Quando sei responsabile di un progetto, la tripla restrizione è sempre nella tua mente. Ma c'è un quarto aspetto che è ugualmente vitale, ma i manager comunemente lo trascurano nel mezzo del caos della gestione del progetto: la qualità.
Quindi non importa se hai ottenuto il miglior software, raggiunto ogni traguardoe finito il progetto in tempo se i deliverable non sono all'altezza. Ecco perché la gestione della qualità del progetto è fondamentale. Scopri come creare un piano di gestione della qualità del progetto da questo articolo.
Che cos'è la gestione della qualità del progetto?
Qualità del progetto gestione comprende i processi e le attività necessarie per determinare e raggiungere la qualità dei risultati di un progetto. La qualità, d'altra parte, potrebbe essere un concetto difficile da comprendere.
Cos'è la qualità?
La qualità nella gestione del progetto si riferisce semplicemente a ciò che il cliente o stakeholder si aspetta dai risultati del progetto. La gestione della qualità può avere un focus più ristretto mantenendo la definizione relativa al cliente o delle parti interessate, il che significa che è più probabile che raggiunga i suoi obiettivi.
Concetti per la gestione della qualità del progetto
I project manager hanno il compito di mettere in atto un piano di gestione della qualità del progetto. Ancora una volta, la nozione di base è produrre un prodotto o un servizio che soddisfi le esigenze del cliente o delle parti interessate. Ciò richiede familiarità con le idee di gestione della qualità.
# 1. Soddisfazione del cliente
Non può esserci qualità senza la felicità del cliente. Anche se un deliverable soddisfa tutti i requisiti del cliente o delle parti interessate, se il processo stesso non era buono, c'è un problema.
Naturalmente, il risultato finale deve corrispondere a tali standard, altrimenti il progetto fallirà poiché il prodotto e la gestione del progetto non hanno soddisfatto le aspettative del cliente o delle parti interessate.
Di conseguenza, l'adozione del controllo di qualità implica il controllo sia del processo che delle persone. Incontra frequentemente il tuo cliente o stakeholder per tenerli aggiornati sullo sviluppo del progetto. Ricevi i loro commenti e assicurati di essere completamente in anticipo con loro per evitare problemi in seguito.
#2. Prevenzione eccessiva ispezione
La qualità non è a buon mercato. Il costo della qualità (COQ) è il denaro speso per affrontare i problemi durante il progetto e quindi correggere eventuali guasti dopo il progetto. Questi sono divisi in due categorie: costi di conformità e costi di non conformità.
- Il costo della conformità può essere considerata una spesa preventiva. Queste spese sono generalmente legate alla formazione, al processo burocratico, all'attrezzatura richiesta e al tempo necessario per completare correttamente il lavoro. Test, perdita di test distruttivie le ispezioni sono esempi di costi aggiuntivi associati a questo.
- Il costo della non conformità si riferisce alle spese del fallimento interno. Questi includono la necessità di rifare o addirittura scartare qualcosa completamente. Responsabilità, lavoro in garanzia e perdita di affari possono comportare spese aggiuntive.
#3. Miglioramento continuo
La nozione di gestione del progetto di qualità si riferisce a uno sforzo continuo per migliorare i risultati nel tempo. L'opportunità di identificare e affrontare il cambiamento è sempre presente, sia attraverso piccoli aggiustamenti graduali che massicci.
L'applicazione di questo approccio implica anche il monitoraggio e la documentazione periodica di eventuali problemi che si presentano, in modo da poter applicare quanto appreso nella gestione di iniziative future. In questo modo, puoi eseguire un progetto più efficiente ed evitare di commettere gli stessi errori.
Come mettere in atto un piano di gestione del progetto di qualità
Dopo aver acquisito una comprensione generale dei vari principi, la fase successiva consiste nell'elaborare un piano di gestione della qualità del progetto. Per farlo, segui i tre passaggi seguenti:
# 1. Piano di qualità
In primo luogo, determinare i requisiti di qualità per i risultati finali e come gestire il progetto. Quindi, determinare come verrà documentato questo processo e come verranno fornite le informazioni. Ci saranno riunioni regolari, e-mail e così via?
Questi elementi, così come le misure per il monitoraggio della qualità durante la gestione del progetto, saranno inclusi nel piano. Ciò dovrebbe includere una lista di controllo della qualità per raccogliere e organizzare i voti che devi ottenere durante il progetto.
#2. Controllo di qualità
La garanzia della qualità si riferisce alle operazioni pianificate e sistematiche eseguite in un sistema di qualità per garantire che i requisiti di qualità di un prodotto o servizio siano soddisfatti.
Usa il garanzia della qualità per garantire che i processi siano effettivamente operativi per garantire che i risultati del progetto soddisfino gli standard di qualità. Una lista di controllo del processo e un audit del progetto sono due metodi per raggiungere questo obiettivo.
#4. Garanzia di qualità
Ogni processo richiede un esecutore, per così dire, per garantire che le regole siano seguite e la qualità attesa sia soddisfatta. Revisioni dei pari e il test sono due metodi per garantire che soddisfino la qualità richiesta dei risultati.
È fondamentale monitorare la qualità dei risultati finali durante il processo di gestione del progetto al fine di modificarli se non soddisfano gli standard stabiliti. Questo può essere fatto alla conclusione del progetto, ma rifare piuttosto che riadattare è meno efficiente.
Cosa dovrebbe includere un efficace piano di gestione della qualità del progetto?
Il processo di pianificazione della gestione della qualità identifica gli standard di qualità che si applicano al progetto e definisce una strategia per soddisfarli. Lo scopo è sviluppare un piano di gestione della qualità che includa quanto segue:
- Il modo in cui il team attuerà la politica della qualità
- Il metodo attraverso il quale la qualità del progetto e del prodotto sarà assicurata durante tutto il progetto
- Le risorse necessarie per garantire la qualità
- Le attività extra necessarie per eseguire il piano di qualità
L'identificazione di questi fattori potrebbe richiedere modifiche al piano o al programma di gestione del progetto, sottolineando la natura in continua evoluzione del piano e dei materiali del progetto. Il project manager scrive il piano, insieme alle altre componenti stabilite durante il processo di pianificazione, con il contributo degli stakeholder. Seguire le politiche di qualità aziendali in atto quando si pianifica la qualità su un progetto. Se non esiste una politica aziendale per la qualità, il team di progetto dovrebbe svilupparne una per il progetto. Il team di progetto potrebbe anche aver bisogno di modificare una politica esistente per soddisfare meglio le esigenze del progetto.
Vantaggi della gestione della qualità del progetto
I seguenti sono i vantaggi della gestione della qualità del progetto:
- Prodotti di alta qualità
- Gratificazioni del cliente
- Produttività migliorata
- Profitti monetari
- Rimuove i silos/migliora il lavoro di squadra
Strumenti di gestione della qualità del progetto
Gli strumenti per la gestione della qualità includono:
# 1. Diagrammi di affinità
I diagrammi di affinità generano, organizzano e combinano dati su un prodotto, processo, problema complicato o problema. Esprime pensieri senza tentare di quantificarli (sessioni di brainstorming).
#2. Grafici del programma decisionale di processo
Uno dei sette strumenti di gestione e pianificazione. I grafici del programma decisionale di processo descrivono le fasi necessarie per completare un processo e analizzarne l'impatto. Questi grafici aiutano a identificare potenziali problemi e pianificarli.
#3. Diagrammi di interrelazioni
I diagrammi di interrelazione sono diagrammi che descrivono le relazioni di causa ed effetto, secondo SixSigmaDaily. Questi diagrammi identificano le variabili che si verificano quando si lavora su un progetto, nonché le aree del progetto che tali variabili possono influenzare.
#4. Matrici di priorità
Durante le riunioni di brainstorming, utilizza le matrici di assegnazione delle priorità per analizzare argomenti distinti in base a criteri predefiniti al fine di creare un elenco di elementi con priorità. Aiuta a identificare potenziali problemi e determinare quali problemi affrontare per primi al fine di raggiungere obiettivi specifici.
#5. Schemi di reti
Questa è una rappresentazione grafica della schedulazione di un progetto. Aiuta nella pianificazione del progetto dall'inizio alla fine. Descrive l'ambito del progetto e il percorso cruciale del progetto. Esistono due tipi di schemi di rete:
- Diagramma a freccia
- Diagramma di precedenza
#6. Diagrammi a matrice
Un diagramma a matrice viene utilizzato per analizzare i dati all'interno della struttura di un'organizzazione. Il diagramma a matrice descrive le relazioni esistenti tra le righe e le colonne che compongono gli obiettivi, i fattori e le cause della matrice completa. A seconda del numero di elementi e dei gruppi di elementi da analizzare, è possibile utilizzare molti tipi di matrici.
Le varie forme di diagrammi matriciali e le loro applicazioni:
- Matrice a forma di L: questa matrice stabilisce una connessione tra due oggetti.
- Matrice a forma di T: questa matrice stabilisce una connessione tra tre insiemi di elementi.
- La matrice a forma di Y stabilisce un collegamento tra tre gruppi di elementi, sebbene sia rappresentata in una figura circolare.
- Matrice a forma di C: questa matrice, mostrata in 3D, crea una relazione tra tre insiemi di elementi.
- Matrice a forma di X: questa matrice stabilisce una connessione tra quattro insiemi di elementi.
Software per la gestione della qualità dei progetti
La gestione della qualità del progetto è multidimensionale. Il tuo team deve: cogliere le aspettative di qualità; decidere come misurerai se stai soddisfacendo tali standard; ed eseguire le modifiche necessarie lungo il percorso. Lo strumento ideale di gestione dei lavori ti consente di tenere traccia di tutte queste variabili in un'unica posizione semplice.
Quali sono le metriche di qualità utilizzate nella gestione della qualità del progetto?
Le metriche di qualità sono valori numerici che misurano la qualità dei risultati e dei processi del progetto. Alcuni esempi di metriche di qualità sono la soddisfazione del cliente, la densità dei difetti, il tasso di consegna puntuale e il tempo di ciclo. Queste metriche aiutano a misurare le prestazioni del progetto e identificare le aree che necessitano di miglioramenti.
In che modo il Project Quality Management garantisce la soddisfazione del cliente?
La gestione della qualità del progetto aiuta a garantire la soddisfazione del cliente impostando i requisiti e le aspettative del cliente e quindi misurando le prestazioni del progetto rispetto a tali requisiti. L'obiettivo è soddisfare o superare costantemente le aspettative dei clienti e fornire prodotti e servizi di alta qualità.
Quali sono i rischi associati a una scarsa gestione della qualità del progetto?
Una scarsa gestione della qualità del progetto può comportare ritardi del progetto, sforamenti dei costi e scarsa soddisfazione del cliente. Può anche comportare la consegna di prodotti o servizi di bassa qualità, che possono danneggiare la reputazione dell'azienda e portare alla perdita di affari.
Cos'è il miglioramento continuo nella gestione della qualità del progetto?
Il miglioramento continuo è il processo continuo di identificazione delle aree di miglioramento e di apportare modifiche per migliorare le prestazioni del progetto. Nella gestione della qualità del progetto, il miglioramento continuo è essenziale per garantire la soddisfazione del cliente e fornire continuamente prodotti e servizi di alta qualità.
Come si può migliorare la gestione della qualità del progetto?
La gestione della qualità del progetto può essere migliorata attraverso l'implementazione delle migliori pratiche, l'uso di strumenti e tecniche di qualità e il coinvolgimento di tutte le parti interessate del progetto. Può anche essere migliorato attraverso l'uso della tecnologia, come il software di gestione della qualità del progetto, e attraverso la valutazione e il miglioramento continui di processi e procedure.
Qual è il futuro del Project Quality Management nel settore del project management?
Il futuro della gestione della qualità del progetto dovrebbe essere fortemente influenzato dai progressi della tecnologia, come l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico. Queste tecnologie saranno probabilmente utilizzate per automatizzare e semplificare i processi di qualità e per migliorare l'accuratezza e la velocità del processo decisionale di qualità. Inoltre, la maggiore attenzione alla soddisfazione del cliente e la fornitura di prodotti e servizi di alta qualità continueranno a guidare l'importanza del Project Quality Management nel settore del project management.
Domande frequenti sulla gestione della qualità del progetto
Perché la qualità è importante nella gestione dei progetti?
Senza un'adeguata pianificazione della qualità, un progetto corre il rischio che il cliente sia insoddisfatto dei risultati finali.
Cosa fa un project quality manager?
Il ruolo principale di un project quality manager è garantire che i prodotti oi servizi siano forniti secondo le specifiche al fine di soddisfare i consumatori o le parti interessate.
Quali sono gli strumenti di qualità nella gestione dei progetti?
Esistono sette strumenti di base per la qualità che sono stati identificati come appropriati per l'uso sia nel piano di gestione della qualità che nei processi di controllo della qualità. Diagrammi di causa ed effetto, diagrammi di flusso, fogli di controllo, diagrammi di Pareto, grafici di controllo, istogrammi e diagrammi a dispersione sono noti come i sette strumenti di base della qualità di Ishikawa.
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