Gestione della conoscenza: processi, tipi, esempi e strumenti

Generalmente, nelle organizzazioni, il lavoro di sviluppo comprende una variegata rete di persone e anche gruppi che lavorano per obiettivi comuni. I gruppi che sono più efficaci nel raggiungere questi obiettivi dispongono di sistemi con i quali comunicano costantemente conoscenze vitali. In questo modo ottengono un rapido accesso alle ricerche più recenti e integrano le lezioni apprese in programmi migliori. Inoltre, la gestione della conoscenza può aumentare il coordinamento e migliorare l'apprendimento significativo, la collaborazione e anche l'applicazione. Quindi, questo articolo sarà una guida per organizzare il processo di gestione della conoscenza, i vari tipi e anche alcuni esempi di come funziona questa gestione della conoscenza. Inoltre, esamineremo alcuni strumenti che possiamo utilizzare per una gestione efficace della conoscenza.

Cos'è la gestione della conoscenza?

La gestione della conoscenza (KM) è il processo di individuazione, organizzazione, archiviazione e condivisione delle informazioni all'interno di un'organizzazione. Quando la conoscenza non è facilmente disponibile all'interno di un'organizzazione, può essere estremamente costosa per un'azienda poiché sprecano tempo prezioso nella ricerca di informazioni rilevanti piuttosto che nell'esecuzione di compiti.

Un sistema di gestione della conoscenza (KMS) sfrutta la conoscenza condivisa di un'organizzazione, con conseguente aumento dell'efficienza operativa. L'uso di una base di conoscenza aiuta questi sistemi. In genere sono fondamentali per una buona gestione della conoscenza perché forniscono una posizione centralizzata per archiviare le informazioni e accedervi facilmente.

Le aziende che implementano una strategia di gestione della conoscenza ottengono risultati di business migliori prima perché migliorate apprendimento organizzativo e la collaborazione tra i membri del team consente un processo decisionale più rapido in tutta l'azienda. Semplifica anche altri processi organizzativi, come la formazione e l'onboarding, con conseguente miglioramento della soddisfazione e della fidelizzazione dei dipendenti. Abbiamo diversi tipi di gestione della conoscenza.

Tipi di gestione della conoscenza

Esistono tre tipi di gestione della conoscenza, secondo la definizione: conoscenza tacita, implicita ed esplicita. La codifica delle informazioni è ciò che distingue questi tipi di gestione della conoscenza.

Conoscenza tacita è la conoscenza che si acquisisce attraverso l'esperienza e si afferra istintivamente. Di conseguenza, è difficile da esprimere e codificare, rendendo difficile la comunicazione di queste informazioni ad altre persone. Il linguaggio, il riconoscimento facciale e le capacità di leadership sono esempi di conoscenza tacita.

Mentre un po' di letteratura fa lo stesso conoscenza implicita con tacita conoscenza, diversi accademici distinguono questo tipo, affermando che il concetto di conoscenza strategica è più sfumato. Mentre la conoscenza tacita è difficile da codificare, la conoscenza implicita non ha sempre questo problema. Invece, la conoscenza implicita deve ancora essere documentata. In genere esiste all'interno dei processi e spesso si riferiscono ad esso come conoscenza del "saper fare".

Conoscenza esplicita: la conoscenza esplicita si trova in numerosi tipi di documenti come manuali, report e linee guida, consentendo alle organizzazioni di scambiare rapidamente le conoscenze tra i team. Questo tipo di conoscenza è probabilmente il più noto e gli esempi includono risorse di conoscenza come database, white paper e casi di studio. Questo tipo di conoscenza è fondamentale per trattenere il capitale intellettuale all'interno di un'azienda e per trasferire con successo le conoscenze al nuovo personale.

Strumenti per la gestione della conoscenza

Le organizzazioni possono sfruttare i vantaggi della gestione della conoscenza utilizzando una varietà di strumenti. Esempi di strumenti per i sistemi di gestione della conoscenza includono:

# 1. Sistemi di gestione dei documenti

Fungono da sistema di archiviazione centralizzato per documenti digitali come PDF, immagini e file di elaborazione testi. Questi sistemi migliorano i processi del personale consentendo il facile recupero di documenti come le lezioni apprese.

#2. Sistemi di gestione dei contenuti (CMS)

Si tratta di software che gestiscono materiale web e consentono agli utenti finali di aggiornare e pubblicare contenuti. I CMS vengono spesso confusi con i sistemi di gestione dei documenti, ma possono anche supportare altri tipi di media, inclusi audio e video.

#3. Intranet

Si tratta di reti private che operano interamente all'interno di un'organizzazione e consentono la condivisione di abilitazioni, strumenti e processi tra gli stakeholder interni. Sebbene possano essere dispendiose in termini di tempo e costi di gestione, forniscono una varietà di funzioni di groupware, come directory interne e ricerca, che aiutano nella cooperazione.

#4. Wiki

Grazie alla loro facilità d'uso, possono essere un popolare strumento di gestione della conoscenza. Semplificano la pubblicazione e la modifica delle informazioni, ma questa comodità potrebbe portare a preoccupazioni sulla disinformazione perché i lavoratori potrebbero aggiornarle con informazioni false o obsolete.

#5. Magazzini di dati

Questi consolidano i dati provenienti da diverse fonti in un unico archivio di dati centralizzato e coerente per facilitare l'analisi dei dati, il data mining, l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico. I dati vengono recuperati da questi repository in modo che le aziende possano ottenere informazioni dettagliate, consentendo al personale di prendere decisioni basate sui dati.

Esempi e buone pratiche per la gestione della conoscenza

La gestione della conoscenza sarà diversa a seconda delle esigenze dell'azienda. Di seguito sono riportati alcuni dei tipi più diffusi di esempi di gestione della conoscenza:

# 1. Tutorato e formazione, comunità di pratica, domande e risposte e posizione delle competenze

Tutti questi esempi di gestione implicano il trasferimento di conoscenza direttamente dal portatore di conoscenza.

Ciò potrebbe essere ottenuto attraverso tutoraggio di persona, seminari di formazione a livello aziendale, chat su Internet e discussioni di gruppo o una combinazione di questi e altri approcci.

Affinché il posizionamento delle competenze sia una parte di successo di un sistema di gestione della conoscenza, è necessario creare una matrice ricercabile che consenta la documentazione delle competenze.

PRO:

1. Le domande possono ottenere risposte immediatamente.
2. Se il materiale non è chiaro, si possono fare dei chiarimenti.
3. Le sessioni di brainstorming possono essere facilitate, utilizzando il potere combinato delle competenze e delle conoscenze del gruppo.
4. È più probabile che l'apprendimento di persona venga ricordato chiaramente.

Contro:

1. Può richiedere molto tempo e distrarre dai compiti che il detentore della conoscenza sta tentando di svolgere.
2. Costruire e mantenere un sistema di localizzazione delle competenze può richiedere molto tempo.
3. Può essere difficile documentare e salvare per un uso futuro.
4. Se il portatore di conoscenza lascia l'azienda, rischi di perdere la conoscenza.

#2. Documentazione, istruzioni, linee guida, FAQ e tutorial

Questi scambi scritti sono eccellenti per preservare e condividere la conoscenza. Quindi, questo esempio di gestione della conoscenza basato su testo richiede l'uso di un sistema per la memorizzazione, la categorizzazione e la navigazione degli argomenti. Pertanto, in molte circostanze, i metadati possono essere di notevole aiuto.

PRO:

1. Può essere facilmente archiviato e conservato
2. È semplice condividere informazioni online.
3. È semplice aggregare le competenze di numerose persone in un unico pacchetto.
4. Quando le soluzioni sono disposte in modo ordinato, possono essere raggiunte rapidamente.

Contro:

1. Ci vuole più tempo per creare
2. Se la conoscenza non ha una buona struttura, sarà difficile da trovare.
3. La conoscenza deve essere mantenuta aggiornata.

#3. Forum, intranet e ambienti collaborativi

Questi strumenti online incoraggiano la discussione e riuniscono una vasta gamma di detentori di conoscenze. Discussioni, forum secondari e gruppi possono essere classificati per argomento, livello di esperienza o un numero qualsiasi di altri criteri.

PRO:

1. La collaborazione alimenta l'innovazione.
2. Molti esperti, non importa dove si trovino nel mondo, possono essere riuniti in un unico punto.
3. Facilitare il contatto con i lavoratori a distanza promuove il lavoro di squadra e la condivisione delle conoscenze.

Contro:

1. Può essere un ambiente caotico e rumoroso.
2. La conoscenza non viene valutata attivamente quando viene introdotta nelle discussioni.
3. Ci vuole tempo per passare al setaccio diversi messaggi e thread per le risposte pertinenti.
4. I messaggi e i thread potrebbero non essere archiviati.

#4. Ambienti di apprendimento e sviluppo

La creazione di un luogo di lavoro in cui apprezzano l'apprendimento motiverà i dipendenti a continuare la loro formazione. Inoltre, incentivarli a utilizzare i tuoi sistemi di gestione della conoscenza si tradurrà in persone qualificate che sono pronte ad assumersi responsabilità di leadership nella tua azienda.

Affinché ciò avvenga, i dipendenti devono essere in grado di utilizzare tecnologie di apprendimento e sviluppo strutturate e accessibili.

PRO:

1. Motiva il personale a crescere al proprio ritmo.
2. Inoltre, è possibile tracciare percorsi di formazione.
3. Infine, si possono trovare soggetti più facilmente grazie alla struttura.

Contro:

1. Ci vuole molto tempo e fatica per costruire e mantenere.
2. Il contenuto deve essere sviluppato e mantenuto regolarmente.

#5. Casi studio

Queste indagini approfondite in discipline specifiche forniscono guide complete su un argomento.

Esaminare le azioni intraprese, i risultati di tali attività e anche le lezioni apprese può essere incredibilmente utile, consentendo di documentare e archiviare completamente le lezioni apprese.

PRO:

1. Consente una documentazione completa e anche l'archiviazione delle lezioni apprese.
2. Inoltre, è facilmente condivisibile
3. È anche efficace nel comunicare informazioni difficili

Contro:

1. Ci vuole molto tempo e talento per fare qualcosa.
2. Potrebbe essere troppo specifico per applicare le conoscenze in modo ampio.

#6. Webinar

Queste lezioni online possono essere molto utili per diffondere idee tra team, filiali o l'intera azienda.

PRO:

1. Può essere registrato e riutilizzato
2. È semplice per tutti i dipendenti interessati a partecipare.

Contro:

1. Dedica tempo e impegno per pianificare, scrivere e anche consegnare.
2. È necessario organizzarsi.

Processo di gestione della conoscenza

Un'azienda può utilizzare questi processi di gestione della conoscenza in quattro fasi per organizzare la gestione della conoscenza. Questi sono la scoperta, l'ottenimento, l'elaborazione e la condivisione/benefici

# 1. Scoperta

Come verrà scoperta la conoscenza all'interno dell'organizzazione?

Ci sono numerose fonti di conoscenza in ogni azienda.

Questa fase del processo identifica le fonti della conoscenza, nonché dove è conservata la conoscenza critica, cosa si può ottenere da questa conoscenza e se la conoscenza può essere persa o meno durante il processo.

Una solida comprensione del flusso di conoscenza dell'organizzazione aiuta il processo di scoperta.

#2. Ottenere

Come verranno archiviate le conoscenze esistenti e nuove?

Ogni azienda racchiude una grande quantità di conoscenze, che devono essere conservate con cura e anche strutturate. Qui la conoscenza viene recuperata più facilmente e la struttura organizzativa viene aumentata costruendo un sistema mappato e quindi classificato.

Ciò può includere la scansione dei documenti, l'uso dei metadati e l'indicizzazione.

#3. Processi

In che modo questa conoscenza potrebbe essere sintetizzata e integrata al meglio?

Questa fase comporta un esame approfondito delle conoscenze acquisite nei due processi precedenti. Quindi, l'organizzazione deve organizzare e analizzare la conoscenza per determinare come meglio può essere incorporata nella struttura dell'organizzazione.

Questa è la fase in cui un'organizzazione dovrebbe promuovere e promuovere una cultura della condivisione delle conoscenze, sviluppando allo stesso tempo i dipendenti per essere innovatori.

#4. Beneficia e condividi

In che modo i dipendenti all'interno dell'azienda possono accedere al meglio a questa conoscenza?

L'obiettivo della gestione della conoscenza è rendere più facile per i dipendenti l'accesso alla conoscenza all'interno dell'azienda. La prima fase è creare un sistema funzionale, ma gli individui devono capire come utilizzare quel sistema. Inoltre, l'attuazione di programmi di formazione può aiutare nella comprensione dei sistemi di gestione della conoscenza.

Quindi, dopo aver utilizzato il sistema, l'organizzazione ottiene una maggiore produttività, un migliore processo decisionale e anche uno staff più innovativo.

Come si incoraggiano i dipendenti a contribuire a un sistema di gestione della conoscenza?

È possibile incoraggiare i dipendenti a contribuire a un sistema di gestione della conoscenza riconoscendo e premiando i contributori, rendendo il processo di contributo facile e accessibile e rendendolo parte della loro routine lavorativa quotidiana.

Come garantire che le informazioni in un sistema di gestione della conoscenza rimangano aggiornate?

È possibile garantire che le informazioni in un sistema di gestione della conoscenza rimangano aggiornate rivedendo e aggiornando regolarmente le informazioni e incoraggiando i dipendenti a fornire feedback e apportare aggiornamenti.

Qual è il ruolo della cultura nel Knowledge Management?

La cultura svolge un ruolo fondamentale nella gestione della conoscenza influenzando il modo in cui le informazioni vengono condivise e utilizzate all'interno di un'organizzazione.

Come bilanciate la necessità di centralizzare le informazioni con la necessità di un processo decisionale decentralizzato?

È possibile bilanciare la necessità di centralizzare le informazioni con la necessità di un processo decisionale decentralizzato implementando un sistema flessibile di gestione delle conoscenze che consenta sia l'archiviazione centralizzata delle informazioni sia l'accesso decentralizzato.

Quali sono alcune sfide nel mantenere un sistema di gestione della conoscenza?

Alcune sfide nel mantenere un sistema di gestione della conoscenza includono garantire l'accuratezza delle informazioni, incoraggiare l'adozione da parte degli utenti e rimanere aggiornati con le nuove tecnologie.

Come promuovere una cultura dell'apprendimento continuo all'interno di un'organizzazione?

Promuovere una cultura dell'apprendimento continuo all'interno di un'organizzazione può essere fatto offrendo opportunità di formazione e sviluppo dei dipendenti, incoraggiando i dipendenti a condividere le conoscenze e riconoscendo e premiando le persone che si impegnano nell'apprendimento continuo.

Conclusione

Una delle sfide più difficili nell'implementazione di un sistema di gestione della conoscenza è convincere le persone ad accettarlo. Quindi, potrebbero essere preoccupati che l'implementazione di un nuovo sistema consumerà troppo del loro tempo o che condividere le loro conoscenze diminuirà il valore che apportano e metterà a rischio il loro lavoro. Oppure potrebbero semplicemente essere riluttanti a incorporare ancora un altro nuovo strumento o processo nelle loro operazioni.

Di conseguenza, è fondamentale disporre di una strategia non solo per archiviare e condividere le conoscenze all'interno dell'organizzazione, ma anche per incoraggiare i colleghi a fare lo stesso. Per avere successo, dovresti mirare a promuovere una cultura del posto di lavoro che valorizzi la condivisione delle conoscenze. Inoltre, non fa male avere un processo del sistema di gestione della conoscenza che sia semplice da usare e si integri con i flussi di lavoro esistenti dei tuoi dipendenti.

Inoltre, lo scopo di uno strumento di gestione della conoscenza non dovrebbe essere solo quello di creare risultati di business favorevoli. Dovrebbe anche avere un buon impatto sul tuo personale. Quando il tuo personale coglie i vantaggi, le tue possibilità di implementare efficacemente un processo di gestione della conoscenza aumentano notevolmente.

Domande frequenti sulla gestione della conoscenza

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