仕事から友人や家族とのコミュニケーションまで、私たちは毎日メールを使用しています。 しかし、効果的かつ効率的に通信するために、私たちは皆、電子メールのエチケットに従っていますか? メールのマナーは単なる常識ではありません。 エチケットのルールとそれに従うことの重要性を理解することです。
この記事では、基本的な理解からルールに従うことの重要性まで、メールのエチケットのさまざまな側面を探ります。 また、10 の重要な電子メール エチケット ルール、電子メールのすべきこととすべきでないこと、およびエチケットの XNUMX つの要素についても説明します。 始めましょう！
ビジネスでのメールマナー
メールのマナーは、ビジネスの世界では特に重要です。 ルールに従うことの重要性を理解して、同僚、クライアント、顧客と効果的かつ効率的にコミュニケーションをとることは重要です。
何よりもまず、すべてのメールでプロフェッショナルであることを覚えておくことが重要です。 これは、適切な言葉を使用し、スラングを避け、適切な文法と句読点を使用することを意味します。 また、メールは簡潔で要点を絞ったものにすることも重要です。 また、メールは明確で理解しやすいものにする必要があります。
同僚、クライアント、および顧客と通信するときは、ビジネス用の電子メール アドレスを使用することが重要です。 これには、あなたの名前と、該当する場合は会社名を含める必要があります。 また、氏名、役職、連絡先を記入した署名を含めることも重要です。
適切なメール エチケット
効果的なコミュニケーションには、適切なメール エチケットが不可欠です。 すべての電子メールで、敬意を払い、礼儀正しく、思いやりを持つことが重要です。 これは、受信者の名前と役職を使用し、迅速に応答し、皮肉を避けることを意味します。
適切な件名を使用することも重要です。 これは明確で説明的であり、電子メールの目的を示す必要があります。 明確で簡潔なメッセージ本文を含めることも重要です。
添付ファイルに関しては、適切にラベル付けされ、ウイルスに感染していないことを確認することが重要です。 電子メールに機密情報が含まれている場合は、免責事項を含めることも重要です。
メールマナーのルール
電子メールのエチケットに関しては、従うべき特定の規則があります。 これらには以下が含まれます：
- プロフェッショナルなメールアドレスを使用してください。
- スラング、絵文字、過度の感嘆符の使用は避けてください。
- 明確で説明的な件名を使用してください。
- 氏名、役職、連絡先を記入した署名を同封してください。
- 礼儀正しく、敬意を払い、思いやりを持ってください。
- 皮肉を避けてください。
- 迅速に対応してください。
- メールは簡潔で要点を絞ってください。
- 適切な文法と句読点を使用してください。
- 電子メールに機密情報が含まれている場合は、免責事項を含めます。
メールエチケットの重要性
メールのマナーに従うことで、プロ意識を確立し、職場でより強いつながりを築き、雇用主に好印象を与えることができます。 また、コミュニケーションを改善し、あなたと会社をトラブルから守ります。 プロの電子メールのエチケットを理解することは、他の人と敬意を持ってコミュニケーションを取り、キャリアを進めるのに役立ちます。 メールのエチケットは、効果的なコミュニケーションのために重要です。 プロフェッショナルで敬意を持ってコミュニケーションを行うためには、エチケットのルールに従うことが重要です。
ビジネスにはメールマナーが欠かせません。 同僚、クライアント、および顧客との関係を構築するのに役立ちます。 ビジネスの世界で良い評判を維持するためにも重要です。
個人的なコミュニケーションにおいても、メールのマナーは重要です。 エチケットのルールに従うことで、メッセージが明確で簡潔で、敬意を表するようになります。
電子メールを使用するための 10 のすべきこととすべきでないことは何ですか?
より迅速かつ効果的に仕事をしようとするとき、コミュニケーションの方法に付随する社会規範を見過ごしてはなりません。 ここでは、10 の電子メール エチケットのすべきこととすべきでないことを示します。
＃1。 明確な件名を使用してください。
私たちの大半は、毎日受信トレイを乱雑にする何百ものメールと戦わなければならないため、件名が明確であるほど、メッセージが読まれる可能性が高くなります。 明確にするために、誰かに提案を送る場合は、「フィッチの提案が添付されています」と書いてください。
＃2。 署名することを忘れないでください。
すべての電子メールには、送信者を識別し、連絡先情報を提供する署名が必要です。 すべてのメールの最後に自動的に表示されるように設定します。 受信者があなたの住所、電子メール アドレス、または電話番号をすべての連絡先情報を含めて探し出す必要がないようにします。
＃3。 正式な方法で対処します。
その人をどんなによく知っていても、「ねえ」、「よ」、または「ひや」を使用するのは専門的ではありません。 代わりに、「こんにちは」または「こんにちは」と言ってください。 「Dear (insert name)」というフレーズは、よりフォーマルです。 「Hi Robert」のように、受信者の名前をあいさつ文に使用することは問題ありませんが、許可がない限り、誰かの名前を短くしないでください。
＃4。 ユーモアを使わないでください。
メールでユーモアを伝えるのは難しい。 口調や顔の表情が一致していないと、ユーモラスだと思っていても相手に誤解されたり、皮肉と見なされたりする可能性があります。 疑わしい場合は、専門的な議論でユーモアを使用しないでください。
＃5。 エラーがないかメッセージを校正します。
メールの書き方で評価されても驚かないでください。 たとえば、メールにタイプミスや文法上の誤りがたくさんある場合、人々はあなたが不注意で、ずさんで、読み書きができないとさえ考えるかもしれません。 [送信] をクリックする前に、スペル、文法、メッセージを確認してください。
＃6。 受信者があなたの言っていることを理解していると思い込まないでください。
あなたの手紙が一連の電子メールへの反応であっても、独立したメモとして書きましょう。 その場合、「ワンライナー」はありません。 件名だけでなく、以前の電子メール、研究、またはやり取りへの言及を組み込みます。 チェーンを振り返ってコンテキストを確認するのは、退屈で時間がかかる場合があります。 受信者は毎日何百通もの電子メールを受信する可能性があり、あなたの電子メールに至るまでの一連の出来事を覚えている可能性はほとんどありません。
＃7。 すべてのメールに返信します。
自分宛ての本物の電子メールには、迅速かつ丁寧に返信してください。 すぐに返事がなくても、メールへの返信を書いて、送信者に受け取ったことを知らせてください。 メールが間違った人に送信された場合は、送信者に知らせてください。
#8。 唇から撃たないでください。
きびきびと返信したり、怒りのメールを書いたりしないでください。 メッセージを送信する前に、真剣に考えてください。 落ち着いて適切な返答を考える時間があるときに後で検討するためにメッセージを保存したい場合は、メッセージを「下書き」フォルダーに入れます。
#9。 個人情報を漏らさないでください。
誤って電子メールを共有することさえ、あまりにも簡単です。 非常にプライベートな情報や秘密の情報を伝えるには、対面または電話が最適な方法です。 電子メールまたは添付ファイルに個人情報を含める前に、許可を得てください。
#10。 不必要に感嘆符を使用しないでください。
専門的なコミュニケーションでは、感嘆符、および顔文字、LOL などの頭字語、完全な大文字などの高揚感の兆候は効果的に伝達されません。 その人を信じられないほどよく知らない場合は、その人から離れてください。 また、感嘆符の文字列を使用することは専門的ではありません。
メールでプロフェッショナリズムと焦点を維持するには、多少の作業が必要になる場合がありますが、長期的には、より洗練され、よく整理されているように見えます.
エチケットの五要素とは？
エチケットの XNUMX つの要素は、敬意、礼儀正しさ、思いやり、明晰さ、礼儀正しさです。 リスペクトとは、他の人に敬意を持って接することを意味し、礼儀正しさとは、すべてのやり取りにおいて礼儀正しくあることを意味します。 配慮とは、他人の気持ちやニーズを考慮に入れることを意味します。 明確さとは、すべてのコミュニケーションにおいて明確かつ簡潔であることを意味します。 「礼儀正しさ」とは、礼儀正しく、相手に感謝することを意味します。 以下は、実装する必要がある主要なビジネス エチケット ルールです。
＃1。 礼儀正しさ
ありがとう、お願い、歓迎は、心に留めておくべき最も重要な表現の一部です。 他の人があなたの会社に提供する可能性のあるあらゆる機会に対して、常に感謝の意を表します。 お互いによく知っている場合は、初対面のときに紹介することを忘れないでください。 チーム メンバーをクライアントに紹介するときは、各チーム メンバーの立場を簡単に説明します。 クライアントやビジネス上の知人に初めて会うときに、名刺を交換する機会があります。 カードを財布に入れる前に、カードを読むようにしてください。
＃2。 礼儀
感謝の気持ちを示すことは常に良い考えですが、高価な贈り物を賄賂と見なす人もいることを覚えておいてください. ささやかなプレゼントやお礼状は、かなり適切であると考えられています。 誰かと仕事をする差し迫った計画がない場合でも、電話やメールには常に応答する必要があります。 あなたの隣に立っている人のために、ドアを開けたままにします。 特にあなたのグループの一部が喫煙していない場合は、公共の場での喫煙を避けてください。
＃3。 マナー
商業関係において、良いマナーは重要な土台です。 朝食、昼食、または夕食のためにクライアントや同僚と会う場合は、全員が着席して配膳されるまで待ってから食事を始めます。 ビュッフェで初めて皿がいっぱいにならないようにします。 同時に、食べ物を選ぶのを控え、食事と会社の両方を楽しんでいるかのように見せるように努めてください。 全員を会話に参加させるようにし、他の人が開始しない限り、個人的なことについて話し合うことは控えてください。 レストランのサーバーと後輩に礼儀正しくしてください。
＃4。 時間厳守
ビジネスミーティングを行うときは、時間通りに到着することを目指してください。 他の人があなたを期待していない可能性があるため、早すぎる到着は避けてください。 間違った印象を与え、非効率的で信頼できないと思われる可能性があるため、遅刻しないでください。 宿題を事前に済ませ、自信を持って行動することで、会議の準備が整っていることを確認してください。
＃5。 プロフェッショナリズム
同僚や顧客と会話するときは、政治、宗教、またはその他のデリケートな話題についての議論は控えてください。 会話の話題にあなたの家族が特に含まれていない限り、それについて話し合うことは避けてください。 誰かを批判したり、噂を広めたりして、誰かに近づこうとしないでください。
＃6。 ポジティブなボディーランゲージ
座ったり立ったりするときは、姿勢をまっすぐにしてください。 握手が強すぎず、弱すぎないように注意してください。 グループで散歩したり、早歩きしたりしないでください。 常に自分と他の人との間に適度なギャップを保ちます。 誰かと話すときは、近づきすぎたり、離れすぎたりしないでください。 会議やディナーには、適切なビジネスウェアを着用してください。 非公式の会議にはカジュアルな服装を着用しますが、目立つ服装や失礼な服装は控えてください。
また、 サービス メール: 意味、例、およびトップ プロバイダー
電子メールのエチケットの例は何ですか?
電子メール エチケットの例としては、自分の名前と、該当する場合は会社名を含むプロの電子メール アドレスを使用することです。 また、氏名、役職、連絡先を記入した署名を含めることも重要です。 メッセージ本文は、適切な文法と句読点を使用して、明確かつ簡潔にする必要があります。
礼儀の三原則とは？
エチケットの XNUMX つの原則は、敬意、配慮、誠実です。
尊重
尊敬とは、他人の価値を認識し、その人への関心を示すために慎重な措置を講じることを伴います。
次の例は、このエチケット ルールを説明する方法を示しています。
- 誰かに完全な注意を向ける
- 話しているときや仕事をしているときに誰かの邪魔をしない
- あらゆる状況に適した服装
- 適切に話す/誰かを軽視しない
- 不親切な冗談や挑発に参加しない
- 握手
対価
配慮とは、他者と関わる際に思慮深く行動し、他者への共感を示すことです。
次の例は、このエチケット ルールを説明する方法を示しています。
- お願いします、ありがとうと言って
- 誰かのためにドアを開けたままにする
- 口を閉じて噛む
- すみませんと言って
- できるときに助けることを申し出る
- 病気のときは家にいる
- 時間通り
誠実性
正直であるとは、真実を話し、些細なうそを慎むことに加えて、誠実で道徳的に正しい行動をとることを意味します。 また、冷酷な正直さよりも親切な正直さを好むと言うべきです。 タクトの基本は、他人に苦痛や恥をかかせることなく、建設的な真実を見つけ、それに基づいて行動することです。 他の人に対して誠実で誠実であることは、正直であることのもう XNUMX つの側面です。 偽物や「リップサービス」のマナーを好む人はいません。 彼らは単なる無礼と同じくらい不快になる可能性があります。
ボーナス
礼儀
立派なマナーとは礼儀正しい状態です。 礼儀の定義は、礼儀正しいこと、または特定の社会的環境に適した方法で行動することです。 礼儀正しくあるためには、自分の行動が他の人にどのように影響するかを考え、その人の助けになるように行動する必要があります。 敬意、配慮、礼儀正しさはすべて、礼儀の側面です。
まとめ
メールのエチケットは、効果的なコミュニケーションに欠かせません。 プロフェッショナルで敬意を持ってコミュニケーションを行うためには、規則に従うことの重要性を理解することが重要です。 メール エチケットの 10 の重要なルールに従うことで、メールが明確で簡潔で、敬意を持っていることを確認できます。
メールのマナーは、同僚、クライアント、顧客との関係を築くのに役立つため、ビジネスにとって重要です。 メッセージが明確で簡潔で、敬意を持っていることを確認するのに役立つため、個人的なコミュニケーションにも重要です。 エチケットの XNUMX つの要素である、敬意、礼儀正しさ、思いやり、明快さ、礼儀正しさは常に守らなければなりません。
電子メールのエチケットのルールに従うことは、効果的なコミュニケーションに不可欠です。 すべての電子メールでプロフェッショナルであり、敬意を払うことを忘れないでください。 これらのルールに従うことで、メールを明確、簡潔、効果的にすることができます。
- リーダーシップの価値観: リーダーシップにおける価値観の重要性
- 2週間の通知レター：辞表の書き方（+無料サンプル）
- 職場での尊重: それを実証する最良の方法とその重要性
- 電話でのマナー: 従うべき最善のヒントと基準
- リーダーシップの属性: 優れたリーダーを形成する主な強力な属性
参考文献
