Google Workspace, spesso noto come G Suite o Google for Business, è una suite di prodotti e servizi aziendali di Google. Questa recensione di Google Workspace ti darà un'idea di cosa aspettarti se il servizio vale il costo e di come avere un account ti aiuterà a gestire il tuo affari Più efficiente. Ma prima, chiediti se sei pronto a portare il tuo lavoro da freelance al livello successivo. O forse vuoi migliorare il lavoro di squadra includendo una serie di app per la produttività. In entrambi gli scenari o soprattutto all'inizio, è essenziale disporre dell'attrezzatura adeguata. Oggi, ciò comporta l'individuazione di un potente toolkit di collaborazione digitale che faciliti la condivisione delle informazioni, la produzione di contenuti e le attività amministrative. Trovare una suite di programmi completa e intuitiva è essenziale.
Qui, analizzerò in profondità una delle risorse più efficaci di queste: Google Workspace. Questa valutazione di Google Workspace (noto anche come G Suite) contiene tutte le informazioni di cui potresti aver bisogno.
Cos'è Google Workspace
Google Workspace è, in sostanza, G Suite con una targhetta più elaborata. Ha tutti gli strumenti di produttività standard e puoi adattare il tuo spazio di lavoro alle esigenze della tua azienda. Funzionalità opzionali come archiviazione cloud, misure di sicurezza aggiuntive e servizio clienti sono tutte sul tavolo. Lo sforzo di rebranding di Google include un focus sul miglioramento della comunicazione bidirezionale. I servizi integrati di chat, chiamate e gestione dei contenuti di Gmail sono le nuove necessità di qualsiasi luogo di lavoro produttivo a causa dell'importanza della comunicazione. La parte migliore è che la maggior parte di questi miglioramenti è attualmente accessibile alla maggior parte degli utenti di Google Workspace. Nell'ambito del rebranding, Google ha anche aggiornato il logo e l'iconografia. Tutti i servizi Google, inclusi Email, Drive, Calendario e Foto, ora hanno una nuova iconografia a quattro colori. Anche se potrebbe essere necessario del tempo per adattarsi a loro, aiutano a portare coerenza su tutta la linea.
Google ha dedicato molto tempo e impegno nel corso di molti anni alla creazione di un'ampia gamma di strumenti utili. Gmail e Google Docs sono due che hai usato prima. Google Workspace è una versione aziendale aggiornata di Google Documenti e Gmail che raggruppa entrambi i servizi in un unico comodo pacchetto. Allo stesso modo, Google Workspace è una piattaforma versatile che le aziende di tutte le dimensioni possono utilizzare per la creazione, la collaborazione, la comunicazione e la produttività complessiva proprie o dei propri dipendenti. Google Workspace è una suite di strumenti di comunicazione e collaborazione sviluppati da Google per l'utilizzo all'interno delle aziende. L'uso globale dei principali strumenti di comunicazione di Google Workspace come Gmail e Google Meet e delle sue app di collaborazione come Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli Google è evidente. È sempre stato un obiettivo di progettazione del software collaborativo facilitare le revisioni simultanee di documenti, fogli di calcolo e presentazioni.
Cos'è Google Workspace Business Starter
Sebbene Google sia stato lanciato nel 2006, di recente è cambiato in "Workspace" per riflettere meglio l'ambiente di lavoro di oggi. La licenza Google Workspace Business Starter è la scelta più popolare per le piccole imprese, mentre sono disponibili altri abbonamenti Workspace. Il pacchetto Google Workspace Business Starter presenta alcuni vantaggi che potrebbero renderlo adatto alla tua azienda. Inoltre, il piano Business Starter di Google Workplace, in poche parole, è un pacchetto di applicazioni aziendali basato sul Web. Incorpora la suite di prodotti Google come Gmail, Hangouts, Calendar, Docs e Drive. Con il pacchetto Starter, la tua azienda può avere fino a 300 utenti, ciascuno con 30 GB di spazio di archiviazione.
Cosa include il piano Business Starter di Google?
Il piano Starter include l'accesso all'intera suite di app, tra cui:
Gmail: Questo servizio ti permette di inviare e ricevere email con domini personalizzati. Ad esempio, se il nome della tua azienda è Lion's Pride, puoi registrare il dominio @Lionspride.
Incontra videochiamate e chiamate vocali: Google Meet ti consente di partecipare a chat dal vivo per completare attività e cooperare digitalmente. Ogni chiamata può ospitare fino a 100 partecipanti.
Calendario: L'app Calendario ti consente di organizzare e condividere il programma dell'azienda e di ciascun individuo.
Documentare la collaborazione con Docs: Documenti, Fogli e Presentazioni Google consentono ai gruppi di collaborare su file, fogli di lavoro e presentazioni. Anche quando lavorano da casa.
Archiviazione con Drive: Drive consente di eseguire il backup e archiviare i file nel cloud (fino a 30 GB di spazio di archiviazione per utente).
La maggior parte delle piccole imprese selezionerà uno dei tre piani:
- Business Starter: $ 7.20 al mese o $ 72 all'anno.
- Standard aziendale: $ 14.40 al mese per utente o $ 144 per utente se pagato annualmente.
- Business Plus costa $ 21.60 per utente al mese o $ 216 per utente all'anno.
Che cos'è l'account Google Workspace
Gli amministratori sono coloro che configurano e amministrano gli account Google Workspace, a differenza degli utenti normali che si registrano per account Gmail o Google gratuiti. Le impostazioni predefinite, l'accesso alle app e le impostazioni di sicurezza in Google Workspace sono altamente personalizzabili dall'amministratore. Ogni reparto, team o altra unità organizzativa può avere il proprio insieme univoco di impostazioni in Workspace. Anche le organizzazioni che trattano informazioni sensibili possono utilizzare Google Workspace con alcune piccole modifiche alle impostazioni. Gli amministratori possono impedire agli utenti di salvare localmente le informazioni di Workspace, inclusi email, eventi di calendario e file di Drive. Le app di Google Workspace sono disponibili nei browser web desktop per sistemi operativi inclusi Windows e macOS. Le aziende che implementano Workspace dovrebbero prendere in considerazione l'idea di impostare Chrome come browser predefinito. Puoi utilizzare le funzionalità solo di Chrome oltre ad accedere alle app Workspace quando accedi con il tuo account Workspace in Chrome.
Chromebook, dispositivi Google Meet, dispositivi Jamboard e apparecchiature telefoniche Google Voice sono tutti componenti aggiuntivi popolari per le aziende che utilizzano Google Workspace. Puoi chiedere a un amministratore dell'account Workspace della tua azienda di impostare e configurare questi gadget e i relativi servizi associati. Chiunque abbia un account Google Workspace e un Chromebook, un tablet Chrome OS o Chrome OS 2-in-1 può accedere e utilizzare qualsiasi app Workspace. I Chromebook oggi possono eseguire app Android, app Linux e, con l'aiuto di software aggiuntivo, app Windows. Un amministratore può amministrare completamente Chrome e i dispositivi Chrome con l'aiuto dei controlli di Chrome Enterprise.
Le edizioni di Workspace variano da Google in base al numero di utenti, al tipo di organizzazione del cliente e alle funzionalità a cui hanno accesso. Per cominciare, solo le aziende che richiedono fino a 300 account utente possono acquistare una delle edizioni Business. Se la tua azienda ha bisogno di più di 300 account, Google offre edizioni Enterprise su cui puoi chiedere informazioni. Google Workspace Individual è una buona opzione se hai bisogno di Workspace per un singolo utente, ma una qualsiasi delle edizioni Business o Enterprise andrà bene se hai bisogno di Workspace per un'organizzazione più grande.
Che cos'è l'email di Google Workspace
Il server di posta elettronica di Google Workplace è, in sostanza, una versione commerciale di Gmail. Sono disponibili due versioni di Gmail: quella gratuita e quella a pagamento di Google Workspace. La distinzione è elementare. Business Gmail aggiunge strumenti di collaborazione e comunicazione alla tua casella di posta, mentre Gmail normale si concentra sull'essere una casella di posta elettronica. Oltre agli strumenti collaborativi di Google Workspace Gmail, il servizio di posta elettronica ora offre alle aziende i propri domini brandizzati. Invece di utilizzare un servizio gratuito come "[email protected]", la tua azienda può avere il proprio nome di dominio come indirizzo e-mail. L'amministratore di Google Workspace deve adottare queste misure poiché gli indirizzi email degli utenti possono essere impostati esclusivamente tramite il pannello di controllo di Workspace. La corretta configurazione di Google Workspace comporta molto di più che l'aggiunta di ulteriori indirizzi email utente; è essenziale se vuoi favorire una collaborazione sicura e produttiva con il tuo team.
#1. Configura gli account utente.
Ogni persona della tua organizzazione che utilizzerà Gmail deve disporre di un account Google Workspace. Quando crei un account, devi fornire un nome utente, una password temporanea e un indirizzo email associato al tuo dominio. Ricorda che ogni account conta come una licenza, quindi fai attenzione al numero di utenti consentiti dal tuo piano attuale. Accedi come amministratore, crea un account utente, quindi accedi alla Console di amministrazione Google e segui questi passaggi. In alternativa, se hai un'azienda di grandi dimensioni, puoi aggiungere utenti in blocco per un massimo di mille account.
#2. Configura i record MX per instradare la tua email ai server di Google.
Se non hai ancora confermato il tuo dominio, puoi utilizzare i record MX per farlo prima di configurare Gmail come email aziendale. Se disponi già di un indirizzo email con il tuo dominio, configurarlo ti consentirà di ricevere messaggi in Gmail invece che nel tuo vecchio provider di posta elettronica. Questo processo deve essere completato dopo aver creato gli account utente per le persone che utilizzeranno Gmail con il dominio della tua organizzazione.
#3. Importa gli account email correnti in Google Workspace
È possibile reindirizzare i dati ai server di Google se i tuoi utenti utilizzano già server di posta diversi da Google Workspace. Ad esempio, se i tuoi dati e-mail sono in Microsoft Outlook, puoi reindirizzarli al tuo nuovo account Google. L'Assistenza Google fornisce tutorial sulla migrazione per aiutarti a spostare i dati della tua organizzazione in Google Workspace, come email, calendario, contatti, cartelle, file e autorizzazioni.
#4. Assistenza nella prevenzione di spoofing, phishing e spam sul tuo account.
Oltre ai record SPF, puoi anche implementare varie misure di protezione contro lo spam contraffatto e lo spoofing. Google ha un articolo completo che spiega come configurare l'autenticazione di Gmail con SPF, DKIM e DMARC.
#5. Inserisci i tuoi nomi di dominio
Alcune aziende possiedono numerosi nomi di dominio, che puoi aggiungere al tuo account Google Workspace. Ciò consente alle persone di avere un account e-mail solo su uno o più dei tuoi domini.
#6. Configura Gmail integrato per la tua azienda.
Gli utenti email di Google Workspace possono utilizzare Gmail per chat, attività e riunioni video oltre che per accedere e gestire i messaggi email. Invece di affidarti a un'applicazione di terze parti per comunicare con il tuo team, puoi utilizzare Google Chat da Gmail. Nel Pannello di amministrazione, devi abilitare Chat e selezionare Chat come preferisci. Quindi chiedi ai tuoi utenti di abilitare Chat in Gmail su ciascuno dei loro account. Lo stesso vale per Google Meet: se vuoi che appaia nella barra laterale di Gmail e ti consenta di creare e accedere facilmente alle riunioni video in Gmail, abilitalo nell'interfaccia di amministrazione. Non dimenticare di chiedere alle persone di accedere alle impostazioni di Gmail e selezionare l'opzione per visualizzare Meet nella barra laterale di Gmail.
Gli abbonamenti a Google One Premium ora includono Google Workspace Premium. Gli utenti Google One idonei possono utilizzare Google Workspace premium per ottenere l'accesso a funzionalità migliorate nelle chat video di Google Meet, ad esempio:
- Videochiamate più lunghe con un massimo di 100 persone
- Cancellazione del rumore in background
- Registrazione di una videochiamata
- Streaming live di Google Meet su YouTube
Idoneità ai vantaggi premium di Google Workspace
I membri di Google One e il loro gruppo Famiglia possono accedere alle funzionalità premium di Google Workspace con abbonamenti premium di almeno 2 TB. Google Workspace, in poche parole, offre alla tua azienda maggiore autorità e strumenti, consentendoti di proteggere meglio le informazioni sensibili, promuovere un lavoro di squadra più stretto e utilizzare strumenti all'avanguardia per aumentare la produttività e l'efficienza.
Cosa fa Google Workspace?
Tutte le opzioni di Google Workspace, simili a G Suite, includono Gmail, Calendar, Meet, Chat, Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Sites e altro, oltre a un indirizzo email specifico dell'azienda. Consulta le nostre tariffe e la pagina delle informazioni di pagamento per ulteriori informazioni.
Qual è la differenza tra Google Workspace e Gmail?
Mentre Gmail è progettato per l'uso personale, Google Workspace è adattato alle esigenze delle aziende di tutte le dimensioni. Rispetto a Gmail, Google Workspace è stato progettato pensando al lavoro di squadra e offre quindi ai clienti aziendali maggiori possibilità di personalizzazione, integrazione, sicurezza e capacità di archiviazione.
Perché le persone usano Google Workspace?
Con Google Workspace, i gruppi possono facilmente comunicare e collaborare in tempo reale, da qualsiasi parte del mondo.
Google Workspace è gratuito o no?
Quando ti iscrivi a Google Workspace, è disponibile un periodo di prova gratuito di 14 giorni. Google Workspace consente a un massimo di 10 utenti di testare tutte le sue funzionalità, come l'email aziendale e l'archiviazione nel cloud. Puoi trasferire i giorni rimanenti da un'edizione all'altra durante la prova gratuita.
Quali sono gli svantaggi dell'utilizzo di Google Workspace?
Alcuni utenti potrebbero sentirsi limitati dalla mancanza di funzionalità e opzioni di personalizzazione presenti nelle applicazioni Microsoft. L'accesso a Internet è necessario per la maggior parte delle funzionalità di Google Workspace perché esistono esclusivamente nel cloud.
Come utilizzo il mio Google Workspace?
Per accedere alla Libreria prodotti, seleziona Menu > Altri prodotti > Google Workspace nella barra di navigazione di Google Cloud Console. Per attivare un'API, fai semplicemente clic sul relativo pulsante di attivazione. Selezionare il pulsante Abilita. Ripeti questo processo per attivare più API. Inoltre, sono disponibili app per dispositivi mobili da utilizzare con Google Workspace. Puoi scaricare l'app Google Workspace dal Google Play Store (Android) o dall'App Store (iOS) facendo clic sui link corrispondenti.
Qual è la cosa migliore di Google Workspace?
Usalo su qualsiasi dispositivo, con o senza connessione Internet, per creare, modificare e condividere documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Collabora in un unico documento con colleghi o anche persone esterne alla tua organizzazione. Segui le modifiche apportate dalle persone durante la digitazione, interagisci direttamente con loro e pubblica query come commenti.
Avvolgere Up
Google Workspace semplifica la vita aziendale e professionale dei suoi utenti. Ogni app è solida, ma se combinate costituiscono una potente piattaforma software che semplifica il lavoro di squadra e la comunicazione. Se vuoi ottenere il massimo da Google Workspace, configurare il tuo Google Calendar è il primo passo.
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Riferimenti
