Prestatiebeoordelingen van werknemers zijn een cruciaal aspect van elk bedrijf. Een goed uitgevoerd functioneringsgesprek kan uw medewerkers inspireren en motiveren om meer succes te behalen. Als het echter niet goed wordt uitgevoerd, kan het het tegenovergestelde effect hebben en leiden tot terugtrekking en verloop binnen uw team. Een goed uitgevoerde prestatiebeoordeling van medewerkers is een waardevol hulpmiddel voor medewerkers om gebieden voor verbetering en ontwikkeling te identificeren, en dit alles terwijl positieve en productieve zakelijke relaties worden onderhouden. Het maken van een overtuigende beoordeling kan een uitdagende taak zijn en helaas hebben managers vaak onvoldoende richting. Daarom zullen we in dit artikel ingaan op de meest effectieve manieren om een prestatiebeoordeling uit te voeren, het proces en tips voor prestatiebeoordeling voor managers.
Wat is een prestatiebeoordeling?
Een prestatiebeoordeling is een cruciaal evaluatie-instrument dat managers gebruiken om de vorderingen, bekwaamheden, tekortkomingen en productiviteit van experts te evalueren. De frequentie van prestatiebeoordelingen kan verschillen, maar doorgaans worden ze op kwartaal- of jaarbasis uitgevoerd.
Wat is prestatiebeoordeling van werknemers?
Een prestatiebeoordeling van een werknemer is een gestructureerd en officieel evaluatieproces waarbij managers en andere relevante partijen de werkprestaties van een werknemer beoordelen. Het primaire doel van deze oefening is om een dieper inzicht te krijgen in iemands vaardigheidsgebieden en gebieden die verbetering behoeven. De gegeven feedback zal constructief van aard zijn en gericht zijn op het faciliteren van vaardigheidsverbetering in de toekomst.
Bovendien zal dit proces helpen bij het stellen van haalbare doelen voor het individu. Voor welke aanpak u ook kiest als het gaat om het uitvoeren van prestatie-evaluaties, een zorgvuldig geplande en vakkundig uitgevoerde beoordeling kan de betrokkenheid van medewerkers aanzienlijk vergroten. Bovendien kan het een precedent scheppen voor het bevorderen van een op feedback gerichte cultuur en continue groei binnen uw bedrijf.
Prestatiebeoordelingsproces
Het proces van de prestatiebeoordeling van de werknemer houdt het volgende in:
#1. Kies een methode om de prestaties van werknemers te evalueren
In dit prestatiebeoordelingsproces moet het management, in plaats van een door autoriteiten gestuurde setting waarin een manager elke medewerker gewoon vertelt waar ze tekortschieten en waarom, een veilige omgeving bieden voor directe ondergeschikten om gesprekken met supervisors te voeren. Om de stroom van beoordelingen tussen werknemers en managers gelijk te trekken en te verbeteren, zouden bedrijven de gewoonte moeten krijgen om hun directe ondergeschikten te coachen in plaats van hen te disciplineren, en ze zouden kunnen overwegen om een beoordelingssysteem voor de organisatie op te zetten.
#2. Plan hoe u werknemers gaat evalueren
Nadat een methode is gekozen voor het evalueren van de prestatiebeoordeling van werknemers, moet er een proceskaart worden gemaakt om ervoor te zorgen dat alle partijen op dezelfde pagina staan. Welke van de bovengenoemde benaderingen u ook volgt, de moeilijkheidsgraad van uw proces zal toenemen. Het gebruik van een beoordelingssysteem is veel eenvoudiger dan het implementeren van een 360-graden feedbackstrategie, waarvoor een groot aantal belanghebbenden moet worden verzameld.
Human resources (HR) neemt meestal het voortouw bij het schetsen van het proces door de timing en fasen te identificeren die nodig zijn om een succesvolle evaluatie van de prestaties van werknemers uit te voeren.
#3. Laat werknemers zichzelf beoordelen en laat hun supervisors hen beoordelen
Werknemers hebben doorgaans een hekel aan prestatiebeoordelingen omdat ze het gevoel hebben dat ze er niets over te zeggen hebben. Medewerkers zullen zich meer betrokken voelen bij het proces van prestatiebeoordeling en de uitkomst als ze de mogelijkheid krijgen om een zelfevaluatie uit te voeren. Medewerkers worden ook aangemoedigd om na te denken over hun professionele ontwikkeling en hun mening te geven via deze evaluatie. Onderzoek heeft zelfs aangetoond dat het stimuleren van medewerkers om na te denken over hun werk een positief effect heeft op de productiviteit.
Zelfevaluaties geven managers informatie over de ervaringen van hun werknemers die ze anders misschien niet zouden hebben. Managers kunnen er bijvoorbeeld achter komen of een medewerker moeite heeft met een taak of dat hij of zij een project succesvol heeft geleid. Managers kunnen nu een diepgaande evaluatie uitvoeren die betrouwbare en bruikbare suggesties voor verbetering oplevert.
#4. Maak kennis met het doel van het kalibreren van prestaties
Het handhaven van consistentie in de manier waarop elke medewerker wordt geëvalueerd, is een constant probleem tijdens functioneringsgesprekken. Kalibratie van prestaties is waar dit in past. Om personeel goed te kunnen beoordelen, moeten managers criteria voor hoge, gemiddelde en lage prestaties vaststellen en overeenkomen.
#5. Rapporteer over de prestaties van medewerkers en verduidelijk toekomstige stappen en obstakels
Het meest cruciale aspect van het evalueren van de prestaties van een werknemer is het daadwerkelijk geven van de beoordeling. Het zet de toon, verwachtingen en ambitie voor het komende jaar bij de medewerkers. Zorg ervoor dat iedereen die de vergadering bijwoont zijn huiswerk heeft gedaan. Laat ze niet in het ongewisse en maak de dialoog later moeilijker en ongemakkelijker. Laat managers en medewerkers in plaats daarvan een sjabloon invullen vóór de beoordelingsvergadering, zodat ze met duidelijke doelen en doelstellingen kunnen komen.
#6. Blijf altijd in contact nadat de beoordeling is voltooid
Managers moeten maandelijkse een-op-een-gesprekken met werknemers plannen om feedback te blijven geven en de voortgang te controleren nadat de officiële evaluatie is voltooid. Succesvolle managers zouden, als onderdeel van het beoordelingsproces, hun huidige benadering van communicatie moeten onderzoeken. Het kan als een verrassing komen om te horen dat 76 procent van de werknemers waarde hecht aan regelmatige input. Daarom is het belangrijk om een routine vast te stellen van wekelijkse of tweemaandelijkse één-op-één ontmoetingen met elk van uw ondergeschikten.
Hoe u een prestatiebeoordeling uitvoert
Hieronder vindt u manieren om een prestatiebeoordeling uit te voeren:
#1. Zorg ervoor dat u werknemers typische en informele feedback geeft
Om een effectief functioneringsgesprek te voeren, zou feedback vaker dan eens in de zes maanden moeten worden gegeven, ook als functioneringsgesprekken twee keer per jaar worden gehouden.
#2. Vertel werknemers tijdens een prestatiebeoordeling de waarheid over hun prestaties
Geen enkele medewerker is foutloos en er is altijd ruimte voor ontwikkeling. Om een effectief functioneringsgesprek te voeren, moet u dus bepalen wat er moet worden besproken, en wees niet bang om dat te doen. Het zal niet helpen om een probleem te vermijden dat je team schaadt door er omheen te dansen.
#3. Beoordeel de prestaties van werknemers persoonlijk
Om een meer genuanceerd gesprek face-to-face te voeren, is het het beste om een korte maar duidelijke schets van de discussiepunten schriftelijk te geven. Om een meer ontspannen setting voor uw vergadering te creëren, kunt u overwegen om deze in een coffeeshop of een andere niet-traditionele locatie te houden. Plan een videochat als u externe werknemers moet evalueren terwijl u het gevoel van een persoonlijke ontmoeting behoudt. Deze methode maakt input en feedback mogelijk en verkleint de kans op misverstanden.
Zorg er bovendien voor dat u bij de prestatiebeoordeling voorbeelden gebruikt die uw punt duidelijk maken. Gebruik altijd concrete voorbeelden om uw aandacht voor detail te demonstreren wanneer u ontwikkelingsgebieden bespreekt of de prestaties van een werknemer prijst. (Daarom is het zo belangrijk om een tijdje een dagboek bij te houden.)
#4. Sluit de recensie op een hoog niveau af
Uw discussie moet eindigen op een toon van wederzijdse waardering en begrip. U moet er ook voor zorgen dat uw werknemer niet in het ongewisse blijft over zijn toekomst bij het bedrijf. Geef ze in plaats daarvan een positieve kijk, haalbare bedrijfsdoelen en een plan om de prestaties van werknemers te verbeteren. Positieve feedback kan zelfs nog verder gaan wanneer een werkgever de tijd neemt om zijn personeel publiekelijk te erkennen en te bedanken voor hun inspanningen. Medewerkers motiveren om hun best te doen, vereist aanmoediging en feedback die ze kunnen gebruiken om te verbeteren.
#5. Kies uw woorden zorgvuldig bij het geven van feedback
Let op de taal die u gebruikt bij het geven van kritiek. Woorden als 'zinvol' en 'actiegericht' hebben een veel groter effect op leiderschap dan meer algemene termen als 'goed' of 'voldoende'.
Prestatiebeoordelingstips voor managers
Hieronder volgen de verschillende prestatietips voor managers.
#1. Wees positief
Het is cruciaal om tijdens beoordelingsvergaderingen een opgewekte houding te hebben. Dat wil niet zeggen dat je alleen maar aardige dingen moet zeggen. Het gaat daarbij om een prettige toon in de communicatie met het personeel, niet blijven stilstaan bij eventuele tekortkomingen en openstaan voor suggesties voor verbetering.
In de loop van prestatiebeoordelingen is het niet ongebruikelijk om openhartige discussies met werknemers te hebben. Communicatie is essentieel als een medewerker niet aan de verwachtingen voldoet. Maar ga er niet op in in de verwachting fouten te vinden. Als er prestatieproblemen zijn, stel dan voor hoe u deze kunt oplossen.
#2. Verloofd zijn
Zorg ervoor dat u er tijdens uw beoordeling van de prestaties van uw werknemer uw volledige aandacht aan schenkt. Beantwoord of verstuur geen e-mails terwijl u in gesprek bent met een werknemer. Hoor ze hoe ze vinden dat ze hebben gepresteerd en hoe ze denken dat je hebt gepresteerd als leider.
Bovendien is dit voor de meeste werknemers een van de zeldzame kansen die ze het hele jaar door hebben om de balans op te maken van hun prestaties (of het gebrek daaraan). Een functioneringsgesprek biedt werknemers tijd voor introspectie buiten de formele één-op-één-gesprekken om. Laat ze zien dat je om hen geeft door actief deel te nemen aan het gesprek en open te staan voor een gedetailleerde bespreking van eventuele problemen of prestaties.
#3. Inchecken op reguliere kruispunten het hele jaar door
Het beoordelen van de prestaties van een werknemer in de loop van een jaar kan het beste worden gedaan met een formele prestatiebeoordeling, maar check-ins gedurende het jaar kunnen ervoor zorgen dat de doelen worden gehaald. In het tweede kwartaal van het jaar kunt u ontdekken dat een werknemer problemen heeft met middelen en vermoeidheid. Dat geeft jou als leider de tijd om ervoor te zorgen dat de medewerker de ondersteuning krijgt die hij nodig heeft, of om je verwachtingen bij te stellen als dat geen optie is. De jaarlijkse prestatiebeoordeling kan effectiever worden gemaakt door elke maand of elk kwartaal voortgangsrapportages over langetermijndoelstellingen op te nemen.
#4. Beschrijf de voor- en nadelen van het werken met een bepaalde werknemer
Markeer eerst de beste eigenschappen van de werknemer. Noem ten minste twee of drie manieren waarop deze persoon volgens jou bijdraagt aan de verbetering van het bedrijf en het team. Prestatiebeoordelingen zijn ook een goede gelegenheid om probleemgebieden aan te pakken. Geef specifieke voorbeelden van de probleemgebieden en suggesties voor hoe de werknemer deze kan verbeteren. Doelen voor het komende jaar kunnen baat hebben bij een gedetailleerd overzicht van hoe eventuele problemen kunnen worden opgelost.
#5. Wees trots op de rol die u speelt als werkgever
U speelt als werkgever een cruciale rol in de professionele ontwikkeling van uw werknemers. Ze kunnen hun voortgang in de richting van hun professionele doelen en de effectiviteit van hun jaarlijkse doelen evalueren tijdens prestatie-evaluaties. Naast de team- en bedrijfsdoelstellingen kun je ook bespreken hoe ze ervoor staan op het gebied van persoonlijke ontwikkeling.
#6. Informeer naar de ervaringen van andere managers met de werknemer
Wanneer u zich voorbereidt op uw prestatie-evaluatie, kunnen uw collega's een geweldige hulpbron zijn. Leden van andere teams, externe leveranciers, klanten, etc. hebben contact gehad met en gewerkt met uw medewerkers. Vraag ook naar hun indrukken van de medewerkers met wie ze contact hebben gehad.
Wat moet ik zeggen in een functioneringsgesprek?
Bespreek uw ervaringen op het werk en breng eventuele problemen of zorgen naar voren die u heeft met betrekking tot de activiteiten die u dagelijks uitvoert. Werkgevers waarderen vaak de mogelijkheid om inzicht te krijgen in de ervaringen van individuele werknemers, zodat zij hun eisen en doelstellingen kunnen aanpassen om beter aan de eisen van hun bedrijf te voldoen.
Hoe prestatiebeoordeling van werknemers schrijven?
Bij het uitvoeren van functioneringsgesprekken met medewerkers is het belangrijk om verschillende aspecten van hun werk te beoordelen. Deze omvatten hun vermogen om effectief te communiceren, samen te werken met collega's, betrouwbaarheid aan te tonen, werk van hoge kwaliteit te leveren, sterke probleemoplossende vaardigheden te vertonen en deadlines tijdig te halen.
Het consequent en regelmatig geven van informele feedback is ook cruciaal. Als het gaat om formele beoordelingen, is het belangrijk om eerlijkheid en transparantie te behouden. Het wordt aanbevolen om face-to-face gesprekken te voeren met de persoon die wordt beoordeeld, omdat dit een persoonlijkere en effectievere uitwisseling van feedback mogelijk maakt. Het geven van relevante voorbeelden kan ook helpen om specifieke punten te illustreren en duidelijkheid te scheppen. Ten slotte is het raadzaam om de beoordeling met een positieve noot af te sluiten, waarbij u sterke punten en groeipotentieel benadrukt.
Hoe zou u uw algehele werkprestaties omschrijven?
De persoon vertoonde een consequent positieve houding en gedrag, zelfs bij onverwachte uitdagingen. Er werd praktische en effectieve ondersteuning geboden aan de teamleden. Toonde een sterke gretigheid om nieuwe vaardigheden en technieken op de werkvloer te verwerven. Toont een proactieve benadering van het omgaan met uitdagingen.
Wat is de samenvatting van een prestatiebeoordeling?
In de context van een prestatiebeoordeling voert een manager een diepgaande analyse uit met de werknemer, waarbij een reeks onderwerpen aan bod komt, zoals recente prestaties, het vervullen van verantwoordelijkheden, de voortgang in de richting van vastgestelde doelstellingen en mogelijke verbeterpunten. Het primaire doel van deze dialoog is om constructieve feedback te geven die de medewerker kan helpen zijn prestaties in de toekomst te verbeteren.
Referenties
- businessnewsdaily.com
- Qualtrics. com
- lucidchart.com
- inzichtglobal.com
gerelateerde berichten
- REVIEW MANAGEMENT TOOLS: Betekenis, gebruik en beste tools
- BEOORDELINGEN VAN WERKNEMERS: voordelen en voorbeeldvragen voor evaluatie
- PRESTATIEPLANNING: definitie, componenten en belang
- Prestatiebeoordelingen: betekenis, voorbeelden en sjabloon
- Hoe vraagt u een beoordeling aan in 2023?
- WAT DOET EEN FINANCIEEL ADVISEUR: Gids 2023
