EEN FACTUUR MAKEN: Beste gids voor het maken van een standaardfactuur

Inhoudsopgave Verbergen

Wat is een factuur?
Voor welke transacties is een factuur nodig?
1. Functies voor facturen
Wat staat er op een factuur?
Hoe maak je een factuur aan?
Moet ik factureren voor mijn kleine onderneming?
Een factuur maken in Word
Hoe maak ik een factuur voor een klein bedrijf?
Wat is een factuurvoorbeeld?
Kunt u Excel gebruiken om facturen te maken?
Referenties
Gerelateerde artikelen

U heeft de mogelijkheid om handmatig of met boekhoudsoftware een factuur aan te maken. Het is echter cruciaal om ervoor te zorgen dat uw facturen alles bevatten wat nodig is om snelle betalingen te garanderen, ongeacht hoe u ze voorbereidt. Organisaties sturen en ontvangen continu facturen, maar op tijd betalen is een groot probleem. Maar steeds meer bedrijven sturen geen correcte rekeningen. Het opstellen van nauwkeurige boekhoudprocedures is cruciaal voor het verbeteren van de financiële stabiliteit van uw bedrijf. Lees verder om meer te weten te komen over de functies voor facturen en hoe je een factuur in word kunt maken.

Wat is een factuur?

Een factuur is een document dat de verkoper aan de klant verstrekt om betaling te vragen. Het bestaat uit de prijs van de goederen of diensten die door de koper zijn verkregen. Dus als een factuur de namen van de verkoper en de klant vermeldt, de beschrijving en kosten van de goederen of diensten en de betalingsvoorwaarden. Dan kan het ook als bewijs dienen in een rechtbank.

Voor welke transacties is een factuur nodig?

De regels voor facturering zijn meer tolerant in de VS dan in andere landen. Voor business-to-consumer (B2C)-verkopen is geen factuur vereist, dus het enige record dat u hoeft te verzenden is een betalingsbewijs. Als een klant (een consument) u echter vraagt om een factuur te sturen, moet u daaraan voldoen. Voor sommige business-to-business (B2B) transacties, en ook als uw bedrijf producten importeert of exporteert, kunnen facturen nodig zijn.

Daarnaast dient u voor informatie over uw lokale factureringsregels contact op te nemen met uw deelstaatregering. Of u nu uw goederen online verkoopt of aan mensen die in een ander land wonen maar bij u kopen, u moet hen zeker een factuur sturen.

Functies voor facturen

Om betalingen aan te vragen, moeten bedrijven facturen aanleveren. Een factuur is een juridisch bindende manier om aan te tonen dat beide partijen het eens zijn over de prijs en betalingsvoorwaarden. Het gebruik van facturen heeft echter nog meer voordelen. Ze bevatten:

#1. Records bewaren

De mogelijkheid om de verkoop wettelijk bij te houden is het belangrijkste voordeel van een factuur. Dit maakt het gemakkelijk om erachter te komen wie goederen heeft gekocht en verkocht en wanneer.

#2. Betalingsbewaking

Een factuur is een cruciaal onderdeel van de boekhouding. Het bijhouden van betalingen en uitstaande saldi komt zowel de koper als de verkoper ten goede.

#3. Legale bescherming

Een deugdelijke factuur kan dienen als bewijs dat klant en verkoper het eens zijn over de prijs. Het beschermt de detailhandelaar tegen valse rechtszaken.

#4. Eenvoudige belastingaangifte

Het bijhouden van verkoopfacturen helpt de organisatie om inkomsten nauwkeurig vast te leggen en de juiste belastingen te betalen.

# 5. Bedrijfsanalyse

Bedrijven kunnen meer te weten komen over het koopgedrag van hun klanten en trends, populaire goederen, piekaankopen en meer ontdekken door factuurgegevens te analyseren. Dit helpt bij het maken van marketingplannen die werken.

Wat staat er op een factuur?

U moet de volgende informatie op een factuur vermelden om geldig te zijn, of u nu aan een ander bedrijf verkoopt of een klant erom vraagt:

Het woord 'factuur' viel enorm op.
volledige namen en adressen van u en uw klanten
Datum van de factuur
De betalingstermijn
een apart bestelnummer
een uitsplitsing van de te koop aangeboden goederen of diensten
De beschikbaarheid en kosten van elk goed of elke dienst
Datum van levering van de goederen of diensten
Het gehele verschuldigde bedrag

Als u artikelen importeert of exporteert, moet u mogelijk ook aangeven waar ze vandaan komen en waar ze het land zijn binnengekomen. Mogelijk moet u ook omzetbelasting in rekening brengen op uw facturen. Onderzoek de lokale criteria voordat u een factuur uitgeeft, aangezien elke staat en provincie verschillende belastingtarieven en wetten heeft.

Hoe maak je een factuur aan?

Om ervoor te zorgen dat je klant de factuur ziet en op tijd betaalt, is het belangrijk om te weten wat er op moet staan en hoe je hem goed in elkaar zet. Gelukkig is het maken van de ideale factuur eenvoudig met effectieve online facturatiesoftware. Hieronder vindt u manieren om een factuur te maken:

#1. Pas uw factuur aan

Het aanpassen van uw facturen kan de bekendheid van uw merk bij de consument vergroten. De facturen zien er professioneler uit en weerspiegelen de idealen die uw bedrijf aan haar klanten wil overbrengen dankzij de kleuren, lettertypen, het logo en andere merkelementen. Zorg er echter voor dat het ontwerp van de factuur overeenkomt met de componenten en kleuren van uw website, sociale media-accounts en andere inhoudssites, om de consistentie te behouden en gemakkelijk over het hele bord te worden geïdentificeerd.

#2. Voeg een geschoolde koptekst toe

De factuur moet beginnen met een gepolijste koptekst met de bedrijfsnaam, het logo (indien aanwezig), het adres en contactgegevens. Voeg daarna de bedrijfsnaam van de klant, de naam van de contactpersoon en hun exacte contactgegevens toe.

#3. Inclusief factuurgegevens

Markeer voor het gemak van de klant het papier met het woord 'factuur'. Voeg een apart factuur-ID-nummer toe, zodat u uw transacties kunt volgen. De factuur-ID bestaat doorgaans uit alfanumerieke tekens en bevat specifieke gegevens, zoals de projectnaam of de datum waarop de factuur is uitgegeven. Daarom moet elke organisatie, om misverstanden te voorkomen, een voor hen geschikt factuurnummeringssysteem selecteren en zich eraan houden.

#4. Specificeer de data

Om een tijdlijn te creëren en betalingen bij te houden, inclusief zowel de leveringsdatum (de dag waarop de producten of diensten worden geleverd) als de datum waarop de factuur wordt uitgegeven.

#5. Beschrijving van de geleverde goederen of diensten

Alle verkochte artikelen of geleverde diensten door het bedrijf in ruil voor betaling binnen de gespecificeerde factureringsperiode moeten op de factuur worden vermeld. Vermeld de hoeveelheid, de prijs per eenheid en het subtotaal van elk verkocht item. Vermeld ook de hoeveelheid tijd die aan elk regelitem is besteed en specificeer de specifieke service bij het leveren van services.

#6. Voeg de betalingsvoorwaarden toe

Als u een factuur wilt maken, voegt u de belastinggegevens toe die betrekking hebben op de verkoop, die varieert op basis van de wetten van het land, het lokale belastingtarief, het type bedrijf en andere elementen.

Bovendien wordt de totale belastingverplichting vaak berekend op basis van het uiteindelijke factuurbedrag en onderaan een factuur met veel regelitems weergegeven. In plaats van de belasting op elk artikel te berekenen, kunt u het belastingbedrag verdelen volgens de vele belastingcategorieën waartoe factureerbare artikelen behoren.

#7. Voeg toelichtingen en voorwaarden toe aan de toelichting

Zelfs als facturen vanzelfsprekend zijn, kan er toch verwarring ontstaan. Klanten kunnen bijvoorbeeld niet opmerken dat u een korting heeft toegevoegd aan een van uw producten. Dit kan worden vermeden door een voetnoot op te nemen waarin de korting wordt uitgelegd, zodat de consument zich ervan bewust is dat er hogere prijzen voor identieke goederen op toekomstige rekeningen kunnen verschijnen.

Moet ik factureren voor mijn kleine onderneming?

Als eigenaar van een klein bedrijf heb je verschillende verantwoordelijkheden, waaronder het aansturen van personeel, het bijhouden van de inventaris en het omgaan met klanten. Daarom zijn het overeind houden van het bedrijf en het accepteren van betalingen vaak uw belangrijkste prioriteiten. Daarom is het cruciaal om na te denken over andere betaalmethoden. Het gebruik van facturering in deze situatie. Een van de meest bekende en betrouwbare instrumenten voor betalingen op afstand is facturering.

Een factuur maken in Word

Klaar met het instellen van je eerste Word-factuur? Wil je professioneel factureren zonder gebruik te maken van factuurtemplates, dan moet je je aan enkele belangrijke procedures houden, met name met betrekking tot de facturatiecomponenten. De volgende informatie leert u hoe u een geheel nieuwe factuur kunt maken in Microsoft Word:

#1. Maak een nieuw leeg document

Als u een factuur in Word wilt maken, opent u Word, klikt u op 'Bestand' en selecteert u vervolgens 'Nieuw document' in het menu om uw aangepaste factuur helemaal opnieuw te maken. Open een gloednieuw, leeg document. Vergeet niet dat u met deze optie uw eigen invoervelden moet maken, omdat deze niet dezelfde vooraf opgemaakte structuur heeft als een Microsoft Word-sjabloon. Dit kan meer werk vergen dan alleen het kiezen van een factuursjabloon. Omdat u echter meer controle heeft over het ontwerp en de functionaliteit van uw factuur, is dit een waardevolle afweging voor bedrijven met gespecialiseerde factureringsprocedures.

#2. Ontwerp een koptekst voor een factuur

Voeg een koptekst toe aan het document. Het logo, de naam en contactgegevens van uw bedrijf moeten op de factuurkop staan. Daarnaast moet ondubbelzinnig worden vermeld dat het om een factuur gaat.

#3. Vermeld de factuurdatum

Om vervolgens een factuur in Word te maken, voegt u de factuurdatum van het document toe. Dit hoort meestal in de rechterbovenhoek van uw Word-document. Vermeld direct onder de kop van uw factuur de huidige datum. Onder de factuurdatum kunt u ook de datum schrijven waarop u moet betalen.

#4. Voeg een speciaal factuurnummer toe

Voeg een duidelijk factuurnummer toe bovenaan het document. Tijdens het beoordelen van een factuur met een klant of het archiveren ervan voor de administratie van uw bedrijf, worden factuurnummers gebruikt als referentiepunt. Het nummeringssysteem dat u voor uw factureringsprocedure zult gebruiken, moet van tevoren worden bepaald en nageleefd. Facturen numeriek nummeren, beginnend met factuur #001, dan factuur #002, enzovoort, is de eenvoudigste methode.

Een uitstekend idee als u moeite heeft om uw facturen georganiseerd te houden, is om een factuurgenerator en organisatiesoftware te gebruiken. Samen met enkele gratis factuursjablonen die we later zullen bekijken, biedt FreshBooks een verscheidenheid aan keuzes voor factureringssoftware die helpen deze procedure te automatiseren en uw betalingen georganiseerd te houden.

#5. Voeg de contactgegevens van uw klant toe

Voeg informatie toe over het bedrijf van uw klant, zoals de naam van het bedrijf, het logo, de naam, het adres, het telefoonnummer, het e-mailadres en eventueel het inkoopordernummer van de contactpersoon. Zorg ervoor dat de contactgegevens op uw factuur juist zijn; als het bedrijf van uw klant een facturerings- of debiteurenafdeling heeft, moet u mogelijk die persoon vermelden in plaats van uw vaste contactpersoon.

#6. Stel een lijst samen van specifieke goederen of diensten

Maak vervolgens een gespecificeerde inventaris van de goederen en diensten die u aan het bedrijf of de klant hebt geleverd. Een beknopte uitleg van elke dienst, het aantal uitgevoerde uren of geleverde items en de vergoeding moeten allemaal worden vermeld. Subtotaal elke service afzonderlijk. Het is vaak het eenvoudigst om een tabel te maken in uw Word-factuur, zodat uw goederen en diensten gemakkelijk worden weergegeven.

#7. Toon het volledige verschuldigde bedrag

Als u een factuur in Word wilt maken, vermeldt u eventuele toepasselijke belastingen na het optellen van alle kosten. De factuur moet dan het volledige verschuldigde bedrag bevatten en deze informatie duidelijk onderaan weergeven. Om het zo duidelijk mogelijk te maken, noem je het 'totaal' of 'algemeen totaal'.

#8. Vermeld de vervaldatum van de betaling

Om betalingsachterstanden te voorkomen, vermeldt u een vervaldatum op de factuur. Geef zoveel mogelijk informatie bij het aangeven van de betalingstermijn. Vermeld de exacte datum, zoals 'Betaling uiterlijk op 31 december 2018' in plaats van alleen 'Betaling binnen 30 dagen'.

#9. Geef aan hoe u van plan bent te betalen

Helemaal onderaan het document vermeldt u uw betalingsvoorwaarden. Vermeld de betalingsmethoden die u gebruikt en specificeer eventuele boetes voor te late betaling die u oplegt voor betalingen die na de vervaldatum worden gedaan, ervan uitgaande dat uw klant uw betalingsvoorwaarden heeft geaccepteerd toen hij u voor de baan aannam.

Hoe maak ik een factuur voor een klein bedrijf?

Onderscheidend factuurnummer
Datum van levering van de producten of diensten.
Een uitleg van het goed of de dienst.
Het verschuldigde bedrag met een deadline.
Betalingsvoorwaarden en richtlijnen.
Som en datum van de meest recente betaling.

Wat is een factuurvoorbeeld?

Als een retailer producten koopt van een fabrikant, worden de producten getransporteerd naar de ontvangstafdeling van de retailer en wordt er een factuur ingediend bij de boekhoudafdeling van de winkel.

Kunt u Excel gebruiken om facturen te maken?

Met behulp van een sjabloon die u voor uw bedrijf kunt aanpassen, kunt u facturen maken die er professioneel uitzien. Het kan worden afgedrukt of ingevuld in Word of Excel en elektronisch als pdf worden verzonden.

Referenties

freshbooks.com
sumup.com
zoho. com