We gebruiken allemaal elke dag e-mail, van werk tot communicatie met vrienden en familie. Maar volgen we allemaal de e-mailetiquette om ervoor te zorgen dat we effectief en efficiënt communiceren? E-mailetiquette is meer dan alleen gezond verstand. Het gaat om het begrijpen van de regels van etiquette en het belang om ze te volgen.
In dit artikel zullen we de verschillende aspecten van e-mailetiquette onderzoeken, van het begrijpen van de basisprincipes tot het begrijpen van het belang van het volgen van de regels. We bespreken ook de 10 essentiële regels voor e-mailetiquette, de do's en don'ts van e-mails en de vijf elementen van etiquette. Laten we beginnen!
E-mailetiquette voor bedrijven
E-mailetiquette is vooral belangrijk in de zakenwereld. Het is belangrijk om te begrijpen hoe belangrijk het is om de regels te volgen om ervoor te zorgen dat u effectief en efficiënt communiceert met uw collega's, klanten en klanten.
Allereerst is het belangrijk om te onthouden dat u in alle e-mails professioneel moet zijn. Dit betekent het gebruik van de juiste taal, het vermijden van straattaal en het gebruik van de juiste grammatica en interpunctie. Het is ook belangrijk om e-mails beknopt en to the point te houden. E-mails moeten ook duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn.
Bij communicatie met collega's, klanten en klanten is het belangrijk om een professioneel e-mailadres te gebruiken. Hierin moet uw naam en, indien van toepassing, de naam van het bedrijf worden vermeld. Het is ook belangrijk om een handtekening te plaatsen met uw naam, functie en contactgegevens.
Juiste e-mailetiquette
Een goede e-mailetiquette is essentieel voor effectieve communicatie. Het is belangrijk om respectvol, beleefd en attent te zijn in alle e-mails. Dit betekent dat u de naam en titel van de ontvanger gebruikt, snel reageert en sarcasme vermijdt.
Het is ook belangrijk om een passende onderwerpregel te gebruiken. Deze moet duidelijk en beschrijvend zijn en moet het doel van de e-mail aangeven. Het is ook belangrijk om een duidelijke en beknopte berichttekst op te nemen.
Als het gaat om bijlagen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat ze correct zijn geëtiketteerd en dat ze virusvrij zijn. Het is ook belangrijk om een disclaimer op te nemen als de e-mail vertrouwelijke informatie bevat.
Regels voor e-mailetiquette
Er zijn bepaalde regels die moeten worden gevolgd als het gaat om e-mailetiquette. Deze omvatten:
- Gebruik een professioneel e-mailadres.
- Vermijd het gebruik van jargon, emoji's en overmatige uitroeptekens.
- Gebruik een duidelijke en beschrijvende onderwerpregel.
- Voeg een handtekening toe met uw naam, titel en contactgegevens.
- Wees beleefd, respectvol en attent.
- Vermijd sarcasme.
- Reageer snel.
- Houd e-mails beknopt en to the point.
- Gebruik de juiste grammatica en interpunctie.
- Voeg een disclaimer toe als de e-mail vertrouwelijke informatie bevat.
E-mailetiquette Belang
Door e-mailetiquette te volgen, kunt u professionaliteit opbouwen, sterkere verbindingen op het werk smeden en een positieve indruk van uw werkgever geven. Het zal ook de communicatie verbeteren en u en het bedrijf uit de problemen houden. Als u professionele e-mailetiquette begrijpt, kunt u respectvol met anderen communiceren en vooruitgang boeken in uw carrière. E-mailetiquette is belangrijk voor effectieve communicatie. Het is belangrijk om de regels van de etiquette te volgen om ervoor te zorgen dat u op een professionele en respectvolle manier communiceert.
Goede e-mailetiquette is essentieel voor het bedrijfsleven. Het helpt om relaties op te bouwen met collega's, klanten en klanten. Het is ook belangrijk voor het behoud van een goede reputatie in de zakenwereld.
E-mailetiquette is ook belangrijk voor persoonlijke communicatie. Het volgen van de etiquette helpt ervoor te zorgen dat uw boodschap duidelijk, beknopt en respectvol is.
Wat zijn 10 do's en don'ts voor het gebruik van e-mail?
Wanneer we proberen sneller en effectiever te werken, mogen we de sociale normen die bij elke communicatiemethode horen niet over het hoofd zien. Hier zijn de 10 do's en don'ts voor e-mailetiquette.
#1. Gebruik een duidelijke onderwerpregel.
De kans dat uw bericht wordt gelezen, neemt toe met de duidelijkheid van uw onderwerpregel, omdat de meesten van ons te maken hebben met de honderden e-mails die onze inbox elke dag volstoppen. Om expliciet te zijn, als je iemand een voorstel stuurt, schrijf dan: "Het Fitch-voorstel is bijgevoegd."
#2. Vergeet niet te tekenen.
Elke e-mail moet een handtekening hebben die de afzender identificeert en contactgegevens bevat. Stel het in om automatisch aan het einde van elke e-mail weer te geven. Zodat de ontvanger uw adres, e-mailadres of telefoonnummer niet hoeft op te zoeken, inclusief al uw contactgegevens.
#3. Adres op een formele manier.
Het maakt niet uit hoe goed je de persoon kent, het gebruik van "Hey", "Yo" of "Hiya" is onprofessioneel. Zeg in plaats daarvan "Hé" of "Hallo". De uitdrukking "Beste (voeg naam in)" is formeler. Het is heel acceptabel om de naam van de ontvanger in de aanhef te gebruiken, zoals in 'Hallo Robert', maar houd er rekening mee dat je iemands naam niet mag afkorten tenzij je toestemming hebt.
#4. Gebruik geen humor.
Humor is moeilijk over te brengen via e-mail. Zonder de bijpassende verbale toon en gezichtsuitdrukkingen, kan wat u denkt dat humoristisch is, door de andere persoon verkeerd worden geïnterpreteerd of als sarcasme worden beschouwd. Vermijd bij twijfel het gebruik van humor in professionele discussies.
#5. Controleer uw bericht op fouten.
Wees niet geschokt als iemand je evalueert op basis van hoe je e-mails schrijft. Als uw e-mail bijvoorbeeld vol typefouten en grammaticale fouten staat, kunnen mensen denken dat u onzorgvuldig, slordig of zelfs analfabeet bent. Controleer uw spelling, grammatica en bericht voordat u op 'verzenden' klikt.
#6. Ga er niet vanuit dat de ontvanger begrijpt wat je zegt.
Zelfs als je brief een reactie is op een reeks e-mails, schrijf hem dan als een op zichzelf staande notitie. Geen 'oneliners' dus. Neem het onderwerp op, evenals alle toespelingen op eerdere e-mails, onderzoeken of interacties. Terugkijken op de keten om de context te beoordelen kan vervelend en tijdrovend zijn. Uw ontvanger ontvangt mogelijk honderden e-mails per dag en het is onwaarschijnlijk dat hij zich de volgorde van gebeurtenissen herinnert die tot uw e-mail hebben geleid.
#7. Reageer op elke e-mail.
Reageer snel en beleefd op elke echte e-mail die aan u is gericht. Zelfs als je niet meteen een antwoord hebt, besteed dan even de tijd aan het schrijven van een antwoord op de e-mail om de afzender te laten weten dat je het hebt ontvangen. Als de e-mail naar de verkeerde persoon is gestuurd, laat het dan weten aan de afzender.
#8. Schiet niet vanaf de lip.
Reageer nooit op een pittige manier en schrijf nooit een boze e-mail. Denk er goed over na voordat u uw bericht verzendt. Zet uw bericht in de map 'concepten' als u het wilt bewaren voor latere overweging wanneer u wat rustiger bent en tijd heeft om een passend antwoord te bedenken.
#9. Geef geen privégegevens vrij.
Zelfs per ongeluk e-mails delen is veel te simpel. Persoonlijk of telefonisch is de beste manier om zeer persoonlijke of geheime informatie te communiceren. Vraag toestemming voordat u privégegevens in een e-mail of bijlage opneemt.
#10. Gebruik geen uitroeptekens onnodig.
In professionele communicatie worden uitroeptekens en andere tekenen van opgetogenheid zoals emoticons, acroniemen zoals LOL en volledige CAPS niet effectief overgedragen. Als je de persoon niet ongelooflijk goed kent, laat hem dan met rust. Ook is het gebruik van een reeks uitroeptekens onprofessioneel.
Het kan wat werk kosten om uw e-mails professioneel en gefocust te houden, maar op de lange termijn zult u er verzorgder en beter georganiseerd uitzien.
Wat zijn de vijf elementen van etiquette?
De vijf elementen van etiquette zijn respect, beleefdheid, aandacht, duidelijkheid en hoffelijkheid. Respect betekent anderen met respect behandelen, en beleefdheid betekent beleefd zijn in alle interacties. Rekening houden betekent rekening houden met de gevoelens en behoeften van anderen. Duidelijkheid betekent duidelijk en beknopt zijn in alle communicatie. "Beleefdheid" betekent hoffelijk zijn en waardering tonen voor anderen. Hieronder staan de belangrijkste regels voor zakelijke etiquette die u moet toepassen:
#1. Beleefdheid
Dank u, alstublieft, en welkom zijn enkele van de meest cruciale uitdrukkingen om in gedachten te houden. Spreek anderen constant dankbaarheid uit voor elke kans die zij uw bedrijf kunnen bieden. Als beide partijen je bekend voorkomen, vergeet dan nooit om ze voor te stellen wanneer ze elkaar voor het eerst ontmoeten. Geef een korte beschrijving van de positie van elk teamlid wanneer u ze voorstelt aan een klant. U krijgt de kans om visitekaartjes uit te wisselen wanneer u voor het eerst een klant of zakenrelatie ontmoet. Voordat u de kaart in uw portemonnee stopt, moet u er een punt van maken om deze te lezen.
#2. Beleefdheid
Het is altijd een goed idee om uw waardering te tonen, maar houd er rekening mee dat sommige mensen dure geschenken als steekpenningen kunnen beschouwen. Kleine cadeautjes of bedankbriefjes worden veel geschikter geacht. Zelfs als je geen directe plannen hebt om met iemand samen te werken, moet je altijd reageren op telefoontjes en e-mails. Houd de deur open voor de persoon die naast je staat. Vermijd roken in het openbaar, vooral als een deel van uw groep niet rookt.
#3. Manieren
In commerciële relaties zijn goede manieren een cruciale hoeksteen. Wacht tot iedereen zit en bediend is voordat u begint met eten als u klanten of collega's ontmoet voor ontbijt, lunch of diner. Voorkom dat je bord de eerste keer bij een buffet helemaal volloopt. Probeer tegelijkertijd niet aan uw eten te pulken en doe uw best om de indruk te wekken dat u zowel van de maaltijd als van het gezelschap geniet. Probeer iedereen bij het gesprek te betrekken en bespreek niets persoonlijks, tenzij de andere persoon het initiatief neemt. Wees hoffelijk tegenover de restaurantservers en je junioren.
#4. stiptheid
Als u een zakelijke bijeenkomst heeft, probeer dan op tijd te komen. Kom niet te vroeg omdat de andere persoon je misschien niet verwacht. Kom nooit te laat, want dat kan een verkeerde indruk wekken en u inefficiënt en onbetrouwbaar doen lijken. Zorg ervoor dat je klaar bent voor de vergadering door vooraf je huiswerk te maken en zelfverzekerd te handelen.
#5. Professionaliteit
Wanneer u met collega's en klanten praat, onthoud u dan van debatten over politiek, religie of andere gevoelige onderwerpen. Tenzij het gespreksonderwerp specifiek uw familie betreft, bespreek het niet. Probeer nooit dicht bij iemand te komen door hem of haar te bekritiseren of geruchten te verspreiden.
#6. Positieve lichaamstaal
Houd uw houding rechtop als u zit of staat. Zorg ervoor dat je handdruk niet te hard en niet te zacht is. Vermijd wandelen of te snel lopen in een groep. Houd altijd een redelijke afstand tussen uzelf en andere mensen. Wanneer u met iemand spreekt, vermijd dan te dichtbij te komen of te ver weg te blijven. Draag bij vergaderingen en diners gepaste zakelijke kleding. Draag casual kleding naar niet-officiële vergaderingen, maar onthoud u van opvallende of onbeleefde kleding.
Lees ook: Service-e-mail: betekenis, voorbeelden en topaanbieders
Wat is een voorbeeld van e-mailetiquette?
Een voorbeeld van e-mailetiquette is het gebruik van een professioneel e-mailadres met uw naam en, indien van toepassing, de naam van het bedrijf. Het is ook belangrijk om een handtekening te plaatsen met uw naam, functie en contactgegevens. Als het gaat om de berichttekst, moet deze duidelijk en beknopt zijn, met gebruikmaking van de juiste grammatica en interpunctie.
Wat zijn de drie principes van etiquette?
De drie principes van etiquette zijn respect, consideratie en eerlijkheid.
Respect
Respect houdt in dat je de waarde van een ander erkent en weloverwogen stappen onderneemt om je bezorgdheid voor hem of haar te tonen.
De volgende voorbeelden illustreren hoe deze etiquetteregel moet worden uitgelegd:
- Iemand je volledige aandacht geven
- Iemand niet onderbreken wanneer deze aan het woord is of aan het werk is
- Zich gepast kleden voor elke situatie
- Op de juiste manier spreken/niet neerbuigend tegen iemand praten
- Niet deelnemen aan onaardige grappen of treiteren
- Handen schudden
Overweging
Overweging houdt in dat je bedachtzaam handelt wanneer je met anderen omgaat en empathie voor anderen toont.
De volgende voorbeelden illustreren hoe deze etiquetteregel moet worden uitgelegd:
- Alsjeblieft en bedankt
- Een deur voor iemand openhouden
- Kauwen met je mond dicht
- Excuseer zeggen
- Aanbieden om te helpen wanneer je kunt
- Thuisblijven als je ziek bent
- Op tijd zijn
Eerlijkheid
Naast het spreken van de waarheid en het onthouden van zelfs kleine leugentjes om bestwil, betekent eerlijk zijn oprecht en moreel oprecht handelen. We moeten ook zeggen dat we vriendelijke eerlijkheid verkiezen boven meedogenloze eerlijkheid. De basis van tact is het vinden van de waarheid die constructief is en ernaar handelen zonder een ander pijn of schaamte te bezorgen. Oprecht en oprecht zijn tegenover anderen is een ander aspect van eerlijk zijn. Niemand houdt van valse of lippendienstige manieren; ze kunnen net zo aanstootgevend zijn als gewone onbeschoftheid.
Bonus
Hoffelijkheid
Uitstekende manieren zijn de staat van hoffelijk zijn. De definitie van hoffelijkheid is hoffelijk zijn of handelen op een manier die past bij een bepaalde sociale omgeving. Hoffelijk zijn houdt in dat u nadenkt over hoe uw acties anderen zullen beïnvloeden en dat u handelt op een manier die hen helpt. Respect, aandacht en beleefdheid zijn allemaal aspecten van beleefdheid.
Conclusie
E-mailetiquette is essentieel voor effectieve communicatie. Het is belangrijk om te begrijpen hoe belangrijk het is om de regels te volgen om ervoor te zorgen dat u op een professionele en respectvolle manier communiceert. Door de 10 essentiële regels van e-mailetiquette te volgen, kunt u ervoor zorgen dat uw e-mails duidelijk, beknopt en respectvol zijn.
E-mailetiquette is belangrijk voor bedrijven, omdat het helpt bij het opbouwen van relaties met collega's, klanten en klanten. Het is ook belangrijk voor persoonlijke communicatie, omdat het ervoor zorgt dat uw boodschap duidelijk, beknopt en respectvol is. De vijf elementen van etiquette - respect, beleefdheid, aandacht, duidelijkheid en hoffelijkheid - moeten te allen tijde worden gevolgd.
Het volgen van de regels van e-mailetiquette is essentieel voor effectieve communicatie. Het is belangrijk om te onthouden dat u in alle e-mails professioneel en respectvol moet zijn. Door deze regels te volgen, kunt u ervoor zorgen dat uw e-mails duidelijk, beknopt en effectief zijn.
- LEIDERSCHAP WAARDEN: Belang van waarden in leiderschap
- 2 WEEKKENNISBRIEF: Hoe u ontslagbrieven schrijft (+gratis voorbeelden)
- RESPECT OP DE WERKPLEK: de beste manieren om het te demonstreren en het belang
- TELEFOONETIQUETTE: beste tips en standaard om te volgen
- LEIDERSCHAPSKENMERKEN: De belangrijkste sterke eigenschappen die een goede leider maken
Referenties
