Weten hoe u een kosten-batenanalyse moet uitvoeren voordat u tijd en middelen van de organisatie investeert in een nieuw project of bedrijfsidee, kan het verschil betekenen tussen succes en mislukking. Een kosten-batenanalyse (KBA) bepaalt welke projecten of investeringen op een bepaald moment het meest haalbaar, haalbaar en nuttig zijn voor een bedrijf. Hier bespreken we wat een kosten-batenanalyse is en waarom deze belangrijk is.
Wat is een kosten-batenanalyse?
Een kosten-batenanalyse is een methodisch proces dat bedrijven gebruiken om te beslissen welke beslissingen ze moeten nemen en welke ze moeten vermijden. De kosten-batenanalist telt de potentiële voordelen van een scenario of actie bij elkaar op en trekt daar vervolgens de totale kosten van af. Sommige adviseurs of analisten creëren ook modellen om een geldwaarde toe te kennen aan immateriële zaken, zoals de voordelen en kosten van wonen in een specifiek gebied.
Kosten-batenanalyse in projectmanagement
Een kosten-batenanalyse in projectmanagement is een methode om de kosten en voordelen van een groot project of bedrijfsvoorstel tegen elkaar af te wegen. Het is een realistische, datagedreven methode om organisaties en managers te begeleiden bij het nemen van goede investeringsbeslissingen. Het helpt bij het bepalen of een project of investering financieel haalbaar en nuttig is voor het bedrijf.
Een formele KBA analyseert en kwantificeert alle projectkosten en -baten voordat het verwachte rendement op de investering (ROI), het interne rendement (IRR), de netto contante waarde (NPV) en de terugverdientijd worden berekend. Vervolgens wordt het verschil berekend tussen de kosten en de baten van het doorgaan met het project.
De volgende kosten kunnen in een KBA worden meegenomen:
- Directe uitgaven: uitgaven die rechtstreeks verband houden met het geplande project of de geplande investering, zoals materialen, arbeid en uitrusting.
- Indirecte kosten: Dit zijn de bijbehorende vaste uitgaven die bijdragen aan het tot leven brengen van het project of de investering, zoals overhead-, administratieve- of opleidingskosten.
- Opportuniteitskosten: de beloningen of kansen die verloren gaan wanneer een bedrijf het ene initiatief of de ene kans boven de andere verkiest. Om de opportuniteitskosten te evalueren, moet u de potentiële voordelen van de beschikbare opties afwegen.
- Toekomstige kosten: Dit zijn kosten die later in het project kunnen ontstaan. Deze kosten zijn afhankelijk van bepaalde gebeurtenissen die zich voordoen, zoals de kosten voor het beperken van potentiële gevaren.
Kosten-batenanalyse maakt een gestructureerde aanpak van kostenbeheer mogelijk, waarbij projectmanagers en bedrijfsleiders worden geholpen bij het prioriteren van projecten en het effectief toewijzen van middelen om de belangrijkste doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken.
Voordelen kunnen zijn:
- Tastbare voordelen: Dit zijn kwantitatieve effecten die gemakkelijk in geld kunnen worden gekwantificeerd, zoals hogere inkomsten of lagere kosten.
- Immateriële voordelen: Deze voordelen zijn moeilijk in geld te kwantificeren. Het zijn indirecte of kwalitatieve uitkomsten, zoals een grotere klanttevredenheid of het moreel van de medewerkers.
Het kwantificeren van immateriële voordelen
Immateriële voordelen kunnen worden gewaardeerd met behulp van kwalitatieve metingen in een KBA. Een enquête of focusgroep kan bijvoorbeeld worden gebruikt om informatie te verzamelen over klanttevredenheid of het moreel van medewerkers. De bevindingen worden vervolgens gebruikt om schattingen te geven van de waarde van deze immateriële voordelen.
In sommige omstandigheden kan de waarde van een immaterieel voordeel worden geschat op basis van de impact ervan op andere tastbare voordelen, zoals een hogere productiviteit of lagere kosten. Hoewel immateriële voordelen subjectiever en minder accuraat zijn dan tastbare voordelen, kan het weglaten ervan in uw kosten-batenanalyse resulteren in een ontoereikend beeld van de totale impact van een voorgesteld project.
Waarom is een kosten-batenanalyse belangrijk?
Dit is waarom een kosten-batenanalyse belangrijk is:
#1. Bepaal projectkosten en baten
Een projectkosten-batenanalyse garandeert dat alle kosten en baten die aan een project verbonden zijn, worden geïdentificeerd en gemeten. Dit verkleint de kans op verborgen kosten en toekomstige obstakels of verliezen, die mogelijk pas duidelijk worden na een grondig onderzoek van het project.
#2. Bied een raamwerk voor analyse
Een KBA biedt een formeel raamwerk voor het onderzoeken van de kosten en baten van een potentieel project. Dit zorgt ervoor dat alle overwegingen worden geëvalueerd en de beste zakelijke beslissing wordt genomen.
#3. Neem beter onderbouwde beslissingen
Een kosten-batenanalyse helpt besluitvormers bij het bepalen of een voorgesteld project of investering voordelig is. Beslissers nemen beter geïnformeerde beslissingen en zetten organisatiemiddelen effectiever in als ze de kosten en baten van het project vergelijken.
#4. Verhoog de transparantie
Een KBA bevordert de transparantie door de kosten en baten van ieder nieuw project zichtbaar en gekwantificeerd te maken. Dit kan helpen garanderen dat de besluitvorming objectief is en dat alle belanghebbenden een grondig inzicht hebben in de potentiële implicaties van het project.
#5. Vergemakkelijk de communicatie
Een kosten-batenanalyse bij projectmanagement bevordert het vertrouwen en legt de basis voor communicatie tussen meerdere belanghebbenden door een gemeenschappelijke taal en structuur te bieden voor het onderzoeken van een mogelijk project. Dit zorgt ervoor dat alle belanghebbenden op één lijn zitten en dat beslissingen collectief en in overeenstemming met de bedrijfsdoelstellingen worden genomen.
Hoe u een kosten-batenanalyse voor een project uitvoert
Een projectkosten-batenanalyse is een eenvoudige techniek. Volg om te beginnen de vier stappen van de kosten-batenanalyse die hieronder worden aangegeven.
#1. Stel projectdoelen en doelstellingen vast
De eerste fase bij het uitvoeren van een kosten-batenanalyse is het vaststellen van de reikwijdte en doelstellingen van het project. Dit omvat het identificeren van het volgende:
- Het probleem dat het initiatief wil aanpakken
- De doelstellingen van het project
- De verwachte resultaten
Het definiëren van de projectdoelen en doelstellingen biedt een stevige basis om de KBA zo nauwkeurig mogelijk te maken. De doelen stellen een structuur en parameters vast waaraan het project moet voldoen om succesvol te zijn.
Nadat u dit heeft bepaald, schrijft u uw projectdoelen op in een business case of projectvoorstel. Dit is handig bij het selecteren van de maatstaven die u gaat gebruiken om de kosten en baten te analyseren en vergelijken, en bij het interpreteren van de KBA-resultaten.
#2. Bepaal de kosten en baten.
De volgende fase is het identificeren en opsommen van alle kosten en verwachte baten die verband houden met het voorgestelde project.
Maak twee lijsten: één voor alle voorspelde uitgaven en één voor de verwachte voordelen. Neem directe, indirecte, opportuniteits- en toekomstige kosten op. Nadat u de individuele kosten heeft bepaald, evalueert u de mogelijke voordelen van het project. Vermeld alle concrete en immateriële voordelen, zelfs de voordelen die het moeilijkst te definiëren zijn.
#3. Verzamel alle toekomstige kosten en voordelen.
Nadat u uw lijst met uitgaven en voordelen heeft samengesteld, voegt u aan elke lijst actuele, realistische geldcijfers toe en telt u beide kanten bij elkaar op. Gebruik betrouwbare gegevensbronnen. U kunt bijvoorbeeld informatie verkrijgen uit financiële rapporten, marktonderzoek en commentaar van deskundigen.
Voer ook een projectkostenanalyse uit en schat de timing van de kosten en baten. Sommige kunnen snel ontstaan, terwijl andere later kunnen verschijnen. Door het tijdstip van de projectkosten en -baten nauwkeurig te voorspellen, kunt u de contante waarde ervan vaststellen en de financiële haalbaarheid van het project beoordelen.
#4. Evalueer de verwachte resultaten
Nadat u beide kanten van uw onderzoek hebt opgeteld, kunt u de volledige kosten en baten van het voorgestelde project berekenen. Als de voordelen groter zijn dan de uitgaven, kan het project de moeite waard zijn om voort te zetten. Als de kosten zwaarder wegen dan de voordelen, kun je het beste heroverwegen om erin te investeren.
Het vergelijken van de twee totalen is echter niet het einde. Op dit niveau is het evalueren van de projectdoelen en doelstellingen zoals uiteengezet in de eerste stap van de KBA nuttig om te bepalen of de analyse aangeeft dat u de gestelde doelen kunt bereiken. Stel vragen als,
- “Kan uw organisatie de benodigde fondsen bundelen om alle kosten te dekken?”
- Zullen de voordelen op tijd arriveren om de bedrijfsactiviteiten soepel te laten verlopen?
Voer vervolgens een gevoeligheidsanalyse uit om de robuustheid van de KBA-resultaten te verifiëren. Dit kan het noodzakelijk maken om aannames over kosten, baten en disconteringspercentages aan te passen om te evalueren hoe responsief de analyseconclusies zijn op veranderingen.
Evalueer ten slotte de KBA-resultaten en communiceer deze met belanghebbenden, zodat zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen over het project. Houd er bij het beoordelen van de kosten-batenanalyse van een project rekening mee dat de kosten minder dan 50% van de baten mogen bedragen en dat de terugverdientijd niet langer mag zijn dan een jaar.
Voorbeeld van kosten-batenanalyse
Hier is een voorbeeld van een kosten-batenanalyse uitgevoerd door een softwarebedrijf dat zijn huidige CRM-systeem (Customer Relationship Management) wil upgraden. De twee alternatieven die worden onderzocht zijn:
Optie A: Upgrade naar een krachtiger CRM-systeem met uitgebreide functies en mogelijkheden en een soepele leercurve.
Optie B: Het huidige CRM-systeem behouden en investeren in verdere opleiding van medewerkers om het gebruik ervan te maximaliseren.
Hier volgt een vereenvoudigde kosten-batenanalyse voor elke optie:
Optie A: Upgrade naar een complexer CRM-systeem.
Voordelen:
- Verbeterde mogelijkheden voor klantenservice en relatiebeheer: $ 150,000 per jaar
- Verhoogde efficiëntie en productiviteit: $ 100,000 per jaar
- Mogelijkheid om klantgegevens te analyseren en inzichten te genereren: $ 75,000 per jaar
- Totaal geschat jaarlijks voordeel: $325,000
Kosten:
- Een nieuw systeem kost in het begin $ 150,000.
- $ 50,000 voor implementatie en training
- Jaarlijks onderhoud en ondersteuning kosten $ 75,000
- Totale jaarlijkse kosten: $ 275,000
- $ 50,000 netto jaarlijks voordeel
Optie B: Investeer in meer CRM-systeemtraining.
Voordelen:
- Verhoogde competentie en productiviteit van medewerkers: $ 50,000 per jaar
- Verbeterde mogelijkheden voor klantenservice en relatiebeheer: $ 75,000 per jaar
- Het totale jaarlijkse voordeel zal naar verwachting $ 125,000 bedragen.
Kosten:
- $ 25,000 voor verdere opleiding van medewerkers
- Trainingstijd en middelen: $ 10,000
- Potentieel productiviteitsverlies gedurende de trainingsperiode: $ 15,000
- Totale jaarlijkse kosten: $ 50,000
- Jaarlijks voordeel: $ 75,000
Op basis van deze kosten-batenanalyse kan het erop lijken dat Optie B op de korte termijn de voorkeur verdient, omdat deze een hoger netto jaarlijks voordeel van $75,000 oplevert vergeleken met Optie A, die slechts een netto jaarlijks voordeel van $50,000 oplevert. Het kost ook minder.
Vanuit een langetermijnperspectief verdient optie A echter de voorkeur, ondanks de lagere netto jaarlijkse winst bij aanvang en de hogere kosten. De langetermijnvoordelen van optie A zijn aanzienlijk groter dan die van optie B en zullen in de loop van de tijd resulteren in een hogere ROI.
Voor- en nadelen van kosten-batenanalyse
Er zijn talloze voordelen verbonden aan het gebruik van kosten-batenanalyses als onderdeel van het besluitvormingsproces van een bedrijf of organisatie. Voordat we uitsluitend op een kosten-batenanalyse vertrouwen, moeten verschillende potentiële nadelen en beperkingen worden onderzocht.
VOORDELEN
#1. Een datagestuurde aanpak
Met een kosten-batenanalyse kan een individu of organisatie een keuze of een voorgesteld project onbevooroordeeld onderzoeken. Als zodanig biedt het een onbevooroordeelde en op feiten gebaseerde beoordeling van uw opties, wat uw bedrijf kan helpen om meer datagedreven en logischer te worden.
#2. Maakt beslissingen eenvoudiger
Zakelijke keuzes zijn vaak complex van aard. De kosten-batenanalyse helpt dit dilemma te vereenvoudigen door de beslissing te beperken tot kosten versus baten.
Bij een kosten-batenanalyse moet u alle denkbare kosten en baten die aan een project zijn verbonden, verklaren, waardoor minder voor de hand liggende aspecten zoals indirecte of immateriële uitgaven aan het licht kunnen komen.
NADELEN
#1. Het is moeilijk om alle variabelen te voorspellen.
Hoewel een kosten-batenanalyse u kan helpen de voorspelde kosten en voordelen van een zakelijke keuze te beschrijven, is het moeilijk om alle elementen te voorspellen die de uitkomst kunnen beïnvloeden. Veranderingen in de marktvraag, materiaalkosten en het mondiale zakenklimaat zijn allemaal onvoorspelbaar, vooral op de lange termijn.
#2. Onjuiste gegevens kunnen de resultaten vertekenen.
Als u zich baseert op onvolledige of foutieve gegevens om uw kosten-batenanalyse te voltooien, zullen de uitkomsten dat weerspiegelen.
#3. Beter Geschikt voor korte en middellange projecten
Voor projecten of commerciële keuzes met een langere tijdsduur loopt een kosten-batenanalyse om verschillende redenen een groter risico de plank mis te slaan. Om te beginnen wordt het maken van nauwkeurige voorspellingen steeds moeilijker naarmate men verder in de toekomst gaat. Het kan ook zijn dat langetermijnprojecties geen rekening houden met elementen als inflatie, waardoor de algehele nauwkeurigheid van het onderzoek afneemt.
#4. Verwijdert het menselijke element
Hoewel de meeste bedrijven worden gemotiveerd door de wens om winst te maken, zijn er ook andere, niet-monetaire redenen waarom een organisatie kan besluiten een project voort te zetten of een beslissing te nemen. In deze situaties kan het moeilijk zijn om morele of ‘menselijke’ overwegingen te verzoenen met het zakelijke argument.
Wat zijn de 5 stappen van een kosten-batenanalyse?
De basismethode voor kosten-batenanalyse is het opstellen van het analyseplan, het bepalen van uw uitgaven, het bepalen van uw baten, het analyseren van zowel de kosten als de baten en het trekken van een eindconclusie. Deze stappen kunnen per methode verschillen.
Wat zijn de twee soorten kosten-batenanalyses?
De twee meest voorkomende methoden voor het uitvoeren van een kosten-batenanalyse zijn de netto contante waarde en de baten-kostenverhouding. Het NPV-model selecteert het project met de hoogste NPV. Het baten-kostenratio-model selecteert het project met de hoogste baten-kostenratio.
Wat zijn de twee belangrijkste soorten kosten?
Er zijn twee soorten kosten: vast en variabel. Vaste en variabele kosten hebben verschillende effecten op het bedrijf, maar beide zijn noodzakelijk voor de winstgevendheid.
Wat is een voorbeeld van een kostenvoordeel?
Een eenvoudige kosten-batenanalyse zou ertoe leiden dat een belegger beslist of hij onroerend goed of aandelen wil kopen. Elk heeft zijn eigen sterke en zwakke punten, en ze zouden hun unieke omgeving moeten analyseren om te bepalen welke de beste kosten-batenverhouding heeft (dwz voordelen per dollar).
Ten slotte,
Sommige moeilijke situaties vergen een diepgaander onderzoek, en een bedrijf kan gebruik maken van een kosten-batenanalyse als het niet duidelijk is of een project wel of niet moet worden voortgezet. Een kosten-batenanalyse kan een bedrijf helpen zijn besluitvormingsproces te vereenvoudigen door de uitgaven te evalueren en te identificeren wat voordelig zou zijn.
- Inzicht in het belang van immateriële activa bij bedrijfswaardering
- Financieel plan: eenvoudige stappen om een solide financieel plan te maken
- NFL Pensioen: de ultieme gids voor 2023 (bijgewerkt)
- DISCRIMINATIE VAN ADVOCAAT OP DE WERKPLEK: Hoe advocaten discriminatiezaken beoordelen en wat ze voor u kunnen doen
Referenties
