通常、フロントデスクの受付係または受付は、オフィスの門番の役割を果たします。 電話応答サービス、電話転送サービス、予約スケジュール サービス、顧客サービス、地図案内などを提供します。 建物に入る人は誰でも、フロントデスクの受付係がお出迎えします。 フロントデスクの受付係には通常、少なくとも高校卒業資格、基本的な事務能力、およびコンピューターの経験が必要です。
フロントデスクの受付、その仕事内容、任務、資格について詳しく知りたい方は、以下をお読みください。
フロント受付
大規模な企業やオフィスでは、フロントデスクの受付係が最初の連絡先として機能します。 フロントデスクの受付係の一般的な責任と仕事には、チェックインとゲストの登録、郵便物の受信と仕分け、会議のスケジュール設定、オフィス活動の管理などが含まれます。 さらに、交換機の操作、電話の受け、オフィスのスタッフへのメッセージの中継も担当します。 また、フロントデスクの受付担当者が行う可能性のあるタスクには、予約カレンダーの更新、駐車券の確認、ファイリングや事務作業などが含まれます。
フロントデスクの受付係として働くために必要な唯一の正式な教育は、通常、高校卒業資格または GED です。 ただし、雇用主は、受付係、オフィス管理者、または顧客サービス担当者として働いた経験のある応募者を優先します。 Microsoft Office Suite と予約作成ソフトウェアの優れた機能により、応募者は採用プロセスにおいて他の応募者よりも優位に立つことができます。 フロントデスクの受付係を目指す人は、マルチタスク、時間管理、コミュニケーションにも熟練している必要があります。
フロントデスクの職務とタスクは何ですか?
受付係の責任には、さまざまな管理業務が含まれます。 働いている企業や部門に応じて、窓口受付としての職務は変わります。 受付係としての仕事を面白くするために、さまざまな責任を負うことになります。 さらに、従業員が職場に到着したときに最初に目にするのはあなたになります。 これにより、同僚のことを知ることができ、雇用主によってはこれを重視する場合もあります。 通常、あなたの義務と義務は次のとおりです。
- クライアントを歓迎する
- 電話を受けて転送する
- メッセージの受信
- コピーを作成する
- メールの扱い
- 予約の手配
- 支払いを受け入れる
- 書類のスキャン
- 顧客または顧客データの入力
- 同僚へのギフトを注文する
- オフィス向けのささやかな集まりやイベントを計画しましょう。
フロントデスクの仕事
#1. 温かく迎えてくれるお客様
ゲストをお迎えすることは、フロントデスクの基本的な責務の XNUMX つです。 店舗やオフィスを訪れる訪問者は、受付係とのみやり取りする可能性があります。 これは初心者レベルのポジションではありますが、この仕事で成功する受付係は、あらゆる背景や職業の人々と仲良くできる優れたコミュニケーション能力があるだけでなく、強力な管理者である必要があります。
訪問者が到着すると、フロントデスクの受付係は親切に挨拶し、時にはコートを脱いだり、軽食を提供したり、営業時間などの会社に関する簡単な質問に答えたりする必要があります。 フロントデスクの受付は、あなたのビジネスが提供する商品やサービスについて簡潔に説明できる十分な知識を持っているように努める必要があります。
#2. 電話を受けるおよび折り返す
フロントデスクの受付係は、すべての着信に対応し、訪問者に直接対応する責任を負います。 ビジネスの規模によっては、受付担当者がこのタスクを実行するための電話システムに精通している必要があります。 受付係は、要求に応じて通話を選別し、通話を適切な相手に転送し、必要に応じてメッセージを受け取って中継します。
#3. 受信メールを送信する
企業によっては、フロントデスクの受付係が受信メールと送信メールの両方の配布を監督する場合があります。 受付係は、届いた郵便物を仕分けし、迷惑メールを除去したり、優先度の高いものを仕分けしたりします。 メールは企業方針に従って配信されます。
フロントデスクの受付担当者は、各郵便物を目的の受取人に手渡しすることも、荷物を適切な社内郵便スロットに入れることもできます。 荷物が到着すると、受付係はさらに夜間配達または優先配達について署名します。
#4. 送信メールの準備
フロントデスクの受付係は、その日の郵便物を郵便局または翌日配達サービスが受け取ることができるように準備します。 個人または企業が早急に書類を必要とする場合、フロントデスクの従業員はメッセンジャー サービスに連絡し、必要なすべての指示を与えます。
#5. 管理事務
フロントデスクの受付係は、手紙の作成、財務スプレッドシートの作成、プレゼンテーションの作成など、いくつかの事務業務を行うこともあります。 中小企業では、フロントデスクの受付係が、上級チームメンバーとの会議のスケジュールを設定したり、出張の手配を担当することもあります。 事務用品の注文、書類の提出、コピーの作成、ファックスの送受信なども、フロントデスクの受付係が実行する必要があるその他のタスクです。 前に座っている人が事務的な仕事をすることもあります。
フロントデスクの受付スキル
- 行政経験
- バイリンガルスキル
- コミュニケーションスキル
- コンピューターリテラシー
- コンピュータのスキル
- カスタマーサービス
- データ入力
- 歯科医院での経験
- ドキュメントレビュー
- EMRシステム
- 組織能力
- 優れた問題解決スキル
- 細部への注意
- 時間管理スキル
- Microsoft Office
- Googleドキュメント
- カレンダーソフト
フロントデスクの受付になるには
この分野での経験がほとんどない場合でも、次の方法で受付係としての仕事を見つけることができます。
＃1。 高校卒業資格を取得する
多くの雇用主は高校卒業資格を持っていないと受付係を雇わないでしょう。 高校での経験は、時間を管理する能力、整理整頓能力、他の人と協力する能力を強化することなど、さまざまな方法で受付の仕事に備えることができます。 あなたが高校卒業資格を持っている場合、潜在的な雇用主はあなたを有能で、責任感があり、組織的であるとみなして、受付係の職に適していると見なす可能性があります。
#2. 対人能力を高める
受付事務として働いていると、毎日さまざまな人とコミュニケーションをとる必要があります。 力強い受付嬢 対人コミュニケーションスキル 雇用主に雇われることが多い。 優れた対人スキルを持っていれば、カリスマ性があり、プロフェッショナルで、よく話す人として雇用主に印象付けられるため、受付係のポジションに適しています。
＃3。 強力な履歴書を作成する
履歴書は、雇用主にあなたの資格、能力、名誉、業績を証明する最良の方法の XNUMX つです。 さらに、よく書かれ、整理され、専門的に表現された履歴書は、あなたが強い労働倫理を持っているという考えを雇用主に伝える可能性が高くなります。
#4. 組織能力を向上させる
オフィスやロビーの組織の維持は、多くの場合、受付係の責任です。 予定を管理したり、メッセージを受け取ったり、郵便物を仕分けしたりするには、組織的なスキルを開発することが必要です。 細部への配慮や計画性などの組織力を強調することで、面接で自分がより適任であると思われ、職務経験がほとんどまたはまったくないにもかかわらず、必要な受付スキルを備えていることを採用担当者に示すことができます。
#5. 自分をプロフェッショナルとして表現する努力をする
多くの受付職の重要な資格の XNUMX つは、フロント オフィスで他の人とやり取りするときにプロフェッショナルとして振る舞う能力です。 さらに、多くの雇用主は、会社のブランドに対して好意的で親しみやすい公共イメージを伝えることができる、強力なコミュニケーションスキルを備えた候補者を求めています。 この種の仕事では対人関係のスキルが非常に重要であるため、面接中にこれらの資質をアピールできれば、採用担当者が受付係としてのあなたの成功の可能性をより正確に評価できる可能性があります。
#6. 電話でのスピーキングスキルを練習する
電話で話すことは受付係の主な業務の XNUMX つであることが多いため、電話で話す声を磨くことで、より明瞭でプロフェッショナルでカリスマ性のある声に聞こえるようになります。 電話での会話スキルを向上させ、愛する人や友人との会話を実践する方法についてアドバイスを求めてください。
フロントデスク・レセプションの仕事内容
正面玄関のデスクですべての管理業務と受付業務を処理する、社交的なフロントデスクの受付が必要です。 あなたは会社の「顔」なので、すべての顧客の目に触れることになります。 彼らがどう感じるかを決めるのはあなたです。
理想的な応募者は、非常に洞察力があり、規律があり、楽しくのんびりした性格を持っている人です。 苦情に対処し、真実の情報を提供できる必要があります。 顧客志向のアプローチが不可欠です。 目的は、訪問者やゲストが私たちの敷地内にいる間、歓迎され、感謝されていると感じてもらうことです。
責任:
- 訪問者を歓迎し、丁寧な対応を心がけます。
- フロントデスクが整理整頓され、よく維持されており、ペン、用紙、紙など必要なものがすべて揃っていることを確認してください。
- お客様からの電話やご質問にはすぐに対応します。
- 通話を適切な部門に転送し、メッセージを録音します。
- すべての手紙と荷物を受け取り、適切な部門に届けます。
- 電子メールを追跡、整理、転送します。
- オフィス機器や消耗品の発注と管理が必要です。
- ドキュメントとファイルを常に最新の状態に保ちます。
- オフィスの予算にも注目してください。
認定要件：
- 高校卒業資格または同等の資格。
- 同様の職務に 2 年以上従事し、文書化された経験がある。
- 標準的な簿記手順とオフィス管理に関する優れた知識。
- 優れたコミュニケーションスキル
- マルチタスクと整理整頓が非常に得意です。
- MS Officeプログラムに精通している
フロントの受付は大変ですか？
フロントデスクの受付係は、社交的で、きちんと整理整頓されており、複数の仕事をこなすことができる必要があります。 彼らにはコミュニケーション能力が必要です。 優秀な受付係は細部に細心の注意を払い、一度に複数のプロジェクトを処理することに熟達しています。 誰もがフロントデスクで働く必要があるわけではありません。 必要なスキルをお持ちであれば、この初級レベルの仕事を行うのは難しくありません。 非常に忍耐強く、礼儀正しく、訪問者を案内したり、適切なオフィスに郵便物を送ったりできる必要があります。 誰も電話をかけなかったり、部屋に入ってきたりしないと、時々単調に感じるかもしれません。 また、テーブルが書類の山で覆われ、人々があなたと話すのを待っていることもあります。
受付係の仕事とは何ですか？
業種に応じて、フロントデスク担当者はさまざまな職務を担う場合があります。 送受信されるすべての郵便物と荷物は、それらの者によって受信および配達される必要があります。 また、電話の折り返し、会議の設定、オフィス活動の調整、訪問者への挨拶も担当します。
優れたフロントデスク担当者の条件は何ですか?
フロントデスクの担当者は毎日顧客、同僚、ベンダーとやり取りするため、優れたコミュニケーション能力が求められます。 さらに、彼らは強力な対人能力を持っており、協力して建設的に批判を行ったり受け取ったりすることができます。 親しみやすさや好感度などのソフトスキルがあれば、そのポジションで成功するでしょう。
フロントデスクの勤務時間は何時間ですか?
フロントデスクの従業員のほとんどは、平日の午前 8 時から午後 5 時まで対応しています。 通常、受付係の勤務時間は 7 時間です。 フロントデスクの勤務には通常 3 つのシフトが使用されます。午前のシフトはおよそ午前 3 時から午後 11 時まで続きます。 午後のシフトは午後 11 時に始まり、午後 7 時に終わります。 そして夜間監査シフトとしても知られる夜勤シフトは、午後 XNUMX 時に始まり午後 XNUMX 時に終わります。
受付係がやってはいけないことは何ですか？
- クライアントに対して声を上げる
- 誰かが部屋に入ってきたときは、顔を上げて挨拶をすることは避けてください。
- 椅子で長時間待たせないでください
- 目の前にいる人よりも電話を重視する
- 発信者を無期限に保留にする
- 電話での無礼さ
- 機密性の喪失
まとめ
フロントデスクの受付係として働くには、高校卒業資格または GED が必要です。 必ずしも大学の学位が必要なわけではありません。 多くの雇用主は、顧客サービス担当者、受付係、またはその他の管理職として働いた経験がある場合、それを好む可能性があります。 さらに、雇用主はスキルに関してその役割に応じた特定の資格を持っている場合があります。 これらのスキルを学ぶために特定の分野の認定資格を取得すると、仕事に就く可能性が高まります。
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参考文献
