Uno degli aspetti più difficili della gestione del progetto è gestire il tempo in modo efficace. Come project manager, hai tempo a disposizione. Ci sono spesso obiettivi in competizione da affrontare, per non parlare delle richieste del tuo team e delle aspettative dei tuoi clienti e stakeholder. Può essere tutto un po' (beh, molto) opprimente. Quindi entreremo nel dettaglio del processo di gestione del tempo nella gestione dei progetti e scoprirai strumenti e software che ti aiuteranno nel processo di gestione del tempo.
Che cos'è la gestione del tempo nella gestione dei progetti?
La gestione del tempo è definita come la quantità di tempo speso su un progetto e la quantità di progressi compiuti. È uno degli aspetti più importanti di gestione del progetto e quello che interessa alla maggior parte dei project manager. La gestione del tempo ti consente di farlo pianificare e monitorare il completamento di un progetto. in poche parole, sta sviluppando e programmando i tempi per il completamento del progetto.
Perché la gestione del tempo è così fondamentale nei progetti?
La gestione del tempo è una componente essenziale della gestione delle attività. Aiuta a scomporre i progetti, assegnare compiti e completare i progetti in tempo. Fortunatamente, con un piccolo sforzo, puoi utilizzare tecniche di gestione del tempo che non solo ti renderanno più efficiente, ma potrebbero anche rendere più divertente la tua vita lavorativa.
Queste tattiche possono essere classificate in tre grandi categorie:
- Processo di gestione del tempo del progetto
- Mettere in atto le migliori pratiche di gestione del tempo
- Utilizzo degli strumenti adeguati di gestione del tempo del progetto
Naturalmente, ci sono alcune sovrapposizioni all'interno di queste categorie, quindi non considerarle come fasi che devono essere completate in un ordine specifico. Invece, considera le esigenze del tuo team e dell'azienda più ampia, quindi inizia applicando le tecniche che sembrano avere maggiori probabilità di avere un impatto.
Processo di gestione del tempo del progetto
Il processo di gestione del tempo del progetto consiste in sei processi. Vediamoli nel dettaglio di seguito.
# 1. Fare un piano di progetto
La pianificazione è una componente fondamentale della gestione del progetto. È tuo obbligo come project manager sviluppare un piano di progetto. Secondo il Project Management Institute, un piano di progetto è "il documento che specifica come il progetto verrà implementato, monitorato, controllato e chiuso".
Specifica gli obiettivi e la portata del tuo progetto e funge da punto di riferimento formale per il team di progetto, l'azienda più ampia e stakeholder del progetto. Semplicemente mettendo a punto una solida strategia, risparmierai a te stesso e al tuo team una notevole quantità di tempo e frustrazione mentre il progetto procede.
#2. Procedura per la gestione dei tempi di progetto
Questo è il processo più importante nel processo di gestione del tempo del progetto. Un programma di progetto è molto più di un semplice calendario. Specifica il calendario del progetto e le risorse organizzative necessarie per svolgere ogni attività. Ogni membro del team deve avere accesso alla pianificazione del progetto. Il suo obiettivo è trasmettere informazioni vitali al team, quindi deve essere completo e semplice da comprendere.
Diverse fasi nello sviluppo di un programma di progetto sono direttamente correlate alla gestione del tempo e sono interdipendenti. Di seguito sono riportati alcuni approcci alla gestione del tempo in un progetto che deve essere completato nel seguente ordine:
#3. Delineare le attività del progetto
Questo può essere semplice come fare un elenco di attività che devono essere eseguite per completare il tuo progetto. In caso di progetti di grandi dimensioni, può essere utile organizzare queste attività sotto forma di una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), che è un grafico che visualizza le attività e le relative attività secondarie.
#4. Determina le dipendenze
Dopo aver delineato tutte le attività del progetto, considera attentamente ciascuna di esse per determinare se le attività dipendono dagli altri per essere eseguite. Se stai costruendo una casa, ad esempio, non puoi montare il tetto fino a quando il telaio non è finito. È fondamentale specificare con precisione tutte le dipendenze del lavoro in modo da poter pianificare in modo accurato ed evitare ritardi.
#5. Disporre le attività in una sequenza logica
Puoi mettere in sequenza le tue operazioni dopo aver specificato le loro dipendenze. A questo punto, non hai assegnato alcun tempo alle tue attività in termini di orari di lavoro o scadenze. Invece, ti stai concentrando sull'ordine in cui tutte le attività del progetto devono essere completate per creare il flusso più efficiente.
#6. Stimare le durate e le risorse
Il modo migliore per stimare la durata è utilizzare i dati di lavori precedenti simili. Se non hai dati con cui lavorare e non ci sono standard di settore a cui puoi fare riferimento, fai un'ipotesi plausibile basata sulla media delle possibilità migliori, peggiori e più probabili. Stimare le risorse necessarie per ciascuna attività progettuale.
Ricorda che l'allocazione delle risorse ha un impatto sulla tua pianificazione; se lo stesso membro del team è responsabile di molte attività, non possono essere eseguite contemporaneamente, il che influisce sulla pianificazione.
Implementazione di tecniche efficienti di gestione del tempo
Si inizia bene se si pianifica in anticipo e si utilizzano gli strumenti di gestione del progetto corretti. È giunto il momento di aggiungere alcuni metodi di gestione del tempo alla gestione del progetto.
# 1. Crea elenchi di attività
Crea elenchi di attività per te stesso, separali dall'elenco di lavoro del tuo progetto (sebbene sia vitale) e invita i tuoi colleghi a fare lo stesso. È essenziale sviluppare un elenco di attività per un determinato periodo di tempo, anche se è solo un giorno.
#2. Stabilisci le priorità
Ivy Lee era un'esperta di pubbliche relazioni americana, ma il metodo che porta il suo nome riguarda la produttività. Il suo metodo in cinque passaggi per ottenere di più è estremamente semplice, ma non ignorarlo. Per oltre un secolo, ha aiutato le persone a cancellare le cose dalle loro liste di cose da fare.
- Annota le sei - e solo sei - cose più importanti che devi fare il giorno successivo alla fine della tua giornata lavorativa.
- Ordina le attività per importanza.
- Dedica tutta la tua attenzione all'attività n. 1 quando torni al lavoro la mattina successiva. Lavora su quell'attività fino al termine prima di passare all'attività n. 2.
- Ripetere per l'attività n. 2 e così via nell'elenco. Se vieni interrotto da una vera emergenza, torna al tuo compito il prima possibile.
- Alla fine della giornata, fai un elenco di sei priorità per il giorno lavorativo successivo, riportando tutti gli elementi in sospeso.
#3. Evita le distrazioni.
Come detto in precedenza, l'attenzione è fondamentale per portare a termine le cose e gestire il proprio tempo in modo efficace. Dedica del tempo al lavoro concentrato sui tuoi compiti. Puoi anche programmare gli appuntamenti sul tuo calendario in modo che il tuo team sappia che sei impegnato.
#4. Nomina delegati
Se non hai mai abbastanza tempo per completare la tua lista di lavoro, considera di delegare le responsabilità ad altri membri del tuo team. Essere un project manager efficace non implica fare tutto il lavoro da soli. Implica garantire che il lavoro sia completato e completato bene, indipendentemente da chi lo fa.
#5. Individua i colli di bottiglia
Se il tuo team è costantemente in ritardo rispetto alla pianificazione, rivedi il tuo flusso di lavoro per vedere dove sono i colli di bottiglia. Quando particolari membri del team sono sovraccarichi, questa è una causa prevalente.
Utilizzo degli strumenti e del software di gestione del tempo di progetto appropriati
Negli ultimi anni, il mondo della gestione digitale dei progetti si è notevolmente ampliato, offrendo ai project manager di tutti i livelli una miriade di strumenti per aiutare con la gestione dei progetti e del tempo.
Ecco alcuni strumenti per aiutarti a gestire il tuo tempo nella gestione dei progetti:
# 1. Sistemi Kanban
Una bacheca kanban è un tipo di gestione visiva del progetto che consente a tutti i membri del team di vedere il progetto e le sue attività a colpo d'occhio. Ogni attività è rappresentata da una scheda che contiene informazioni importanti come la persona assegnata all'attività e la data di scadenza.
#2. Cronometrista
Ogni parte del tuo progetto richiede tempo, ma quando raggiungi la fine di un progetto, potrebbe essere difficile identificare chi ha dedicato quanto tempo ad attività specifiche quando guardi il dashboard del progetto. Se hai un progetto simile in arrivo, senti di dover sapere quanto tempo dedicare a ciascuna attività e fase del progetto, ma se il tuo team non è stato in grado di misurare il proprio tempo in precedenza, è un po' un gioco di indovinelli.
Un tracker del tempo di progetto competente aiuta la fatturazione imprecisa, la gestione astuta del team e la pianificazione meticolosa.
#3. Uno strumento di collaborazione
Molte squadre sprecano tempo a causa di strumenti di comunicazione inefficaci. A volte gli strumenti sono difficili da usare; altre volte, ci sono diversi canali di comunicazione e le persone non riescono a controllarli tutti. Il controllo di tutti i canali (e-mail, SMS, messaggi istantanei, segreteria telefonica... l'elenco potrebbe continuare all'infinito!) può richiedere molto tempo. Semplificare i canali di comunicazione del tuo team fa parte di una buona gestione del tempo.
Puoi utilizzare un software di gestione del tempo di progetto, che include tutte le funzionalità necessarie per gestire efficacemente i tuoi progetti.
Miglior software di gestione del tempo di progetto
#1. Hub di prova
Il vantaggio più significativo di ProofHub è che fornisce una soluzione "tutto in uno" per la gestione del tempo di progetto e la comunicazione. Oltre al software di monitoraggio del tempo, contiene anche una varietà di altre funzionalità essenziali come prove colore, white label, attività, schede Kanban, diagrammi di Gantt, report, chat e calendario per aiutare i team a fare di più in meno tempo.
#2. Attiva/disattiva
Toggl è un semplice software di monitoraggio del tempo che puoi aggiungere ai tuoi strumenti esistenti per aiutarti a essere più produttivo durante il giorno. Tuttavia, le sue capacità sono piuttosto limitate. Toggl potrebbe non essere all'altezza delle tue aspettative e del tuo team, in particolare se hai bisogno di un monitoraggio completo del tempo del progetto. Lo strumento è spesso lodato per la sua facilità d'uso.
# 3. Hubstaff
Hubstaff è un altro popolare strumento di gestione del tempo che include la gestione del tempo del progetto. Sotto forma di rapporti sulle attività, il software tiene traccia del tempo dedicato al lavoro e del tempo libero dei dipendenti. Offre inoltre una visualizzazione calendario configurabile che consente di visualizzare le voci di tempo su base giornaliera, settimanale o mensile. Questa è una funzionalità fantastica per analizzare costantemente le prestazioni del tuo team e gestire i progetti.
#4. Tempo di clic
ClickTime è un programma di monitoraggio del tempo per la gestione del budget di progetto che fornisce dati in tempo reale su ore, disponibilità e spese del personale. Ti assiste nella previsione dei requisiti del progetto monitorando la quantità di tempo che il team dedica a qualsiasi progetto. Tuttavia, il software ha una curva di apprendimento e il reporting è difficile e incoerente.
#5. Lavoro di squadra
Con Teamwork, puoi stimare quanto tempo pensi ci vorrà per completare le attività e quindi tenere traccia del tuo tempo effettivo rispetto a quella stima. Ti consente di tenere traccia della durata delle attività in modo da poter pianificare il lavoro per il tuo team.
Se ti destreggi sempre con scadenze e risultati, probabilmente trarrai profitto dal software di gestione del tempo del progetto.
Vantaggi dell'utilizzo della gestione del tempo di progetto
Un'efficace gestione del tempo ha un impatto favorevole sulla vita professionale e personale di tutti. La gestione del tempo del progetto presenta anche i seguenti vantaggi:
Raggiungere un obiettivo
Le strategie di gestione del tempo aiutano nel completamento dei progetti e hanno un impatto su diversi obiettivi personali e professionali.
Migliora la produttività
La gestione del tempo nei progetti aumenta la produttività e ti aiuta a concentrarti sulle cose più importanti. Ti consente di dare priorità alle tue attività.
Riduce lo stress
La gestione del tempo del progetto utilizza strategie e software che aiutano ad alleviare lo stress dovuto al rispetto delle scadenze.
Riduce gli errori
Concentrarsi su una singola area di un progetto permette di portare a termine il lavoro in modo corretto ed anche di evitare di commettere errori nel lungo periodo.
Porta alla competenza
Un calendario di progetto dietro l'angolo è utile e consente ai team di vedere cosa devono fare e quando dovrebbero farlo. Ciò porta a competenza e competenza in tutti gli aspetti del loro lavoro.
Maggiori opportunità
La gestione del tempo di progetto aiuta i team oi dipartimenti a essere più efficaci nella gestione dei progetti e a completare i progetti nei tempi e nei limiti del budget. Questa capacità di costruire per fare di più in futuro.
Taglia gli eccessi
Aiuta a tenere sotto controllo le tue spese riducendo i costi e assicura anche alle parti interessate che i loro soldi vengono spesi con saggezza.
Conclusione
Il tempo, come il denaro, è sia prezioso che limitato. Persone che utilizzano tecniche efficaci di gestione del tempo;
- Sono più efficienti
- Avere maggiore resistenza
- Sentiti meno teso
- Completa compiti aggiuntivi.
- Sono contenti di se stessi.
Di conseguenza, è una buona idea capire quale metodo di gestione del tempo funziona meglio per te. Così il gioco è fatto. Auguri!
Domande frequenti sulla gestione del tempo del progetto
Quali sono le 4 D di una gestione efficace del tempo?
Le quattro D sono: Esegui, differisci (ritardo), delega ed elimina (rilascia).
Qual è il primo passo nella gestione del tempo?
Tracciamento delle attività è il primo passo nella definizione degli obiettivi e nella gestione del tempo in quanto stabilisce parametri di riferimento per valutare i tuoi progressi.
Quali sono alcuni esempi di strumenti di gestione del tempo
Calendari, software per prendere appunti, tracker del tempo, app specifiche per la gestione del tempo e così via.
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