Disporre di un sistema di comunicazione efficace è fondamentale nell'ambiente aziendale odierno in cui il servizio clienti e il flusso di informazioni sono gli obiettivi principali. Per questo motivo, le aziende devono scegliere i migliori sistemi telefonici per ufficio per le loro operazioni dall'ampia varietà e fornitori del mercato. Per saperne di più sui migliori sistemi telefonici per l'home office e le piccole imprese, ecco una guida per te.
Sistemi telefonici per ufficio
Le aziende utilizzano i sistemi telefonici degli uffici, una raccolta in rete di diverse linee telefoniche, per semplificare le procedure di comunicazione interne ed esterne. I tipi di sistemi telefonici sul posto di lavoro più diffusi che aumentano la produttività e l'affidabilità delle chiamate includono i sistemi VoIP e PBX. I sistemi telefonici aziendali possono variare da poche linee a sistemi ibridi completamente configurabili. Considera le esigenze della tua azienda e scegli il sistema telefonico dell'ufficio giusto prima dell'acquisto.
Diversi tipi di sistemi OfficePhone
Uno dei maggiori vantaggi dei sistemi telefonici aziendali è la loro versatilità. Esistono tre tipi principali di sistemi di rete telefonica per ufficio tra cui scegliere.
#1. Sistema telefonico multilinea
Un sistema telefonico multilinea è quello in cui tutte le chiamate vengono instradate attraverso un sistema telefonico centrale e regolate centralmente. Tutte le chiamate in arrivo vengono prima ricevute dal sistema centrale, che poi le instrada alla persona o alla divisione appropriata.
#2. Sistema telefonico PBX
Un PBX (Private Branch Exchange System) su rete fissa collega ogni telefono fisso tramite cavo. Puoi anche utilizzare le chiamate IP PBX, che utilizzano un cavo Ethernet per collegare i ricevitori da scrivania a Internet.
#3. Sistema telefonico VoIP
Le chiamate interne possono essere instradate tramite VoIP, che richiede una connessione Internet. È un tipo specifico di sistema telefonico basato su cloud in cui le tue chiamate sono ospitate sui server del tuo fornitore esterno. Hai solo bisogno di una piccola quantità di attrezzatura perché tutte le chiamate vengono effettuate tramite la tua connessione Internet.
Caratteristiche di un sistema telefonico per ufficio
Puoi scegliere il miglior sistema telefonico per ufficio per il tuo team conoscendo le sue caratteristiche principali. Le caratteristiche di questi sistemi sono orientate verso un'integrazione user-friendly perché sono destinate a semplificare la comunicazione in ufficio.
#1. Ufficio remoto
Nel moderno ambiente aziendale, un sistema telefonico che supporta il lavoro ibrido è fondamentale. Possono esserci colleghi che lavorano totalmente o principalmente da casa o da un altro ufficio. La comunicazione tra uffici è semplice e veloce grazie a un servizio telefonico che utilizza dispositivi mobili o una connessione a banda larga.
#2. Applicazione per computer portatile
Alcuni fornitori di sistemi telefonici forniscono le proprie applicazioni per laptop. Invece di doverlo configurare ogni volta tramite un motore di ricerca, questo è un modo più semplice per accedere alle chiamate.
Grazie a questo, le chiamate in arrivo possono ora raggiungere direttamente il tuo dispositivo. Per semplificare le chiamate, la tua azienda avrà un numero aziendale personalizzato. Il tuo call center può registrare le chiamate in arrivo o indirizzarle ai membri del team appropriati.
#3. Non disturbare
Il tuo team dovrà occasionalmente concentrarsi su un'attività senza essere distratto dalle chiamate in arrivo. Un sistema telefonico dedicato per ufficio dotato di una funzione "non disturbare" che silenzia tutte le chiamate in arrivo può prevenire interruzioni.
#4. Blocca le chiamate anonime
Per interrompere fastidiose chiamate a freddo o chiamate di hacker, i sistemi telefonici aziendali possono limitare le chiamate anonime. Il tuo team trarrà vantaggio dal risparmio di tempo e potresti essere protetto da un'intrusione di dati. L'ID chiamante può anche impedire a chiamanti non autorizzati di accedere a un canale di comunicazione chiuso.
#5. Monitoraggio e inoltro delle chiamate
La possibilità di reindirizzare le chiamate al membro del team appropriato è fornita dai sistemi telefonici aziendali. L'inoltro di chiamata è un metodo utile di instradamento delle chiamate poiché consente al chiamante e al destinatario di connettersi immediatamente, indipendentemente da chi ha risposto per primo alla chiamata.
I vantaggi dei sistemi telefonici aziendali
Il vantaggio principale dell'utilizzo di un sistema telefonico è una migliore comunicazione. Questi sono alcuni dei vantaggi di un telefono aziendale che vengono utilizzati più frequentemente.
#1. Puoi lavorare ovunque
La flessibilità è prodotta da un sistema telefonico. Se il tuo personale ha accesso a Internet o a un telefono fisso designato, può lavorare da qualsiasi luogo. Ciò implica che puoi comunicare con colleghi che operano in remoto o all'estero.
#2. Chiamate internazionali più economiche
Invece di essere addebitato per chiamata, un sistema telefonico ospitato viene in genere fatturato su base mensile o annuale. Secondo il tuo piano, ciò consente al tuo team di effettuare un numero illimitato di chiamate interurbane a una tariffa fissa.
#3. Cooperazione istantanea
La collaborazione in team in tempo reale può essere possibile attraverso i sistemi di chiamata. Alcuni piani hanno componenti aggiuntivi che ti consentono di condividere documenti e piani oltre a consentirti di chiamare i colleghi e goderti le chiamate multidirezionali.
Questi possono essere utili per il tuo team per apportare modifiche al volo ai piani mentre sei al telefono.
#4. Assumere personale a livello internazionale
Il talento ora è internazionale. Per questo motivo, un'azienda deve essere in grado di connettersi prontamente con qualsiasi dipendente, indipendentemente dall'ubicazione. È semplice assumere nuovo personale e aggirare i problemi causati dagli operatori telefonici locali che utilizzano un sistema telefonico standardizzato.
I migliori sistemi telefonici per ufficio aziendale
È facile e veloce configurare e amministrare un sistema telefonico basato su software per il lavoro sul posto di lavoro e da casa con i principali sistemi telefonici aziendali. È anche facile e veloce da configurare e amministrare un sistema telefonico basato su software per il posto di lavoro e il lavoro da casa con i principali sistemi telefonici aziendali. Inoltre, un moderno sistema telefonico aziendale basato su cloud può ora ospitare smartphone aziendali, consentendo ai dipendenti di rispondere alle chiamate ovunque si trovino, sia che si trovino in ufficio, in viaggio o che lavorino da casa. Ciò è possibile grazie alla crescente popolarità dei telefoni cellulari aziendali.
# 1. RingCentral MVP
Una piattaforma cloud all-in-one per chiamate, audioconferenze, fax online e SMS si chiama RingCentral MVP. È un sistema robusto ma adattabile che funziona bene con una varietà di hardware telefonico PBX esistente e consente di utilizzare quasi tutti i dispositivi mobili per funzionare come softphone. Oltre a fornire la collaborazione del team attraverso la condivisione dello schermo e video HD sia per le attività che per le videoconferenze, fornisce anche voce HD e audioconferenze tramite dispositivi mobili.
# 2. Avaya OneCloud
Il servizio mira a creare una soluzione realmente scalabile utilizzando la piattaforma cloud più adatta a te. Avaya OneCloud può anche funzionare semplicemente tramite un cloud pubblico per le organizzazioni di piccole e medie dimensioni che si accontentano di affidarsi a fornitori esterni. Di conseguenza, si ottiene un supporto continuo e non ci si deve preoccupare degli aggiornamenti del software o dei buy-in dell'IT. È possibile configurare un Avaya OneCloud convenzionale per le aziende che già utilizzano un servizio cloud privato o ibrido oppure è possibile personalizzare il servizio OneCloud ReadyNow per soddisfare esigenze specifiche. Qualsiasi hardware server necessario può essere installato in loco o ospitato in uno dei data center di Avaya.
# 3. Ufficio Ooma
Un servizio di telefonia aziendale basato sul Web chiamato Ooma Office cerca di offrire alle piccole imprese la stessa esperienza telefonica delle grandi aziende. Ooma potrebbe non avere tutte le campane e i fischietti che potresti trovare con alcuni servizi VoIP, ma si posiziona abbastanza bene come un'opzione economica per le piccole imprese. Per un costo mensile per utente piuttosto basso, vengono offerte molte funzionalità. Non ci sono problemi perché ottieni tutti i servizi con un solo piano di abbonamento e il sistema è anche semplice da configurare e utilizzare.
#4. Vai a Connetti
In base al piano tariffario specifico scelto dalle aziende, tutte le soluzioni VoIP menzionate in questo articolo offrono un'ampia gamma di funzionalità distinte. La piattaforma offre alle aziende più di 100 chiamate, collaborazione e funzionalità e capacità mobili, oltre a una varietà di servizi di videoconferenza, che è ciò che rende il set di funzionalità di GoToConnect così eccezionale. È interessante notare che GoToConnect non fa pagare di più alle aziende per maggiori funzionalità, a differenza della maggior parte dei fornitori di servizi VoIP. Invece, la struttura dei prezzi dell'organizzazione dipende dal numero di dipendenti di un'azienda, con piani tariffari su misura offerti alle aziende con più di 100 dipendenti.
#5. Serie 8×8 X
Il sistema telefonico aziendale 8×8 X Series basato su cloud offre un pacchetto ricco di funzionalità, quindi anche con il piano più semplice, hai comunque accesso a una gamma completa di servizi, proprio come ti aspetteresti da un sistema PBX aziendale completo. Con l'eccezione di Interactive Voice Response (IVR), il piano X Series X2 si distingue davvero per essere relativamente conveniente per le organizzazioni di piccole e medie dimensioni e fornire la maggior parte delle funzionalità che probabilmente vorranno. Confrontando questo piano con i concorrenti, è anche abbastanza conveniente, anche se i piani aziendali potrebbero essere un problema.
I migliori sistemi telefonici per l'home office per le piccole imprese
Un sistema telefonico aziendale è un sistema telefonico multilinea con funzionalità che includono la registrazione delle chiamate, funzionalità di segreteria telefonica per e-mail, gruppi suoneria per chiamare numerosi dipendenti contemporaneamente, chiamate illimitate, menu automatizzati e segreteria telefonica. Voice over Internet Protocol (VoIP), Private Branch Exchange (PBX) e Key System Unit (KSU) sono esempi di tipi di sistemi telefonici aziendali. I migliori sistemi telefonici per ufficio per piccole imprese e abitazioni utilizzano la tecnologia VoIP, che consente di gestire l'intero sistema dalla connessione Internet della propria azienda.
#1. RingCentral: il miglior sistema telefonico aziendale per la collaborazione
Una soluzione per messaggi, video e telefono basata su cloud chiamata RingCentral MVP è pensata per aziende di tutte le dimensioni e in tutti i settori. Per le aziende che supportano forza lavoro remota e ibrida, la soluzione si distingue come un'efficiente piattaforma di comunicazione. Crea uno spazio di lavoro digitale con strumenti come la chat e la messaggistica del team in modo da poter condividere dati e configurare cartelle e thread specifici per progetti, argomenti e team. RingCentral dispone di 32 data center in tutto il mondo, peering diretto con oltre 45 operatori e 200 fornitori di servizi Internet per garantire tempi di attività e qualità delle chiamate.
#2. Nextiva: il miglior sistema telefonico aziendale per la vendita al dettaglio multisito e la sanità
Con capacità e strumenti per supportare la messaggistica aziendale, le videoconferenze e le conversazioni telefoniche, Nextiva è una piattaforma di comunicazioni unificate. Contrariamente alla maggior parte dei gestori, Nextiva consente quindi agli utenti di combinare diversi piani per creare un sistema telefonico unico che corrisponda alle caratteristiche e alle tariffe appropriate con ciascun team all'interno della tua azienda.
Le seguenti funzionalità di Nextiva sono conformi a HIPAA: servizio telefonico, assistente automatico, cronologia delle chiamate, invio di fax virtuale, videoconferenza individuale, videoconferenza di gruppo, conferenza solo audio, risposta vocale interattiva avanzata e diversi connettori software. Anche i principali meccanismi di sicurezza del sistema, come i suoi data center certificati SSAE 16, la rete ridondante del percorso delle chiamate e otto punti di presenza distribuiti negli Stati Uniti, sono conformi a HIPAA.
#3. Zoom: il miglior sistema telefonico aziendale per le videoconferenze
Molte persone non sanno che Zoom fornisce anche un sistema telefonico ricco di funzionalità. Zoom è ben noto per il suo servizio di videoconferenza, che ha visto un enorme aumento di popolarità durante la pandemia di COVID-19. Tutti e quattro i servizi Zoom Phone offrono numeri verdi, chiamate internazionali illimitate e integrazioni con note applicazioni aziendali come Slack e Salesforce.
Oggi molte aziende devono condurre riunioni virtuali e i servizi telefonici di Zoom sono dotati di eccellenti funzionalità di videoconferenza. Pertanto, con pochi clic, gli utenti possono elevare una chiamata a una videoconferenza o trasferirla a una riunione Zoom o a una stanza Zoom. I programmi desktop per Windows, MacOS, Linux, iOS e Android forniscono l'accesso al telefono aziendale e alla soluzione di videoconferenza di Zoom. Con strumenti per riunioni e trasferimenti che semplificano il passaggio da una piattaforma all'altra e l'aggiunta di partecipanti, Zoom facilita una comunicazione efficace tra i team. Tutte le opzioni, quindi, consentono chiamate in conferenza ad hoc a tre vie e la possibilità per un'azienda di effettuare e ricevere chiamate da vari dispositivi.
#4. Ooma: il miglior sistema telefonico aziendale per le piccole imprese
Grazie alla sua semplice interfaccia utente, all'ampia gamma di funzionalità di base e all'usabilità generale in un ambiente di piccole imprese in cui è improbabile che sia disponibile un supporto IT dedicato per assistere con l'implementazione di nuovi sistemi, Ooma è la nostra raccomandazione come il miglior sistema telefonico per le piccole imprese. Ooma eccelle nell'usabilità dell'amministratore, con semplici scelte a discesa che semplificano la configurazione delle modalità per i gruppi suoneria, le chiamate di lavoro e le chiamate fuori orario. Per chiunque installi il suo primo sistema telefonico basato su cloud, questi sono semplici da comprendere.
#5. GoTo Connect: il miglior sistema telefonico aziendale per i team remoti
GoTo Connect è un sistema telefonico aziendale con funzionalità particolarmente adatte alle esigenze dei team remoti. Funzionalità di facile utilizzo per l'accesso remoto ai dispositivi e il supporto IT dell'azienda consentono alle aziende di adattare i propri sistemi telefonici alle proprie esigenze specifiche. Se disponi di una forza lavoro internazionale dispersa, GoTo Connect offre anche chiamate internazionali gratuite in 53 paesi. Gli utenti apprezzano l'accesso a numeri verdi locali popolari nel loro mercato di riferimento e che possono essere chiamati da qualsiasi dispositivo in qualsiasi luogo. GoTo fornisce anche un softphone migliorato che consente ai clienti di effettuare e ricevere chiamate dal proprio computer da qualsiasi luogo.
Come funziona un sistema telefonico?
Il diaframma del telefono è un sottile disco metallico dove vengono convogliate le onde sonore prima di essere trasformate in energia elettrica. L'energia elettrica viene nuovamente trasformata in onde sonore e inviata attraverso le linee a un altro telefono, dove la persona dall'altra parte può sentirle.
Perché il telefono dell'ufficio è importante?
I tuoi clienti potranno contattare direttamente la tua azienda e ricevere risposte alle loro domande più rapidamente con un sistema telefonico adeguato rispetto a quando i contatti vengono gestiti tramite e-mail o piattaforme Internet.
Qual è la differenza tra il sistema telefonico chiave e Pbx?
Mentre i sistemi PBX si basano su un'unità di controllo centrale situata presso la sede del cliente aziendale, i sistemi telefonici chiave dipendono dall'hardware di commutazione di proprietà della compagnia telefonica.
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Riferimenti
