顧客サービスと情報の流れが最優先目標である今日の企業環境では、効果的なコミュニケーション システムを構築することが非常に重要です。 このため、企業は市場の多種多様なサプライヤーの中から自社の業務に最適なオフィス電話システムを選択する必要があります。 最適なホーム オフィスおよび小規模ビジネスの電話システムについて詳しく知りたい方は、こちらのガイドをご覧ください。
オフィス電話システム
企業は、社内および社外のコミュニケーション手順を合理化するために、複数の電話回線をネットワーク化した集合体であるオフィス電話システムを採用しています。 生産性と通話の信頼性を向上させる一般的な職場電話システムのタイプには、VoIP システムや PBX システムなどがあります。 ビジネスフォン システムは、数回線から完全に構成可能なハイブリッド システムまで多岐にわたります。 購入する前に、会社のニーズを考慮して適切なオフィス電話システムを選択してください。
さまざまな種類の OfficePhone システム
会社の電話システムの最大の利点の XNUMX つは、その多用途性です。 オフィスの電話ネットワーク システムには主に XNUMX つのタイプがあり、選択できます。
#1. 複数回線電話システム
複数回線電話システムとは、すべての通話が中央電話システムを介してルーティングされ、中央で規制されるシステムです。 すべての着信はまずコア システムによって受信され、その後、適切な担当者または部門にルーティングされます。
#2. PBX電話システム
固定電話ベースの構内交換機システム (PBX) は、すべての固定電話をケーブル経由で接続します。 イーサネット ケーブルを使用してデスクのハンドセットをインターネットにリンクする IP PBX 通話を使用することもできます。
#3. VoIP電話システム
内部通話は VoIP を使用してルーティングできますが、これにはインターネット接続が必要です。 これは、通話が外部サプライヤーのサーバーでホストされる、特殊な種類のクラウドベースの電話システムです。 すべての通話はインターネット接続経由で行われるため、必要な機器はほんの少量だけです。
オフィス電話システムの特徴
その主な特徴を理解することで、チームに最適なオフィス電話システムを選択できます。 これらのシステムの機能は、オフィスのコミュニケーションを簡素化することを目的としているため、ユーザーフレンドリーな統合を目指しています。
#1. リモートオフィス
現代のビジネス環境では、ハイブリッド作業をサポートする電話システムが不可欠です。 完全にまたはほとんど自宅または別のオフィスで仕事をする同僚がいる可能性があります。 モバイル端末やブロードバンド接続を利用した電話サービスにより、社内間のコミュニケーションが簡単かつ迅速に行えます。
#2. ラップトップアプリ
電話システムのサプライヤーの中には、独自のラップトップ アプリケーションを提供しているものもあります。 毎回検索エンジンを使用して設定する必要がなく、これにより通話にアクセスする簡単な方法になります。
これにより、着信はデバイスに直接届くようになりました。 通話を簡素化するために、会社はカスタマイズされたビジネス番号を持ちます。 コールセンターは、着信通話を録音したり、適切なチームメンバーに転送したりできます。
#3. 邪魔しないでください
チームは、着信に気を取られることなくタスクに集中する必要がある場合があります。 すべての着信をミュートする「応答不可」機能を備えた専用のオフィス電話システムを使用すると、混乱を防ぐことができます。
#4. 匿名通話をブロックする
迷惑な勧誘電話やハッカーからの電話を防ぐために、ビジネスフォン システムでは匿名の発信者を制限できます。 チームは時間の節約の恩恵を受け、データ侵入から守られる可能性があります。 発信者 ID は、権限のない発信者が閉じられた通信チャネルにアクセスすることを防ぐこともできます。
#5. 通話の監視と転送
通話を適切なチーム メンバーにリダイレクトする機能は、ビジネスフォン システムによって提供されます。 通話転送は、誰が最初に通話に応答したかに関係なく、発信者と受信者がすぐに接続できるため、通話ルーティングの便利な方法です。
ビジネスフォンシステムのメリット
電話システムを採用する主な利点は、コミュニケーションが強化されることです。 これらは、最も使用頻度の高いビジネスフォンの利点の一部です。
#1. どこからでも仕事ができる
柔軟性は電話システムによって生み出されます。 スタッフがインターネットまたは指定された卓上電話にアクセスできる場合、どこからでも仕事をすることができます。 これは、遠隔地または海外で勤務している同僚と通信できることを意味します。
#2. より安い国際電話
ホスト型電話システムは、通話ごとに請求されるのではなく、通常、月次または年単位のサブスクリプション ベースで請求されます。 プランに応じて、チームは設定料金で長距離通話を無制限に行うことができます。
#3. 瞬時の連携
リアルタイムのチームコラボレーションは、通話システムを通じて可能になります。 一部のプランには、同僚に電話したり、多方向通話を楽しんだりできるだけでなく、ドキュメントや計画を共有できるアドオンが含まれています。
これらは、チームが電話中に計画をその場で変更するのに役立ちます。
#4. 国際的に人材を雇用する
今や才能は国際的です。 このため、企業は場所に関係なく、あらゆる従業員と簡単に接続できる必要があります。 新しいスタッフを採用し、標準化された電話システムを使用して地元の電話会社によって引き起こされる問題を回避するのは簡単です。
最優秀ビジネスオフィス電話システム
主要なビジネスフォン システムを使用して職場や自宅で作業する場合、ソフトウェア ベースの電話システムを簡単かつ迅速にセットアップして管理できます。 また、主要なビジネスフォン システムを使用して職場や自宅で作業する場合、ソフトウェア ベースの電話システムを簡単かつ迅速にセットアップして管理することもできます。 さらに、最新のクラウドベースの社内電話システムはビジネス用スマートフォンに対応できるようになり、従業員はオフィスにいるか、旅行中、在宅勤務しているかに関係なく、どこにいても電話を受けることができます。 これはビジネス用携帯電話の普及により可能となったものです。
#1. リングセントラル MVP
通話、音声会議、オンライン FAX、SMS のためのオールインワン クラウド プラットフォームは、RingCentral MVP と呼ばれます。 これは、堅牢でありながら適応性のあるシステムで、さまざまな既存の PBX 電話ハードウェアとうまく連携し、ほぼすべてのモバイル デバイスをソフトフォンとして使用できます。 タスクとビデオ会議の両方に画面共有と HD ビデオを介したチーム コラボレーションを提供するだけでなく、モバイル デバイスを介した HD 音声および音声会議も提供します。
＃2。 Avaya OneCloud
このサービスは、お客様に最適なクラウド プラットフォームを使用して、真にスケーラブルなソリューションを構築することを目指しています。 Avaya OneCloud は、外部ベンダーに依存することに満足している中小企業にとって、パブリック クラウドを通じて簡単に機能することもできます。 その結果、継続的なサポートが得られ、ソフトウェアのアップグレードや IT の賛同について心配する必要がなくなります。 従来の Avaya OneCloud は、プライベート クラウド サービスまたはハイブリッド クラウド サービスをすでに使用している企業向けにセットアップすることも、OneCloud ReadyNow サービスを特定のニーズに合わせてカスタマイズすることもできます。 必要なサーバー ハードウェアは、オンサイトに設置することも、Avaya のデータ センターのいずれかでホストすることもできます。
#3。 大間オフィス
Ooma Office と呼ばれる Web ベースのビジネスフォン サービスは、中小企業に大企業と同じ電話エクスペリエンスを提供することを目指しています。 Ooma には、特定の VoIP サービスにあるような追加機能がすべて備わっているわけではありませんが、中小企業にとっては予算に優しいオプションとして十分な地位を占めています。 ユーザーあたりの月額料金がかなり安いにもかかわらず、多くの機能が提供されます。 XNUMXつの会員プランですべてのサービスが受けられるので面倒な手間はなく、設定も使い方も簡単です。
＃4。 GoToConnect
この記事で説明したすべての VoIP ソリューションは、企業が選択した特定の料金プランに基づいて、幅広い独自の機能を提供します。 このプラットフォームは、企業に 100 を超える通話、コラボレーション、モバイル機能に加えて、さまざまなビデオ会議サービスを提供しており、これが GoToConnect の機能セットを非常に優れたものにしています。 興味深いのは、大多数の VoIP サービス プロバイダーとは異なり、GoToConnect が企業に機能を増やしても追加料金を請求しないことです。 代わりに、組織の価格体系は企業の従業員数に依存し、従業員 100 人を超える企業にはオーダーメイドの価格プランが提供されます。
＃5。 8×8 Xシリーズ
8×8 X シリーズのクラウド型ビジネス フォン システムは、機能満載のバンドルを提供するため、最も基本的なプランでも、本格的な企業 PBX システムに期待されるのと同様に、あらゆるサービスにアクセスできます。 Interactive Voice Response (IVR) を除いて、X シリーズ X2 プランは、中小規模の組織にとって比較的手頃な価格で、必要とされる機能のほとんどを提供するという点で真に優れています。 このプランを競合他社と比較すると、エンタープライズプランには問題があるかもしれませんが、非常に手頃な価格でもあります。
中小企業向けの最高のホーム オフィス電話システム
企業電話システムは、通話録音、ボイスメールから電子メールへの機能、一度に多数の従業員に電話をかけるための呼び出しグループ、無制限の通話、自動メニュー、ボイスメールなどの機能を備えた複数回線の電話システムです。 ビジネスフォン システム タイプの例としては、Voice over Internet Protocol (VoIP)、構内交換機 (PBX)、およびキー システム ユニット (KSU) があります。 中小企業や家庭に最適なオフィス電話システムは VoIP テクノロジーを使用しており、会社のインターネット接続からシステム全体を実行できます。
#1. RingCentral: コラボレーションに最適なビジネスフォン システム
RingCentral MVP と呼ばれるクラウドベースのメッセージ、ビデオ、電話ソリューションは、あらゆる規模、あらゆる分野の企業向けに作られています。 リモートおよびハイブリッド ワークフォースをサポートする企業にとって、このソリューションは効率的なコミュニケーション プラットフォームとして際立っています。 チーム チャットやメッセージングなどのツールを使用してデジタル ワークスペースを作成すると、データを共有したり、プロジェクト、主題、チームに特定のフォルダーやスレッドを設定したりできます。 RingCentral は世界中に 32 のデータ センターを持ち、45 以上の通信事業者との直接ピアリング、および 200 のインターネット サービス プロバイダーによって稼働時間と通話品質を保証しています。
#2. Nextiva: 複数拠点の小売業およびヘルスケアに最適なビジネスフォン システム
Nextiva は、ビジネス メッセージング、ビデオ会議、電話での会話をサポートする機能とツールを備えたユニファイド コミュニケーション プラットフォームです。 したがって、ほとんどの通信事業者とは対照的に、Nextiva ではユーザーがいくつかのプランを組み合わせて、社内の各チームに適した機能と料金に適合する独自の電話システムを作成できます。
Nextiva の次の機能は、HIPAA に準拠しています: 電話サービス、自動応答、通話履歴、仮想 FAX、16 対 XNUMX のビデオ会議、グループ ビデオ会議、音声のみの会議、強化された自動音声応答、およびいくつかのソフトウェア コネクタ。 SSAE XNUMX 認定のデータ センター、冗長コール パス ネットワーク、米国全土に広がる XNUMX つの拠点など、システムの主要なセキュリティ メカニズムも HIPAA に準拠しています。
#3. Zoom: ビデオ会議に最適なビジネスフォン システム
多くの人は、Zoom が機能豊富な電話システムも提供していることを知りません。 Zoom はビデオ会議サービスでよく知られており、新型コロナウイルス感染症のパンデミック中に人気が大幅に高まりました。 19 つの Zoom Phone サービスはすべて、フリーダイヤル番号、無制限の国際通話、および Slack や Salesforce などの有名な企業アプリケーションとの統合を提供します。
現在、多くの企業はバーチャル会議を実施する必要があり、Zoom の電話サービスには優れたビデオ会議機能が備わっています。 したがって、ユーザーは数回クリックするだけで、通話をビデオ会議に昇格したり、Zoom ミーティングや Zoom ルームに転送したりできます。 Windows、MacOS、Linux、iOS、Android 用のデスクトップ プログラムにより、Zoom のビジネスフォンおよびビデオ会議ソリューションへのアクセスが提供されます。 Zoom は、プラットフォーム間の切り替えや参加者の追加を簡単にする会議および転送ツールを備えており、効果的なチーム コミュニケーションを促進します。 したがって、すべてのオプションで XNUMX 方向のアドホック電話会議が可能になり、企業はさまざまなデバイスから電話をかけたり受けたりすることができます。
#4. Ooma: 中小企業に最適なビジネスフォン システム
Ooma は、そのわかりやすいユーザー インターフェイス、広範な基本機能、および新しいシステムの導入を支援する専用の IT サポートが利用できない中小企業環境における一般的な使いやすさにより、中小企業向けの最高の電話システムとして推奨されています。 Ooma は管理者の使いやすさに優れており、わかりやすいドロップダウンの選択肢により、着信グループ、ビジネス通話、時間外通話のモードを簡単に設定できます。 初めてクラウドベースの電話システムを構築する人にとって、これらは簡単に理解できます。
#5. GoTo Connect: リモート チームに最適なビジネスフォン システム
GoTo Connect は、リモート チームの要件に特に適した機能を備えたビジネスフォン システムです。 リモート デバイス アクセスのための使いやすい機能と同社の IT サポートにより、企業は電話システムを自社の特定の要件に適応させることができます。 海外に分散した従業員がいる場合は、GoTo Connect を利用すれば 53 か国での無料国際通話も利用できます。 ユーザーは、ターゲット市場で人気があり、どこにいてもどのデバイスからでも電話できるローカルのフリーダイヤル番号にアクセスできることを高く評価しています。 GoTo は、顧客がどこからでも自分のコンピュータで電話をかけたり受けたりできるようにする改良されたソフトフォンも提供します。
電話システムはどのように機能しますか?
電話機の振動板は薄い金属のディスクで、音波は電気エネルギーに変換される前にそこに伝わります。 電気エネルギーは再び音波に変換され、回線を介して別の電話に送信され、相手側の人がそれを聞くことができます。
オフィスの電話が重要な理由
適切な電話システムが導入されていれば、電子メールやインターネット プラットフォームを通じて問い合わせを行う場合よりも、顧客は貴社に直接連絡して、より迅速に質問に対する回答を得ることができます。
ボタン電話システムとPbxの違いは何ですか?
PBX システムは企業顧客の所在地にある中央制御装置に依存しますが、ボタン電話システムは電話会社が所有する交換ハードウェアに依存します。
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参考文献
