Het vermogen van een leider om duidelijk en effectief te communiceren met werknemers, binnen teams en binnen de organisatie is een van de fundamenten van een succesvol bedrijf.
En in de huidige complexe en snel evoluerende zakelijke omgeving, met honderden verschillende communicatietools, teams die geheel of gedeeltelijk op afstand werken en zelfs multiculturele teams die meerdere tijdzones beslaan, is effectieve communicatie nog nooit zo belangrijk of uitdagend geweest.
Het vermogen om te communiceren is dus misschien wel de belangrijkste vaardigheid van een manager en werknemer.
Het goede nieuws is dat communicatieve vaardigheden kunnen worden geleerd, verbeterd en zelfs beheerst.
En de tips in dit artikel kunnen u helpen uw communicatieve vaardigheden te verbeteren en maximaliseren voor het succes van uw organisatie en carrière.
Maar zoals altijd, laten we beginnen met de basis...
Wat is de definitie van effectieve communicatie?
De meest effectieve communicators informeren anderen duidelijk terwijl ze actief naar hen luisteren. Ze kunnen verbale en non-verbale input accepteren en tegelijkertijd hun gedachten en meningen op een gastvrije manier uiten.
Een verbinding met anderen is vereist voor effectieve communicatie. Het is een dans met een partner die soms op onverwachte manieren beweegt. Dit betekent dat synchroon lopen met je publiek de krachtigste vaardigheid is die je kunt gebruiken. Het omvat het begrijpen van en communiceren met zijn behoeften en het reageren op real-time feedback. Het houdt in dat je deelneemt aan het gesprek waar je publiek naar verlangt.
Dit alles vergt echter enige oefening.
Waarom is het zo belangrijk om communicatieve vaardigheden op het werk te verbeteren?
Het is gemakkelijk te geloven dat zolang je je werk goed doet, een goede communicator niet nodig is. Dat kan niet verder van de waarheid zijn!
Elk aspect van uw werk is afhankelijk van communicatie, en uw vermogen om te communiceren hangt direct samen met uw vermogen om uw werk te doen.
Met de opkomst van werken op afstand zijn slechte communicatieve vaardigheden benadrukt door het toegenomen gebruik van messaging in plaats van face-to-face communicatie op de werkplek.
Als je met klanten werkt, zullen je communicatieve vaardigheden de relatie maken of breken.
Overweeg de volgende aspecten van dat werk die effectieve communicatie vereisen:
- Je bedrijf pitchen bij de klant,
- Het opbouwen van een persoonlijke vertrouwensrelatie met hen,
- Begrijpen wat ze willen en dit duidelijk communiceren naar de juiste teams
- Feedback krijgen,
- Het communiceren van eventuele wijzigingen of vertragingen, en vele andere.
Communicatieve vaardigheden verbeteren: 8 tips
Hieronder volgen eenvoudige praktische tips om u te helpen uw communicatieve vaardigheden in een mum van tijd te verbeteren.
Wees beknopt en duidelijk
Het belangrijkste aspect van communicatie is de woordkeuze. Als het om formuleringen gaat, is minder meer.
Duidelijkheid en, indien mogelijk, beknoptheid zijn de sleutels tot krachtige en overtuigende communicatie, zowel schriftelijk als mondeling.
Definieer uw doelen en uw publiek voordat u enige vorm van communicatie aangaat.
Door te schetsen wat u wilt overbrengen en waarom, kunt u ervoor zorgen dat u alle benodigde informatie opneemt. Het zal u ook helpen bij het elimineren van irrelevante details.
Vermijd overbodige woorden en bloemrijke taal, die afbreuk kunnen doen aan je boodschap
En hoewel herhaling in sommige gevallen nodig kan zijn, moet u er voorzichtig mee zijn. Het herhalen van je bericht zorgt ervoor dat het wordt ontvangen, maar te veel herhaling kan ervoor zorgen dat ze je volledig uitschakelen.
#2. Plan van tevoren
Plan voordat u met enige vorm van communicatie begint wat u gaat zeggen en hoe u het gaat zeggen.
Voorbereid zijn, houdt echter meer in dan alleen het oefenen van een presentatie.
Voorbereiding houdt ook in dat de gehele communicatie van begin tot eind wordt overwogen. Onderzoek de informatie die u mogelijk nodig heeft om een back-up van uw bericht te maken. Denk na over uw reactie op vragen en kritiek. Probeer rekening te houden met het onverwachte.
Maak een lijst met concrete voorbeelden van het gedrag van uw werknemer om uw evaluatie te ondersteunen, bijvoorbeeld voor een functioneringsgesprek.
Weet precies wat u wilt voordat u een salaris- of promotieonderhandeling aangaat. Bereid je voor om bereiken en mogelijke compromissen te bespreken; weet wat je bent en niet bereid bent te accepteren. En houd specifieke details bij de hand om uw zaak te onderbouwen, zoals relevante salarissen voor uw functie en locatie (maar zorg ervoor dat uw onderzoek is gebaseerd op openbaar beschikbare gegevens, niet op bedrijfsroddels of anekdotisch bewijs).
Denk bovendien voordat u een gesprek begint na over mogelijke vragen, verzoeken om meer informatie of verduidelijking en meningsverschillen, zodat u ze rustig en duidelijk kunt bespreken.
#3. Wees je bewust van non-verbale communicatie
Onze gezichtsuitdrukkingen, gebaren en lichaamstaal kunnen, en doen dat vaak, meer informatie overbrengen dan onze woorden.
Non-verbale signalen kunnen tot 93 procent meer impact hebben dan gesproken woorden. Als de twee het niet eens zijn, geloven we eerder non-verbale signalen dan gesproken woorden.
Leiders moeten bijzonder bedreven zijn in het lezen van non-verbale signalen.
Werknemers die aarzelen om hun meningsverschillen of zorgen te uiten, kunnen bijvoorbeeld hun ongemak tonen door hun armen over elkaar te slaan of oogcontact te weigeren. U kunt mogelijk uw communicatietactieken aanpassen als u zich bewust bent van de lichaamstaal van anderen.
Leiders moeten tegelijkertijd hun eigen non-verbale communicatie kunnen beheersen.
Je non-verbale signalen moeten je boodschap altijd ondersteunen. Conflicterende verbale en non-verbale communicatie kan op zijn best verwarrend zijn. In het slechtste geval kan het uw boodschap doen ontsporen en het vertrouwen van uw team in u, uw organisatie en zelfs in zichzelf ondermijnen.
#4. Let op uw toon
Wat je zegt is niet altijd zo belangrijk als hoe je het zegt. Je toon kan, net als andere non-verbale signalen, kracht en nadruk toevoegen aan je boodschap of deze volledig ondermijnen.
Bij meningsverschillen en conflicten op de werkvloer kan vooral de toon belangrijk zijn. Een zorgvuldig gekozen woord met een positieve connotatie bevordert goodwill en vertrouwen. Een slecht gekozen woord met dubbelzinnige of negatieve connotaties kan snel tot verwarring leiden.
Toon in spraak omvat volume, projectie, intonatie en woordkeuze. Het kan moeilijk zijn om de toon in realtime te regelen om er zeker van te zijn dat deze overeenkomt met uw bedoeling. Als u zich echter bewust bent van uw toon, kunt u deze op de juiste manier aanpassen als een communicatie de verkeerde kant op lijkt te gaan.
Bij het schrijven kan de toon gemakkelijker worden geregeld. Zorg ervoor dat u uw communicatie een keer leest, zo niet twee keer, terwijl u de toon en de boodschap in gedachten houdt. Als hiermee de vertrouwelijkheid niet wordt geschonden, kunt u het voorlezen of door een vertrouwde collega laten nalezen.
En als je een verhitte discussie hebt via e-mail of een ander schriftelijk medium, reageer dan niet te snel.
Schrijf indien mogelijk uw antwoord, maar wacht een dag of twee voordat u het verzendt. Door uw bericht opnieuw te lezen nadat uw emoties zijn gekalmeerd, kunt u uw toon vaak matigen op een manier die het conflict minder snel laat escaleren.
#5. Actief luisteren moet worden beoefend
Bij communicatie zijn bijna altijd twee of meer mensen betrokken.
Als het gaat om effectief communiceren, is luisteren net zo belangrijk als spreken. Luisteren kan echter moeilijker zijn dan we ons realiseren.
Communicatie-expert Marjorie North merkt in haar blogpost Mastering the Basics of Communication op dat we tijdens een bepaald gesprek maar ongeveer de helft horen van wat de ander zegt.
Het doel van actief luisteren is ervoor te zorgen dat u de hele boodschap hoort, niet alleen de woorden die de persoon zegt. Hier zijn enkele suggesties voor actief luisteren:
- Met volledige en onverdeelde aandacht voor de spreker
- Het wegwerken van afleidingen, oordelen en tegenargumenten in je geest.
- Vermijd de drang om je eigen gedachten tussenbeide te laten komen.
- Een open, positieve lichaamstaal behouden om je geest gefocust te houden en de spreker te laten zien dat je echt luistert
- Herhaal of parafraseer bij het reageren wat je hebt gehoord.
- Stel open vragen om aanvullende informatie te verkrijgen.
#6. Verbeter uw emotionele intelligentie
Emotionele intelligentie dient als basis voor communicatie. Simpel gezegd, u kunt pas effectief met anderen communiceren als u uw eigen gevoelens inschat en begrijpt.
Leiders met een hoge emotionele intelligentie zullen het bijvoorbeeld gemakkelijker vinden om actief te luisteren, de juiste toon aan te houden en positieve lichaamstaal te gebruiken.
Emotionele intelligentie omvat meer dan alleen het begrijpen en beheersen van je eigen emoties. De andere component, die net zo belangrijk is voor effectieve communicatie, is empathie voor anderen.
Inleven in een medewerker kan bijvoorbeeld helpen om een moeilijk gesprek te vergemakkelijken.
Het kan zijn dat u nog steeds slecht nieuws moet brengen, maar actief luisteren naar hun standpunt en laten zien dat u hun gevoelens begrijpt, kan een grote bijdrage leveren aan het helen van wonden of het vermijden van misverstanden.
#7. Maak een communicatiestrategie voor de werkplek
De werkplek van vandaag is een constante stroom van informatie in verschillende formaten. Elke communicatie moet worden begrepen in de context van de grotere informatiestroom.
Zonder een communicatiestrategie op de werkplek kan zelfs de meest effectieve communicator moeite hebben om zijn boodschap over te brengen.
Een communicatiestrategie is het raamwerk dat uw bedrijf gebruikt om informatie te verzenden en te ontvangen. Het kan en moet bepalen hoe en wat u communiceert met klanten en cliënten, belanghebbenden, managers en werknemers.
Beginnend op het breedste niveau, moet uw strategie omvatten wie welke boodschap wanneer ontvangt. Zo krijgt iedereen de juiste informatie op het juiste moment.
Het kan zo specifiek zijn als hoe u communiceert, inclusief welke tools u voor welke informatie gebruikt. U kunt bijvoorbeeld aangeven wanneer een groepschat voor het hele team of de hele organisatie geschikt is, of wanneer een vergadering in plaats daarvan in een e-mail had moeten worden samengevat.
Het ontwikkelen van eenvoudige richtlijnen zoals deze kan helpen om de informatiestroom te stroomlijnen. Het helpt ervoor te zorgen dat iedereen de informatie krijgt die ze nodig hebben en dat irrelevante details die belangrijke informatie niet overbelasten.
#8. Breng een positieve organisatiecultuur tot stand
Ook de bedrijfscultuur waarin je communiceert is van belang bij effectieve communicatie.
Communicatie zal gemakkelijker en effectiever zijn in een positieve werkomgeving die gebaseerd is op transparantie, vertrouwen, empathie en open dialoog.
Medewerkers die hun manager vertrouwen, staan meer open voor de boodschap van hun manager. Managers zullen het gemakkelijker vinden om buy-in en opbouwende kritiek te creëren als ze hun werknemers aanmoedigen om zich uit te spreken, suggesties te doen en opbouwende kritiek te geven.
Autoritaire managers die weigeren informatie te delen, gesloten zijn voor suggesties en weigeren fouten toe te geven of kritiek te accepteren, zullen hun suggesties en kritiek waarschijnlijk defensief vinden als ze niet volledig worden genegeerd.
Zonder dat fundament van vertrouwen en transparantie kan zelfs de kleinste communicatie verkeerd worden geïnterpreteerd, met misverstanden en onnodige conflicten tot gevolg.
Communiceren met collega's en werknemers zal altijd moeilijk zijn. Misverstanden en miscommunicatie zullen altijd bestaan, en helaas zijn bedrijfsboodschappen niet altijd wat we willen horen, vooral in moeilijke tijden.
Aan de andere kant zal het opbouwen en beheersen van effectieve communicatieve vaardigheden uw taak als leider gemakkelijker maken, zelfs tijdens moeilijke gesprekken. Tijd investeren in het ontwikkelen van deze vaardigheden zal ongetwijfeld goed besteed worden.
Hoe persoonlijke communicatieve vaardigheden te verbeteren
Face-to-face communicatie voegt meerdere informatielagen toe aan een uitwisseling, of het nu tussen twee mensen of tweehonderd is. Persoonlijke communicatie creëert vaak een synergie die elders moeilijk te repliceren is. Hier zijn enkele tips om u te helpen het meeste uit de face-time van uw team te halen en uw communicatieve vaardigheden te verbeteren:
#1. Maak direct oogcontact
Er zijn maar weinig statistieken die zoveel feedback geven als oogcontact als het gaat om het bepalen of uw bericht al dan niet wordt ontvangen. U kunt snel zien of de persoon met wie u spreekt u begrijpt, afgeleid, bezorgd of verward is - waarvan veel verloren gaat in digitale communicatie.
#2. Vraag om feedback
Weet je zeker dat ze het hebben? Vragen! Mensen vragen hun versie van wat je net zei te herhalen, is een krachtige techniek. Dit kan vaak de retentie en het onmiddellijke begrip verbeteren en toekomstige misverstanden verminderen. U kunt ook verzoeken dat zij contact met u opnemen met suggesties voor het verbeteren van uw presentatie en andere vormen van communicatie.
#3. Herken non-verbale signalen
Geeuwen, friemelen en rondkijken in de kamer zijn meestal veelbetekenende tekenen dat uw publiek bezig is met iets anders dan wat u probeert te zeggen. Vat het niet persoonlijk op als u dit opmerkt. Vraag ze hun gedachten te delen, eerdere punten die ze misschien hebben gemist nog eens op te sommen, of uit te stellen tot een later tijdstip.
#4. Verminder afleiding
Houd afleiding op afstand wanneer u face-to-face met iemand (of een groep) chat door onnodige elektronische apparaten uit de kamer te houden. Zorg ervoor dat u alleen aanwezig bent bij degenen die aanwezig moeten zijn en vermijd planning op momenten waarop mensen waarschijnlijk worden afgeleid (zoals vlak voor het einde van de dag of vlak voor de lunch).
Hoe u uw online communicatieve vaardigheden kunt verbeteren
Online communicatie verdringt al snel kantoorruimtes als de primaire locatie voor zakendoen. Het kan moeilijk zijn om je aan te passen aan vergaderingen, gesprekken en zelfs mensen die met je samenwerken of digitaal aan je rapporteren, vooral als je gewend bent aan persoonlijke teams. Omdat online communicatie een unieke manier van interactie is, zijn hier enkele dingen om te onthouden:
#1. Stel een tijdslimiet in
Online vergaderingen kunnen zelfs nog moeilijker zijn om je op te concentreren vanwege de afleiding van een bijna oneindig aantal instellingen. Houd vergaderingen kort en bondig, en wees vooral voorzichtig om (mogelijk) marathon Q&A-sessies te vermijden.
#2. Denk aan de andere persoon
In de meeste gevallen is de presentator de enige die zijn volledige aandacht aan de vergadering kan besteden. Ga ervan uit dat deelnemers meerdere vragen om hun aandacht hebben, vooral wanneer ze thuiswerken, en structureer de inhoud dienovereenkomstig.
#3. Vat belangrijke informatie samen
Veel non-verbale en interpersoonlijke signalen kunnen verloren gaan bij het gebruik van een digitale verbinding. Vat de belangrijkste punten samen om begrip te garanderen. Een snelle terugblik in een online meeting of een korte samenvatting aan het eind van een lange e-mail zijn beide mogelijkheden.
#4. Vergeet niet te reageren
Zelfs als de communicatie informeel is, moet u deze zo snel mogelijk bevestigen. Hoewel je het bericht misschien hebt ontvangen, is het onwaarschijnlijk dat de persoon aan de andere kant van de lijn het weet, tenzij je hem informeert. Een paar woorden of zelfs een "vind ik leuk" zijn meestal voldoende.
Hoe u een actievere luisteraar kunt worden
Veel mensen praten over de voordelen van actief luisteren, maar weinigen begrijpen hoe dit zich vertaalt in daadwerkelijk gedrag. Een van de moeilijkste aspecten van actief luisteren is in beslag worden genomen door een reactie. Veel mensen zijn bezig met het bedenken van het perfecte antwoord, waardoor er geen tijd overblijft om zich bezig te houden met de input. Overweeg de volgende stappen om deze gewoonte, die geen enkel doel dient voor de spreker, te doorbreken.
Overweeg nieuwe manieren om waarde toe te voegen
U denkt misschien dat het toevoegen van waarde aan een uitwisseling voornamelijk wordt bepaald door wat u zegt. Dit is echter niet altijd hoe anderen het zien. De meesten van ons stellen reacties op prijs die ons helpen onze eigen ideeën te overdenken, onze aannames te verduidelijken of potentiële tekortkomingen aan te wijzen. We hebben niet altijd een luisteraar nodig om briljant te zijn of ons te imponeren met hun eigen data. In plaats daarvan waarderen we misschien hoe ze ons hebben geholpen ons denken het meest aan te scherpen.
Parafraseren zonder oordeel
Als je merkt dat je bezig bent met reageren, probeer dan je focus te verleggen. In plaats van je eigen gedachten toe te voegen, daag jezelf uit om een samenvatting te geven die je mening of oordeel niet bevat. Probeer tijdens het luisteren een beknopte samenvatting te geven, waarbij u mogelijk de oorspronkelijke taal van de spreker verduidelijkt.
Stel vragen die sprekers aanzetten tot nadenken
De volgende stap na het parafraseren is het stellen van indringende vragen. Vergelijkbaar met hoe een coach luistert, moedigen deze vragen sprekers aan om dieper in hun eigen denken te graven, hun uitdrukking te verduidelijken of mogelijke zorgen te overwegen. Je kunt advocaat van de duivel spelen door te wijzen op inconsistenties of onduidelijk taalgebruik. Dit zijn allemaal echte geschenken aan een spreker en helpen u zich te concentreren op het luisteren.
Respectvol onderbreken
Actief luisteren is geen hersenloze toegeeflijkheid en niet alle onderbrekingen zijn onbeleefd. Soms raken luidsprekers verdwaald in het onkruid, waardoor er onnodig veel details worden weergegeven. Onderbrekingen kunnen hen helpen relevant te blijven – en worden beloond met meer betrokkenheid.
De meeste sprekers vinden het niet erg om onderbroken te worden door een vraag waardoor ze verder kunnen praten. Iemand in een vergadering onderbreken en zijn spreektijd beëindigen is veel moeilijker, vooral voor introverte mensen. Zorg ervoor dat:
- Herken de spreker ("Bedankt voor het ter sprake brengen."
- Gebruik een vriendelijke en beleefde toon. Krijg feedback van anderen over hoe je klinkt en presenteer jezelf.
- Verwijs naar gedeelde interesse ("Ik wil er gewoon zeker van zijn dat we de kans krijgen om van iedereen over het project te horen."
Hoe u het publiek betrokken houdt tijdens het spreken
Wees relevant
Veel doelgroepen zullen niet onder de indruk zijn van gegevens omdat we ermee worden overspoeld. In feite is een veel voorkomende reden voor langdradigheid de wens om alle bases te dekken of alle mogelijke vragen te anticiperen.
U moet inhoud zorgvuldig samenstellen op relevantie om luisteraars betrokken te houden, vooral bij virtuele vergaderingen. Overweeg hoe deze informatie uw doelgroep zal beïnvloeden. Hoe kan het hen helpen bij hun werk? Is dit detailniveau nodig om mijn hoofdpunt te begrijpen?
Wees beknopt
Het vermogen om uw ideeën in zo min mogelijk woorden uit te drukken, is een kenmerk van executive presence. Luisteraars waarderen dit omdat het je voorbereiding en respect voor hun tijd laat zien. Bovendien straalt beknoptheid vertrouwen uit: het vertrouwen om minder te doen, iets één keer te zeggen en erop te vertrouwen dat het wordt ontvangen.
Veel sprekers hebben moeite om beknopt te zijn, vooral in virtuele vergaderingen waar de feedbackloop plat is. Ze kunnen zichzelf herhalen "voor de zekerheid" of aanvullende voorbeelden gebruiken om een punt duidelijk te maken. Dit type 'meer' is echter vaak minder, omdat het publiek zich terugtrekt nadat het de eerste keer is begrepen.
Concisie is een moedige daad. Het geloof in je eigen voorbereiding en de duidelijkheid van je bevalling. Het wordt moeilijker om dit geloof in virtuele vergaderingen met uitgeschakelde camera's vast te houden. Als spreker wil je misschien je publiek vragen om volledig aanwezig te zijn en de camera's aan te zetten - en ze vervolgens belonen met je zelfverzekerde presentatie.
Maak ruimte voor het publiek om de lege plekken in te vullen
Pauzeer na het maken van een punt om jezelf te vertragen en in te checken bij het publiek. Geen moment om op adem te komen, maar een echt moment van stilte. Het laat een opening voor uw luisteraars om te vullen, waardoor u real-time feedback krijgt over wat ze vervolgens nodig hebben, zowel virtueel als persoonlijk. Hoe specifiek willen ze dat je bent? Hebben ze de vragen die je van plan was te beantwoorden? Of sturen ze jouw ideeën in een heel andere richting?
We zijn vaak op onze hoede voor stilte, alsof het aangeeft dat er iets mis is. Dingen gebeuren echter in stilte, en je zou verbaasd kunnen zijn over wat je luisteraars te bieden hebben wanneer ze de kans krijgen om zich uit te spreken. U kunt nuttige tips krijgen over hoe u kunt synchroniseren en doorgaan, ongeacht hoe ze de ruimte vullen. Dan verandert communicatie in dansen.
Beschouw pushback als kansen in plaats van obstakels
U denkt misschien dat het maken van een overtuigende zaak zou moeten resulteren in een onmiddellijke acceptatie. Dit gebeurt natuurlijk bijna nooit. Wanneer je voorstellen worden aangevochten, raak je gefrustreerd, zo niet defensief, terwijl je probeert uit te leggen waarom je gelijk hebt. Al snel worden er lijnen getrokken en beide kanten verdubbelen, waardoor je in een sleur terechtkomt.
Om te voorkomen dat je ideeën zo worden stilgelegd, wil je misschien nog eens nadenken over hoe je met pushback omgaat. De meeste nieuwe ideeën worden niet geaccepteerd in de vorm waarin ze voor het eerst zijn voorgesteld, en uw publiek verlangt misschien niet dat u kant-en-klare antwoorden op al hun vragen heeft. Beschouw je pitch als een openingssalvo en de pushback als leidraad om het nodige gesprek te voeren. In plaats van reflexief te verdedigen, stelt u vervolgvragen om het probleem te valideren en te onderzoeken.
Communicatieve vaardigheden verbeteren: gerelateerde artikelen
- HOE TE COMMUNICEREN: 20+ effectieve manieren om te communiceren en publiek te winnen
- DE BESTE MANIER OM EEN EFFECTIEVE EXECUTIVE SUMMARY TE SCHRIJVEN
- VERBALE COMMUNICATIE: Zoals het betrekking heeft op zaken
- Hoe u uw communicatieve vaardigheden nu kunt verbeteren !!! (Nuttige tips)
- KANTOORASSISTENT: definitie, taken, salaris en cv
Communicatieve vaardigheden verbeteren: referenties
