Il carburante che mantiene in movimento il processo di sviluppo del progetto è costituito da beni, materiali e servizi. Se sono di scarsa qualità o in numero insufficiente, il tuo progetto potrebbe non essere completato con successo. Di conseguenza, al fine di eseguire un progetto in modo efficiente, a responsabile del progetto deve creare e mantenere relazioni con i fornitori. È qui che l'appalto del progetto gestione entra in gioco, assistendo un project manager nell'esecuzione di un progetto di successo. Questo saggio ti fornirà una comprensione approfondita di come è fatto e dei 4 processi principali nella gestione e nel piano degli appalti del progetto. Ma prima, diamo un'occhiata alla definizione di project procurement management.
Definizione della gestione degli appalti di progetto
Secondo la sesta edizione della definizione della Guida PMBOK®, Project Procurement Management comprende i processi necessari per acquistare o acquisire prodotti, servizi o risultati da fonti diverse dal team di progetto.
Una delle dieci aree di conoscenza che funge da pilastro di supporto per il Project Management Framework è la gestione degli appalti di progetto. Il suo obiettivo principale è costruire e mantenere relazioni positive con i fornitori che forniscono beni e servizi durante tutto il ciclo di vita del progetto.
I contratti sono comunemente usati per stabilire e legittimare accordi con i fornitori. Garantisce che i beni ei servizi necessari siano consegnati nei tempi previsti e che i criteri di qualità del progetto specificati dall'organizzazione acquisti siano soddisfatti. Ciò contribuisce notevolmente alla corretta esecuzione del processo di sviluppo del progetto e garantisce il raggiungimento degli obiettivi del progetto. La gestione degli appalti di progetto è una componente essenziale di gestione della catena di approvvigionamento.
Ti starai chiedendo: "Come funziona esattamente?" Ebbene, la gestione degli appalti di progetto segue una procedura logica in cui devi prima determinare cosa devi appaltare e come vuoi farlo. Successivamente, dovrai inviare i requisiti del contratto ai venditori. Quando il tuo contratto viene distribuito, i venditori iniziano a presentare offerte. Ora devi scegliere quello migliore e concludere il contratto con loro. Quando inizia lo sviluppo del progetto, è necessario verificare costantemente che il contratto venga rispettato. Al termine del progetto, è necessario concludere il contratto di progetto e completare i documenti pertinenti.
I 4 principali processi di gestione degli appalti di progetto
Quando sei pronto per acquistare articoli da un fornitore, la gestione degli acquisti di progetto è suddivisa in 4 processi principali.
# 1. Piano di gestione degli appalti di progetto
Gli appalti vengono prima identificati durante la fase di pianificazione del progetto. Una dichiarazione di lavoro (SOW) è richiesta per ogni appaltatore esterno che funge da documento che descrive l'attività oggetto dell'appalto.
Prima del contratto, tuttavia, c'è una richiesta di proposta in cui molti appaltatori fanno un'offerta per il lavoro e il project manager determina chi otterrà il contratto in base alle loro offerte.
Queste richieste sono ben ponderate perché servono come documenti guida del progetto. Maggiore è la loro specificità, meglio è. Ciò previene la successiva confusione e aiuta nello sviluppo di piani più precisi.
Questa procedura è documentata nel piano di gestione degli appalti, che include i documenti dei requisiti, un registro dei rischi, i requisiti delle risorse di attività, un programma di progetto, stime dei costi delle attività e altre informazioni.
Sono disponibili strumenti e metodologie per guidare queste decisioni, come l'analisi make-or-buy, che determina se un'attività richiede un fornitore esterno o può essere completata internamente. Chiedere la consulenza di esperti, condurre ricerche di mercato e incontro con gli stakeholder tutti aiutano a guidare questa decisione.
#2. Esecuzione degli appalti
Dopo aver completato le pratiche burocratiche nella prima fase, la fase di condotta degli appalti è quando si esaminano le offerte che vengono restituite e si decide quale accettare. Tuttavia, prima di prendere una decisione, dovrebbe essere stabilito un criterio per determinare quale offerta è la migliore per il progetto e si adatta alla gestione della logistica. Successivamente, gli accordi vengono firmati e il piano di gestione del progetto viene aggiornato.
Determinare il vincitore conferendo con gli offerenti, sviluppando tecniche per valutare le proposte e ottenendo stime indipendenti per garantire che le offerte rientrino nell'intervallo normale. Non fa mai male chiedere il parere di esperti nei settori in cui si sta appaltando.
Ci sono anche tecniche analitiche che possono essere utilizzate. La pubblicità è un buon modo per assicurarti di lanciare la rete più ampia possibile, consentendoti di prendere una decisione in base a tutti i potenziali offerenti. Poi ci saranno le negoziazioni di appalto per mettere a punto i contratti finali per soddisfare sia le vostre esigenze che quelle dell'appaltatore. Un ordine di acquisto deve essere utilizzato per documentare il prezzo, la quantità, la finestra di consegna e i termini di pagamento dei beni/servizi ordinati. È un contratto legalmente vincolante che garantisce che tu e il tuo fornitore siate sulla stessa pagina. Il nostro modello di ordine di acquisto può aiutarti a crearne uno appropriato per il tuo progetto.
#3. Controllo degli appalti
Una volta che i contratti sono stati firmati, la gestione di tali appaltatori deve essere incorporata nelle responsabilità di gestione complessive. Gli appaltatori possono avere un impatto negativo su budget e tempistiche, facendo andare fuori strada un progetto o peggio.
Di conseguenza, sono necessari aggiornamenti regolari dello stato per rivedere gli accordi degli appaltatori, ottenere aggiornamenti sullo stato di avanzamento e valutare le prestazioni dei lavori per garantire che gli appaltatori soddisfino i requisiti delineati nei loro contratti. Anche se assumi appaltatori perché sono esperti nel loro campo, devi comunque monitorare e tenere traccia del loro lavoro per assicurarti che proceda come pianificato.
Per garantire che il lavoro venga svolto correttamente, è meglio contrattare un sistema di controllo delle modifiche e condurre revisioni regolari delle prestazioni degli appalti, comprese ispezioni e audit. I gestori sono inoltre tenuti informati tramite la rendicontazione delle prestazioni. È necessario disporre di un sistema di pagamento, nonché di un sistema di gestione dei reclami e di gestione dei registri. Per facilitare il monitoraggio delle prestazioni, gli ordini di lavoro devono includere tutti i dettagli sul lavoro svolto dagli appaltatori.
#4. Chiusura appalti
Proprio come esiste un processo in atto per iniziare l'appalto, deve essercene uno in atto per completarlo. Ciò che costituisce un'opera completata dovrebbe essere specificato nell'accordo iniziale con l'appaltatore in modo che nessuna delle parti sia confusa su quando l'opera è stata completata.
Per l'assicurazione e la cauzione è solitamente richiesto un esonero formale dalla responsabilità. Ciò garantisce che non vi siano modifiche in sospeso al valore del contratto o alla data di completamento.
Gli audit sugli appalti, così come i negoziati strutturati sugli appalti, aiutano in questo processo. Per gestire tutte le pratiche burocratiche associate a questa fase del processo di appalto, sarà necessario un sistema di gestione dei record.
Quindi, tutto questo riguardava il modo in cui doveva essere eseguita la gestione degli appalti. Ma quali sono gli elementi che deve contenere per dare una corretta direzione allo sviluppo del progetto?
Elementi importanti di un piano di gestione degli appalti di progetto
Di seguito ho compilato un modello per un piano di gestione degli appalti di progetto:
- L'elenco completo dei prodotti che verranno acquisiti tramite i contratti proposti.
- Dovrebbero essere in atto strategie di gestione delle risorse che abbiano abbastanza successo per la negoziazione e la gestione del contratto.
- La tecnica di acquisto scelta deve essere chiaramente indicata.
- Vanno annotate le fasi chiave nella selezione dei fornitori e dei fornitori.
- I passaggi chiave del processo di selezione dei fornitori e dei fornitori.
- Dovrebbe essere fornita un'adeguata strategia di finanziamento degli appalti.
- Il campione del contratto di acquisto deve essere presente.
- Dovrebbero essere forniti materiali di riferimento per l'approvazione e l'assicurazione della qualità, nonché per la gestione del rischio.
Spero che ora tu abbia una buona comprensione di cosa comporta la gestione degli appalti di progetto. Facciamo un ulteriore passo avanti in questo articolo e vediamo come potrebbe aiutare un progetto.
Leggi anche: Che cos'è una RFP (richiesta di proposta): tutto ciò che devi sapere
Vantaggi della gestione degli appalti di progetto
Un progetto può trarre vantaggio dalle conoscenze sulla gestione degli appalti in vari modi. Ne ho menzionati una manciata di seguito:
- Aiuta a identificare gli articoli e i servizi che devono essere acquistati affinché il progetto venga completato con successo.
- Fornisce un elenco completo di ordini di acquisto e problemi ai fornitori.
- Specifica le date e le modalità di consegna concordate.
- Aiuta nella valutazione e nell'approvvigionamento di beni e servizi dai fornitori.
- Convalida le pietre miliari nei contratti con i fornitori e ne approva il pagamento.
- Serve come riferimento per valutare le prestazioni del fornitore in relazione al contratto.
- Aiuta nell'identificazione e nella risoluzione dei problemi di prestazioni dei fornitori.
- Serve come canale di comunicazione, informando l'alta dirigenza sullo stato del progetto.
Qual è il ruolo del Project Manager negli appalti?
Il project manager è coinvolto negli appalti, come in qualsiasi altra componente del processo di gestione del progetto di cui è responsabile. Tuttavia, questa è una procedura su cui potrebbero non avere tanto potere su altri aspetti del progetto.
Mentre il project manager ha il potere di stipulare accordi con gli appaltatori per conto dell'organizzazione, il project manager non è spesso la persona che supervisiona il contratto dopo che è stato messo in atto. In ogni caso, è fondamentale che il project manager sia tenuto informato.
Ciò implica la conoscenza dei sei processi e dei domini di conoscenza della gestione degli appalti di progetto specificati nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Il primo è pianificare acquisti e acquisizioni, il che significa valutare quali risorse esterne sono necessarie per il progetto. Poiché sono più istruiti sui requisiti dell'intero progetto, il project manager avrà il controllo su questo.
L'appalto del piano è il processo di sviluppo dei requisiti per qualsiasi articolo o servizio richiesto, oltre a determinare quali organizzazioni forniscono questi prodotti o servizi. Quindi, richiedi le risposte del venditore riducendo le società a poche e quindi selezionando i venditori, che di solito sono i fornitori dell'ufficio acquisti.
L'amministrazione del contratto è la gestione del contratto del fornitore. Il project manager collaborerà quotidianamente con l'account manager del venditore. La chiusura del contratto avviene quando il contratto è concluso. Il reparto acquisti è normalmente responsabile di questo di nuovo.
Domande frequenti sulla gestione degli appalti di progetto
Qual è il primo passo nella gestione degli appalti di progetto?
Fare un piano è il primo passo per una gestione degli appalti di progetto di successo. Ciò comporta la pianificazione di quanto segue: Quali materiali e servizi saranno necessari per il progetto? Questo contiene tutti i parametri del materiale e del servizio, come i requisiti minimi di qualità.
Perché è importante la gestione degli appalti di progetto?
È fondamentale gestire questo processo per garantire che tutti i servizi e i materiali pertinenti siano selezionati e ottenuti entro una certa scadenza.
quali sono i 4 principali processi di project procurement management
I 4 processi principali per la gestione degli appalti di progetto sono pianificazione, selezione, amministrazione e chiusura degli appalti.
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