La scelta della piattaforma giusta per la tua organizzazione può essere difficile, non solo a causa del vasto numero di soluzioni sul mercato, ma anche a causa di considerazioni chiave quali opzioni di implementazione, personalizzazione, costo, scalabilità e valore aziendale. Sono disponibili numerosi tipi di software di approvvigionamento per aiutare le aziende ad affrontare il processo di approvvigionamento con maggiore efficienza e produttività. Tuttavia, per trovare il miglior sistema di approvvigionamento per i tuoi fondi, devi prima comprendere le tue opzioni e i vantaggi che offrono. Pertanto, in questo articolo, discuteremo i tre tipi di appalti e le prime 10 principali società di software di approvvigionamento che stanno guidando la digitalizzazione e l'innovazione globale.
Che cos'è un sistema di gestione degli appalti?
Un sistema di gestione degli appalti è la gestione efficace della spesa di un'azienda, che include l'acquisto di beni e servizi. Ciò comporta la selezione di prodotti, servizi e fornitori di alta qualità entro un budget e un periodo di tempo prestabiliti. L'obiettivo principale di un sistema di gestione degli appalti è aiutare un'azienda a reperire e acquisire i migliori beni e servizi possibili per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Se il team di approvvigionamento fa bene il proprio lavoro, l'azienda può risparmiare tempo e denaro negoziando condizioni e prezzi migliori con i propri fornitori. Questo dipartimento si occupa di cose come gli ordini di acquisto, i contratti a lungo termine e l'eliminazione delle proprietà che non servono più. Inoltre, la divisione appalti tiene d'occhio sia i dettagli di un progetto sia il modo in cui viene speso il denaro pubblico.
Quali sono i tre tipi di software per gli appalti?
Esistono tre tipi principali di software di approvvigionamento, che includono gli ordini diretti, gli appalti indiretti e gli appalti di servizi.
- Appalti diretti: L'approvvigionamento diretto comporta l'acquisto di materie prime, macchinari e beni all'ingrosso che contribuiscono direttamente al prodotto finale dell'azienda. Inoltre, i responsabili degli appalti ei fornitori a contratto sono le parti interessate primarie nei processi di approvvigionamento diretto.
- Appalti indiretti: L'approvvigionamento indiretto implica l'acquisto di articoli come forniture per ufficio. Questi articoli non hanno un impatto diretto sul prodotto finale o sui profitti dell'azienda, ma aiutano con le operazioni quotidiane. Una piccola impresa può assegnare processi di approvvigionamento indiretto ai responsabili degli uffici, mentre le grandi aziende possono assumere una società di gestione delle strutture per gestire tali acquisti.
- Appalti di servizi: Assumere dipendenti temporanei, noleggiare software e coinvolgere fornitori a breve termine per lavorare a un evento o seminario sono tutti esempi di appalto di servizi.
Le migliori società di software per gli appalti
Di seguito sono elencate le prime 10 aziende globali più importanti nello spazio del software di approvvigionamento e ciò che rende uniche le loro soluzioni.
# 1. Icertis
Icertis è una società di software privata per la gestione intelligente dei contratti fondata nel 2009. Fornisce i suoi servizi negli appalti in modo che l'intero processo da fonte a contratto del cliente possa essere semplificato. Ciò consentirà accordi più rapidi e rischi inferiori.
La piattaforma Icertis Contract Intelligence (ICI) ha aiutato i team di approvvigionamento di tutto il mondo ad aumentare la produttività e migliorare la governance contrattuale, aumentando al contempo la responsabilità dei fornitori e i risultati finali.
#2. Baware
Basware è stata fondata nel 1985 e offre P2P, AP automation, fatturazione elettronica ed eProcurement. Gli appalti possono risparmiare denaro, aumentare la produttività e vedere dove sta andando ogni dollaro utilizzando Baware per automatizzare il processo di acquisto per pagare (P2P). Basware aiuta anche le aziende a rendere le loro operazioni a prova di futuro, eliminando la necessità di processi manuali tradizionali.
#3. Capgemini
Capgemini è una società multinazionale di servizi di tecnologia dell'informazione e consulenza fondata nel 1967. L'azienda offre soluzioni digitali ai propri clienti di approvvigionamento al fine di ottimizzare la funzione e favorire un approvvigionamento sostenibile e senza attriti.
I servizi di Capgemini aiutano nello sviluppo, nell'implementazione e nel funzionamento di una strategia di approvvigionamento digitale di successo, nonché nella promozione della conformità, della produttività, della trasparenza e del risparmio sui costi.
#4. Software Epicor
EPICOR Software è stata all'avanguardia nel mercato del software aziendale sin dalla sua fondazione nel 1972, concentrandosi principalmente sui settori della produzione, della catena di approvvigionamento e degli appalti.
Fornisce software di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) ai suoi clienti di approvvigionamento al fine di semplificare l'intero processo di acquisto ed essere più strategico nel loro approvvigionamento.
Tuttavia, alcuni dei servizi offerti da EPICOR Software sono l'approvvigionamento, l'approvvigionamento, l'abilitazione dei fornitori, la gestione del catalogo e il risparmio sui costi.
#5. GEP intelligente
Sin dalla sua fondazione nel 1999, GEP è diventata un leader del settore fornendo professionisti dell'approvvigionamento e della catena di fornitura per le aziende con un'ampia gamma di opzioni di consulenza, software e servizi gestiti.
Uno dei servizi di approvvigionamento di GEP è GEP Smart, una piattaforma S2P leader a livello mondiale per l'approvvigionamento diretto e indiretto. Viene utilizzato da aziende come la funzione di approvvigionamento di Walgreens Boots Alliance. Tuttavia, aiutano i clienti a trasformare digitalmente le loro operazioni di approvvigionamento end-to-end sfruttando l'intelligenza artificiale e le tecnologie cloud.
I servizi di GEP includono analisi della spesa, monitoraggio del risparmio, approvvigionamento, gestione dei contratti, gestione dei fornitori e procure-to-pay (P2P).
# 6. IBM
IBM è all'avanguardia nell'innovazione tecnologica da oltre un secolo. In termini di approvvigionamento, la società assiste anche gli addetti alla funzione. Lo fanno fornendo accesso a dati potenti, approfondimenti e tecnologie emergenti per migliorare i processi e generare più valore.
Inoltre, IBM offre i seguenti servizi: source-to-pay (S2P), digital procurement, bill-to-pay e analisi.
#7. JAGGAER
JAGGAER è una società di tecnologia di automazione aziendale basata su cloud fondata nel 1995. Fornisce ai suoi clienti di approvvigionamento JAGGAER ONE, una piattaforma di approvvigionamento completa per una gestione intelligente e flessibile della spesa.
Le soluzioni che JAGGAER offre ai suoi clienti sono tra le migliori del settore perché offrono ai loro clienti una trasparenza completa in tutte le loro attività di spesa e utilizzano analisi e approfondimenti all'avanguardia.
#8. Software Coupé
Coupa Software, fondata nel 2006, è un fornitore leader di soluzioni di gestione delle spese aziendali. Se utilizzi Coupa Software, avrai accesso a una solida piattaforma per la gestione della spesa totale della tua organizzazione.
Tuttavia, diversi tipi di società di software di approvvigionamento possono trarre vantaggio dalla sua facilità d'uso pur rimanendo flessibili nella gestione delle spese con la sua unica piattaforma. Contribuisce a risparmi e approfondimenti senza precedenti che portano a risultati misurabili.
Coupa Procurement Software offre diversi tipi di servizi, come eProcurement, fatturazione, approvvigionamento strategico, pagamenti, gestione dei fornitori, analisi della spesa e pianificazione della catena di approvvigionamento.
#9. Oracolo
Oracle è una società tecnologica multinazionale fondata nel 1997. I professionisti dell'approvvigionamento possono ora accedere a Oracle Fusion Cloud Procurement, una suite integrata source-to-settle. I clienti possono utilizzare la soluzione per automatizzare i propri processi, creare capacità di approvvigionamento strategico, migliorare le relazioni con i fornitori e semplificare il processo di acquisto.
Di conseguenza, il reparto acquisti subirà meno rischi, migliori risparmi finanziari e livelli più elevati di redditività e produttività. Fornisce i seguenti servizi: gestione della spesa, gestione diretta dei materiali, gestione delle relazioni, approvvigionamento strategico, gestione del ciclo di vita del contratto, conformità e collaborazione con i fornitori.
# 10. SAP Ariba
In qualità di pioniere nel settore sin dal suo inizio nel 1996, SAP Ariba è diventato uno strumento indispensabile per le aziende di tutto il mondo. L'azienda va oltre i processi di approvvigionamento di base, utilizzando le sue innovazioni per rimuovere le barriere, collegare tutte le categorie di spesa in un'unica posizione e promuovere una collaborazione più profonda, dinamica e end-to-end.
"Colmare il divario tra i team e i partner commerciali per condividere in sicurezza i dati, ottenere informazioni dettagliate e gestire il flusso di lavoro sulla rete Ariba per un processo di approvvigionamento più efficiente e un maggiore controllo dei costi". SAP Ariba.
Inoltre, SAP fornisce ai propri clienti un'ampia gamma di soluzioni di approvvigionamento, tra cui approvvigionamento strategico, approvvigionamento, gestione dei fornitori, spesa diretta, catena di approvvigionamento finanziaria, gestione della spesa e acquirenti.
Quali sono le 7 fasi dell'approvvigionamento?
Ogni processo di approvvigionamento include la determinazione dei requisiti, la ricerca sui fornitori, l'analisi del valore, la richiesta di acquisto, la revisione, la conversione in ordine di acquisto, l'amministrazione del contratto, il monitoraggio/valutazione degli ordini, l'abbinamento a tre vie, l'adempimento dei pagamenti e la conservazione dei registri. Di seguito sono elencate le sette fasi critiche del processo di appalto:
# 1. Richiesta di acquisto
Una richiesta di acquisto è un documento scritto o elettronico inviato da un utente interno o da un cliente al team di approvvigionamento che richiede l'assistenza del team di approvvigionamento per soddisfare un'esigenza specifica. Contiene informazioni critiche necessarie per ottenere i beni, i servizi o le opere appropriati.
#2. Revisione della richiesta
L'inizio ufficiale del processo di approvvigionamento non avverrà fino a quando la richiesta di acquisto non sarà approvata e confrontata con il budget. Durante la fase di revisione, i responsabili di funzione oi capi dipartimento esaminano il pacchetto di richiesta per determinare se esiste un'effettiva necessità dei beni o servizi richiesti, nonché se sono disponibili i finanziamenti necessari.
Le richieste di acquisto approvate diventano PO, mentre le richieste rifiutate vengono restituite con motivazioni. Tutto questo è gestibile con un semplice software di ordine di acquisto.
#3. Procedura di sollecitazione
Una volta che una richiesta è stata approvata e un ordine di acquisto (PO), il team di approvvigionamento creerà un piano di approvvigionamento individuale e un processo di sollecitazione per seguirlo. La complessità del requisito determina in definitiva la portata di questo piano di sollecitazione individuale.
Dopo che il piano di spesa è stato finalizzato, il team di approvvigionamento invierà più richieste di preventivo (RFQ) a potenziali fornitori al fine di raccogliere e valutare le offerte al fine di selezionare il miglior fornitore possibile.
#4. Valutazione e appalto
Il team di approvvigionamento esaminerà e valuterà le quotazioni dei fornitori in collaborazione con il comitato di valutazione per determinare quale sarà il fornitore più adatto a soddisfare l'esigenza esistente.
Dopo aver stabilito un fornitore, il passaggio successivo consiste nel firmare o negoziare un contratto prima di inviare l'ordine di acquisto al fornitore scelto. Un contratto legalmente vincolante si forma quando un venditore accetta e riconosce un ordine di acquisto.
# 5. Gestione degli ordini
Il venditore fornisce i beni/servizi promessi entro il periodo di tempo specificato. Dopo il ricevimento, l'acquirente esamina l'ordine e notifica al venditore eventuali problemi con gli articoli ricevuti.
#6. Approvazione fatture e risoluzione delle controversie
Questo è un passaggio importante nel processo di approvvigionamento e avere un software di approvvigionamento come Kissflow Procurement Cloud ti dà un vantaggio rispetto ai tuoi concorrenti. Kissflow ti consente di eseguire l'abbinamento a tre vie tra GRN, Fattura fornitore e PO per assicurarti di aver ricevuto l'ordine correttamente e che non vi siano discrepanze. Al termine della corrispondenza a tre vie, la fattura viene approvata e inviata all'elaborazione del pagamento.
#7. Conservazione dei registri
Gli acquirenti conservano un registro del processo di pagamento a fini di contabilità e controllo. Tutti i documenti rilevanti, dalle richieste di acquisto alle fatture approvate, sono conservati in un unico posto.
Quali sono i vantaggi della gestione degli appalti?
Procedure coerenti di gestione degli appalti sul posto di lavoro possono portare a cambiamenti positivi in tutta l'organizzazione. Il sistema di gestione degli appalti ha un impatto positivo sul business nei seguenti modi:
- Affidabilità: implementando politiche di gestione degli acquisti coerenti, il tuo team interno può diventare più affidabile e coerente nella condivisione delle responsabilità di acquisto.
- Risparmio finanziario: la gestione degli appalti implica l'individuazione delle risorse più convenienti possibili, il che si traduce in notevoli risparmi di bilancio.
- La gestione del tempo: Quando hai fiducia nel sistema di gestione degli appalti e sei in grado di automatizzare le attività chiave, usi il tuo tempo in modo più saggio.
- Conformità del settore: L'inclusione delle norme e dei regolamenti di conformità del settore nel processo di gestione degli appalti garantisce che la tua azienda e i suoi partner soddisfino tutti i requisiti operativi di base.
- Comunicazione: i sistemi di gestione degli appalti rendono più semplice per i dipendenti interni parlare di scorte, forniture e requisiti di manodopera.
Qual è la cosa più importante negli appalti?
Secondo Cory Thwaites, direttore esecutivo degli appalti di Tecom, l'obiettivo principale per i professionisti del procurement dovrebbe essere la costruzione e il mantenimento di relazioni positive.
"Per me, le relazioni sono la cosa più importante negli appalti", ha affermato Thwaites in un panel sulla gestione e lo sviluppo dei talenti alla Conferenza CIPS sul Medio Oriente a Dubai. Non ha senso eseguire il processo se non ti piace trattare con fornitori e stakeholder. “
"Se alle persone non piaci, non vorranno lavorare con te", continua, "quindi il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di costruire relazioni". Non essere i "poliziotti degli appalti". "Avere politiche e procedure, ma essere flessibili e disposti a infrangerle".
Conclusione
La scelta del giusto sistema di gestione degli appalti sarà vantaggiosa per la tua azienda. Spero che questo articolo ti guidi.
Domande frequenti sul sistema di gestione degli appalti
Quali sono i quattro ruoli principali dell'approvvigionamento?
- Assistere con i requisiti operativi.
- Gestire in modo efficiente ed efficace il processo di approvvigionamento e la base di approvvigionamento.
- Stabilire solide relazioni di lavoro con altri gruppi funzionali.
- Supportare gli obiettivi e gli obiettivi dell'organizzazione.
Qual è un esempio di appalto?
L'atto di ottenere qualcosa, in particolare forniture militari, è noto come appalto. Un esempio di approvvigionamento è ottenere armi sufficienti per equipaggiare un esercito.
Quali sono le funzioni della gestione degli appalti?
Responsabilità del responsabile degli acquisti
- Ricerca di prodotti e soluzioni
- Gestione delle scorte.
- Ottimizzazione del processo di approvvigionamento.
- Gestione delle RFP.
- Analisi del ROI
- Valutazione e selezione dei fornitori
- Gestione dei rischi e compliance.
- Negoziazione contrattuale.
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Riferimenti
