請求書とは何ですか? 詳細なガイド

目次隠す

請求書とは何ですか？
請求書の基本構成要素
請求書ファクタリングとは何ですか?
請求書による資金調達とは何ですか？
請求書は何に使用されますか?
請求書は領収書ですか?
請求書は支払ったことを意味しますか?
請求書を支払うのは誰ですか?
まとめ
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2. 参考文献

ビジネスオーナーとして、あなたは顧客やサプライヤーとつながるための重要な書類や手順を熟知している必要があります。請求書は、会社の内部および外部活動のさまざまな目的に使用できます。企業にとって請求書がどのように機能するかについてさらに詳しく知りたい場合は、読み続けてください。

請求書とは何ですか？

請求書は、タイムスタンプが押され、明細が記載され、買い手と売り手の間の取引を記録する商業文書です。商品やサービスをクレジットで取得した場合、通常、請求書には取引条件が記載され、利用可能なさまざまな支払い方法に関する情報が記載されます。

請求書の例には、紙の領収書、売上請求書、デビットノート、売上請求書、オンライン電子記録などがあります。

請求書の基本構成要素

請求書は請求書の表面に、それが請求書であることを宣言する必要があります。通常、請求書番号として知られる一意の ID があり、内部および外部の両方の参照に役立ちます。ほとんどの場合、請求書には、請求に関する問題が発生した場合の販売者またはサービスプロバイダーの連絡先情報が含まれています。

＃1。条項

請求書には、支払い条件のほか、割引、早期支払いの詳細、支払い遅延に対して課せられる金融コストに関する情報が含まれます。また、アイテムの単価、購入したユニットの合計数、運賃、手数料、出荷、関連する税金、および未払い総額も表示されます。

#2. 印刷とタイミング

企業は、すべての未処理の取引の請求書として月末の明細書を毎月送信することを選択できます。このシナリオでは、明細書で今後請求書が送信されないことを宣言する必要があります。歴史的に、請求書は紙に文書化され、買い手と売り手の両方が取引記録を保持できるように多数のコピーが作成されていました。

コンピューターで作成された請求書は現在非常に普及しています。オンデマンドで印刷したり、電子メールで各当事者に配布したりできます。電子記録により、番号、日付、商品、または顧客ごとに取引を検索して分類することも簡単になります。

＃3。プロフォーマ

プロフォーマインボイスは、商品の出荷または配達前に購入者に提供される販売請求書草案です。ほとんどの場合、請求書には取得した商品のほか、配送重量や輸送料金などの重要な情報が記載されます。プロフォーマインボイスは、国際取引、特に輸入品の通関目的で頻繁に使用されます。

#4. 支払い日

請求書の日付は、商品が請求され、取引が法的に文書化された日時です。その結果、請求書の日付によって請求書の与信期間と支払期日が決定されるため、請求書の日付には重要な支払い情報が含まれます。これは、30 日以内に支払いが必要であることを示す net 30 などのクレジットを提供する企業にとって特に重要です。

同様に、顧客に返品を許可している組織では、通常、請求書に記載されているように、購入日からの指定日数に基づいた期限が設けられています。

#5. 電子請求書発行

コンピュータ時代の黎明期以来、人々や企業は紙の代わりに電子請求書に依存することが容易であることに気づきました。電子請求書発行 (電子請求書発行とも呼ばれます) は、当事者間の取引関連の書類を生成、保存、監視する電子請求書の一種です。したがって、契約の要件が確実に満たされるようにします。

電子文書の例としては、請求書と領収書、注文書、借方票と貸方票、支払い条件と指示、送金伝票などが挙げられます。デジタル請求書は、多くの場合、電子メール、Web サイト、またはアプリを通じて配信されます。利点としては次のようなものがあります。

身体的危害に対する持続性と回復力
特定の名前、キーワード、または日付の検索と並べ替えが簡単になります。
監査能力の向上
オンデマンドで印刷または複製できる機能
データ収集とビジネスインテリジェンスの機能
紙の使用量の削減

電子請求書発行には、さまざまなテクノロジと入力の選択肢が含まれており、支払いのために顧客に請求書を電子的に提示するあらゆる手段を表す包括的な言葉として使用されます。受け入れと効率性を促進するために、EDIFACT や UBL などの電子請求標準が世界中で確立されています。

請求書ファクタリングとは何ですか?

請求書ファクタリングでは、会社が未払いの請求書を任意の数でファクタリングに、未払いの金額よりも低い金額で販売します。その代わり、請求額の大部分 (最大 90%) が、請求書に記載されている 30 日、60 日、または 90 日の期間を待つことなく、数営業日以内に受け取られます。ほとんどのファクタリング契約では、ファクタリングが請求書の回収を引き継ぎます。

ファクタリング事業者が請求書の全額の支払いを受け取ると、請求額全体の一定の割合を収益として保持しながら、売主に支払うべき残高を支払います。

請求書ファクタリングのプロセスとは何ですか?

通常の商取引には、企業が販売を行い、請求書を作成し、顧客に送信することが含まれます。買い手は購入代金を支払い、請求書に記載されているように、商品またはサービスの納品後 XNUMX 日、XNUMX 日、または XNUMX 日後に会社は代金を受け取ります。

しかし、企業がさまざまな理由で待っていられない状況に陥ったらどうなるでしょうか? 会社は、請求書ファクタリングを使用して、未払いの手形を割引価格で購入する第三者に請求書を販売できます。ファクターは支払う金額を交渉し、支払いの取り決めに同意します。多くの場合、支払いの一部は前払いされ、残りはファクターが集まった後に支払われます。

すべての請求書がファクタリングに適しているわけではないことに注意してください。ほとんどの要因では、すでに期限を過ぎた請求書は購入されません。また、多くの人は、支払い期間が 90 日を超える請求書を購入しません。

ファクタリングの重要性とは何ですか?

ファクタリングは、特にリソースが限られている企業や支払いが遅い消費者にとって、閑散期のキャッシュフローの問題を軽減します。ほとんどすべての中小企業経営者は、給与支払いやその他の重要なビジネス義務を賄えるかどうかわからないという不安を経験したことがあります。また、現金が不足すると、企業が自社のベンダーに予定通りに支払いをすることができなくなったり、ホリデーシーズンに間に合うように大型の新店舗と提携したり、世界的に成長したりするなどの機会を活用できなくなる可能性があります。資金難に陥った企業は、長期的な可能性を遮断または制限する可能性のある短期的な決定を下すしかありません。

請求書ファクタリングのメリット

企業はさまざまな理由で請求書ファクタリングを求める場合があります。最も重要なものを XNUMX つ紹介します。

#1. 現金はすぐに受け取れます。

サードパーティ要素を使用して事業を行う企業は、通常、数営業日以内 (場合によっては 24 時間以内) に相当額の請求額を受け取ります。この一貫したキャッシュフローにより、特に中小企業は短期的なニーズに対処できるという安心感を得ることができます。

#2. 気を散らす可能性のあるものの除去。

支払いが遅い顧客、そしてもちろん請求期限を過ぎた顧客は、特に中小企業にとって大きな負担となる可能性があります。所有者が遅れた請求書をフォローアップする必要がある場合、その時間を他の顧客とのやり取りや、より価値の高い活動に費やすことができます。売掛金部門が回収を担当する場合、支払い遅延の追及に費やす時間が士気に悪影響を与える可能性があります。

#3. 銀行融資よりも早く承認が得られます。

銀行ローンや信用枠を利用して現金を入手することは絶対に可能です。ただし、入手までに長い時間がかかる場合があります。また、多くの中小企業の場合、企業の成長の可能性を制限する金額に上限が設けられている場合があります。請求書ファクタリングの承認手続きは大幅に高速化されています。そして、契約の性質上、ファクターは銀行よりも多くの現金を提供することがよくあります。

#4. 創業者の個人信用履歴はそれほど精査されない。

銀行融資は多くの場合、創業者の信用スコアに部分的に基づいています。これは、多くの中小企業の経営者にとって、特に事業の資金調達のためにクレジットカードを大量に使用する必要がある場合には困難になる可能性があります。幸いなことに、請求書の要素は、請求書を購入している企業よりも、注文を出した消費者の信用力に関係しています。

#5. 企業が主要な新規消費者やアカウントに対応できるよう支援します。

非常に大規模で信頼できる顧客の中には、小規模企業にとっては長すぎる支払いスケジュールを設定している人もいます。支払い遅延の問題は、政府やフォーチュン 500 企業からの注文など、人生を変える可能性のある重要な注文を履行する能力を妨げる可能性があります。請求書ファクタリングは、こうした新しい注文に応えるのに役立つ可能性があります。

請求書ファクタリングのデメリット

ファクタリングにはさまざまな欠点があるため、企業は請求書を第三者に販売する前に考慮する必要があります。いくつかの欠点を次に示します。

#1. それには多大な時間の投資が必要です。

ファクタリング会社は、「スポット」または選択的ファクタリングを提供することがあります。これは、単一の請求書に対してサービスを提供することを意味します。ただし、ほとんどのファクタリングプロバイダーは、請求書の大半またはすべてを引き渡す意思のある組織とのみ取引します。場合によっては契約上の最低額が設定されており、請求書がその最低額を満たしていない場合には手数料が課されます。

#2. 費用がかかる場合があります。

銀行融資などのファクターのコストは、認識されるリスクによって部分的に決まります。ただし、ファクタリングの場合、信用評価は会社自体ではなく、会社の顧客に対して行われます。不払いの危険性が無視できる状況であっても、ファクターのコストは通常、銀行ローンの金利よりも数パーセント高くなります。

#3. 支払いリスクは移転されません。

ファクターを利用すると、より早く現金を受け取ることができますが、不払いの消費者から企業を保護することはできません。請求書が支払われない場合、「ノンリコース」契約が有効でない限り、販売事業者は通常、ファクターによって前払いされた現金を返還しなければなりません。ただし、この条項を含めると契約コストが高くなります。

#4. 特定のクライアントとのやり取りや印象は、あまり制御されません。

ほとんどのファクタリング契約では、ファクタリングは請求書の支払いを保証する責任を負います。これはファクタリングの価値の一部であり、請求書を販売する会社にとって考える作業が XNUMX つ減ります。しかし、これは企業が回収要求の処理方法を制御できなくなることも意味します。自社の短期的なニーズに焦点を当てた過度に積極的な要素は、購入した企業に対する顧客の認識に悪影響を与える可能性があります。何らかの要因が存在すると、顧客はその会社にはビジネスを行うために必要なリソースが不足していると考える可能性もあります。

これらの欠点は対処可能です。たとえば、企業は秘密ファクタリングを選択できます。このファクタリングでは、ファクタリングが企業の財務部門の一部であることを表します。あるいは、請求書の所有権がファクターに譲渡された後でも、独自の請求書回収活動を処理することを選択できます。これは「CHOCC」ファクタリングとして知られており、「顧客が自らの与信管理を行う」の略です。ただし、これらの方法論には独自の危険が伴います。

請求書による資金調達とは何ですか？

インボイスファイナンスは、企業が売掛金に対して借り入れを行い、迅速に現金を稼ぐことを可能にする会計の一形態です。企業はインボイスファイナンスを利用して、インボイスまたは複数のインボイスを担保として金融会社からローンを取得します。

請求書ファイナンスと請求書ファクタリング: 請求書ファイナンスと請求書ファクタリングはどちらも、延滞請求書から現金を生み出す方法です。インボイス・ファイナンスは、指定された支払条件と未払い残高に累積される利息が定められているという点で、標準的な担保付きローンに似ていますが、ローンは XNUMX つ以上の請求書によって担保されています。請求書ファクタリングから企業が受け取った現金はローンの形ではありません。むしろ、ファクタリング会社 (ファクタリング会社) が請求書を「購入」し、その回収に責任を負います。

インボイス融資のプロセスとは何ですか?

インボイス融資の取り決めには、インボイスを発行する会社、インボイスを受け取る顧客、金融サービスプロバイダーの XNUMX 者が関与します。この種の売掛金融資を最大限に活用するには、企業は融資会社と条件を交渉し、顧客が請求書の期日までに、またはそれより早く支払うことを望む必要があります。

インボイス・ファイナンスの仕組みは何ですか?

インボイス・ファイナンスの取り決めは、いくつかの点で短期融資に似ています。最も基本的な形式では、請求書融資は、売掛金として知られる単一の請求書に基づいています。貸し手として機能する金融会社は、請求書を担保として使用して、請求書を所有する企業に現金を前払いします。会社は支払いが完了すると、最初の融資金額と、融資の未払い期間に基づいて計算された利息を金融会社に返します。

請求書融資の長所と短所

インボイスファイナンスは企業にとって非常に有益であり、キャッシュフローが限られている期間でも事業を継続し、人生を変える可能性を追求できるようになります。ただし、いくつかの欠点もあります。請求書発行ファイナンスを選択する前に、経営チームは両方の側面を理解する必要があります。

メリット

インボイスファイナンスには XNUMX つの大きな利点があり、開発の初期段階や限られたリソースのために障害に直面する可能性のある新規企業にとっては特に有益です。

#1. すぐにお金が入る

特定の業界の企業がキャッシュフローと闘いながら、売上高や利益が飛躍的に伸びることは珍しくありません。インボイスファイナンスにより、B2B 企業は、受け取ったもののまだ回収されていない収益を 24 時間以内に頻繁に現金前払いで受け取ることができます。このような場合、インボイスファイナンスを利用することで、オーナーのキャッシュフローに対する懸念が軽減され、経営陣が他の方法では放棄しなければならなかった重要な取り組みを推進できるようになります。

#2. 緊急時に非常に役立ちます

在庫損害を引き起こす自然災害、主要サプライヤーの事業中断、主要顧客の破産など、このような出来事が発生すると、企業は急速に生存モードに陥る可能性があります。企業がこうした存亡の危機に直面し、銀行に多額の資金がない場合、インボイス・ファイナンスが提供する迅速な流動性が命を救う可能性があります。

#3. 比較的軽い承認プロセス

多くの中小企業や発展途上企業は、銀行融資や信用枠を獲得するために必要な信用スコアを備えていません。請求書による融資を提供する組織にとって、これはそれほど重要ではありません。なぜなら、組織はビジネスそのものよりも会社の顧客の信用格付けに関心があるからです。請求書に基づいて現金の前払いを求める企業は、多くの場合、事務手続きや問い合わせが少なくなります。

デメリット

これらの利点に加えて、企業は請求書発行の主な XNUMX つの欠点を認識する必要があります。

#1. 高価

インボイスファイナンスは比較的コストのかかる資本調達方法です。処理手数料と毎週の利息、またはファクター金利により、企業が銀行ローンに対して通常支払う額の数倍の年利が発生する可能性があります。

#2. 最終コストの予測不可能性

請求書による融資が他の多くの種類の融資よりも高価であるというだけではありません。これに関連する問題は、企業がインボイスファイナンス契約を締結する際、通常、最終コストがいくらになるかわからないということです。最終的なコストは、多くの場合、顧客が請求書をどれだけ早く支払うかによって決まります。支払いが予想よりも遅れてしまうと、販売による利益がすべて消えてしまう可能性があります。

#3. 適用範囲が限られている

すべての企業が請求書融資の恩恵を受けられるわけではありません。企業が B2B 部門に参入していることが意味を成します。また、優れた信用格付けを持ち、適時に支払いを行った実績のある顧客も必要です。

請求書は何に使用されますか?

請求書は、提供された商品またはサービスの支払いを要求するために、売り手から買い手に送信される文書です。製品やサービスの詳細、単価、支払総額、売り手と買い手の両方が合意した契約条件を追跡します。

請求書は領収書ですか?

請求書と領収書は販売プロセスのさまざまな段階で発行されるため、それぞれ異なる機能を果たします。請求書は顧客が支払いを行う前に発行されますが、領収書は支払いが受領された後に発行されます。請求書は支払い要求として機能し、領収書は支払いの証拠として機能します。

請求書は支払ったことを意味しますか?

請求書は支払われたことを証明するものですか? 請求書は、企業が顧客に提供した商品やサービスの代金が支払われたことを意味するものではありません。請求書は、受け取った製品またはサービスの代金を支払う必要があることを顧客に通知します。

請求書を支払うのは誰ですか?

請求書の支払いは顧客が行います。

まとめ

請求書は、支払い期日を顧客に通知するために使用される紙です。また、発行会社が債権を追跡するための記録としても機能します。技術的な制限により、以前は請求書は紙でのみ発行されていました。電子請求書は、時間と費用を節約し、自動的に生成して送信できるため、最近人気が高まっています。