies zoals het volgen van activiteiten, het volgen van meerdere locaties, streepjescodes en auditsporen. Het meest opvallende kenmerk is echter de ingebouwde mobiele app voor streepjescodes en QR-scanners, die zelfs werkt als het apparaat is uitgeschakeld. Zelfs als je telefoon-app geen signaal ontvangt, kun je inkomende en uitgaande inventaris scannen. Sortly synchroniseert automatisch zodra je weer online bent. Sortly is ideaal voor voorraadbeheer onderweg op meerdere locaties vanwege de offline mogelijkheden en tracking op meerdere locaties. Hoewel de mobiele app van Zoho een offline modus heeft, biedt Sortly inventaris voor meerdere locaties.

#5. Plein

Square staat vooral bekend om zijn POS-mogelijkheden (point-of-sale) voor retailers en restaurants, en staat bovenaan onze lijst met de beste POS-systemen en toonaangevende gratis POS-systemen. Het bevat echter ook de voorraadbeheertools van Square volledig gratis voor maximaal 300 locaties. Gezien alle functies die Square-accounts bevatten - verkoop in de winkel, e-commerce-integraties, mobiele mogelijkheden en POS - is het de beste alles-in-één oplossing voor retailers die hun voorraad gratis willen beheren en in de winkel, online willen verkopen, via factuur, en mobiel.

Hoe u gratis software voor voorraadbeheer kiest

Om te bepalen welke gratis voorraadsoftware het beste past bij de behoeften van uw bedrijf, moet u rekening houden met de volgende factoren en deze afwegen in de context van uw bedrijf.

#1. Beheer van meerdere kanalen

Als je een klein bedrijf hebt of een groot bedrijf met een winkel en ook een online winkel, heb je een gratis voorraadvolgsysteem nodig dat de voorraad van beide locaties synchroniseert. Om dit te bereiken, moet het worden geïntegreerd met uw POS- en e-commercesoftware. Square is hiervoor bijvoorbeeld een goede gratis inventarisoplossing, maar Stockpile van Canvus niet.

#2. Aanvullende integraties

Als uw boekhoudsoftware inventarisrapporten bevat, kan het de moeite waard zijn om een gratis inventaris-app te kiezen die ermee kan worden geïntegreerd. Dit elimineert de noodzaak om u te abonneren op een betaald voorraadbeheerplan om toegang te krijgen tot geavanceerde rapportage. Er zijn nog meer redenen waarom uw boekhoudsoftware en inventarissoftware gekoppeld moeten worden: Voorraadtracker wordt geclassificeerd als een actief op uw balans.

#3. Het aantal gebruikers

Hoeveel mensen hebben toegang nodig tot uw app voor voorraadbeheer? Gratis software heeft vaak een kleine gebruikerslimiet, soms is er maar één gebruiker toegestaan. Betrek uzelf, iedereen die inventaris vult of telt, en mogelijk zelfs uw accountant.

# 4. Begroting

Gratis software voor het bijhouden van inventaris is betaalbaar voor elk klein of groot bedrijf. Maar als een iets duurder voorraadvolgsysteem u tijd bespaart die u anders zou besteden aan het handmatig bijhouden van uw voorraad - of kostbare fouten bij het bestellen of volgen van artikelen voorkomt - kan het op de lange termijn de prijs waard zijn.

#5. Functies

Gratis voorraadvolgsysteem voor kleine bedrijven of grote bedrijven bevat doorgaans minder functies dan betaalde opties, zoals basisrapportage, waarschuwingen voor lage voorraad, sommige digitale etiketterings- en scanmogelijkheden en mobiele functionaliteit.

Wat is de beste manier om inventaris bij te houden?

De eenvoudigste methode voor het bijhouden van de voorraad is om uw voorraad elke twee weken handmatig te tellen en de aantallen te vergelijken met de verkopen. Dit wordt periodieke inventarisatie genoemd. Er is ook permanente inventaris, waarbij gebruik wordt gemaakt van voorraadbeheersystemen die zijn geïntegreerd in het POS van uw bedrijf.

Hoe kan ik mijn voorraad gratis bijhouden?

Pen en papier, een spreadsheet voor het bijhouden van de inventaris of gratis software voor voorraadbeheer kunnen allemaal worden gebruikt om de inventaris gratis bij te houden. Je kunt met iedereen gaan die bij je past.

Kan Excel worden gebruikt om inventaris bij te houden?

Excel is een goedkoop, gratis voorraadvolgsysteem voor kleine bedrijven of grote bedrijven, maar het heeft beperkingen (en ruimte voor fouten) die software voor voorraadbeheer niet heeft. Een spreadsheet heeft vrijwel oneindig veel kolommen voor het categoriseren en sorteren van de informatie die u nodig heeft.

Wat zijn de drie methoden voor het bijhouden van inventaris?

De push-techniek, pull-techniek en just-in-time-techniek zijn de drie meest populaire technieken voor voorraadbeheer.

Wat zijn de twee methoden voor het bijhouden van inventaris?

Er zijn twee benaderingen: de traditionele methode om de goederenstroom in en uit uw bedrijf handmatig te volgen en te registreren, of de meer praktische geautomatiseerde benadering met behulp van technologie.

Wat zijn de soorten voorraadvolgsystemen?

Voorraadbeheersystemen zijn onderverdeeld in drie typen: handmatig, periodiek en eeuwigdurend.

Waarom zou u inventaris bijhouden?

Door uw voorraad bij te houden, kunt u voorraadfouten en inefficiënties voorkomen. Door zorgvuldig bij te houden welke goederen uw bedrijf op voorraad heeft, kunt u uw winst verhogen en efficiënter werken.

Conclusie

Voorraad bijhouden is een van de belangrijkste onderdelen van het runnen van een succesvol bedrijf. Een verstandige voorraadbeheerder, magazijnbeheerder of bedrijfseigenaar zal ten minste elk kwartaal een volledige inventarisatie uitvoeren en gegevens uit fysieke of permanente inventarissen gebruiken om hun voorraadbeheerpraktijken te verbeteren (zie Salaris voorraadbeheerder en salaris magazijnbeheerder).