Le aziende di tutte le dimensioni si impegnano per un monitoraggio e una reportistica accurati della spesa. È sempre una sfida trovare modi migliori per gestire l'afflusso di carta derivante dal tenere traccia delle fatture e di altri acquisti. Lo stesso vale per fare rapporti affidabili e di facile comprensione, controllarli e approvarli e quindi pagare le persone in base a ciò che dicono i rapporti. Il controllo delle spese aziendali dei dipendenti sta diventando più facile e meno faticoso grazie agli strumenti di gestione delle spese basati su cloud. Gli strumenti di gestione delle spese vengono utilizzati dalle aziende per semplificare il rimborso e la verifica dei fondi in uscita. Questo articolo è incentrato sul software di gestione delle spese più automatizzato, inclusi gli strumenti di gestione di American Express. Discuteremo anche vari strumenti di gestione delle spese e dei viaggi.
Leggi anche: STRUMENTI DI GESTIONE DEL PATRIMONIO: definizione e migliori strumenti di gestione del patrimonio
Che cos'è il processo di gestione delle spese?
Il processo di gestione delle spese è la pratica di gestire, pagare, verificare e rimborsare le spese avviate dai dipendenti. Comprende inoltre gli strumenti utilizzati per l'analisi dei dati e le procedure che regolano l'allocazione dei fondi.
La gestione delle spese può essere eseguita manualmente o automaticamente e spesso consiste in due procedure separate. Il primo metodo è una serie di azioni intraprese da un dipendente per richiedere fondi per completare un'attività o richiedere il rimborso del denaro già speso per un'attività che è stata completata.
Ciò potrebbe comportare l'invio di un modulo cartaceo o di un'immissione elettronica di dati al responsabile di linea per la revisione e l'approvazione come parte del processo di gestione dei costi. La seconda fase prevede che gli uffici contabili conducano un audit e un'analisi dei dati forniti, oltre a ottenere supporto ed emettere pagamenti.
Come gestite le note spese?
Consigli per l'amministrazione delle note spese aziendali utilizzando gli strumenti di gestione automatizzata;
- Mantenere una politica di spesa trasparente. Determina quali tipi di costi diretti la tua azienda è disposta ad assorbire e assicurati che il tuo personale sia a conoscenza di questa politica nella sua interezza.
- Semplifica la segnalazione e tieni traccia delle spese.
- Distribuire carte di credito per l'azienda.
- Stabilire un programma di auditing regolare.
Strumenti di gestione automatizzata delle spese
I metodi convenzionali di rendicontazione e rimborso dei costi sono pieni di complicazioni e pericoli. Implicano i processi intrinsecamente fraudolenti e soggetti a errori di elaborazione manuale delle ricevute effettive e verifica manuale. Il morale, le finanze e i profitti di un'azienda sono tutti indeboliti dall'inefficienza della tradizionale gestione delle spese. Di conseguenza, le aziende di maggior successo utilizzano strumenti di gestione automatizzata delle spese per ridurre la propria vulnerabilità a queste minacce.
I responsabili delle spese, i contabili e gli approvatori possono tirare un sospiro di sollievo quando passano a strumenti di gestione automatizzata delle spese per la gestione di report e pagamenti. È una risorsa vitale nell'ambiente di lavoro odierno rispettoso dell'ambiente e produttivo.
L'automazione nella gestione delle spese aiuta le aziende a semplificare i passaggi necessari per rimborsare i lavoratori per viaggi di lavoro, pasti, alloggio e altre spese accessorie. Oltre a garantire che l'organizzazione non stia pagando in eccesso nelle aree di spesa consentite o non approvate, gli strumenti automatizzati di gestione delle spese garantiscono anche la conformità con la politica di gestione delle spese dell'azienda.
Automatizzando il processo di monitoraggio e rendicontazione delle spese, le aziende possono assicurarsi di essere in linea con le normative e di essere ritenute responsabili delle proprie spese.
Che cos'è uno strumento di gestione automatizzata delle spese?
Gli strumenti di gestione automatizzata delle spese sono software progettati specificamente per aiutare i lavoratori a tenere traccia e contabilizzare le spese aziendali. I dipartimenti finanziari lo utilizzano anche per tenere traccia delle richieste di viaggio, delle spese e dei rimborsi. È possibile ridurre il potenziale di errore nel processo altrimenti dispendioso in termini di tempo di gestione delle spese aziendali utilizzando strumenti automatizzati di gestione delle spese.
Inoltre, Aian facilita la ricezione e l'elaborazione dei rapporti sui costi di viaggio dalla forza lavoro mobile di un'organizzazione. Tuttavia, le note spese passano sempre attraverso le revisioni per possibili infrazioni alla polizza prima di essere rimborsate. Gli elementi essenziali della gestione della spesa sono ancora presenti, ma l'eliminazione degli input manuali e dei controlli ha fatto una grande differenza per tutti gli interessati.
Quale strumento utilizzi per gestire le tue spese di lavoro?
Qualunque sia la tua situazione aziendale, che tu sia un imprenditore individuale, una startup in rapida espansione o una società consolidata, il seguente suggerimento ti aiuterà a risparmiare tempo, stress e denaro.
- Expensify
- Wave
- Scanbot
- Ricevuta bancaria
- Freshbooks
Che cos'è il software speso?
È il tipo di software che automatizza una parte significativa del processo di rimborso ai dipendenti per le spese aziendali. Il programma elimina o riduce significativamente il fabbisogno di carta, riduce il tempo dedicato alla gestione delle spese e riduce significativamente gli errori.
QuickBooks gestisce le spese?
Sì. Tenere sotto controllo e organizzare tutte le transazioni finanziarie della tua azienda è un gioco da ragazzi utilizzando QuickBooks. Bastano pochi secondi per caricare o inviare le ricevute a QuickBooks. Utilizzando l'app mobile QuickBooks, puoi scattare immagini delle tue ricevute e caricarle.
Strumenti di gestione delle spese di American Express
L'anno scorso l'American Express Company AXP ha rilasciato strumenti di gestione automatizzata delle spese a vantaggio dei suoi titolari di carte Business Gold e Platinum nel Regno Unito. "AmexExpense" è stato sviluppato in collaborazione con Findity, leader del settore, per fornire report e analisi semplificati delle spese.
Gli strumenti di gestione delle spese di American Express facilitano la capacità del dipartimento finanziario di elaborare le spese aziendali con il minimo sforzo. Le aziende possono ora acquisire facilmente le ricevute online, eliminando la necessità per i clienti di risparmiare copie cartacee. Dopo la transazione, le ricevute digitali possono essere confrontate con i record. Di conseguenza, le aziende risparmiano tempo nel processo di riconciliazione, che altrimenti sarebbe laborioso a causa della necessità di un'ampia riconciliazione manuale.
Lo strumento di gestione delle spese di American Express "AmexExpense" fornisce un codice contabile senza interruzioni e una corrispondenza delle categorie di spesa collegando i dati dei clienti con fornitori di servizi di contabilità leader del settore come Xero, Quickbooks e Sage. Inoltre, i dati delle transazioni sono protetti dai solidi sistemi di sicurezza e protezione di American Express, che a loro volta proteggono gli utenti delle app.
Il programma consente inoltre agli utenti di generare note spese in tempi rapidi, fornendo alle organizzazioni ricerche approfondite sulla spesa dei dipendenti. Pertanto, i dipartimenti di conformità possono impostare più facilmente controlli appropriati sulle carte e limiti di spesa per ridurre le spese inutili dei dipendenti e le dichiarazioni di spesa fraudolente. Oltre ad aiutare le aziende, gli strumenti di gestione automatizzata delle spese di American Express sperano anche di accelerare il processo mensile di invio dei costi dei dipendenti.
Perché gli strumenti di gestione delle spese di American Express?
Il rilascio di AmexExpense esemplifica l'impegno di American Express nel migliorare i propri servizi per i titolari di carta ampliando la propria gamma di carte disponibili e semplificando le operazioni interne. Allo stesso modo, il segmento dei servizi commerciali globali dell'azienda offre un'ampia gamma di opzioni di pagamento, gestione delle spese e finanziamento commerciale. Fondamentalmente, questi sforzi dovrebbero in definitiva aumentare i ricavi del segmento.
Alla luce della ripresa economica mondiale in atto, che ha aperto le porte a maggiori consumi e alla ripresa delle attività imprenditoriali, sembra opportuno anche il tempismo di iniziative come la più recente. Di conseguenza, sono attese più richieste di rimborso delle spese, evidenziando la pressante necessità di un metodo snello ed efficiente di presentazione delle spese. L'obiettivo degli strumenti di gestione delle spese di Amex è sfruttare al meglio le condizioni attuali riducendo il tempo dedicato alle spese di elaborazione. A sua volta, questo libera più risorse per le aziende da dedicare ad attività che le aiuteranno a espandere le loro operazioni.
Strumenti di gestione delle spese per le imprese
La produttività dei dipendenti e il risparmio finanziario possono essere massimizzati investendo in un software di monitoraggio delle spese. Per finire, gli strumenti di gestione delle spese aiutano te e il tuo commercialista a comprendere meglio le tendenze finanziarie della tua attività durante l'anno, il che è molto utile al momento delle tasse.
In generale, è l'ideale per te pensare all'utilizzo di strumenti di gestione delle spese per le abitudini di spesa aziendali e tipiche. Se, ad esempio, il tuo personale guida molto per affari, potresti voler concentrarti su strumenti di gestione delle spese in grado di monitorare il chilometraggio. Tuttavia, assicurati che ci sia un'integrazione tra il tracker e il tuo software di contabilità per ridurre l'inserimento manuale.
Come funzionano gli strumenti di gestione delle spese aziendali?
Gli strumenti di gestione delle spese che possono aiutarti a tenere sotto controllo le tue spese aziendali sono disponibili sia online che come app mobile. Dopo esserti iscritto a un servizio, otterrai un account e l'autorizzazione per aggiungere utenti fino al massimo contrattato.
A seconda del tipo di strumenti di gestione delle spese che ti interessa, durante il processo di registrazione potrebbero essere richiesti dettagli finanziari o aziendali di base. L'integrazione delle informazioni bancarie e/o della carta di credito nel software ne massimizzerà l'utilità. Dopo aver inviato le ricevute per le spese aziendali approvate, il tuo personale verrà rimborsato direttamente sui conti bancari personali collegati.
Gli strumenti di gestione delle spese per le aziende ti aiutano a organizzare le tue spese e a identificare i modelli dispendiosi. Inoltre, possono aiutare a controllare i costi. Tuttavia, è utile combinare insieme spese simili, come quelle legate all'inventario o alla pubblicità, per verificare se rimani al di sotto dei limiti di spesa impostati. Queste detrazioni rendono meno difficile mantenere i soldi in entrata.
Per tenere traccia delle finanze della tua azienda, dai un'occhiata ad alcuni dei migliori strumenti di gestione delle spese disponibili per aziende di tutte le dimensioni.
- Expensify
- Spese Zoho
- Mile IQ
- Certificare
- Viaggio d'accordo
Strumenti di gestione dei viaggi e delle spese
In genere, i costi dei viaggi d'affari di solito si sommano rapidamente, quindi è importante che le aziende tengano sotto controllo le proprie spese. È un sacco di lavoro per coordinare i viaggi di lavoro, ma puoi evitare di perdere il conto del denaro utilizzando gli strumenti di gestione dei viaggi e delle spese.
Cosa sono gli strumenti di gestione dei viaggi e delle spese?
Gli strumenti di gestione delle spese e delle trasferte sono software progettati specificamente per gestire e tenere sotto controllo le spese di viaggio dell'azienda. Gli strumenti di gestione delle spese e delle trasferte sono essenziali per le aziende che inviano personale in trasferta. Questo perché può essere utilizzato per qualsiasi cosa, dall'organizzazione di viaggi alla gestione del personale mentre è assente alla generazione di report di spesa.
Gli strumenti di gestione delle spese e dei viaggi aziendali hanno diversi usi per diversi tipi di attività. È fondamentale che tu abbia un quadro completo del tuo spese di viaggio d'affari e l'accesso a un servizio clienti competente in caso di problemi. Facilita inoltre il processo di fatturazione e la pianificazione delle trasferte aziendali secondo quanto previsto dall'azienda politica di viaggio.
Circostanze che richiedono strumenti di gestione delle spese e di viaggio
Come si determina se la propria organizzazione potrebbe trarre vantaggio dall'implementazione di strumenti per la gestione dei viaggi e delle spese?
In generale, non è difficile individuare le indicazioni rivelatrici, quindi diamo un'occhiata ad alcune di esse:
- La quantità di denaro che la tua organizzazione spende per i viaggi di lavoro è eccessiva.
- Segnalare i viaggi di lavoro è un dolore al collo.
- Il viaggio di lavoro che fornisci è inefficiente e poco chiaro.
I migliori strumenti di gestione delle spese
I prodotti finanziari come gli strumenti di gestione automatizzata delle spese facilitano l'invio, il monitoraggio, l'elaborazione e il rimborso delle spese dei dipendenti. Può anche essere utilizzato per fatturare ai clienti il tempo lavorato sui progetti e/o i costi rimborsati.
Le funzionalità di gestione delle spese possono essere trovate sia in un software di contabilità completo che in applicazioni standalone. Queste funzionalità possono anche essere incluse in un pacchetto che include risorse per l'acquisto, la fatturazione, la definizione del budget e attività monetarie simili.
D'altra parte, dire gli strumenti di gestione delle spese più automatizzati non è sempre la frase giusta. Quindi, va bene se il tuo meglio è diverso dal mio. Ecco perché è importante sfruttare al meglio il periodo di prova gratuito di 30 giorni offerto dalla maggior parte degli strumenti di gestione delle spese online.
Provare un software per alcune settimane è il metodo migliore per vedere se soddisferà le tue esigenze.
Ma proprietari di piccole imprese a volte manca il tempo necessario per valutare correttamente una domanda. Di conseguenza, siamo andati avanti e abbiamo completato buona parte del lavoro di base per tuo conto.
# 1. Rydoo
Rydoo si comporta in modo ammirevole grazie alla sua interfaccia modernizzata, che è in grado di gestire non solo le attività fondamentali del monitoraggio delle spese, ma anche i flussi di lavoro stranieri e la scansione OCR. Funziona in modo sufficientemente adeguato da meritare il riconoscimento di essere il numero uno in questa lista
PROS
- Il prezzo è allettante.
- La scansione con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è inclusa in questo servizio di monitoraggio delle spese per gli acquisti esteri
CONS
- La precisione della scansione OCR è inferiore a quella dei prodotti concorrenti sul mercato.
#2. Certificare
Certify è la nostra scelta dalla redazione quando si tratta di amministrazione delle spese per le piccole imprese poiché offre funzionalità eccellenti, report affidabili, un'app mobile e prezzi vantaggiosi per le PMI. Questo strumento risolve sostanzialmente tutti i problemi di gestione delle spese.
PROS
- Forte riconoscimento ottico dei caratteri delle ricevute scansionate.
- Eccellenti capacità di riempimento automatico.
- L'intero processo, dall'inizio alla fine, relativo ai rapporti e agli invii mobili
- Applicazione mobile semplice da usare.
CONS
- Per i rimborsi ACH è previsto un costo aggiuntivo.
- Le integrazioni con programmi diversi da QuickBooks devono essere gestite direttamente da Certify.
#3. Costoso
Expensify va nella direzione opposta e si rivolge alle grandi imprese con complicate esigenze di integrazione del software, mentre la maggior parte dei concorrenti nel settore del monitoraggio delle spese si concentra sulle piccole imprese. Si comporta in modo abbastanza ammirevole anche sotto questo aspetto.
PROS
- Expensify mantiene la sua facilità d'uso apportando miglioramenti intelligenti al flusso di lavoro.
- Presenta innovazioni come rimborsi automatici e raccolta di miglia GPS, tra gli altri vantaggi.
CONS
- C'è una curva di apprendimento grave associata all'interfaccia utente.
#4. Ricevuta Banca
Receipt Bank snellisce il processo di registrazione delle spese riducendo la quantità di immissione dei dati richiesta; tuttavia, alcuni utenti potrebbero richiedere una formazione aggiuntiva prima di acquisire familiarità con le sue procedure.
PROS
- Un'applicazione mobile semplice da usare che riduce il tempo impiegato per inserire i dati.
- Eccezionale compatibilità con il software di contabilità.
CONS
- Processi e autorizzazioni di gestione insoliti.
- Non è possibile segnalare le violazioni della politica.
#5. Abaco
Abacus è un software per la registrazione delle spese che combina un'interfaccia utente intuitiva con un set completo di funzionalità. Questo programma offre agli utenti la possibilità di inserire rapidamente le spese anziché attendere la generazione di un report mensile.
PROS
- Costi gestibili.
- Design contemporaneo.
- Funzione di testo integrata che aiuta ad accelerare il processo di segnalazione e rimborso.
CONS
- Per la prova, devi inviare i dettagli sul tuo conto bancario.
#6. Spesa d'accordo
La soluzione di monitoraggio delle spese nota come Concur Expense fa ora parte di SAP e ha dimostrato la sua affidabilità e maturità nel corso degli anni. Sebbene ciò lo renda un'opzione più praticabile per le grandi imprese, il prodotto ha ancora alcune sfide da superare in termini di facilità d'uso e di quanto costa.
PROS
- Concur Cost è una soluzione di tracciamento consolidata che include anche un'app mobile che ha recentemente subito una riprogettazione. Insieme, questi due componenti offrono un monitoraggio completo delle spese.
CONS
- Poiché ci sono così tanti tipi diversi di servizi aggiuntivi, può essere difficile fornire una stima accurata del prezzo finale.
#7. ExpensePath
ExpensePath è una buona soluzione per tenere traccia delle spese per le piccole e medie imprese. Ha un'interfaccia facile da usare, una quantità ragionevole di opzioni di personalizzazione e un prezzo ragionevole.
PROS
- Interfacce facili da usare e dotate di una guida amministrativa per ulteriore supporto.
- Fornisce una struttura dei prezzi flessibile, particolarmente vantaggiosa per le piccole imprese.
CONS
- La fotocamera non acquisisce dati esatti su valuta, data e fornitore; manca di funzionalità per l'OCR.
- Richiede l'immissione manuale.
#8. Punto di spesa
ExpensePoint è senza dubbio progettato pensando al contabile e non al consumatore che sta tentando di raccogliere rapidamente informazioni sulle spese. D'altra parte, per le aziende che pongono un'enfasi simile, questa applicazione fornisce un'eccellente reportistica e un'amministrazione granulare delle politiche.
PROS
- Controllo sulle politiche di spesa ad un livello molto fine.
- La segnalazione è piuttosto impressionante.
CONS
- Per l'utente medio, l'interfaccia utente può essere un po' complicata.
#9. Spese Zoho
Zoho Expense si comporta bene in questa categoria, principalmente grazie al fatto che possiede un solido set di funzionalità oltre a forti opzioni di personalizzazione e un prezzo adatto alle piccole imprese. Un gioco da ragazzi per le persone che già utilizzano i prodotti Zoho e sicuramente qualcosa da tenere in considerazione per coloro che non hanno mai lavorato con un servizio Zoho prima.
PROS
- Forte capacità di personalizzazione.
- Eccezionale integrazione con le soluzioni di Zoho oltre ad altri servizi come Lyft.
- L'opzione di abbonamento Zoho One è una scelta molto conveniente.
CONS
Richiesto di presentare le spese insieme a una relazione, che può causare un ritardo nella ricezione del pagamento nel caso in cui sia stata effettuata una registrazione imprecisa.
# 10. Spese web
Webexpenses è un fornitore di software di gestione delle spese online per aziende di ogni tipo in più di 70 paesi in tutto il mondo. Il programma è utilizzato in tutti i settori, compreso il settore della vendita al dettaglio, il settore finanziario, il settore tecnologico, il settore delle costruzioni e il settore no-profit. Fornisce un ritorno ragionevole per il costo”
PROS
- Rapporti eccellenti, con il potenziale per essere compatibili con una varietà di pacchetti software di contabilità.
- Utilizzo dell'app mobile per importare i nuovi costi sostenuti.
CONS
- La funzione di ripartizione dell'IVA non funziona con il batch di caricamento CC; deve invece essere modificato manualmente.
- Si sono verificati sporadici problemi con la stabilità dell'app (è stato necessario svuotare la cache)
Perché è importante la gestione delle spese?
Le aziende hanno la responsabilità di condurre audit approfonditi delle proprie spese al fine di garantire che l'azienda rispetti la legislazione applicabile e di verificare che il proprio personale non spenda eccessivamente o acquisti prodotti non collegati al proprio lavoro. Fornire visibilità sulle somme di denaro in entrata e in uscita dall'azienda è uno dei modi in cui la tecnologia può essere utilizzata gestione delle spese può aiutare con gli audit aziendali.
Conclusione
Per gestire correttamente le finanze, un'azienda deve vedere esattamente come e da chi vengono spesi i soldi. Un'azienda può trovarsi in terribili difficoltà se fa affidamento su dati inadeguati raccolti a proprie spese. Ecco perché e quando gli strumenti di gestione automatizzata delle spese tornano utili.
Gli strumenti di gestione delle spese vengono utilizzati dalle aziende per semplificare il lungo compito di riconciliazione e rimborso dei dipendenti per le spese aziendali. Le note spese possono essere fatte, inviate, approvate, rimborsate e contabilizzate con l'aiuto del programma. Allo stesso modo, gli utenti possono comodamente caricare, monitorare e inviare le loro ricevute di spesa con il flusso di lavoro automatizzato del software. Gli amministratori possono ottenere queste ricevute di rimborso attraverso un processo semplificato per autorizzare i reclami e verificare eventuali violazioni della politica aziendale. Inoltre, il software aiuta le aziende a monitorare i soldi che i loro dipendenti spendono per le attività aziendali.
Domande frequenti sugli strumenti di gestione delle spese
Quali sono i migliori strumenti di gestione delle spese
Le tue esigenze e il tuo budget determineranno quale software di monitoraggio dei costi è l'ideale per te. Sebbene abbiamo compilato una selezione dei sistemi di gestione delle spese più noti e ben progettati, il miglior sistema per la tua azienda dipenderà in definitiva dalla sua natura e dai requisiti specifici.
Qual è la tariffa corrente per i programmi di creazione di note spese?
Il software di monitoraggio delle spese viene generalmente fatturato mensilmente per utente. I prodotti in genere costano tra $ 5 e $ 8 per utente al mese, con prezzi speciali disponibili per aziende e grandi aziende.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un programma per monitorare e gestire le tue spese.
Le aziende ei loro dipendenti possono risparmiare tempo e fatica utilizzando un software di gestione dei costi che automatizza il processo di registrazione, attribuzione e rimborso delle spese dei dipendenti. È un risparmio di tempo per manager e contabili perché snellisce e centralizza il processo di gestione e può automatizzare le operazioni manuali banali.
Articoli Correlati
- CATEGORIE DI SPESA AZIENDALE: Le migliori categorie di spesa aziendale del 2023 da considerare
- Gestione delle spese: definizione e 13 migliori software di gestione delle spese
- RAPPORTO DI SPESA ABITAZIONE: cosa e come calcolarlo
- STRUMENTI DI GESTIONE DELLE RECENSIONI: significato, usi e strumenti migliori
Riferimento
