In teoria, una pianificazione efficace dei dipendenti è semplice: crea programmi di lavoro ideali in modo da non essere mai a corto o a corto di personale. Per fortuna ci sono notizie positive. In questo post imparerai quali sono le chiavi per una pianificazione efficace e come pianificare i dipendenti in modo efficace in semplici passaggi nel software di pianificazione. Considera le chiavi per pianificare in modo efficiente il tuo lavoro come base per fare un piano. Inoltre, esaminiamo anche l'orario di lavoro per i dipendenti.
Le basi della pianificazione del lavoro efficace dei dipendenti
La creazione di un programma di lavoro efficace dei dipendenti richiede un attento equilibrio tra le esigenze del personale e dell'azienda. Il morale e le prestazioni dei dipendenti ne risentiranno se, ad esempio, ti concentri esclusivamente sulle esigenze aziendali, come avere un mix dei turni giusti, senza tenere conto del fatto che alcuni dipendenti non godranno di un turno particolare.
# 1. Requisiti dei dipendenti
I requisiti di pianificazione del lavoro dei tuoi dipendenti possono variare a seconda della loro posizione lavorativa. Richiedono un preavviso per gestire le loro vite. I continui avvisi di modifica dell'ultimo minuto porteranno a risentimento e insoddisfazione.
Avere modifiche che si adattano al loro programma di lavoro. È improbabile che un turno di notte, ad esempio, sia l'ideale per un dipendente con una famiglia. Qualcuno che è single o si è appena laureato, d'altra parte, potrebbe essere più felice con questo modulo di turno.
Sapere cosa comporta il loro lavoro in modo che sappiano cosa ci si aspetta da loro. Essere in grado di gestire autonomamente le richieste di permesso, cosa che il software di pianificazione del lavoro dei dipendenti consente loro di eseguire facilmente.
#2. Prerequisiti aziendali
Le esigenze di pianificazione della tua azienda possono variare a seconda dei dipartimenti in cui lavori. Questi includono:
La migliore combinazione di turni per la tua attività. Alcuni tipi di turni sono più appropriati per la tua azienda rispetto ad altri. Per le operazioni 24 ore su XNUMX, i turni a rotazione, ad esempio, funzionano bene. Gli orari di lavoro stabiliti, d'altra parte, sono adatti per le aziende che assumono principalmente dipendenti in carriera.
Il desiderio di orari di lavoro efficaci ti assicura di avere sempre il numero appropriato di personale sul posto di lavoro. Questo ti aiuta a tenere sotto controllo i costi del lavoro.
Essere in grado di gestire i tassi di rotazione dei dipendenti in modo più efficace, il che è particolarmente importante se possiedi un ristorante in cui i tassi di rotazione dei dipendenti sono notoriamente alti. Avere accesso al software di pianificazione che si integra perfettamente con il tuo sistema POS per ridurre il tempo dedicato alla creazione e alla gestione dei programmi di lavoro.
Come pianificare in modo efficace i dipendenti
Ora che hai compreso l'importanza dell'integrazione delle esigenze dell'azienda e del personale nei tuoi programmi di lavoro, diamo un'occhiata a un metodo chiaro in 9 fasi per programmare efficacemente i dipendenti (esempi inclusi). Pianificazione delle risorse Wallchart può essere uno strumento utile da verificare
Passaggio 1: determinare gli standard di produttività del lavoro
Questa è una procedura in due fasi:
Determina la quantità di lavoro che un determinato lavoro richiede a un dipendente in un determinato numero di ore. A seconda del settore, "quanto lavoro" può essere calcolato in diversi modi. Ad esempio, se possiedi un ristorante, puoi monitorare il numero di coperti e coperti che un cameriere completa in un determinato periodo di tempo. Ripeti questa fase per ogni posizione lavorativa nella tua azienda.
Specificare le responsabilità di ogni posizione lavorativa. Ancora una volta, a seconda della tua azienda, queste attività varieranno. Continuando con l'esempio del ristorante, il personale di cucina sarà responsabile della preparazione del cibo, della preparazione del cibo per i clienti e della pulizia delle postazioni alla fine del turno.
Passaggio 2: traccia un grafico dei livelli di attività correnti.
Se hai colto le aspettative di produzione del lavoro, è tempo di valutare i livelli di attività attuali: quanto sei impegnato in determinati giorni e in determinati momenti della giornata.
Questo rapporto ti aiuterà a determinare il numero corretto di dipendenti da programmare durante l'orario di lavoro. Sebbene tu possa essere tentato di prendere decisioni di assunzione basate sull'intuizione (dopotutto, conosci la tua azienda meglio di chiunque altro), resisti all'impulso. Il tuo istinto può non essere corretto, risultando in programmi tutt'altro che ideali che ti lasciano sopra o a corto di personale.
L'analisi dei dati di mercato dai rapporti sulle entrate e sul lavoro per consigliare il processo di pianificazione del lavoro è una strategia più efficiente. Ad esempio, i rapporti sulle vendite diranno ai ristoratori quante copertine stanno facendo in alcuni giorni, quali sono i periodi più impegnativi e quali mesi sono più impegnati di altri. Questi dati aiuteranno a identificare turni specifici che richiedono più lavoratori e viceversa.
Passaggio 3: prevedere i livelli di attività futuri
Prevedere i livelli di attività futuri utilizzando i livelli di attività attuali. Considera i cicli di vendita su base giornaliera, mensile, trimestrale e annuale. Se i tuoi dati mostrano che alcune ore del giorno o dell'anno sono costantemente più occupate di altre, puoi prevedere con una certa certezza che questo schema si ripeterà e pianificare di conseguenza.
Puoi anche verificarlo se hai bisogno di tracciare la gestione del tempo del tuo dipendente e anche se lo desideri pianifica il tuo lavoro.
Passaggio 4: calcola il numero esatto di dipendenti necessari
Ancora una volta, resisti all'impulso di seguire il tuo istinto e cerca di capire di quante persone avrai bisogno. Sottrarre il numero di clienti dagli standard di produzione. Ad esempio, se gestisci un ristorante con una media di 150 coperti il martedì e un cameriere può fare 30 coperti in un turno di 8 ore, probabilmente avrai bisogno di 5 server.
È importante ricordare che alcuni dipendenti sono più produttivi di altri. Anche se non vuoi sovraccaricare questi dipendenti, potresti essere in grado di programmare meno persone quando sono di turno. Infine, usa il tuo istinto per ricontrollare i risultati e apportare le modifiche finali che ti sembrano corrette.
Passaggio 5: considera i requisiti del personale (e altre considerazioni)
La mossa successiva è trovare un equilibrio tra la necessità di un programma di lavoro efficace e le esigenze dei dipendenti. Ciò implica che devi assicurarti di:
- Le modifiche all'orario di lavoro devono essere comunicate in anticipo ai dipendenti.
- Abbina i turni con il personale appropriato.
- Assegna un numero ragionevole di turni per dipendente.
- Per evitare malintesi, descrivere chiaramente le funzioni.
- Consenti ai lavoratori di cambiare turno facilmente.
- Consenti ai lavoratori di gestire le proprie richieste di ferie.
Non dimenticare di pianificare l'assenteismo e i cambi di turno all'ultimo minuto. Infine, lavora a stretto contatto con il tuo dipartimento delle risorse umane per verificare che non stai violando alcuna normativa sul lavoro, oppure informati sulle normative della tua zona per assicurarti di rimanere conforme.
Passaggio 6: decidere un metodo di pianificazione dei turni
Ora è il momento di creare un programma di lavoro per i tuoi dipendenti. Esistono tre metodi per creare una pianificazione: carta e penna, fogli di calcolo di Google o Excel e software di pianificazione dei dipendenti. Per scegliere il metodo migliore per la tua azienda, valuta i vantaggi e gli svantaggi di ciascuno:
Fare programmi su bacheche con carta e penna è il metodo più conveniente, ma anche il più dispendioso in termini di tempo.
Il software di pianificazione dei dipendenti è il più costoso, ma ti fa risparmiare tempo nella creazione e nel mantenimento dei programmi, per non parlare dei soldi a lungo termine.
Excel, sebbene più sofisticato di carta e penna, richiede comunque un dispendio di tempo per la pianificazione e non consente di automatizzare il processo di pianificazione come fa il software.
Se sei un proprietario di un ristorante che utilizza o intende utilizzare Excel per pianificare i dipendenti, di seguito viene fornito un esempio di come pianificare i dipendenti con un modello di pianificazione del cambio dei dipendenti del ristorante.
Esempio di creazione di un orario dei turni di un ristorante
Per creare un programma ristorante in Excel, segui questi sei passaggi:
A) Ottieni il tuo modello Excel
Sono disponibili modelli di Microsoft Excel per la creazione di programmi di lavoro, ma spesso sono generici e non su misura per i ristoranti. Fortunatamente, se possiedi un ristorante, puoi scaricarne uno specifico per le tue esigenze:
B) Aprire il foglio di calcolo di Excel.
C) Determina il giorno in cui vuoi che inizi il tuo programma.
D) Immettere i nomi dei dipendenti.
Inserisci il loro nome nella cella denominata "Dipendente 1". Fai lo stesso per il resto del personale.
Elimina le righe che non ti servono e aggiungi quelle che ti servono. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella pertinente e selezionare "Elimina" o "Inserisci".
E) Revisione di turni e funzioni
Nella parte inferiore del foglio di calcolo, fai clic sulla scheda "Shift".
Quindi, inserisci un turno o un ruolo:
Quando modifichi l'ora di inizio e di fine di un turno, la colonna del turno si aggiorna automaticamente. Apportare ulteriori modifiche dopo la prima (dalle 9:5 alle 9:5) e prima della finale (dalle 7:XNUMX alle XNUMX:XNUMX) (dalle XNUMX:XNUMX al BD – Business Decline)
Includere un nuovo ruolo dopo il primo e prima dell'ultimo elemento nell'elenco dei ruoli.
F) Creare un programma di lavoro.
Vai al foglio di lavoro "Programma". Seleziona una cella accanto al nome di un dipendente (in un giorno particolare). Scegli una posizione appropriata e cambia. Ricorda che ogni cella ha due menu a discesa: uno per i ruoli e uno per le modifiche.
Modifica:
Quello che segue è il mio ruolo:
Ripetere questa procedura per tutto il personale e giorni prima del termine. Puoi anche personalizzare ulteriormente il tuo programma inserendo il "nome dello stabilimento" e la "settimana di".
Quando hai finito, fai clic su "Salva con nome", assegna un nome alla tua pianificazione e salvala in una posizione comoda. Se apporti modifiche alla pianificazione da una settimana all'altra, salva il foglio Excel con un nuovo nome file (considera di nominarlo per data).
Passaggio 7: ottenere l'approvazione del top management, se necessario.
L'approvazione del top management può o non può essere necessaria. In ogni caso, assicurarsi che il programma venga esaminato in base a fattori quali il costo del lavoro, le richieste dei dipendenti e le esigenze dell'azienda. Apporta le modifiche necessarie.
Passaggio 8: rendi il programma disponibile per i dipendenti
Una volta che sei soddisfatto del programma finale, distribuiscilo ai tuoi dipendenti in modo che sappiano quando stanno lavorando, cosa ci si aspetta da loro e come mantenersi responsabili. Se utilizzi Excel, puoi inviarlo tramite e-mail o renderlo disponibile tramite il cloud.
Se utilizzi bacheche o lavagne bianche, avvisa i dipendenti quando la nuova pianificazione è pronta e ricorda loro di controllarla frequentemente per eventuali modifiche. Potresti anche tenere riunioni giornaliere per discutere i cambiamenti di programma.
Se utilizzi un software di pianificazione, pubblica la pianificazione sulla piattaforma e i dipendenti riceveranno una notifica istantanea sul proprio dispositivo mobile della nuova pianificazione, nonché di eventuali modifiche future. A causa di questo processo di consegna, ci sarebbero meno riunioni di persona e meno feedback dei manager.
Passaggio 9: rivedere la pianificazione e il processo su base regolare
Il tuo lavoro non finisce finché non hai costruito il tuo programma. È necessario rivedere la pianificazione e i processi di pianificazione su base regolare per identificare le sfide e trovare modi per migliorare.
Cos'è il telelavoro?
Il telelavoro è un tipo di accordo di lavoro flessibile in cui un dipendente lavora da una postazione remota, come la propria casa, invece di entrare in ufficio.
Quali sono i vantaggi del telelavoro?
Il telelavoro può offrire diversi vantaggi, tra cui un programma più flessibile, tempi e spese ridotti per il pendolarismo e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
Posso richiedere il telelavoro?
Sì, puoi richiedere il telelavoro. Tuttavia, alla fine dipende dalle politiche della tua azienda e dalla natura del tuo lavoro.
Cos'è un orario di lavoro part-time?
Un programma di lavoro part-time è un programma che prevede di lavorare meno ore rispetto a un programma a tempo pieno. Gli orari part-time possono variare, ma in genere comportano un lavoro da 20 a 30 ore settimanali.
Quali sono i vantaggi di un orario part-time?
Gli orari part-time possono offrire diversi vantaggi, tra cui un orario più flessibile, una riduzione dello stress correlato al lavoro e la capacità di conciliare lavoro e responsabilità personali.
Posso richiedere un orario part-time?
Sì, puoi richiedere un orario part-time. Tuttavia, alla fine dipende dalle politiche della tua azienda e dalla disponibilità dei tuoi colleghi.
Conclusione
La pianificazione dei dipendenti può essere un compito difficile che non finisce mai davvero. Devi occuparti della scelta dei migliori moduli di turno per la tua azienda, nonché della gestione delle richieste di permessi dei dipendenti e persino degli adeguamenti dei turni dell'ultimo minuto.
La pianificazione dei dipendenti, fortunatamente, non deve essere difficile se si integrano le esigenze dei dipendenti e dell'azienda nei propri orari e si adotta un piano in nove fasi per una pianificazione magistrale.
Se, nonostante tutto quanto sopra, il programma di lavoro continua a essere un'operazione che richiede tempo, con perdite di tempo a creare, gestire e distribuire programmi, potrebbe essere il momento di adattare il processo o trovare un nuovo sistema di pianificazione.
Perché è importante avere un orario di lavoro?
Fornisce struttura.
Ti assicura di completare le tue responsabilità nel tempo assegnato. Sicuro. Ci saranno momenti in cui finirai presto o dovrai fare gli straordinari. Ma avere un programma di lavoro coerente incoraggia persone per svolgere il proprio lavoro in modo efficace ed efficiente
Come si crea un programma di lavoro?
6 passaggi per pianificazioni di successo
- Passaggio 1: definire le attività di pianificazione. …
- Passaggio 2: sequenza delle attività. …
- Passaggio 3: stimare le risorse necessarie per l'attività. …
- Passaggio 4: stima della durata di ciascuna attività. …
- Passaggio 5: sviluppo della pianificazione. …
- Passaggio 6: monitoraggio e controllo della pianificazione.
Quali sono i tipi di orario di lavoro?
10 esempi di orari di lavoro dei dipendenti
- Orari a tempo pieno. ...
- Orari part-time. ...
- Orari fissi. ...
- Orari flessibili. ...
- Orari turni a rotazione. ...
- Orari di turni divisi. ...
- Orari a chiamata. ...
- Orari stagionali.
Quanti tipi di orari esistono?
I tre tipi di programma sono noti come pianificazione della capacità, pianificazione delle risorse e pianificazione del servizio. In un certo senso, si sovrappongono in ciò che possono fare e, per alcune applicazioni, più di una funzionerà.
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