職場にいないときは、不在時のメッセージが同僚、顧客、クライアントに自動的に配信されます。 あなたの不在を人々に通知し、メールへの返信がいつ来るかを通知します。 このブログには、この不在時の電子メールまたはメッセージに関するすべての情報が記載されています。 ブログの最後では、不在時のメールを作成したり、無料のサンプルや例を使用して、休暇に行く前に自分で不在時のメールを送信したり、自動応答メール メッセージを設定したりできるようになります。 。 また、Outlook または Gmail を使用して不在時のメールを設定する方法についても説明します。
不在時の電子メール メッセージとは何ですか?
不在メッセージ (または OOO メッセージ) は、長期間オフィスを離れることを従業員に通知する自動電子メール応答です。 これらの通知は、あなたが不在の間も会社が適切に運営されていることを保証するのに役立ちます。
不在時のメッセージを有効にすると、あなたにメールを送信した人は誰でもすぐに自動応答を受け取るようになります。 そうすれば、あなたがどれくらい不在になるか、その間に誰に連絡できるかがわかります。 同僚が迅速な応答を要求する立場で働いている場合、たとえそれが短い会議や約束のためであっても、席を離れるたびに不在メッセージを残すことは有益です。
仕事の所要時間が長い場合は、急な予定がある場合は不在メッセージを残す必要はありませんが、休暇、病気休暇、またはその他の種類の長期欠勤の場合は必ず不在メッセージを残す必要があります。
不在通知メッセージはいつ使用しますか?
同僚、クライアント、購読者は、特にカスタマー サービス、マーケティング、コミュニケーションの分野の担当者から、懸念事項に対する迅速な応答や解決策を期待することがよくあります。 社外でのコミュニケーションでは、礼儀正しく、簡潔で、専門的な態度ですぐに返信できないことが顧客に通知されます。 XNUMX 日、XNUMX 週間、または数か月不在になる場合は、OOO メッセージを残すことができます。 次のことを計画している場合は、不在通知メッセージを設定するとよいでしょう。
- 休暇を取る
- カンファレンス、ワークショップ、専門家の集まりに参加する
- 産休、病気休暇、サバティカル休暇の取得
- 休暇を取る
- 医師の診察に出席する
不在時の電子メール メッセージに含めるべき内容
- 不在通知には、次のような重要な情報が含まれる場合があります。
- なぜ消えてしまったのですか？
- どれくらいいなくなりますか？
- 帰国予定日
- 緊急時または迅速な支援が必要な場合に誰に電話すればよいか
仕事のタスクや、不在中に連絡先が必要とすると思われる情報に応じて、さらに詳細を追加できます。 ほとんどのプロフェッショナル向け電子メール アプリケーションでは、XNUMX つの OOO メッセージ (XNUMX つは社内の同僚に、もう XNUMX つは社外のビジネス連絡先) を同時に構成できます。
不在時のメッセージで避けるべきこと
社外でのメッセージはプロフェッショナルで信頼できるものである必要があります。 次のことは避けてください。
- あまりにも多くの情報を与える。 自動応答は簡潔かつ要点を絞ったものである必要があります。 メールから余分な情報を削除します。
- あなたは戻ったらすぐに対応すると述べました。 オフィスに戻ると、メール、電話、プロジェクトの処理に時間がかかる場合があります。 不在メッセージに戻ってきたときにすぐに返信できるとは期待しないほうがよいでしょう。
- 同僚の援助を不正に使用する。 外出中に緊急の事態が発生した場合に備えて、同僚の連絡先情報を含めることをお勧めします。 ただし、同僚の情報を含める前に、必ず同僚の同意を得てください。
優れた不在時のメールを書くにはどうすればよいでしょうか?
適切な不在時のメッセージには、以下の XNUMX つの項目を含める必要があります。
#1. 正確な帰国日
この情報は、同僚があなたからの返答がいつ得られるかを知るために必要です。
#2. あなたがオフィスを離れている一般的な理由
休暇、サバティカル休暇、または個人休暇を取るかどうかを指定できます。
#3. 不在時の連絡先
外出中に仕事関連の責任を負うことができない場合は、誰かが緊急の支援を必要とする場合に備えて、誰があなたの代わりを務めるかを指定しておくとよいでしょう。 同僚のフルネーム、役職、連絡先情報を含めます。
重大な状況が発生する可能性があり、情報を提供してもらいたい地域で活動している場合は、緊急時に他の人が連絡を取るための代替手段を提供できます。 たとえば、外出中に電話には応答するがメールには応答しない場合は、携帯電話番号を追加します。
あなたの業務分野で必要がない限り、この情報を開示する義務があるとは思わないでください。 結局のところ、あなたの休暇時間はあなたの休暇時間です。
最高の不在時の電子メールの例とサンプル
個別のシナリオ、組織内での立場、頻繁にメールを送信する人に基づいていつでも使用できる、自動返信用の非常に簡単なメール サンプルをいくつか作成しました。 自分に合ったものを選択し、必要に応じてカスタマイズしてください。 社外に送信するメールには、個人的なタッチを忘れずに含めてください。 これは、より良い仕事上の関係を築き、クライアント、サプライヤー、ビジネスパートナーとコミュニケーションをとるのに役立ちます。
サンプル 1: 同僚への不在時の休暇メール
こんにちは、
私は[日付]から[日付]まで年次休暇を取ります。 [緊急の場合は [メール アドレス] または [電話番号] で対応します/この期間中は対応できません]。
早急なサポートが必要な場合は、私の同僚 [フルネーム] の [電子メール]/[電話番号] までご連絡ください。
メールありがとう。 戻り次第ご連絡させていただきます。
最高の願い、
[あなたの名前]
サンプル 2: 組織外の人々への社外メール
こんにちは、
メールありがとう。 [日付]から[日付]までオフィスを不在にします。 早急なサポートが必要な場合は、私の同僚 [フルネーム] の [電子メール]/[電話番号] までご連絡ください。
戻り次第ご連絡させていただきます。
宜しくお願いします、
[あなたのサイン]
サンプル 3: 一般的な不在時の電子メールの例
親愛なる送信者、
現在オフィスを離れており、メールをチェックしていません。 [日付]までは戻りません。 お急ぎの場合は、[カテゴリの理由] の場合は [氏名] の [電子メール]/[電話番号] まで、[カテゴリの理由] の場合は [氏名] の [電子メール]/[電話番号] までご連絡ください。 それ以外の場合は、帰国後できるだけ早くメールに返信させていただきます。
宜しくお願いします、
[あなたのサイン]
サンプル 4: 不在時の応答メールの遅れ
こんにちは、
メールありがとう。 [日付]から[日付]までオフィスを不在にします。 可能な限りメールをチェックし、メッセージに速やかに返信するよう努めます。
早急なサポートが必要な場合は、私の同僚 [フルネーム] の [電子メール]/[電話番号] までご連絡ください。
宜しくお願いします、
[あなたのサイン]サンプル 5: 休日不在時のメール
こんにちは、
メールありがとう。 【祝日・祝祭日・銀行休業日・祭日】のため、【年月日】から【年月日】まで休業とさせていただきます。 お急ぎの場合は、[メール]/[電話番号]までご連絡ください。
戻り次第ご連絡させていただきます。
宜しくお願いします、
[あなたのサイン]サンプル 6: 社内イベントの不在時の電子メール メッセージ
こんにちは、
メールありがとう。 [日付] から [日付] まで [場所を追加] で開催される [会社のイベント名] に出席するため、不在になります。 メールは定期的にチェックしますが、すぐにサポートが必要な場合は、同僚の [フルネーム] ([メール]/[電話番号]) までご連絡ください。
最近[場所]にいる方もいらっしゃいましたら、ぜひ繋がりたいです！ 私の[電話番号]までお電話ください。詳細をお伝えします。
宜しくお願いします、
[あなたのサイン]不在時の電子メール メッセージを作成するための 5 つのヒント
では、効果的な不在時の電子メール メッセージを作成するにはどうすればよいでしょうか? ここでは、メールを効果的かつ親切なものにするための XNUMX つのアイデアを紹介します。
＃1。 短くて甘くしてください
社外での最も優れたコミュニケーションは、簡潔かつ要点を絞ったものです。 関連情報をいくつかの簡潔なフレーズで伝えた後、承認します。 欠勤についての詳細をあまりにも多く提供して同僚を困らせる必要はありません。
#2. メッセージを編集する
文法上の誤りのあるビジネスメールは決して送信したくないものです。 あなたの文章の質は、同僚や顧客があなたをどのように認識するかに影響を与える可能性があります。
#3. 守れない約束はしないでください
守れない約束をしてしまうのは、社外にメールを送信するときによくある間違いです。 たとえば、外出中のメールに戻ったらすぐに返信するなどと約束しないでください。 戻ってきたら、やるべきことがたくさんある可能性が高いため、迅速な対応をお約束することはできません。
＃4。 プロの口調を保つ
休暇に出発する準備をしているときは、くだけた、またはフレンドリーな口調を想定したくなりがちです。 ただし、不在時のメッセージは依然として仕事用メールであることに注意してください。
#5. すべてのコミュニケーションチャネルを考慮する
取引先とのやり取りに使用するすべての主要なプラットフォームで、不在時のメッセージを作成して有効にすることが最善です。
不在時の自動応答を設定する方法
これまでに不在時の電子メール メッセージの準備ができているはずです。ここでは、Microsoft Outlook などのさまざまな電子メール プラットフォームで不在時の自動応答を設定する方法を説明します。
#1. Gmail で不在時の返信を設定する方法
Google Workspace を使用している場合は、次の手順に従って Gmail の自動返信を設定します。 Gmail の右上隅にある [オプション] > [すべてのオプションを表示] をクリックします。 「休暇応答者」まで下までスクロールします。
- 「不在応答オン」を選択する必要があります。
- 空白に日付、件名、基本的な不在時のメッセージを入力します。
- それぞれのボックスをクリックして、連絡先や組織内の人々に自動返信を送信します。
- 「変更を保存」ボタンをクリックします。
不在時の自動応答が設定されました。 休暇応答機能を有効にすると、このように休暇メールを終了するオプションを含む上部バーが表示されます。 不在応答機能を無効にするには、「今すぐ終了」ボタンをクリックします。
#2. Outlook で不在時のメール返信を設定する方法
電子メールに Microsoft Outlook を使用している場合、不在時の電子メール自動返信を設定する手順は次のとおりです。
- [ファイル] > [自動応答] を選択します。
- 「自動返信を送信」を選択します
- 「この期間内のみ送信」をクリックして日付と時刻の範囲を編集します。
- 自動返信メッセージを入力し、「OK」をクリックします。 これにより、組織内からあなたにメールを送ってくる人に対する自動返信がオンになります。
- 組織外のユーザーの場合は、「組織外」タブをクリックし、同じメッセージまたは別の自動返信を入力します。
- [OK]をクリックします。
Outlook の不在時のメール応答機能で休暇を設定することができます。
#3. Slack で不在時のメッセージを設定する方法
現在では、電子メールよりも Slack や Teams などのインスタント メッセージング プラットフォームの方が人気があります。 これらのプラットフォームにも不在通知を投稿することを検討してください。 Slack ステータスを不在に変更するには、次の手順に従います。
- Slack ウィンドウの右上隅にあるプロフィール写真をクリックします。
- 「ステータスを更新する」ボタンをクリックします。
- 表示されるポップアップで、独自の不在ステータスを入力し、時間を指定します。 ステータスに絵文字を含めることもできます。
不在時のメールでは何と伝えますか?
「メールありがとうございます」と言えます。 [理由]により、[復帰日]まで会社を休みます。 戻りましたら、メッセージに喜んでお返事させていただきます。 それまでの間、サポートが必要な場合は、[同僚の名前 + 役職] まで [電子メール、電話など] でご連絡ください。」
優れた不在時の例とは何ですか?
素敵な不在時の電子メールの例を次に示します。電子メールへのアクセスが制限され、(月/日) から (月/日) まで不在になります。 緊急のご質問がある場合は、[メール] または [電話] で [名前] までご連絡ください。 できるだけ早くメールに返信させていただきます。 しかし、あなたにはそれ以上の能力があります。
不在時のメッセージの例は何ですか?
不在時のメッセージの例は次のとおりです。
- 「メールありがとうございます。 8月12日からXNUMX日まで会社を休みます。
- 「25月29日からXNUMX月XNUMX日までお休みさせていただきます。」 緊急の問題については、私の同僚のマリリン・モラレスに [電子メールと電話番号] で連絡してください。」
- 「メールありがとうございます。 私は現在オフィスを離れており、メールを監視していません。
良い自動返信メッセージとは何ですか?
不在時の電子メール自動応答の例は次のとおりです。 こんにちは、_ にご連絡いただきありがとうございます。 メッセージを受け取りましたので、できるだけ早く返信させていただきます。 こんにちは。当社とのコラボレーションにご興味をお持ちいただきありがとうございます。 ご予約は[スケジュールページへのリンク]からお願いいたします。
優れた電子メール自動応答とは何ですか?
以下は自動返信メールの例です。
こんにちは [first_name] 様、ご連絡いただき誠にありがとうございます。 この自動返信は、お客様にお知らせするためのものです…お客様のメールを受信しましたので、できるだけ早く（人間による）返信をさせていただきます。
健全な不在時メッセージとは何ですか?
不在時のメールの例を次に示します。
[休暇中、会議中、またはその他の理由で] 一時的にオフィスを離れており、[日付]まで返信できません。 緊急サポートが必要な場合は、[連絡先情報] の [連絡先名] までご連絡ください。 私がいない間、彼らは喜んでお手伝いします。
まとめ
誰もが必要とされることを望んでいます。 受信トレイをチェックできないことがわかっている場合は、不在時の自動応答を確立します。 私たちが提供した例を活用して、上手に実行してください。 これは、あまり押し付けがましくなく、ロイヤルティと電子商取引の売上を増やすための優れたアプローチです。 ユーモアのあるメッセージや洞察力に富んだメッセージを作成して、他の人より目立つようにしましょう。
- 無制限の休暇: 定義、ポリシー、およびその仕組み
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- 不在メッセージ: 意味、例、およびガイド
- Gmail ビジネス: 仕組みと作成方法
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参考文献
